چطور می‌توانیم کمکتان کنیم؟
اطلاعات اصلی
- عنوان پروژه: عنوان پروژه را وارد کنید. این فیلد اجباری است.
- وضعیت: می‌توانید در قسمت ویرایش پروژه‌ها، پروژه‌های تکمیل شده یا کنسل شده را آرشیو کنید تا در جدول پروژه‌ها نمایش داده نشود. در صورت آرشیو کردن یک پروژه، فعالیت‌های آن پروژه در جدول فعالیت‌ها، فعالیت‌های من، بورد فعالیت‌ها، تقویم کاری و همچنین در برنامه‌ریزی و تایم‌شیت هم نمایش داده نمی‌شود. به طور پیش فرض پروژه‌های آرشیو شده در جدول پروژه‌ها نمایش داده نمی‌شود، مگر اینکه از امکان فلیتر استفاده کرده و ستون وضعیت را بر روی آرشیو شده قرار دهید.
- قرارداد/طرح: قرارداد يا طرح سطحی بالاتر از پروژه است. شما می‌توانید چندین قرارداد با یک مشتری داشته باشید و برای یک قرارداد چندین پروژه تعریف کنید. برای تعریف قرارداد بر روی سه نقطه و سپس آیکن + کلیک کنید. (برای تعریف قرارداد جدید و یا ویرایش قراردادهای موجود می‌توانید به تعاریف پایه سیستم هم مراجعه کنید.) اگر از قبل و در قسمت تعاریف پایه سیستم قرارداد تعریف کرده باشید در مودال تعریف پروژه می‌توانید با کلیک بر روی سه نقطه‌ی مقابل ردیف قرارداد، از بین قراردادهای موجود انتخاب کنید. توجه کنید که اگر ابتدا مشتری را انتخاب کنید، تنها قراردادهای همین مشتری در ردیف قراردادها برای انتخاب، نمایش داده می‌شود.
- مشتری: مشتری سطحی بالاتر از قرارداد است. شما می‌توانید چندین قرارداد با یک مشتری داشته باشید و برای یک قرارداد چندین پروژه تعریف کنید. برای تعریف مشتری بر روی سه نقطه و سپس آیکن + کلیک کنید. (برای تعریف مشتری جدید و یا ویرایش مشتری‌های موجود می‌توانید به تعاریف پایه سیستم هم مراجعه کنید.) اگر از قبل و در قسمت تعاریف پایه سیستم مشتری تعریف کرده باشید در مودال تعریف پروژه می‌توانید با کلیک بر روی سه نقطه‌ی مقابل ردیف مشتری، از بین مشتری‌های موجود انتخاب کنید.
- مدیر: مدیر پروژه را می‌توانید از بین کسانی که در قسمت مدیریت کاربران- ویرایش مجوزها، دسترسی مدیر پروژه دارند، انتخاب کنید. برای انتخاب مدیر پروژه بر روی سه نقطه‌ی مقابل ردیف مدیر کلیک کنید. مدیر پروژه فردی است که بر روی پروژه‌ی خود دسترسی‌های ویژه‌ای دارد. می‌تواند خود پروژه را ویرایش کند. ساختار شکست کار پروژه را ایجاد و یا ویرایش کند و در نهایت در قسمت گزارش‌ها و نمودارها، گزارش‌های مربوط به پروژه را به طور کامل مشاهده کند.
- تاریخ شروع: تاریخ شروع پروژه را در این قسمت وارد کنید. اگر این قسمت را خالی بگذارید، پس از تعریف فعالیت‌های پروژه، کمترین تاریخ شروع این فعالیت‌ها به عنوان تاریخ شروع پروژه در نظر گرفته می‌شود.
- تاریخ پایان: تاریخ پایان پروژه را در این قسمت وارد کنید. اگر این قسمت را خالی بگذارید، پس از تعریف فعالیت‌های پروژه، بیشترین تاریخ سررسید این فعالیت‌ها به عنوان تاریخ پایان پروژه در نظر گرفته می‌شود.
توجه کنید که اگر برای پروژه تاریخ شروع و پایان مشخص کنید، تاریخ شروع و سررسید فعالیت‌های آن باید درون این بازه قرار بگیرند.
تیم پروژه
- اعضای تیم: اعضای تیم پروژه را از بین افرادی که در قسمت مدیریت کاربران به بهتایم دعوت کرده‌اید، انتخاب کنید. این افراد قرار است فعالیت‌های مربوط به پروژه را انجام دهند. پس از مشخص کردن اعضای تیم پروژه می‌توانید برای آنها نوع دسترسی مشخص کنید.
- مشاهده فعالیت‌های خود: هر عضوی از تیم که این دسترسی را داشته باشد، اگر در قسمت مدیریت کاربران مجوز دیگری نداشته باشد، تنها می‌تواند فعالیت‌هایی را مشاهده کند که عضوی از تیم آنهاست.
- مشاهده همه فعالیت‌ها: هر عضوی از تیم که این دسترسی را داشته باشد، می‌تواند تمام فعالیت‌های مربوط به پروژه را حتی اگر عضو تیم آن نیست، مشاهده کند.
- ویرایش همه فعالیت‌ها: هر عضوی از تیم که این دسترسی را داشته باشد، می‌تواند تمام فعالیت‌های مربوط به پروژه را حتی اگر عضو تیم آن نیست، مشاهده و ویرایش کند. او این مجوز را دارد که به پروژه فعالیت هم اضافه کند.
اطلاعات تکمیلی
نوع هزینه پروژه
به طور پیش فرض دو نوع هزینه عادی و رایگان در بهتایم وجود دارد. برای تعریف نوع هزینه‌ی جدید، به قسمت تعاریف پایه سیستم مراجعه کنید. اگر نوع هزینه‌ی پروژه را عادی انتخاب کنید، تمام فعالیت‌های این پروژه در محاسبات هزینه دستمزد در نظر گرفته می‌شوند (مگر اینکه برای خود فعالیت نوع هزینه دیگری در نظر گرفته شود)، به این معنی که زمان صرف شده توسط اعضای تیم بر روی فعالیت در نرخ نفر-ساعت افراد ضرب شده و هزینه‌ی دستمزد فعالیت و در نتیجه پروژه محاسبه می‌شود. اگر نوع هزینه را رایگان قرار دهید، به طور پیش فرض فعالیت‌های پروژه در محاسبات هزینه دستمزد در نظر گرفته نمی‌شوند.
بودجه پروژه
می‌توانید برای هر پروژه در بهتایم، یک بودجه مشخص تعریف کنید. در قسمت ویرایش پروژه، با مراجعه به تب اطلاعات تکمیلی، بودجه پروژه را وارد نمایید. بودجه تعیین شده برای هر پروژه را می‌توان در جدول پروژه‌ها، مشاهده کرد، کافیست بر روی آیکن مشاهده و مخفی کردن ستون‌ها در بالای جدول کلیک کنید و ستون بودجه پروژه را به جدول اضافه کنید. در گزارش هزینه‌های پروژه، می‌توانید بودجه تعیین شده را با هزینه‌های واقعی پروژه مقایسه کنید. این گزارش شامل موارد زیر است:
هزینه دستمزد پروژه، سایر هزینه‌های پروژه، هزینه کل، نمایش مقدار بودجه باقی‌مانده، محاسبه درصد استفاده شده از بودجه پروژه، مقایسه بودجه مصرف شده با پیشرفت پروژه
فیلد سفارشی پروژه
می‌توانید با کلیک بر روی آیکن چرخ دنده و انتخاب فیلد سفارشی، فیلد دلخواه خود را به جدول پروژه‌ها اضافه کنید. می‌توانید از هر نوع عدد، متن و تاریخ ۱۰ فیلد سفارشی به جدول اضافه کنید. امکان اضافه کردن فیلد سفارشی انتخابی هم در بهتایم وجود دارد. برای اضافه کردن فیلد انتخابی، فیلد متنی را انتخاب کرده و سپس گزینه انتخابی را فعال کنید و به تعریف آیتم‌هایی فیلد انتخابی بپردازید. فیلدهای سفارشی را از قسمت ویرایش پروژه و اطلاعات تکمیلی پر کنید.