رشد و شناخت مدیریت پروژه در چند سال اخیر نیاز به مطالعات امکان سنجی یا طرح توجیهی را افزایش داده است. طرح توجیهی مرحله اولیه هر پروژه یا طرح است. همانطور که از نام آن پیداست، مطالعه امکان سنجی، تحلیلی در مورد قابلیت اجرای یک ایده است.
مطالعات امکان سنجی یا طرح توجیهی به پاسخ به این سوال اساسی کمک می‌کند:
آیا باید با ایده پیشنهادی پیش برویم؟
این مطالعه ممکن است همراه با یک فرآیند SWOT تکمیل شود، که به نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهایی که ممکن است در خارج (محیط) یا درون (منابع) وجود داشته باشند، می‌پردازد. مطالعات امکان سنجی به تعیین موارد زیر کمک می‌کند:
الف) آیا شرکت دارای منابع یا فناوری‌های مورد نیاز است؟
ب) آیا این پیشنهاد، بازدهی معقول در مقابل ریسک سرمایه‌گذاری را ارائه می‌دهد؟
محتویات یک مطالعه امکان سنجی یا طرح توجیهی
رایج‌ترین مطالعه امکان سنجی باید شامل بخش‌های زیر باشد:
- خلاصه اجرایی
- شرح محصول یا خدمات
- ملاحظات فناوری
- بازار محصول یا خدمات
- شناسایی بازار خاص
- استراتژی بازاریابی
- ساختار سازمان
- زمانبندی
- پیش‌بینی‌های مالی
پیش از مطالعه مقاله می‌توانید برای آشنایی با طرح توجیهی ویدئوی زیر را تماشا کنید:
مقدمه
قبل از اینکه هر مدیری با پروژه‌ای که ممکن است میلیون‌ها تومان هزینه داشته باشد، موافقت کند، باید مطالعه امکان سنجی یا طرح توجیهی آن پروژه را ببیند. طرح توجیهی در مدیریت پروژه چیست؟ طرح توجیهی مشخص می‌کند که آیا پروژه موفق خواهد شد یا نه. مطالعه امکان سنجی معمولاً قبل از گام‌های اولیه شروع پروژه به عنوان مثال برنامه‌ریزی، انجام می‌شود. این مرحله یکی از مهمترین عوامل در تعیین این است که آیا پروژه می‌تواند پیش برود یا نه. مطالعه امکان سنجی بازار پروژه را مشخص می‌کند (در صورت وجود)، اهداف کلیدی پروژه را برجسته می‌کند، موانع احتمالی را ترسیم می‌کند و راه‌حل‌های جایگزین پیشنهاد می‌کند. همچنین فاکتورهای زمان، بودجه، موارد قانونی و نیازهای نیروی انسانی را شفاف می‌کند تا علاوه بر ممکن بودن، سودمند بودن پروژه را هم مشخص کند.
نکات کلیدی در طرح توجیهی
طرح توجیهی در مدیریت پروژه معمولاً حوزه‌های زیر را ارزیابی می‌کند:
- توانایی فنی: آیا سازمان منابع فنی لازم برای اجرای پروژه را دارد؟
- بودجه: آیا سازمان منابع مالی برای اجرای پروژه را دارد و آیا تحلیل هزینه/فایده برای تضمین حرکت رو به جلو کافی است؟
- موارد قانونی: الزامات قانونی پروژه چیست و آیا سازمان می‌تواند آنها را برآورده کند؟
- ریسک: ریسک مرتبط با انجام این پروژه چیست؟ آیا منافع درک شده پروژه ارزش تقبل این ریسک را دارد؟
- امکان‌سنجی عملیاتی: آیا پروژه در محدوده پیشنهادی خود، نیازهای سازمان را با حل مشکلات و/یا بهره‌گیری از فرصت‌های شناسایی شده برآورده می‌کند؟
- زمان: آیا می‌توان پروژه را در یک بازه زمانی معقول تکمیل کرد؟
انجام مطالعه طرح توجیهی
در مطالعه امکان سنجی چندین گام برای جمع‌آوری گزارش انجام خواهد شد. این گام‌های تحقیقاتی معمولاً عبارتند از:
تحلیل اولیه:
بسیاری از سازمان‌ها، قبل از حرکت به سمت فرآیند زمان‌بر مطالعه امکان‌سنجی، یک تحلیل اولیه انجام می‌دهند، چیزی مانند یک پیش ارزیابی از پروژه. هدف تحلیل اولیه کشف موانع غیرقابل عبور است که مطالعه طرح توجیهی را بی‌فایده می‌کند. اگر در طول این پیش ارزیابی هیچ مانع بزرگی کشف نشود، مطالعه طرح توجیهی انجام خواهد شد.
تعریف محدوده:
مهم است که محدوده پروژه را مشخص کنید تا بتوانید محدوده مطالعه طرح توجیهی را تعیین کنید. محدوه پروژه شامل تعداد و ترکیب ذینفعان داخلی و مشتریان خواهد بود. فراموش نکنید که تاثیر بالقوه پروژه را در تمام زمینه‌های سازمان بررسی کنید.
تحقیقات بازار:
هیچ پروژه‌ای در خلاء انجام نمی‌شود. کسانی که مطالعه طرح توجیهی را انجام می‌دهند، چشم‌انداز رقابتی موجود را بررسی می‌کنند و تعیین می‌کنند که آیا برای پروژه مکان مناسبی در این بازار وجود دارد یا نه.
ارزیابی مالی:
مطالعه طرح توجیهی هزینه‌های اقتصادی مربوط به پروژه، از جمله تجهیزات یا سایر منابع، ساعت کار، مزایای پیشنهادی پروژه، برنامه زمانی سر به سر شدن دخل و خرج، ریسک‌های مالی، و مهمتر از همه تاثیر مالی شکست پروژه را بررسی می‌کند.
موانع و راه‌حل‌های جایگزین:
اگر مشکلات احتمالی در طول مطالعه ظاهر شود، راه‌حل‌هایی برای پیشبرد موفقیت‌آمیز پروژه درنظر گرفته می‌شود.
ارزیابی مجدد نتایج:
نگاهی جامع به مطالعه طرح توجیهی، به ویژه اگر زمان قابل توجهی از اولین زمان انجام آن گذشته باشد، ضروری است.
تصمیم نهایی:
جنبه نهایی یک مطالعه امکان سنجی، توصیه اقدامات است. به عبارت دیگر، اینکه آیا پروژه باید ادامه یابد یا نه.
بهتایم و طرح توجیهی
هنگام تحقیق در مورد مطالعه طرح توجیهی، نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند به شما کمک کند تا تمام این اطلاعات را پیگیری کنید. یکی از اعضای تیم را تعیین کنید تا داده‌های تحلیل امکان سنجی مورد نیاز شما را دریافت کند. پیشرفت آنها را در زمان واقعی مشاهده کنید و اسناد پشتیبانی پیوست شده را بررسی کنید. در هر زمان و هر مکانی که قرار دارید، می‌توانید در مورد کار نظر دهید. اگر سوالی دارید، هر کسی را که می‌خواهید در تیم تگ کنید تا از طریق ایمیل و اعلان‌های درون‌برنامه از پیام مطلع شوند. فرآیند تحلیل امکان سنجی را با بهتایم ساده کنید.