آشنایی با برنامه ریزی روزانه
این یک واقعیت شناخته شده است: افرادی که زمان خود را برنامه ریزی می‌کنند، به موفقیت‌های بیشتری می‌رسند، شادتر هستند و به طور کلی موثرتر عمل می‌کنند.
با برنامه ریزی تصویر واضحی از زمان خود به دست می‌‌آورید و متوجه می‌شوید کدام یک از کارهایتان مهم هستند و کدام یک چندان اهمیت ندارند. اگر برای برنامه ریزی زمان نگذارید، در واقع در حال برنامه ریزی برای یک شکست هستید! بسیاری از ما برای فصل‌ها و سال‌های پیش روی خود هدف تعیین می‌کنیم، اما فراموش می‌کنیم کارهایی که هر روز انجام می‌دهیم، عادت‌هایی که اتخاذ می‌کنیم، وظایفی که انجام می‌دهیم و اولویت‌بندی ماست که با گذشت زمان موفقیت یا عدم موفقیت در هدف‌هایمان را تعیین می‌کند.
این مقاله، شما را با بهترین راهکارهای برنامه ریزی روزانه برای بهره‌وری بیشتر و نزدیک شدن به اهدافتان آماده می‌کند.
پیش از مطالعه مقاله می‌توانید راهکارهایی برای برنامه‌ریزی و سازماندهی روزتان را از زبان برایان ترسی بشنوید:
بهترین راهکارهای برنامه ریزی روزانه
در ادامه این مقاله ۱۹ راهکار برای بهبود برنامه ریزی روزانه ارائه شده است:
۱) برای برنامه ریزی روزانه با طوفان فکری یک لیست سریع ایجاد کنید.
طوفان فکری (brainstorming) ابزاریست برای ایده‌پردازی در مورد یک موضوع معین. به زبان ساده در این تکنیک کافی است در یک مدت زمان محدود هر چقدر ایده که به ذهنتان می‌رسد، یادداشت کنید.
برای این منظور همه کارهایی را که باید انجام دهید، می‌خواهید انجام دهید و می‌توانید انجام دهید را بنویسید. آیا سررسید یک فعالیت نزدیک است؟ آن را هم یادداشت کنید. به کسانی که باید با آنها تماس بگیرید یا ایمیل بزنید، فکر کنید. همچنین بررسی کنید چه کارهایی باید امروز انجام شوند؟ آیا از برنامه دیروز چیزی باقی مانده است؟
۲) برای برنامه ریزی روزانه لیست کارهای خود را با توجه به اهدافتان تنظیم کنید.
عادت به برنامه ریزی روزانه یک مسئله است و اطمینان از اینکه این برنامه شما را به سمت اهداف بزرگترتان سوق می‌دهد، مسئله دیگری است. بنابراین باید اطمینان حاصل کنید برنامه ریزی روزانه شما با اهداف بلندمدتتان همسو است. چند مرحله برای رسیدن شما به این نقطه وجود دارد:
مرحله اول: اهداف بزرگ خود را بشکنید.
اهداف خود را به کارهای روزمره تقسیم کنید. به عنوان مثال، نمی‌توانید “رسیدن به اندام مناسب” را به لیست کارهای روزانه خود اضافه کنید، اما می‌توانید کارهایی مانند “۳۰ دقیقه تمرینات کششی” یا “پیاده‌روی شبانه” را به آن اضافه کنید. اهداف شخصی و شغلی خود را هنگام نوشتن برنامه ریزی مرور کنید و وظایفی که شما را به آنها نزدیکتر می‌کند، اضافه کنید.
مرحله دوم: نگاه کلی به هفته پیش روی خود داشته باشید.
برنامه ریزی روز خود را با در نظر گرفتن کل هفته آغاز کنید. به عنوان مثال، شاید بخواهید دوشنبه‌ها، چهارشنبه‌ها و جمعه‌ها ورزش کنید. ممکن است بخواهید بعضی از روزها، فقط روی کارهای مربوط به یک هدف خاص تمرکز کنید، یا اینکه آخر هفته کارهای مرتبط با اهداف شخصی خود را انجام دهید. عصر جمعه یا شنبه صبح وقت بگذارید و هفته خود را به آرامی ترسیم کنید تا بدانید در چه روزهایی و بر روی چه اهدافی تمرکز خواهید کرد. جزئیات را برای برنامه ریزی روزانه بگذارید.
مرحله سوم: کارهایی را که مجبور به انجامشان هستید، در انتهای برنامه ریزی اضافه کنید.
این مرحله‌ای است که اکثر افراد برنامه ریزی روز خود را با آن شروع می‌کنند: یعنی با قرارهای از پیش تعیین شده، جلسات اجباری و سررسیدهای فوری شروع کرده و سپس سعی می‌کنند پیرامون اینها، برای وظایف هدف‌محور خود هم جایی پیدا کنند. به جای این کار، این مرحله را برای پایان نگه دارید تا به این ترتیب، کارهای مرتبط با اهدافتان را در اولویت قرار دهید.
در یک دنیای ایده‌آل، می‌توانیم فقط به کارهایی بپردازیم که ما را به سمت اهداف بلندمدتمان سوق می‌دهند. اما در واقعیت، ما تعهدات و وظایفی داریم که باید آنها را انجام دهیم و بعضی از آنها تأثیر چندانی در رشد شخصی یا شغلی ما ندارند. این تعهدات و وظایف را تا آنجا که ممکن است حذف کنید، تشکیل جلسات تکراری را مجدد ارزیابی کنید، محول کردن وظایف را در نظر بگیرید و نه گفتن را یاد بگیرید.
۳) یک برنامه‌ریز انتخاب کنید: تقویم، دفترچه یا اپلیکیشن
هر آنچه متناسب با خواسته‌ها و نیازها و عادات شماست، انتخاب کنید و سپس به انتخاب خود متعهد بمانید. سعی کنید برای تمام تعهدات خود از جمله خانه، مدرسه از یک برنامه‌ریز استفاده کنید. همه چیز باید در یک مکان واحد باشد.
بهتایم نرم افزار مدیریت زمان و پروژه است که از آن می‌توانید برای برنامه ریزی روز خود استفاده کنید. با بهتایم برای فعالیت‌ها زمان تخمینی تعیین کنید و آنها را برنامه ریزی و اولویت بندی کنید.
۴) وظایف خود را سازماندهی کنید.
ابزارهای دیجیتال به شما امکان می‌دهند کارهای مختلف را به کمک رنگ دسته‌بندی کنید. به عنوان مثال، می‌توانید آیتم‌های مربوط به کار را قرمز، مربوط به دانشگاه را آبی، کارهای خانه را سبز و فعالیت‌های ورزشی را صورتی کنید. اگر از تقویم کاغذی یا دفترچه یادداشت استفاده می‌کنید، می‌توانید این کار را به سادگی با هایلایتر انجام دهید. پس از دسته‌بندی وظایف، می‌توانید اولویت‌بندی آنها را آغاز کنید.
نکته:
- سازماندهی وظایف به کمک کدگذاری رنگی به شما کمک می‌کند تا درک کنید بیشتر زمان شما در کجا صرف می‌شود. به عنوان مثال ممکن است ببینید که مقدار زیادی رنگ قرمز (کار) و سبز (خانه) در برنامه شما وجود دارد، اما صورتی (ورزش) بسیار کم است. این ممکن است به شما انگیزه دهد که زمان بیشتری را برای فعالیت‌های ورزشی برنامه ریزی کنید.
۵) وظایف خود را اولویت‌بندی کنید.
لازم است درک کنید کدام کارها مهمتر هستند و باید ابتدا انجام شوند و کدام یک می‌توانند صبر کنند. برای درک اولویت‌بندی از یک مثال استفاده می‌کنیم.
فرض کنید در یک هفته دو آزمون، یک گزارش آزمایشگاهی، یک مقاله و یک ارائه دارید:
چند سوال از خود بپرسید تا بفهمید چه کاری باید ابتدا انجام شود و چه مدت طول می‌کشد: سررسید کدام یک از کارها نزدیکتر است؟ تکمیل کدام یک بیشتر طول می‌کشد؟ ارزش کدام یک بیشتر است؟ به عنوان مثال، آزمون‌ها، گزارش آزمایشگاه، مقاله و ارائه بر روی نمره نهایی شما چقدر تاثیر دارند؟ کدام کار چالش برانگیزتر است؟
در نهایت، باید تصمیم بگیرید که از بین سررسید، مدت زمان لازم یا ارزش نسبی وظایف برنامه ریزی شده کدام اولویت شما است. شما خود و توانایی‌های خود را به بهترین وجه می‌شناسید. پس سیستم اولویت‌بندی متناسب با خود را انتخاب کنید.
۶) یک اولویت روزانه داشته باشید.
هر روز فقط یک کار بزرگ را انتخاب کنید. ممکن است فکر کنید: اگر هر روز فقط روی یک کار تمرکز کنم، چگونه می‌توانم به همه اهدافم برسم؟
در کتاب Make Time نوشته John Zeratsky و Jake Knapp در مورد پدیده مرموز مشغله‌ی بدون بهره‌وری صحبت شده است. این پدیده زمانی اتفاق می‌افتد که روزمان را در جلسات متعدد و برای حل درخواست‌های موقت می‌گذرانیم، و احساس می‌کنیم روی تردمیل هستیم و نمی‌توانیم پیاده شویم. آنها برای مقابله با این پدیده، مفهوم هایلایت را معرفی می‌کنند:
اولین قدم این است که تصمیم بگیرید می‌خواهید برای چه چیزی زمان بگذارید. هر روز، یک فعالیت واحد را انتخاب کنید.
برای انتخاب هایلایت یا اولویت اصلی برای روزتان، Knapp و Zeratsky این ابتکار ساده را پیشنهاد می‌کنند:
هر روز را با فکر کردن در مورد آنچه که نقطه روشن روز شما خواهد بود، آغاز کنید. اگر در پایان روز کسی از شما بپرسد: هایلایت روز شما چه بود، دوست دارید که جواب شما چه باشد؟ وقتی به روز خود نگاه می‌کنید، می‌خواهید کدام فعالیت یا موفقیت یا لحظه را نام ببرید؟ این همان هایلاست شماست.
۷) کارهای اولویت‌دار خود را علامت‌گذاری کنید.
هنگامی که تصمیم گرفتید چطور کارهای خود را اولویت‌بندی کنید، آنها را در برنامه خود علامت‌گذاری کنید. می‌توانید برنامه روزانه خود را مرور کرده و “A” را در کنار موارد مهمی که ابتدا باید انجام شود، “B” را کنار مواردی که باید قبل از فردا انجام شوند و “C” را در کنار مواردی که باید تا جمعه انجام شوند، بنویسید.
۸) برای هر کار زمان تعیین کنید.
بنویسید که انتظار دارید برای هر کار چقدر زمان صرف کنید. به عنوان مثال، ممکن است در یک روز مشخص برای تحقیق (۲ ساعت)، ورزش(۱ ساعت)، نوشتن دو ایمیل (۳۰ دقیقه) و مطالعه (۳۰ دقیقه) برنامه‌ریزی کرده باشید. این کار به شما امکان می‌دهد تا زمان لازم برای انجام هر کار را در نظر داشته باشید. فقط بخاطر داشته باشید اگر خیلی فشرده برنامه ریزی کنید و نسبت به مدت زمانی که هرکدام طول می‌کشد، واقع‌بین نباشید، به خودتان استرس وارد می‌کنید.
۹) زمان‌های اضافی را در برنامه ریزی روزانه خود در نظر بگیرید.
اکثر افراد میزان زمان انجام کارها را دست کم می‌گیرند. در نظر گرفتن تمام زمان صرف شده برای یک کار، حتی آماده شدن برای انجام برخی کارها و ریلکس کردن بعد از انجام آنها، به شما کمک می‌کند تا روز خود را با دقت بهتری برنامه ریزی کنید.
همیشه سعی کنید زمان انجام یک کار را چند دقیقه بیشتر برآورد کنید. سعی کنید ۲۵٪ به زمان اختصاص داده شده برای کارها در برنامه خود اضافه کنید. به عنوان مثال، کاری را که از نظر فنی ۴ دقیقه طول می‌کشد، ۵ دقیقه برآورد کنید و کارهایی که از نظر فنی ۸ دقیقه طول می‌کشند را ۱۰ دقیقه و موارد دیگر. این دقایق اضافی جمع می‌شوند و به شما کمک می‌کنند تا دیر نکنید یا از برنامه عقب نمانید.
از خود بپرسید آیا کارهای کوچک دیگری در ارتباط با کارهای بزرگتر وجود دارند که باید آنها را در برنامه خود لحاظ کنم؟ به عنوان مثال، آیا بعد از ورزش باید دوش بگیرید؟ آیا معمولاً ۱۵ دقیقه در اتاق تعویض لباس باشگاه با دوست خود گپ می‌زنید؟ اکثر افراد متوجه می‌شوند که تمرین یک ساعته آنها در واقعیت دو ساعت طول می‌کشد.
۱۰) برنامه ریزی منظم را به یک عادت تبدیل کنید.
جیمز کلیر نویسنده پرفروش کتاب عادات اتمی، تصور می‌کند به انگیزه بیش از حد بها داده شده است:
برای حرکت خود، منتظر انگیزه یا الهام نباشید و برای عادت‌های خود برنامه‌ای تعیین کنید. انگیزه از عمل ناشی می‌شود، نه برعکس.
به همین دلیل داشتن یک عادت روزانه برای برنامه ریزی بسیار مهم است. برخی روزها احساس می‌کنیم انگیزه داریم که روز خود را به قول امروزی‌ها بترکانیم و لیست کارهایمان را با جاه‌طلبی آماده می‌کنیم. اما آن روزها استثنا هستند. ما باید حتی وقتی که خسته هستیم و بیش از هر چیز دوست داریم در رختخواب بمانیم هم کارهای خود را انجام دهیم. اتفاقا برنامه ریزی برای چنین روزهایی از اهمیت بیشتری برخوردار است.
با تنظیم یک زنگ ساعت برای جلسه برنامه ریزی روزانه خود در یک زمان مشخص شروع کنید. برای سهولت در ایجاد عادت، جلسه برنامه ریزی روزانه خود را با عادات موجود مانند نوشیدن قهوه صبحگاهی یا گوش دادن به موسیقی همراه کنید.
وقتی بلافاصله نتایج کارهای خود را مشاهده می‌کنیم، ایجاد عادت آسان‌تر می‌شود. و خوشبختانه برنامه ریزی عادتی است که فوراً نتیجه می‌دهد. با برنامه ریزی ساعت‌های آینده احساس نظم، تمرکز و انگیزه بیشتری خواهید داشت و با گذشت زمان، برنامه ریزی روزانه عادت شما می‌شود.
۱۱) وظایف موجود در برنامه ریزی روزانه خود را به ترتیب اولویت کامل کنید.
شما پیش از این لیست اولویت‌هایتان را در برنامه خود تعیین کرده‌اید، بنابراین آنها را به ترتیب انجام دهید.
۱۲) برنامه ریزی روزانه خود را در صورت لزوم اصلاح کنید.
اگرچه باید سعی کنید تا آنجا که ممکن است به برنامه خود پایبند باشید، اما گاهی اوقات اتفاقاتی می‌افتد که لازم است اصلاحاتی را ایجاد کنید. در صورت بروز چنین مساله‌ای موارد قابل انعطاف یا مواردی که از اولویت کمتری برخوردار هستند را به روز دیگری منتقل کنید.
با این حال، مراقب باشید که کارهای شما بر روی هم تلنبار نشده و به طور مداوم به روز بعد منتقل نشوند. اگر متوجه شدید این اتفاق زیاد می‌افتد، سعی کنید که در روز تعیین شده برای هر کار بیشتر وقت بگذارید، نه اینکه چند روز آینده را از اول برنامه ریزی کنید.
۱۳ ) کارهای انجام شده را خط بزنید.
این کار می‌تواند برای افراد بسیاری لذت‌بخش باشد! به یاد داشته باشید موارد انجام نشده‌ی امروز را به برنامه فردا منتقل کنید.
۱۴) به خودتان پاداش دهید!
بعد از اتمام وظایف و رعایت برنامه، در خودتان حس مثبت ایجاد کنید. بعد از اتمام وظایف روزانه خود، با ریلکس کردن در وان، مشاهده برنامه تلویزیونی مورد علاقه یا یک میان وعده شیرین به خود پاداش دهید. با وجود این پاداش‌ها، احساس موفقیت خواهید کرد.
۱۵) برنامه ریزی روزانه خود را ارزیابی کنید.
مهم است که هر چند وقت یک بار بررسی کنید که برنامه شما برایتان مناسب است یا خیر. یکی از راه‌های انجام این کار این است که به برنامه‌ریز خود نگاه کنید و در عین حال روحیه و احساسات خود را نیز ارزیابی کنید. آیا بیشتر وظایف را از برنامه خط زده‌اید و به طور کلی احساس مولد بودن دارید؟ اگر پاسختان به این سوال مثبت است، پس برنامه‌تان احتمالاً برای شما جواب می‌دهد و مناسب است.
با این حال، اگر متوجه شدید کارهای زیادی را به روزهای بعدی منتقل می‌کنید و احساس مولد بودن ندارید، احتمالاً باید برنامه خود را تغییر دهید.
با مشاهده برنامه‌ریز خود و دیدن آنچه که عقب مانده است، مناطق مشکل را شناسایی کنید. اگر موردی که از انجام آن بازمانده‌اید، برای شما مهم است (مانند ورزش) ممکن است لازم باشد اولویت‌های خود را دوباره ارزیابی و مرتب کنید. همچنین ممکن است لازم باشد در زمان اختصاص یافته برای هر کار تجدید نظر کنید. به عنوان مثال، به جای اینکه صبح ۲ ساعت زمان برای آماده شدن به خودتان بدهید، در نظر بگیرید که این زمان را برای ۳ روز در هفته به ۱ ساعت کاهش دهید و این تایم را به دویدن اختصاص دهید.
توجه داشته باشید که بررسی مجدد برنامه شما امری عادی و کاملاً طبیعی است. مدتی طول می‌کشد تا افراد بتوانند روال مناسب خود را ایجاد کنند.
۱۶) آمادگی برای روز بعد را در برنامه ریزی روزانه خود در نظر بگیرید.
از شب قبل شروع به آماده‌سازی روز بعد کنید تا وقت بیشتری داشته باشید. یک لباس انتخاب کنید و آن را ست کنید تا مجبور نشوید دنبال لباس بگردید، وسایل مورد نیاز خود را روی میز قرار دهید و کلیدهایتان را نزدیک در آویزان کنید. به این ترتیب می‌توانید به راحتی و بدون اتلاف وقت، خود را برای روز پیش رو آماده کنید.
۱۷) یک روش مدیریت زمان مناسب داشته باشید.
قورباغه‌ات را قورت بده.
روش مدیریت زمان Eat the Frog از شما می‌خواهد که یک کار مهم را برای روز مشخص کنید و ابتدا آن را انجام دهید. این یک روش عالی برای عملی کردن هایلایت روز شماست. گاهی اوقات این قورباغه همان وظیفه‌ای است که دوست داریم از آن اجتناب کنیم و از این رو انجام دادن آن خوردن قورباغه نامیده می‌شود.
در طول جلسه برنامه ریزی روزانه، قورباغه خود را در بالای لیست کارهایتان قرار دهید و برای آن زمان تعیین کنید. سایر وظایفتان در پایین قورباغه قرار می‌گیرند.
تکنیک پومودورو (Pomodoro)
تکنیک پومودورو مناسب افرادیست که از کار در بازه‌های زمانی کوتاه با استراحت‌های بعد از آن، لذت می‌برند. این روش اولین بار در اواخر دهه ۱۹۸۰ توسط Francesco Cirillo که با استفاده از یك تایمر آشپزخانه به شکل گوجه فرنگی (به زبان ایتالیایی پومودورو) این کار را انجام می‌داد، توسعه یافت. این روش شامل مراحل زیر است:
- یک تایمر تهیه کنید.
- تایمر خود را بر روی مدت ۲۵ دقیقه تنظیم کنید و روی یک کار تمرکز کنید تا زمانی که تایمر زنگ بخورد.
- وقتی این زمان به پایان رسید، آنچه را که تکمیل کرده‌اید، ثبت کنید.
- از یک استراحت پنج دقیقه‌ای لذت ببرید.
- پس از چهار پومودوری ۲۰ تا ۳۰ دقیقه‌ای استراحت طولانی‌تری داشته باشید.
برای برنامه ریزی روز خود با تکنیک Pomodoro، تخمین بزنید که برای انجام هر کار در لیست خود به چه تعداد pomodoros (جلسات کار ۲۵ دقیقه‌ای) نیاز دارید. توجه داشته باشید که این عدد در مقابل هر کار با تعداد گوجه فرنگی یا با عدد مشخص شود. این روش شما را مجبور می‌کند در نظر بگیرید که کار شما چه مدت طول می‌کشد و بر این اساس برنامه ریزی کنید.
در این مقاله ۲۵ تکنیک برای مدیریت زمان معرفی شده است.
۱۸) حواس پرتی‌ها را از بین ببرید.
با از بین بردن حواس پرتی‌های متداول که شما را از اهدافتان دور می‌کنند، تمرکز خود را حفظ کنید. اگر بیشتر کار شما با کامپیوتر انجام می‌شود، در صورت امکان، اکثر برنامه‌های دسکتاپ خود را ببندید، با حداقل تب‌های باز کار کنید، تلفن خود را در حالت بی صدا قرار دهید و اعلان‌های آن را خاموش کنید.
می‌توانید از مسدودکننده‌های سایت مانند Self Control یا Freedom استفاده کنید تا وب‌سایت‌هایی که حواستان را پرت می‌کنند، برای ساعتی مشخص از دسترس خارج کنید.
۱۹) زمان خود را ردیابی کنید.
دقیقاً مانند ردیابی بودجه که می‌تواند به شما در کمتر خرج کردن کمک کند، ردیابی زمان هم می‌تواند به شما در استفاده موثرتر از آن کمک کند. از یک برنامه ردیابی زمان خودکار مانند بهتایم استفاده کنید. تایم شیت بهتایم برای ردیابی زمان نوشته شده و مجهز به تایمر است.
نتیجه‌گیری
داشتن یک برنامه ریزی روزانه به شما کمک می‌کند تا زمان خود را با کارایی بیشتری مدیریت کنید. می‌توانید کارهای بیشتری انجام دهید و کمتر احتمال دارد وظایف را فراموش کرده و یا دچار حواس‌پرتی شوید. نوشتن و رعایت یک برنامه ممکن است کمی زمان ببرد، اما به زودی از انجام این کار خوشحال خواهید شد، چرا که به شما کمک می‌کند استرس خود را کاهش داده و احساس کنترل بیشتری بر زندگی خود داشته باشید. برنامه ریزی روزانه به شما امکان می‌دهد با ثبت سوابق کارهایی که باید انجام دهید و کارهایی که انجام داده‌اید، رفتارهای خود را ردیابی و سازماندهی کنید.
مراجع: