چطور می‌توانیم کمکتان کنیم؟
برای ویرایش فعالیت، در ردیف هر فعالیت بر روی آیکن ویرایش کلیک کنید تا بتوانید اطلاعات زیر را ویرایش کنید.
اطلاعات اصلی
عنوان فعالیت
عنوان فعالیت یک ردیف اجباری در تعریف فعالیت‌هاست. نام فعالیت را در این قسمت وارد کنید.
وضعیت
می‌توان وضعیت هر فعالیت را به یکی از حالت‌های شروع نشده، شروع شده، کامل شده و کنسل شده تغییر داد. زمانی که وضعیت فعالیت را به کامل شده تغییر می‌دهید، فیلد تاریخ تکمیل هم برای ویرایش اضافه می‌شود.
عنوان پروژه
می‌توانید از بین پروژه‌های موجود در سازمان با کلیک روی سه نطقه‌ی مقابل این ردیف انتخاب کنید، تا فعالیت زیرمجموعه‌ای از این پروژه باشد. در صورت داشتن دسترسی می‌توانید از همین قسمت پروژه‌ی جدید هم تعریف کنید. این ردیف اجباری نیست.
عنوان بسته کاری
در صورتی که از صفحه ساختار شکست کار یک پروژه این مودال را باز کرده‌اید، می‌توانید برای فعالیت بسته کاری انتخاب کنید.
عنوان گروه فعالیت
بعضی از فعالیت‌هایی که در سازمان انجام می‌شوند هم‌جنس هستند، به این معنی که می‌توان آن‌ها را در یک گروه خاصی از فعالیت‌ها قرارداد. به عنوان مثال، فعالیت تحقیقات بازار، تولید و نشر محتوا در ارتباط با محصول، تهیه کاتالوگ و فعالیت‌هایی از این نوع، مربوط به حوزه‌ی بازاریابی می‌شود.
می‌توانید از بین گروه فعالیت‌های موجود در سازمان با کلیک روی سه نطقه‌ی مقابل این ردیف انتخاب کنید یا در صورت داشتن دسترسی لازم از همین قسمت گروه فعالیت جدید تعریف کنید. برای تعریف و ویرایش گروه فعالیت‌ها به تعاریف پایه سیستم مراجعه کنید.
تیم فعالیت
برای انتخاب تیم فعالیت کافیست بر روی گزینه 
کلیک کنید و از میان اعضای تیم پروژه (اگر فعالیت پروژه دارد)، اعضای تیم فعالیت را انتخاب کنید.
اختصاص فعاليت براساس مهارت
در سازمان‌های بزرگ و با تعداد افراد زیاد، اختصاص فعالیت‌های جدید به افراد ممکن است برای مدیران مجموعه زمان‌بر باشد، چرا که افراد متعدد و با مهارت‌های مختلف، در مجموعه مشغول به کار هستند. چنین مشکلاتی باعث شد تا بهتایمی‌ها اختصاص فعالیت براساس مهارت به افراد را به بهتایم اضافه کنند.
برای اختصاص فعالیت‌ها براساس مهارت، لازم است ابتدا مهارت‌های لازم برای انجام وظایف را در سازمان خود، تعریف کنید. این مهارت‌ها با توجه به کسب و کار شما متفاوت است. برای تعریف مهارت‌ها به تعاریف پایه سیستم مراجعه کنید. بعد از تعریف مهارت‌های لازم در سازمان، نوبت به اختصاص این مهارت‌ها به کاربران می‌رسد. برای این منظور به مدیریت کاربران و ویرایش کاربر مراجعه کنید و در قسمت مهارت‌ها، مهارت‌های فرد را مشخص کنید. برای اینکه اختصاص فعالیت‌ها دقیق‌تر صورت بگیرد، حتی می‌توانید سطح مهارت فرد را تعیین کنید. توجه کنید که امکان تعریف مهارت جدید در همین قسمت هم وجود دارد، کافیست عنوان مهارت را در قسمت مهارت‌ها تایپ کنید.
در مرحله بعد باید هنگام تعریف فعالیت و در قسمت مشخص کردن تیم فعالیت، مهارت‌های مورد نیازِ این فعالیت و سطح هر مهارت را مشخص کنید، به این ترتیب بهتایم افرادی را که مهارت‌هایشان تطابق بیشتری با این فعالیت دارد، برایتان لیست می‌کند تا بتوانید بهینه‌ترین تیم را برای فعالیت مشخص کنید. برای سهولت بیشتر، بهتایم تناسب مهارت افراد با مهارت مورد نیازِ فعالیت را با رنگ‌های مختلف نمایش می‌دهد.
در این قسمت ظرفیت آزاد کاربران هم نمایش داده می‌شود تا از تحمیل بار کاری اضافی بر افراد جلوگیری شود.
زمانبندی و پیشرفت
زمان تخمینی اولیه
براساس تجربیات گذشته، تخمین می‌زنید انجام یک فعالیت چقدر طول می‌کشد. این زمان در سیستم مدیریت پروژه بهتایم بر حسب ساعت بوده و وزن فعالیت‌ها در پروژه هم در نظر گرفته می‌شود، بنابراین برای محاسبه درصد پیشرفت، اهمیت دارد.
زمان تخمینی فعلی
زمان تخمینی اولیه، زمان تخمینی است که ابتدا برای فعالیت در نظر گرفته شده است، اما اگر مدیر فعالیت، فعالیت را بررسی کند و به این نتیجه برسد که درصد پیشرفت فعالیت با واقعیت تطابق ندارد، می‌تواند زمان تخمینی را در قسمت ویرایش فعالیت تغییر دهد تا درصد پیشرفت به درستی محاسبه شود، به این زمان تخمینی ثانویه در بهتایم زمان تخمینی فعلی گفته می‌شود.
درصد پیشرفت
می‌توانید تیک وارد کردن دستی درصد پیشرفت را بزنید، و با این کار سیستم به طور خودکار درصد پیشرفت فعالیت را محاسبه نمی‌کند و عدد وارد شده در این تب ملاک خواهد بود.
تاریخ شروع
تاریخی است که افراد باید کار بر روی فعالیت را در این تاریخ شروع کنند.
تاریخ سررسید
تاریخ سررسید یا ددلاین، تاریخی است که فعالیت باید حداکثر تا این زمان تکمیل شود. در واقع مهلت انجام فعالیت است.
اطلاعات تکمیلی
نوع هزینه
برای ردیابی هزینه منابع انسانی این امکان در نظر گرفته شده است. ابتدا به قسمت مدیریت و مدیریت کاربران مراجعه کنید. در ستون آخر، گزینه هزینه‌های کاربر را انتخاب کنید. سپس با کلیک روی آیکن + برای یک بازه زمانی مشخص، نرخ ساعتی هر فرد را وارد کنید. به صورت پیش فرض نرخ ساعتی برحسب ریال است، اما می‌توانید در قسمت تنظیمات آن را به دلار و یا یورو تغییر دهید. به طور پیش فرض دو نوع هزینه در سیستم وجود دارد. عادی و رایگان، که نوع هزینه عادی ضریب ۱ و نوع هزینه رایگان ضریب ۰ دارد. اما در قسمت تعاریف پایه سیستم و انواع هزینه می‌توانید هزینه جدیدی با ضریب دلخواه تعریف کنید. به عنوان مثال برای فعالیت‌هایی که ماموریت حساب می‌شوند، می‌توانید نوع هزینه جدیدی با ضریب بیشتر (۱.۴) تعریف کنید.
بعد از این باید نوع هزینه پروژه‌ها و فعالیت‌ها را مشخص کنید. توجه کنید که نوع هزینه فعالیت به نوع هزینه پروژه اولویت دارد. اگر فعالیت نوع هزینه داشته باشد، سیستم ابتدا آن را در نظر می‌گیرد و اگر نوع هزینه نداشته باشد، به نوع هزینه پروژه توجه می‌کند. برای مشخص کردن نوع هزینه فعالیت به قسمت ویرایش و تب اطلاعات تکمیلی مراجعه کنید. بعد از این مراحل پس از ثبت تایم شیت بر روی فعالیت، هزینه دستمزد آن محاسبه و در گزارش هزینه‌ها نمایش داده می‌شود.
مدیر فعالیت
زمانی که یک فعالیت را تعریف می‌کنید به عنوان مدیر آن فعالیت منصوب می‌شوید و به عنوان مدیر یک فعالیت زمانی که فعالیتی را برای دیگران تعریف می‌کنید، حتی اگر در تیم آن فعالیت هم نباشید، قادر به مشاهده و ویرایش آن فعالیت خواهید بود. در این قسمت می‌توانید مدیر فعالیت را تغییردهید.
فعالیت تکرارشونده
برای استفاده از این امکان پس از ایجاد یک فعالیت، بر روی ویرایش فعالیت کلیک کنید و در تب اطلاعات تکمیلی، تیک فعالیت تکرارشونده را فعال کنید. با کلیک روی آیکن چرخ دنده تنظیمات تکرار را انجام دهید.
زمانی که دوره فعالیت را مشخص کنید در ساعت مشخص شده به برنامه‌ریزی افراد تیم فعالیت اضافه می‌شود و بنابراین در تقویم کاری فرد هم نمایش داده می‌شود. توجه کنید از آنجایی که بهتایم با گوگل کلندر لینک می‌شود، این امکان وجود دارد که فعالیت دوره‌ای توسط گوگل کلندر هم یادآوری شود.
در تکرار هفتگی، اگر روز خاصی از هفته را انتخاب کنید، فعالیت در روز انتخاب شده تکرار خواهد شد. توجه کنید می‌توانید انتخاب کنید که فعالیت در چند روز از هفته تکرار شود. به عنوان مثال تصمیم می‌گیرید یک جلسه خاص روزهای دوشنبه و چهارشنبه هر دو هفته یکبار برگزار شود، این کار به سادگی با انتخاب تکرار هر دو هفته و انتخاب روزهای دوشنبه و چهارشنبه انجام می‌شود.
اگر روز خاصی برای تکرار هفتگی انتخاب نشود، روزِ شروع، تکرار خواهد شد.
فعالیت پیش فرض
اگر این تیک را برای فعالیتی روشن کنید، این فعالیت به طور پیش فرض به کاربرانی که جدید در سیستم تعریف می‌شوند، اضافه می‌شود.
برچسب
با استفاده از فیلد برچسب‌ها، می‌توانید برچسب‌های مختلفی را به فعالیت‌ها اختصاص دهید و در نتیجه می‌توانید گزارشات مربوط به آن‌ها را در قسمت نمودار داده‌ها جداگانه مشاهده کنید. برای افزودن یک برچسب جدید، کافی است عنوان مورد نظر خود را در قسمت مربوطه تایپ کنید یا روی دکمه + کلیک کنید تا از میان برچسب‌های موجود انتخاب کنید. امکان ویرایش برچسب‌ها در تعاریف پایه سیستم وجود دارد.
دیدگاه‌ها
در تب دیدگاه‌ها می‌توانید نظر خود درباره فعالیت را به گوش افرادی که با شما در انجام آن فعالیت همکاری میکنند، برسانید. امکان منشن کردن افراد به دیدگاه‌ها اضافه شده است. امکان منشن کردن مدیر فعالیت در قسمت دیدگاه فراهم شده است. (حتی اگر مدیر عضو تیم فعالیت نباشد.)
مدیر فعالیت این امکان را دارد که دیدگاه‌های مهم را پین کند تا با وجود سایر دیدگاه‌های یک فعالیت، بهتر دیده شوند. (حداکثر ۳ دیدگاه را می‌توان پین کرد.)
چک لیست
در ویرایش فعالیت و تب چک لیست، مراحل انجام یک کار را در قالب چک لیست اضافه کنید. به عنوان مثال ممکن است من نوشتن مقاله برای وبلاگ را در قالب یک فعالیت در بهتایم تعریف کنم. این فعالیت شامل چک‌لیستی است که به من کمک می‌کند مطمئن شوم هیچ مرحله‌ای را هنگام نوشتن یا انتشار مقاله فراموش نمی‌کنم.
اطلاع‌رسانی تغییرات فعالیت
با کلیک روی آیکن زنگوله انتخاب کنید چه تغییراتی از این فعالیت به شما اطلاع‌رسانی شود.