به دنبال درخواست کاربران پیشروی بهتایم و برای همراهی با روند جهانی تحول دیجیتال، مجموعهای از قابلیتهای هوش مصنوعی به سیستم اضافه کردهایم تا تجربهی مدیریت پروژه، فعالیتها و جلسات برای شما سریعتر، هوشمندانهتر و کارآمدتر شود. در ادامه، میتوانید با این امکانات جدید آشنا شوید.
لیست امکانات هوش مصنوعی بهتایم:
پیش از مطالعهی مقاله، میتوانید ویدئوی معرفی امکانات هوش مصنوعی بهتایم را تماشا کنید:
گزارشهای تحلیلی با هوش مصنوعی (AI)
گزارش ریز تایمشیت
گزارش ریز تایمشیت نمای کاملی از تمام فعالیتهای ثبت شدهی هر کاربر را در اختیار شما قرار میدهد. در این گزارش میتوانید بهصورت دقیق موارد زیر را مشاهده کنید:
- نام پروژه
- فعالیت انجامشده
- زمان واقعی صرفشده و زمان برنامهریزیشده
- توضیحات ثبتشده توسط کاربر
- بازه زمانی هر فعالیت
بهطور خلاصه، این گزارش تمام جزئیات ثبت شده در تایمشیت روزانهی کاربران را بهشکل شفاف و قابل تحلیل نمایش میدهد.
برای مشاهده این گزارش به مسیر زیر مراجعه کنید:
گزارشها، همه گزارشها، گزارشها از زمان صرفشده و گزارش ریز تایمشیت
در صورتی که مجوز مشاهدهی تمام گزارشها را داشته باشید، میتوانید ریز تایمشیت تمام کاربران را ببینید. همچنین برای بررسی فعالیتهای یک کاربر خاص، کافی است گزارش را بر اساس نام آن کاربر فیلتر کنید.
تحلیل هوشمند با کمک هوش مصنوعی
در این بخش، هوش مصنوعی بر اساس دادههای ثبتشده در تایمشیت، تحلیلهای مدیریتی و عملیاتی ارائه میدهد. برای مشاهده این تحلیلها کافی است روی آیکن خلاصهسازی با هوش مصنوعی کلیک کرده و زمینهی تحلیل موردنظر را انتخاب کنید.
زمینههای تحلیلی شامل موارد زیر هستند:
● تعادل کار
تعادل کار به این معناست که بررسی کنیم آیا حجم وظایف بین اعضای تیم بهصورت متعادل توزیع شده است یا خیر. این تحلیل نشان میدهد آیا برخی افراد بیش از حد تحت فشار هستند یا برخی دیگر کمتر از ظرفیت خود درگیر شدهاند و آیا برنامهریزی انجامشده واقعبینانه بوده یا نیاز به اصلاح دارد. در این بخش ابتدا شاخصهای کلیدی معرفی میشوند، سپس یافتههای سیستم نمایش داده میشود و در نهایت توصیههایی عملی برای بهبود تعادل کار ارائه میگردد.
● کارایی و تمرکز
این تحلیل نشان میدهد که آیا زمان صرفشده در عمل با برنامهریزی انجامشده همخوانی دارد یا بخش قابلتوجهی از زمان به شکل غیرمؤثر مصرف شده است. بدون ثبت و تحلیل زمان واقعی، برنامهریزی صرفاً یک تصویر ذهنی باقی میماند و امکان ارزیابی آن وجود ندارد.
● بهینهسازی هزینه
در این بخش مشخص میشود هر ساعت کار چه هزینهای برای سازمان دارد و آیا این هزینه با ارزشی که ایجاد شده متناسب است یا خیر. این تحلیل به شما کمک میکند تصمیمات مالی دقیقتر و مبتنی بر داده بگیرید.
● انسجام در عملکرد
این تحلیل میزان همخوانی بین تخمینها و اجرای واقعی را بررسی میکند. هرچه این انسجام بیشتر باشد، نشاندهندهی واقعبینانهتر بودن برنامهریزی و دقت بالاتر تیم در برآورد زمان است.
● تحلیل برنامه و اجرا
در این بخش آنچه برنامهریزی شده با آنچه در عمل اتفاق افتاده مقایسه میشود. این مقایسه به شما کمک میکند شکاف بین برنامه و اجرا را شناسایی کرده و فرآیندهای تصمیمگیری را بهبود دهید.
● انسجام گزارشدهی
این تحلیل میزان ثبات و نظم کاربران در ثبت زمان و اطلاعات مربوط به وظایف را بررسی میکند. این انسجام برای ارزیابی عملکرد، صدور صورتحساب دقیق و تحلیل صحیح پروژهها ضروری است.
پیشنهاد برچسب برای فعالیتها با هوش مصنوعی (AI)
برای دستهبندی سریعتر و دقیقتر وظایف، قابلیت جدیدی اضافه شده که به کمک هوش مصنوعی، برچسبهای مرتبط را بهصورت خودکار پیشنهاد میدهد. کافی است هنگام ایجاد یا ویرایش یک فعالیت، وارد تب «اطلاعات تکمیلی» شوید و روی نماد AI کنار بخش برچسبها کلیک کنید. با این کار بهتایم هم برچسبهای مرتبط موجود را پیشنهاد میدهد و هم در صورت نیاز برچسبهای جدید و مناسب برای فعالیت شما تولید میکند.
این ویژگی به شما در موارد زیر کمک میکند:
- دستهبندی وظایف در چند ثانیه
- گزارشها و نمودارهای دقیقتر مبتنی بر برچسبها
- یکپارچگی و سازماندهی بهتر وظایف
میتوانید برچسبها را هر زمان که خواستید از مسیر زیر مدیریت، ویرایش یا حذف کنید:
تعاریف پایه سیستم، برچسبها
برآورد زمان تخمینی فعالیت با هوش مصنوعی (AI)
همانطور که میدانید، تخمین صحیح زمان فعالیتها یکی از مهمترین چالشهای مدیریت پروژه است. این فاکتور نقش مهمی در برنامهریزی، زمانبندی، تخصیص منابع و محاسبات هزینه ایفا میکند.
در بهتایم، هنگام تعریف وظایف در تب زمانبندی و پیشرفت، میتوانید زمان تخمینی فعالیت (به ساعت) را وارد کنید. این مقدار در بهتایم کاربردهای مهمی دارد؛ از جمله:
- محاسبهی پیشرفت واقعی فعالیت و پروژه،
- سنجش ظرفیت آزاد کاربران هنگام تخصیص وظایف،
- و برآورد هزینهها بر اساس زمان موردنیاز هر فعالیت
با این حال، برای بسیاری از مشتریان ما، تخمین دقیق زمان فعالیت همیشه دشوار بوده است. به همین دلیل ما یک ویژگی جدید اضافه کردهایم:
برآورد زمان تخمینی با هوش مصنوعی
این قابلیت چگونه کار میکند؟
- هنگام ایجاد یک فعالیت، روی نماد AI کنار فیلد زمان تخمینی کلیک کنید.
- بهتایم، تاریخچه فعالیتهای مشابه در پروژههای شما را تحلیل کرده و زمان مورد نیاز را هوشمندانه پیشبینی میکند.
- فهرستی از فعالیتهای مشابه نمایش داده میشود تا بتوانید مناسبترین آنها را انتخاب کنید.
- برای فعالیتهای تکمیلشده، از زمان واقعی استفاده میشود و برای فعالیتهای تکمیل نشده، از زمان تخمینی کمک گرفته میشود.
مزایای این امکان جدید:
- تخمینهای هوشمندانهتر، دقیقتر و مبتنی بر داده
- افزایش احتمال تکمیل پروژهها در زمان مقرر
با این ویژگی، مدیران میتوانند با اطمینان بیشتری برنامهریزی کنند، تیمها میتوانند حجم کاری متعادلی را حفظ کنند و پروژهها میتوانند به موقع تکمیل شوند.
مدیریت جلسات با هوش مصنوعی (AI)
این ماژول امکانات متنوعی را برای بهبود فرآیند جلسات ارائه میدهد که شامل موارد زیر است:
- ایجاد دستور جلسه: ایجاد و اشتراکگذاری دستور جلسه با شرکتکنندگان، که به سازماندهی بهتر جلسه کمک میکند.
- زمانبندی جلسات: یافتن بهترین زمان برگزاری جلسات، با بررسی برنامهریزی اعضای جلسه.
- حضور و غیاب: حضور و غیاب شرکتکنندگان.
- تخصیص وظایف: امکان تعیین وظایف از روی مصوبات جلسه و پیگیری انجام آنها.
- ابزارهای همکاری: امکاناتی مانند به اشتراک گذاشتن اسناد و برقراری ارتباط برای تسهیل همکاری در حین و بعد از جلسه.
- پیگیری و یادآوریها: پیگیریهای خودکار و یادآوریها برای اطمینان از تکمیل کارهای تعریف شده.
و اما مدیریت جلسات با هوش مصنوعی؟
در بهتایم میتوانید جلسات تیمی خود را ضبط کنید و اجازه دهید هوش مصنوعی به طور خودکار بحثها را به فعالیتها و بینشهای ساختاریافته تبدیل کند. دیگر نیازی به یادداشتبرداری دستی نیست و مهمتر اینکه کارهای تعریف شده در جلسه فراموش نمیشوند.
ویژگیهای هوش مصنوعی بهتایم:
- ضبط آسان
جلسات را مستقیماً ضبط کنید یا فایلهای صوتی جلسه را آپلود کنید.
- رونویسی دقیق
رونویسی دقیق از جلسات، با تشخیص گوینده دریافت کنید.
- استخراج خودکار وظایف
هوش مصنوعی فعالیتها را از مباحث جلسه استخراج و معرفی میکند.
- خلاصه جلسه
خلاصهای مفید و مختصر از نکات و تصمیمات کلیدی دریافت کنید.
