اهمیت برنامه ریزی
بهتر است اول درباره این صحبت کنیم که نداشتن برنامه ریزی چه تأثیری در انجام فعالیت‌ها دارد؟
بسیاری از افراد روز خود را بدون برنامه ریزی و با سرگردانی درباره این‌که چه کارهایی را باید انجام دهند شروع می‌کنند و مدام از خود ناراضی‌اند که چرا به کارهایشان نمی‌رسند؟ همچنین دید واضحی نسبت به فعالیت‌هایی که باید در روز خاصی انجام دهند و اهداف خود ندارند. وقتی که با یکی از مدیران در مورد برنامه‌های کاری او صحبت کردم، می‌گفت:
هر مشتری که زودتر زنگ بزند و هر کدام از همکاران که زودتر مراجعه کنند، به طور طبیعی اول کار آن‌ها را انجام می‌دهم.
این موضوع را در مورد کارهای خود در ادارات مختلف نیز به کرات دیده‌ایم. اغلب وقتی که برای انجام کارهایمان به ادارات دولتی مراجعه می‌کنیم، کارمند مربوطه کلی به عضلات صورت خود کش می‌آورد و می‌پرسد:
گفتی اسمت چی بود؟
بعد از میان کوهی از پرونده‌ها و کارهای انجام نشده، پرونده ما را می‌آورد و بعد تازه شروع به انجام کاری می‌کند که قرار بوده یک هفته پيش انجام دهد.
انسان‌ها بدون برنامه ریزی کارهایشان را گم می‌کنند، شاید به طور کلی بدانند که چه کارهای نیمه تمامی دارند، اما، اول صبح، نمی‌دانند از بین انبوه کارهایشان باید کدام یک را انجام دهند؟ نمی‌دانند چگونه روزها و شب‌هایشان را سپری می‌کنند؟ زمانشان را صرف چه کارهایی می‌کنند؟ و بسیاری از کارهایشان به همین سادگی ماه‌ها به تعویق می‌افتد.
در ادامه مقاله به اهمیت برنامه ریزی می‌پردازیم. اما پیش از مطالعه مقاله پیشنهاد می‌کنیم از نرم افزار بهتایم برای برنامه ریزی استفاده کنید:
دلایل اهمیت برنامه ریزی
برنامه ریزی، راه پیش روی شما را واضح می‌کند.
افکار بسیاری هر روز از ذهن ما می‌گذرد. کارهایی که نیاز است انجام شوند، قرار ملاقات‌ها و اهدافی که باید تکمیل شوند. نوشتن کارها به شما کمک می‌کند تا به یاد بیاورید چه کارهایی باید انجام شوند.
برنامه ریزی شما را هدفمند می‌کند.
وقتی اوضاع تحت کنترل شماست، اولویت‌ها، اهداف و فعالیت‌ها مشخص است، درک بهتری از آینده خواهید داشت و می‌دانید به کجا خواهید رفت. در این حالت بر اساس اولویت‌هایی که دارید می‌توانید به برخی از فرصت‌ها بله بگویید و برخی دیگر را رد کنید. هیچ چیز بدتر از بله گفتن به همه کارها و فرصت‌ها نیست. آدمی که به همه بله می‌گوید به نوعی خود را پيش همه بدقول کرده است و به همه در واقع نه می‌گوید!
با برنامه، هم اخلاقی‌تر زندگی می‌کنید و هم شخصیت اجتماعی بهتری دارید.
نظر شما در مورد افراد بدقول چيست؟ بدقولی نوعی دروغ‌گویی است که به تدریج باعث می‌شود یا اعتماد به نفس خود را از دست بدهید و یا شخصیت اجتماعی خود را. آیا دوست دارید همیشه به عنوان یک فرد بدقول معروف باشید؟ هیچ کس چنین چیزی را دوست ندارد، پس بهتر است برای انجام کارهای خود برنامه داشته باشید تا شخصیت اجتماعی شما حفظ شود. دقیقا به همان دلیلی که در یک مجلس رسمی، لباس شیک می‌پوشید با این‌که تا حدی دست و پای شما را می‌بندد.
چرا برنامه ریزی روزانه جزء مهمی از برنامه‌ریزی است؟
برنامه ریزی روزانه به شما کمک می‌کند با بهره‌وری بالاتری کار کنید.
بر اساس یک تجربه شخصی وقتی در ابتدای روز کارهایم را ليست می‌کنم و تصمیم می‌گیرم که امروز این کارها را انجام دهم، گویی یک نفر تمام روز مراقب من است که کارهایم تا پایان روز انجام شود و اگر انجام نشود به نحوی از او خجالت می‌کشم. یک بار هم که شده این را با یک کاغذ باطله در ابتدای صحبت امتحان کنید و کارهایتان را بر رویش بنويسید و نتیجه را خودتان ببینید. برنامه ریزی روزانه به شما کمک می‌کند هر روز خودتان را ارزیابی کنید. چه چیزی از این بهتر؟
فرار از برنامه ریزی روزانه به سادگی ممکن نيست.
بر اساس قانون شب امتحان که همه ما به آن دچار هستیم، ما همیشه کارهایمان را در آخرین فرصت انجام می‌دهیم. همیشه عبارت «حالا که وقت هست» را تکرار می‌کنیم. اما اگر ابتدای هر روز برای انجام کارهایمان در همان روز برنامه‌ریزی کنیم، به عبارتی خود را در دقیقه نود قرار داده‌ایم و اگر بدانیم در پایان روز نیز قرار است برنامه ریزی روزانه خود را دوباره کنترل کنیم، احتمال تحقق برنامه‌های روزانه بسیار بالا خواهد بود.
بنابراین بهتر است که کارهای طولانی مدت خود را به فعالیت‌های روزانه تقسیم کنیم و در ابتدای هر صبح تصمیم کبری (به معنی بزرگ) بگیریم که آن روز بخشی از آن را انجام دهیم.
برنامه ریزی روزانه به شما گام‌های کاربردی نشان می‌دهد:
شما تصمیم گرفته‌اید با خودروی شخصی به یک مسافرت طولانی بروید. ترجیح می‌دهید که اول صبح بدون برنامه بروید و هر چی پيش آمد خوش آمد یا این‌که برنامه دقیقی برای هر روز خود دارید؟
واقعیت این است که اغلب افراد نه خیلی بی‌برنامه هستند و نه صد درصد مقید به برنامه از پيش تعیین شده. بیشتر آن‌ها می‌دانند که در پایان روز باید در چه شهری باشند و احتمالا هتل و محل اقامت خود را هم برای آن روز پيش‌بینی کرده‌اند. با این‌حال برنامه صد در صد پيش‌بینی شده‌ای هم ندارند که باعث استرس هر لحظه آن‌ها شود.
شما ممکن است اهداف بسیار بزرگی را در ذهن داشته باشید، اما بدون وجود برنامه‌ای که گام‌های رسیدن به این اهداف را نشان دهد، احتمال رسیدن به اهدافتان خیلی کم است. زمانی‌که شما لیستی از گام‌های کاربردی برای رسیدن به اهدافتان داشته باشید، انجام یک کار یا بیشتر در طی هر روز یا هر هفته باعث می‌شود شما هرچه بیشتر به اهدافتان نزدیک شوید و در نهایت به آن‌ها دست یابید. لازم نیست که این لیست خیلی دقیق باشد، همین که راه را به شما نشان دهد کافی است!
شما می‌توانید این برنامه ریزی را با هر وسیله‌ای انجام دهید. چه با استفاده از دفترچه یادداشتتان یا گوشی همراه یا هر وسیله دیگری. امروزه سامانه‌های جدیدی طراحی شده‌اند که برنامه ریزی و مدیریت فعالیت‌ها را خیلی آسان‌تر کرده‌اند مانند بهتایم. آن را رایگان امتحان کنید.
درباره راهکارهای برنامه ریزی روزانه بخوانید.
در ویدئویی که در ادامه می‌بینید، برایان ترسی برای برنامه ریزی راهکارهایی را ارائه می‌دهد:
خوشحالیم که مطالب برای شما مفید بوده است. در مورد تاریخ سررسید و مدیریت وظایف در لینک های زیر می‌توانید مطالبی را پیدا کنید.:
https://bit.ly/3bgH5cU
http://bit.ly/3a0THF6
و اگر قصد استفاده از ابزاری برای برنامه ریزی را دارید، بهتایم را به شما پیشنهاد می‌کنیم. ثبت نام کنید:
https://behtime.ir/Account/Register