چطور می‌توانیم کمکتان کنیم؟
تعریف فعالیت جدید
برای تعریف فعالیت جدید کافیست بر روی آیکن “+ فعالیت جدید” در این قسمت کلیک کنید.
اطلاعات اصلی
عنوان فعالیت
عنوان فعالیت یک ردیف اجباری در تعریف فعالیت‌هاست. نام فعالیت را در این قسمت وارد کنید.
عنوان پروژه
می‌توانید از بین پروژه‌های موجود در سازمان با کلیک روی سه نطقه‌ی مقابل این ردیف انتخاب کنید، تا فعالیت، زیرمجموعه‌ای از این پروژه باشد. در صورت داشتن دسترسی می‌توانید از همین قسمت پروژه‌ی جدید هم تعریف کنید. این ردیف اجباری نیست. قابل ذکر است که اگر سازمان شما پروژه محور نیست می‌توانید فعالیت بدون پروژه در سیستم تعریف کنید، فیلد پروژه اجباری نیست.
عنوان گروه فعالیت
بعضی از فعالیت‌هایی که در سازمان انجام می‌شوند هم‌جنس هستند، به این معنی که می‌توان آنها را در یک گروه خاصی از فعالیت‌ها قرارداد. به عنوان مثال، فعالیت تحقیقات بازار، تولید و نشر محتوا در ارتباط با محصول، تهیه کاتالوگ و فعالیت‌هایی از این نوع، مربوط به حوزه‌ی بازاریابی می‌شود.
می‌توانید از بین گروه فعالیت‌های موجود در سازمان با کلیک روی سه نطقه‌ی مقابلِ این ردیف انتخاب کنید یا در صورت داشتن دسترسی لازم از همین قسمت گروه فعالیت جدید تعریف کنید. برای تعریف و ویرایش گروه فعالیت‌ها می‌توانید به تعاریف پایه سیستم مراجعه کنید.
تیم فعالیت
برای انتخاب تیم فعالیت کافیست بر روی گزینه 
کلیک کنید و از میان اعضای تیم پروژه (اگر فعالیت پروژه دارد)، اعضای تیم فعالیت را انتخاب کنید.
اختصاص فعاليت براساس مهارت
برای اختصاص فعالیت‌ها براساس مهارت، لازم است ابتدا مهارت‌های لازم برای انجام وظایف را در سازمان خود، تعریف کنید. این مهارت‌ها با توجه به کسب و کار شما متفاوت است. برای تعریف مهارت‌ها به تعاریف پایه سیستم مراجعه کنید. بعد از تعریف مهارت‌های لازم در سازمان، نوبت به اختصاص این مهارت‌ها به کاربران می‌رسد. برای این منظور به مدیریت کاربران و ویرایش کاربر مراجعه کنید و در قسمت مهارت‌ها، مهارت‌های فرد را مشخص کنید. برای اینکه اختصاص فعالیت‌ها دقیق‌تر صورت بگیرد، حتی می‌توانید سطح مهارت فرد را تعیین کنید.
در مرحله بعد باید هنگام تعریف فعالیت و در قسمت مشخص کردن تیم فعالیت، مهارت‌های مورد نیازِ این فعالیت و سطح هر مهارت را مشخص کنید، به این ترتیب بهتایم افرادی را که مهارت‌هایشان تطابق بیشتری با این فعالیت دارد، برایتان لیست می‌کند.
نمایش ظرفیت آزاد کاربر برای اختصاص فعالیت
برای مشاهده مقادیر ظرفیت آزاد کاربر باید در هنگام ایجاد یا ویرایش فعالیت ابتدا به تب زمانبندی رفته و زمان تخمینی و تاریخ سررسید فعالیت را مشخص کنید. پس از آن در قسمت اضافه کردن تیم فعالیت ظرفیت آزاد هر کاربر نمایش داده می‌شود. توجه کنید که تنها در صورتی که تاریخ سررسید فعالیت در آینده باشد و زمان تخمینی برای آن مشخص شده باشد، این محاسبات انجام می‌شود.
زمانبندی و پیشرفت
زمان تخمینی اولیه
براساس تجربیات گذشته، تخمین می‌زنید انجام یک فعالیت چقدر طول می‌کشد. این زمان در بهتایم بر حسب ساعت بوده و وزن فعالیت‌ها در پروژه هم در نظر گرفته می‌شود، بنابراین برای محاسبه درصد پیشرفت، اهمیت دارد.
تاریخ شروع
تاریخی است که افراد باید کار بر روی فعالیت را در این تاریخ شروع کنند.
تاریخ سررسید
تاریخ سررسید یا ددلاین، تاریخی است که فعالیت باید حداکثر تا این زمان تکمیل شود. در واقع مهلت انجام فعالیت است.
اطلاعات تکمیلی
نوع هزینه
برای ردیابی هزینه منابع انسانی این امکان در نظر گرفته شده است. به طور پیش فرض دو نوع هزینه در سیستم وجود دارد. عادی و رایگان، که نوع هزینه عادی ضریب ۱ و نوع هزینه رایگان ضریب ۰ دارد. اما در قسمت تعاریف پایه سیستم و انواع هزینه می‌توانید هزینه جدیدی با ضریب دلخواه تعریف کنید. به عنوان مثال برای فعالیت‌هایی که ماموریت حساب می‌شوند، می‌توانید نوع هزینه جدیدی با ضریب بیشتر (۱.۴) تعریف کنید. با ثبت تایم شیت برای فعالیت‌هایی که نوع هزینه آنها رایگان نیست، بهتایم هزینه دستمزد فعالیت‌ها را محاسبه می‌کند.
فعالیت پیش فرض
اگر این تیک را برای فعالیتی روشن کنید، این فعالیت به طور پیش فرض به کاربرانی که جدید در سیستم تعریف می‌شوند، اختصاص داده می‌شود.
برچسب‌ها
با استفاده از فیلد برچسب‌ها، می‌توانید برچسب‌های مختلفی را به فعالیت‌ها اختصاص دهید و در نتیجه می‌توانید گزارشات مربوط به آنها را در قسمت‌هایی مانند نمودار داده‌ها جداگانه مشاهده کنید. برای افزودن یک برچسب جدید، کافی است عنوان مورد نظر خود را در قسمت مربوطه تایپ کنید یا روی دکمه + کلیک کنید تا از میان برچسب‌های موجود انتخاب کنید. برای ویرایش و حذف برچسب‌ها می‌توانید به قسمت تعاریف پایه سیستم مراجعه کنید.