برنامه ریزی با بهتایم
سخن گفتن از مزایای برنامه‌ریزی اگر بیهوده نباشد، تکراریست. از سازمان‌های بزرگ گرفته تا افراد با حرفه‌های مختلف، همه‌ی ما هر روزه بهای نداشتن برنامه‌ریزی مناسب را به اشکال مختلف پرداخت می‌کنیم. چالش‌ها و آسیب‌های ناشی از نداشتن برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مناسب، علاوه بر هزینه‌های مالی، هزینه‌های دیگری هم بر سازمان‌ها تحمیل می‌کنند که شاید سال‌ها طول بکشد تا جبران شوند.
اینجاست که نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین بهتایم، با امکانات فوق‌العاده‌ای که برای برنامه‌ریزی ارائه می‌دهد، وارد می‌شود. شما می‌توانید از بهتایم برای برنامه‌ریزی پروژه‌ها و سازمان‌دهی روزهای خود استفاده کنید. این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا با دقت و کارایی بیشتری، برنامه‌های خود را تنظیم و اجرا کنید.
دلیل اصلی نوشتن این مقاله، تجربه‌ی جالب و استفاده خلاقانه یکی از مشتریان خوش‌ذوق بهتایم از امکانات برنامه‌ریزی این نرم‌افزار است. این مشتری توانسته است با بهره‌گیری از قابلیت‌های متنوع بهتایم، برنامه‌ریزی خود را به شکل بهینه‌ای انجام دهد و نتایج چشمگیری به دست آورد.
در ادامه، روش برنامه‌ریزی او را توضیح می‌دهیم تا شما نیز بتوانید از این تجربه بهره‌مند شوید و در مدیریت پروژه‌ها و زمان خود موفق‌تر عمل کنید.
پیش از مطالعه مقاله می‌توانید به طور رایگان در بهتایم ثبت نام کنید.
فهرست مطالب
وظایف مدیر هنگام برنامه ریزی با بهتایم
هنگام برنامه ریزی با بهتایم، مدیر پروژه وظایف و مسئولیت‌های مختلفی را بر عهده دارد:
تعریف فعالیت‌ها: مدیر پروژه ابتدا فعالیت‌های لازم برای تکمیل پروژه را تعریف و شناسایی می‌کند. این فعالیت‌ها به صورت دقیق و جزئی تعیین می‌شوند تا همه اعضای تیم به خوبی از وظایف خود آگاه باشند.
تخصیص مسئولیت‌ها: مدیر پروژه سپس فرد یا افرادی را که برای انجام هر فعالیت لازم هستند، مشخص می‌کند. این تخصیص با توجه به مهارت‌ها و توانمندی‌های اعضای تیم انجام می‌شود تا بهره‌وری به حداکثر برسد. پس از تخصیص فعالیت‌ها، بهتایم به طور خودکار هشدارهایی را به افراد مربوطه ارسال می‌کند تا آنها از فعالیت‌های تخصیص داده شده آگاه شوند و بتوانند برنامه‌ریزی لازم را انجام دهند.
تعیین تاریخ‌های شروع و سررسید: برای هر فعالیت، تاریخ شروع و تاریخ سررسید مشخص می‌شود. مدیر پروژه همچنین در قسمت زمان تخمینی، با توجه به تجربیات خود، تخمین می‌زند که این فعالیت چقدر طول خواهد کشید و چند ساعت زمان برای تکمیل آن لازم است.
وظایف تیم هنگام برنامه ریزی با بهتایم
در مرحله بعد، اعضای تیم باید برای فعالیت‌هایی که به آنها اختصاص داده شده، برنامه‌ریزی دقیقی انجام دهند. بهتایم امکانات متنوعی را برای این کار فراهم کرده است:
بهترین حالت برنامه‌ریزی برای یک فعالیت در بهتایم از طریق جدول فعالیت‌های من و همچنین تسک بورد است. در این قسمت‌ها، فرد فعالیتی را که به او اختصاص داده شده، انتخاب می‌کند و بر اساس تاریخ شروع و سررسید آن برنامه‌ریزی می‌کند. فرض کنید یک فعالیت با زمان تخمینی ۱۰ ساعت باید بین روزهای ۲ تا ۶ تیر انجام شود. فرد می‌تواند این زمان تخمینی ۱۰ ساعته را به هر شکلی که تمایل دارد برنامه‌ریزی کند. به عنوان مثال تصمیم بگیرد که آن را در یک یا دو روز کاری برنامه‌ریزی کند یا آن را بین این ۵ روز تقسیم کند و تصمیم بگیرد که روزی ۲ ساعت برای این فعالیت زمان بگذارد.
یکی از جذابیت‌های بهتایم این است که برنامه‌ریزی را به کاربر می‌سپارد تا با توجه به حجم کاری خود، بهترین زمان‌بندی را تنظیم کند. این ویژگی به افراد اجازه می‌دهد تا با توجه به نیازهای شخصی و کاری خود، برنامه‌ریزی مناسبی انجام دهند. همچنین به تدریج این موضوع به توانمندسازی کاربران در جهت بهبود مهارت مدیریت زمان و برنامه‌ریزی آنها کمک می‌کند.
برنامه ریزی با بهتایم چه فوایدی برای مدیران دارد؟
جدول فعالیت‌ها برای برنامه ریزی با بهتایم
مدیر پروژه برای اطمینان از انجام صحیح و به‌موقع فعالیت‌ها می‌تواند به جدول فعالیت‌ها در بهتایم مراجعه کند. در این جدول، مدیر می‌تواند ستون زمان برنامه‌ریزی شده را اضافه کند و با مقایسه آن با زمان تخمینی فعالیت به مغایرت‌های احتمالی پی ببرد. این قابلیت برای مدیرانی که برنامه‌ریزی دقیق و کارآمد در پروژه‌ها برایشان اهمیت بالایی دارد، بسیار جذاب و کاربردی است.
به عنوان مثال، مدیر می‌تواند مشاهده کند که برای فعالیتی با زمان تخمینی ۱۰ ساعت، تنها ۲ ساعت برنامه‌ریزی شده است. با توجه به نمایش تیم فعالیت در این جدول، او می‌تواند از راه‌های مختلف مانند استفاده از چت روم فعالیت، این موضوع را به اطلاع فرد یا افراد مسئول برساند. به این ترتیب، مدیر اطمینان حاصل می‌کند که پروژه در دستور کار افراد قرار دارد و در مسیر پیشرفت است.
علاوه بر این، مدیر می‌تواند زمان واقعی و زمان تخمینی هر فعالیت را در همین جدول مقایسه کند و با استفاده از تجربیات گذشته، به اشکالات خود در تخمین زمان فعالیت‌ها پی ببرد. همچنین می‌تواند کاربرانی را که اهمال کاری می‌کنند، شناسایی کرده و با یادآوری نقاط قوت آنها و نقششان در پیشرفت پروژه، به بهبود زندگی شغلی آنها کمک کند.
تعریف اهمال کاری و راه‌های مقابله با آن
گزارش برنامه‌ریزی روزانه پروژه برای برنامه ریزی با بهتایم
برای کنترل بهتر برنامه‌ریزی افراد، گزارشی تحت عنوان گزارش برنامه‌ریزی روزانه پروژه در بهتایم اضافه شده است. در این گزارش، مدیر می‌تواند زمان برنامه‌ریزی شده برای پروژه‌های مختلف را کنترل کند. او می‌تواند این گزارش را روی یک پروژه خاص و یا یک کاربر خاص فیلتر کند. به عنوان مثال، اگر برای پروژه‌ای که اولویت سازمان است در روزهای آتی برنامه‌ریزی نشده باشد، مدیر می‌تواند این موضوع را فوراً پیگیری کند. این گزارش خاصیت ریز شدن به جزئیات یا Drill down دارد. با کلیک روی نام هر پروژه، مدیر متوجه خواهد شد که برای هر یک از فعالیت‌های آن پروژه در روزهای مختلف چقدر برنامه‌ریزی شده است.
تحلیلگر برای برنامه ریزی با بهتایم
یکی از ویژگی‌هایی که بهتایم را از سایر رقبا متمایز می‌کند، امکان تحلیلگر بهتایم است که مجهز به دو ابزار گزارش‌ساز و نمودارساز است. به کمک این دو ابزار، مدیران می‌توانند هر نوع گزارشی را که برای برنامه‌ریزی پروژه نیاز دارند، بسازند. به عنوان مثال، مدیر می‌تواند بداند کاربرانش در روزهای آینده چگونه برنامه‌ریزی کرده‌اند، بر روی کدام فعالیت‌ها کار خواهند کرد، و آیا این فعالیت‌ها مربوط به پروژه‌های اولویت‌دار سازمان هستند یا خیر.
همچنین می‌تواند ببیند کدام یک از افراد برای روزهای پیش رو با توجه به برنامه‌ریزی‌هایی که ثبت شده وقت آزاد بیشتری دارند؟ کدام یک از افراد overload شده‌اند؟ تخصیص کار جدید به کدام یک از افراد عادلانه‌تر است؟ و از آنجایی که یکی دیگر از وظایف مدیران شناسایی افرادی است که دچار فرسودگی شغلی شده‌اند، بهتایم به این طریق در شناسایی این افراد هم به مدیر کمک می‌کند تا پیش از آنکه دیر شود و سازمان مهم‌ترین منابع خود (منابع انسانی) را از دست بدهد، به دنبال راه حل باشد!
فرسودگی شغلی و راهکارهای مبارزه با آن
بررسی برنامه و تایم شیت برای برنامه ریزی با بهتایم
علاوه بر این بهتایم این امکان را در اختیار مدیران قرار می‌دهد که در قسمت بررسی برنامه و تایم شیت به بررسی برنامه‌‌ی کاری افراد زیر مجموعه خود بپردازند. مدیر مي‌تواند برنامه روزانه کاربرانش را به تفکیک روز مشاهده کند و اگر موضوعی را باید به اطلاع افرادش برساند، به موقع آن را شناسایی کند. به عنوان مثال کاربر روی فعالیتی برنامه‌ریزی کرده که هم اکنون اولویت سازمان نیست. مدیر می‌تواند این موضوع را پیگیری کند و اولویت‌های سازمان و نقش فرد در پیشرفت پروژه‌ها را به او یادآوری کند.
بنابراین به کمک بهتایم مدیر می‌تواند:
- برنامه سازمان در روزهای مختلف هفته را بداند.
- فعالیت‌هایی را که افرادش قرار است روی آن کار کنند، شناسایی کند.
- مطمئن شود که این فعالیت‌ها مربوط به پروژه‌های اولویت‌دار سازمان هستند.
- میزان برنامه‌ریزی هر فرد برای فعالیت‌های مختلف را بررسی کند.
به طور کلی امکانات بهتایم به مدیر پروژه کمک می‌کند که بتواند پروژه‌ها را با موفقیت و در زمان تعیین شده به پایان برساند.
برنامه ریزی با بهتایم چه فوایدی برای اعضای تیم دارد؟
برنامه‌ریزی روزانه
در منوی برنامه‌ریزی روزانه فعالیت‌هایی که به فرد اختصاص یافته برای او لیست می‌شوند. کاربر فعالیت‌هایی که از تاریخ شروعشان گذشته و هنوز انجام نداده را مشاهده کرده و برای آنها در روز جاری و با توجه به صلاحدید مدیر برای روزهای آینده برنامه‌ریزی می‌کند. او می‌تواند حتی از این هم ریزتر شود و بگوید که قصد دارد در چه بازه زمانی، روی چه فعالیتی کار کند. به عنوان مثال می‌تواند مشخص کند فردا از ساعت ۸ تا ۱۰:۳۰ قرار است روی چه فعالیتی کار کند. بازه‌های زمانی ثبت شده توسط کاربر در تقویم هم نمایش داده می‌شود.
تقویم فارسی
همانطور که پیش از این گفته شد امکان ثبت برنامه‌ریزی از تقویم هم وجود دارد. با توجه به نمایش تاریخ شروع و پایان و سایر اطلاعات فعالیت‌هایی که به فرد اختصاص پیدا کرده، برنامه‌ریزی از تقویم هم جذابیت خاصی دارد. لازم به ذکر است وضعیت برنامه‌ریزی فعالیت‌ها و حتی بازه‌های زمانی ثبت شده برای برنامه‌ریزی آنها هم در این تقویم نمایش داده می‌شود تا دید کاملی برای افراد فراهم کند. مدیر یک فرد می‌تواند با مراجعه به تقویم و فیلتر روی فرد مورد نظر برنامه کاری او را از طریق تقویم هم پیگیری کند.
اتصال به گوگل کلندر
لازم است بدانید که بهتایم با گوگل کلندر لینک می‌شود. بنابراین بازه‌های ثبت شده در برنامه‌ریزی و تقویم بهتایم از طریق گوگل کلندر به فرد اطلاع‌رسانی می‌شود و این موضوع باعث می‌شود که فرد با فراموشی سهوی کارها برای همیشه خداحافظی کند.
بنابراین به کمک بهتایم تیم پروژه می‌تواند:
- به راحتی برنامه‌ریزی کند و توانایی مدیریت زمان خود را بهبود ببخشد.
- از اتلاف وقت خود در سازمان جلوگیری کند.
- از فراموش کردن کارهایش جلوگیری کند.
نتیجه‌گیری
اینکه مدیر بداند برنامه روزهای آینده افراد در سازمان چیست، فواید زیادی دارد که در بهبود کارایی و بهره‌وری سازمان تاثیرگذار است. در زیر به برخی از این فواید اشاره می‌کنیم:
۱) بهبود برنامه‌ریزی و تخصیص منابع
مدیر با اطلاع از برنامه‌های آینده افراد می‌تواند به طور دقیق‌تری منابع انسانی و تجهیزات مورد نیاز را تخصیص دهد. این موضوع باعث می‌شود تا از منابع بهینه‌تر استفاده شود و تداخل در فعالیت‌ها کاهش یابد.
۲) شناسایی و حفظ اولویت‌ها
با آگاهی از برنامه‌های آینده، مدیر می‌تواند اطمینان حاصل کند که پروژه‌های مهم و اولویت‌دار سازمان در زمان مناسب انجام می‌شوند. این اطلاعات به مدیر کمک می‌کند که در صورت نیاز تغییرات لازم را در برنامه‌ها اعمال کند تا پروژه‌های اولویت‌دار بدون تأخیر پیش بروند.
۳) پیشگیری از تداخل‌ها
اطلاع از برنامه‌های آینده افراد به مدیر اجازه می‌دهد تا تداخل‌های زمانی را پیش‌بینی و مدیریت کند. این موضوع باعث کاهش مشکلاتی می‌شود که ممکن است از تداخل زمانی ناشی شود و به بهبود هماهنگی بین اعضای تیم کمک می‌کند.
۴) افزایش شفافیت و مسئولیت‌پذیری
وقتی مدیر از برنامه‌های آینده افراد مطلع باشد، می‌تواند مسئولیت‌ها و وظایف را به طور دقیق‌تری پیگیری کند. این شفافیت باعث می‌شود افراد مسئولیت‌پذیری بیشتری داشته باشند و بدانند که کارهایشان در پیشرفت کلی پروژه و سازمان تاثیرگذار است.
۵) مدیریت بار کاری
با اطلاع از برنامه‌های آینده، مدیر می‌تواند بار کاری افراد را به طور دقیق‌تری مدیریت کند. این موضوع به مدیر کمک می‌کند تا افرادی را که بار کاری سنگینی دارند، شناسایی کرده و بار کاری آنها را متعادل کند تا از فرسودگی شغلی این افراد جلوگیری شود.
بهتایم با ارائه امکانات متنوع، به مدیران و کاربران کمک می‌کند تا پروژه‌ها را با دقت و کارایی بیشتری برنامه‌ریزی و مدیریت کنند. این نرم‌افزار با فراهم کردن ابزارهای کاربردی و گزارش‌های دقیق، به بهبود فرآیند برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌ها کمک کرده و بهره‌وری تیم‌ها را افزایش می‌دهد.