مدیریت جلسات، فرآیند هماهنگی و اجرای یک جلسه به منظور دستیابی به بیشترین ارزش از زمان و منابع است. این فرآیند شامل مراحل مختلفی است که قبل، در حین و بعد از جلسه برای دستیابی به اهداف مورد نظر انجام می‌شود. اقدامات پیش از جلسه شامل تعیین اهداف روشن، تهیه دستور کار مناسب و دعوت از افراد کلیدی است. در طول جلسه، مدیریت جلسات موثر شامل تسهیل بحث‌ها، حفظ تمرکز بر روی موضوعات مهم و مدیریت زمان به گونه‌ای است که همه موضوعات به درستی پوشش داده شوند. پس از جلسه، پیگیری کارهای تعریف شده و ارزیابی نتایج برای اطمینان از اجرای تصمیمات و بهبود مستمر ضروری است.
نادیده گرفتن هر بخش از فرآیند مدیریت جلسه می‌تواند منجر به نتایج ضعیف و نیاز به جلسات اضافی شود. با مدیریت مناسب، جلسات می‌توانند به ابزار قدرتمندی برای تسهیل همکاری تیمی، تصمیم‌گیری سریع‌تر و پیشبرد پروژه‌ها تبدیل شوند. در نتیجه، مدیریت جلسات یک مهارت کلیدی در هر سازمانی است که می‌تواند تأثیر چشمگیری بر بهره‌وری و موفقیت کلی داشته باشد.
نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم ماژول مدیریت جلسات را به منظور بهبود بهره‌وری جلسات ارائه می‌دهد:
فهرست مطالب
چرا مدیریت جلسات اهمیت دارد؟
مدیریت جلسات ضعیف می‌تواند منجر به اتلاف وقت، کاهش بهره‌وری و ناامیدی در بین اعضای تیم شود. برعکس، جلساتی که به خوبی مدیریت می‌شوند می‌توانند ارتباطات و همکاری را تقویت، تصمیم‌گیری را هدایت و اطمینان حاصل کنند که همه در راستای اهداف کلیدی هستند. مدیریت کارآمد جلسات به سازمان‌ها کمک می‌کند در زمان و منابع صرفه‌جویی کنند و در عین حال ارزش به دست آمده از جلسات را به حداکثر برسانند.
دلایل اصلی اهمیت مدیریت جلسات
صرفه‌جویی در زمان
جلسات ساختاریافته از اتلاف زمان در بحث‌های نامربوط جلوگیری می‌کند.
بهبود بهره‌وری
جلساتی که به خوبی مدیریت شده‌اند، به نتایج قابل اجرا منجر می‌شوند.
ایجاد شفافیت
اطمینان می‌دهد که همه از اهداف سازمان آگاه هستند و سوء تفاهم‌ها را کاهش می‌دهد.
افزایش مشارکت کارکنان
مشارکت را تشویق می‌کند و باعث می‌شود کارکنان احساس کنند که وقت و تلاش آنها برای سازمان ارزشمند است.
مراحل مدیریت جلسات
برای مدیریت موثر جلسات، مراحل زیر را دنبال کنید:
۱. برنامه‌ریزی (قبل از جلسه):
اهداف جلسه را به وضوح تعریف کنید.
برای اینکه جلسه‌ای موثر و موفقیت‌آمیز برگزار شود، تعیین اهداف مشخص و واضح ضروری است. هدف جلسه چیزی است که شما و شرکت‌کنندگان باید در مدت زمان معین به آن دست یابید. این هدف نه تنها جهت‌دهنده بحث‌ها و تصمیم‌گیری‌هاست، بلکه به شما کمک می‌کند تا ارزیابی کنید آیا جلسه به طور کلی لازم است یا خیر.
برای تعیین هدف جلسه، مراحل زیر را دنبال کنید:
تعیین یک هدف دست‌یافتنی: یک هدف قابل دستیابی انتخاب کنید تا تیم شما بر روی آن متمرکز شود و در مسیر صحیح پیش برود.
فهرست کردن موضوعات مهم: تمام موضوعاتی را که باید برای رسیدن به هدف جلسه بررسی شوند، فهرست کنید.
یک دستور کار ایجاد کنید.
برای داشتن یک جلسه موفق، تهیه یک دستور کار دقیق بسیار مهم است. دستور کار باید به وضوح موضوعات مورد بحث، زمان‌های اختصاص داده‌شده به هر موضوع و نتایج مورد نظر را مشخص کند. این کار به شما کمک می‌کند تا جلسه را به‌خوبی برنامه‌ریزی و اجرا کنید و همچنین به شرکت‌کنندگان این امکان را می‌دهد که با آمادگی بیشتری در جلسه حاضر شوند. بهتر است دستور کار را حداقل ۲۴ ساعت قبل از جلسه به اشتراک بگذارید تا همه از اهداف، موضوعات مورد بحث و تصمیمات لازم آگاه باشند.
در دستور کار خود، حتماً این موارد را بگنجانید:
- هدف جلسه
- لیست شرکت‌کنندگان و نقش‌های آنها
- یک مرور کلی بر موضوعات و تصمیمات کلیدی
- زمانبندی و تخصیص زمان به هر موضوع
شرکت‌کنندگان را انتخاب کنید.
برای موفقیت جلسه، مهم است که تنها افرادی را دعوت کنید که نظر آنها برای دستیابی به اهداف جلسه ضروری است. با توجه به هدف جلسه، مشخص کنید که چه کسی باید حضور داشته باشد و تعداد شرکت‌کنندگان را به حداقل مورد نیاز محدود کنید تا جلسه کارآمدتر باشد. بهتر است افرادی که نقش تصمیم‌گیری کلیدی دارند یا نظرات آنها برای رسیدن به اهداف جلسه ضروری است، دعوت شوند. در پایان جلسه، می‌توانید یادداشت‌های جلسه را برای افرادی که نیازی به شرکت در جلسه ندارند ولی باید مطلع باشند، ارسال کنید.
نقش‌ها و مسئولیت‌ها را تعریف کنید.
هر یک از شرکت‌کنندگان باید نقش مشخصی در جلسه داشته باشند. قبل از شروع جلسه، نقش‌ها و مسئولیت‌ها را به وضوح تعیین کنید تا همه بدانند چه انتظاری از آنها می‌رود و چگونه باید برای جلسه آماده شوند. این اطلاعات را نیز در دستور کار جلسه بگنجانید تا همه شرکت‌کنندگان از قبل در جریان باشند. برای مثال:
- تسهیل‌کننده: کسی که جلسه را هدایت می‌کند، موضوعات را مطرح می‌کند و بحث‌ها را در مسیر صحیح نگه می‌دارد.
- یادداشت‌بردار: کسی که یادداشت‌های جلسه یا صورت‌جلسه را ثبت می‌کند.
- تصمیم‌گیرندگان: افرادی که مسئول اتخاذ تصمیمات کلیدی هستند.
- مشارکت‌کنندگان: افرادی که باید بروزرسانی‌ها، اطلاعات یا نظراتی را برای رسیدن به هدف جلسه ارائه دهند.
موارد مورد نیاز جلسه را آماده کنید.
مطالب لازم برای پیش‌مطالعه یا مستندات مرتبط را قبل از برگزاری جلسه در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید. این کار باعث می‌شود که همه شرکت‌کنندگان با اطلاعات لازم وارد جلسه شوند و آماده بحث و تصمیم‌گیری باشند. ارسال به‌موقع این موارد، کمک می‌کند تا جلسات به طور موثرتری پیش بروند و زمان کمتری صرف توضیحات اولیه شود.
دعوتنامه ارسال کنید.
برنامه‌ریزی جلسات می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، به‌ویژه وقتی که با تیم‌های مجازی کار می‌کنید که در مناطق زمانی مختلفی هستند. برای ایجاد هماهنگی بهتر، هنگام تنظیم زمان جلسه، به نکات زیر توجه کنید:
- به زمان اضافی برای تنظیم تجهیزات نیاز دارید؟
- مکان جلسه کجاست؟ باید اتاق جلسه را رزرو کنید یا دعوتنامه مجازی ارسال کنید؟
- شرکت‌کنندگان در کدام مناطق زمانی قرار دارند؟
با در نظر گرفتن این عوامل، می‌توانید زمانی را انتخاب کنید که برای تمامی شرکت‌کنندگان مناسب باشد و جلسه را به طور موثرتر برگزار کنید.
۲. اجرا (حین جلسه):
جلسه را به‌موقع شروع کنید.
جلسه را به‌موقع شروع کنید تا به وقت همه احترام بگذارید.
بحث را تسهیل کنید.
مکالمه را مطابق دستور کار هدایت کنید، آن را متمرکز و در مسیر درست نگه دارید.
مشارکت را تشویق کنید.
اطمینان حاصل کنید که همه شرکت‌کنندگان فرصت مشارکت دارند.
زمان را مدیریت کنید.
زمان اختصاص داده شده به هر موضوع را نظارت کنید تا جلسه در چارچوب زمانی برنامه‌ریزی شده به پایان برسد.
درباره تکنیک‌های مدیریت زمان بخوانید.
از جلسه یادداشت‌برداری کنید.
یادداشت‌های جلسه به شما کمک می‌کنند تا جزئیات مهم را به خاطر بسپارید و آنها را پیگیری کنید. مانند تصمیم‌های کلیدی که گرفته‌اید، بروزرسانی‌های پروژه و مراحل بعدی. این یادداشت‌ها برای ذینفعانی که می‌خواهند در مورد پروژه شما مطلع شوند، مفید هستند.
چند نکته برای یادداشت‌برداری از جلسه:
- از دستور جلسه به عنوان طرح کلی برای یادداشت‌های خود استفاده کنید. به این ترتیب همه چیز از قبل تنظیم شده است و نیازی به انجام اقدامات اضافی برای سازماندهی اطلاعات ندارید.
- نیازی نیست همه چیز را کلمه به کلمه بنویسید؛ فقط نکات مهم مانند تصمیمات کلیدی و کارهایی را که تعریف می‌شوند، ثبت کنید.
- در جلسات مجازی، صفحه خود را به اشتراک بگذارید تا اعضای تیم بتوانند یادداشت‌های شما را مشاهده کنند و اگر نکته‌ای از قلم افتاده، یادآوری کنند.
کارهای تعریف شده (موارد اقدام) را شناسایی کنید و اختصاص دهید.
برای جلوگیری از سردرگمی پس از جلسه، مشخص کنید چه کسی باید چه کاری انجام دهد. این کار باعث می‌شود که همه در مسیر درست حرکت کنند و بر برنامه‌های عملیاتی مشخص تمرکز داشته باشند. مطمئن شوید که کارهای تعریف شده در یادداشت‌های جلسه ثبت شده‌اند و اگر از ابزارهایی مثل بهتایم استفاده می‌کنید، وظایف را همان لحظه تعیین کنید.
۳. پیگیری (بعد از جلسه):
صورت‌جلسات را ارسال کنید.
صورت‌جلسه را برای همه شرکت‌کنندگان ارسال کنید تا همه در جریان تصمیمات گرفته شده قرار بگیرند و همه در یک مسیر قرار داشته باشند. به اشتراک‌گذاری یادداشت‌ها با ذینفعان غایب هم آنها را در جریان پیشرفت پروژه قرار می‌دهد. یادداشت‌ها را در یک مکان قابل دسترسی و سازماندهی شده، مانند بهتایم، ذخیره کنید تا همه بتوانند در آینده به آنها دسترسی داشته باشند و در صورت نیاز، نظرات خود را اضافه کنند.
کارهای تعریف شده را ردیابی کنید.
وظایف محول شده را ردیابی کنید تا مطمئن شوید که تا جلسه بعدی تکمیل می‌شوند.
۷ نکته برای مدیریت جلسات
۱. تشویق به مشارکت فعال
تشویق به مشارکت برای دریافت دیدگاه‌های ارزشمند و اطمینان از درگیر بودن تمامی اعضای تیم ضروری است. برای این کار، باید محیطی امن و دوستانه ایجاد کنید که ارتباطات باز و احترام متقابل را ترویج می‌دهد. اعضای تیم باید احساس راحتی کنند تا نظرات خود را بدون ترس از قضاوت شدن یا انتقاد بیان کنند. به عنوان مدیر جلسه، با گوش دادن فعال و نشان دادن اشتیاق برای شنیدن دیدگاه‌های مختلف، این محیط را تقویت کنید.
۲. تعیین قوانین برای ارتباط موثر
تعیین قوانین مشخص برای جلوگیری از سوءتفاهم‌ها در جلسات ضروری است. برای مثال، می‌توانید برای هر موضوع دستور جلسه زمان مشخصی تعیین کنید تا بحث‌ها از مسیر اصلی خارج نشوند. همچنین، حضور موثر شرکت‌کنندگان را با منع استفاده از موبایل برای فعالیت‌های غیرمرتبط با جلسه تشویق کنید.
۳. تخصیص مسئولیت‌ها
مدیریت موثر جلسات شامل تخصیص نقش‌ها و مسئولیت‌ها برای اطمینان از انجام بهینه وظایف است، به عنوان مثال:
- یک نفر را به عنوان تسهیل‌گر تعیین کنید تا جلسه را هدایت کرده و بحث‌ها را در مسیر درست نگه دارد.
- یک نفر را مسئول ثبت یادداشت‌ها کنید تا تصمیمات کلیدی، کارهای تعریف شده و نکات مهم را ثبت کند.
۴. مدیریت بحث‌های انحرافی و حفظ جریان جلسه
بحث‌های انحرافی و موضوعات خارج از دستور جلسه می‌توانند جلسه را از مسیر خارج کرده و زمان را هدر دهند. برای جلوگیری از این موضوع، یک دستور جلسه منظم تهیه کنید و از آن به عنوان راهنما در طول جلسه استفاده کنید. اگر بحثی انحرافی پیش آمد، آن را به زمان دیگری موکول کنید و به موضوع اصلی بازگردید.
۵. اولویت‌بندی موضوعات دستور جلسه
یک دستور جلسه منظم اساس یک جلسه موثر است. برای استفاده بهتر از زمان جلسه، موارد دستور جلسه را به ترتیب زیر اولویت‌بندی کنید:
- موضوعات حیاتی و حساس زمانی را در ابتدای جلسه بررسی کنید.
- مباحث پیچیده‌تر و طولانی‌تر را پس از موارد حیاتی قرار دهید.
- موضوعات کم‌اهمیت‌تر یا مواردی را که می‌توان خارج از جلسه به آنها پرداخت، در انتهای دستور جلسه قرار دهید.
۶. استفاده از ابزارهای بصری
وسایل بصری ابزار قدرتمندی برای افزایش مشارکت در طول جلسات است. چند نکته:
- اسلایدهای مختصر و جذاب برای ارائه‌های خود تهیه کنید. از هایلایت مطالب، نمودارها و گرافیک‌ها برای انتقال موثر اطلاعات استفاده کنید.
- در جلسات مجازی، اشتراک‌گذاری صفحه می‌تواند برای ارائه اسناد، داده‌ها یا تصاویر به همه شرکت‌کنندگان مفید باشد.
۷. تشویق به ارائه بازخورد
بازخورد سازنده برای بهبود فرآیند جلسات و اثربخشی آنها در طول زمان ضروری است. راه‌های مختلفی برای جمع‌آوری بازخورد وجود دارد:
- پس از هر جلسه، پرسشنامه‌های کوتاهی برای جمع‌آوری بازخورد از شرکت‌کنندگان درباره ساختار، محتوا و اثربخشی کلی جلسه ارسال کنید.
- پیشنهادات و ایده‌های شرکت‌کنندگان را برای بهبود جلسات آینده تشویق کنید.
- جلسات دوره‌ای با تیم یا ذینفعان کلیدی برگزار کنید تا اثربخشی جلسات را بررسی و تغییرات لازم را بر اساس بازخوردها اعمال کنید.
نرم‌افزار مدیریت جلسات بهتایم: راهکاری برای برگزاری موثرتر جلسات
نرم‌افزار مدیریت جلسات بهتایم ابزاری قدرتمند برای ساده‌سازی برنامه‌ریزی، اجرای جلسات و پیگیری‌های بعد از آن است. بهتایم امکانات متنوعی را برای بهبود فرآیند جلسات ارائه می‌دهند که شامل موارد زیر است:
- ایجاد دستور جلسه: ابزارهایی برای ایجاد و اشتراک‌گذاری دستور جلسه با شرکت‌کنندگان، که به سازماندهی بهتر جلسه کمک می‌کند.
- زمانبندی جلسات: یکپارچگی با تقویم‌ها و ابزارهای زمانبندی برای یافتن بهترین زمان برگزاری جلسات.
- تخصیص وظایف: امکان تعیین وظایف برای افراد و پیگیری انجام آنها.
- ابزارهای همکاری: امکاناتی مانند به اشتراک گذاشتن اسناد و برقراری ارتباط برای تسهیل همکاری در حین و بعد از جلسه.
- تحلیل و گزارش‌دهی: ابزارهایی برای تحلیل داده‌های جلسات، مانند حضور، مدیریت زمان و اثربخشی جلسات.
- پیگیری و یادآوری‌ها: پیگیری‌های خودکار و یادآوری‌ها برای اطمینان از تکمیل کارهای تعریف شده.
راهنمای استفاده از ماژول مدیریت جلسات
برای تعریف و ویرایش جلسات، مجوز جدیدی تعریف شده که در قسمت مجوزهای سیستم قرار گرفته است. با داشتن مجوز لازم، با مراجعه به منوی جلسات می‌توانید جلسه تعریف کنید:
- بر روی آیکن + کلیک کنید.
- عنوان جلسه، پروژه‌ی مربوطه و دبیر جلسه را در تب اول مشخص کنید. (انتخاب پروژه برای جلسه اجباری نیست)
- در همین تب می‌توانید دستور جلسه را مشخص کنید تا پس از انتشارِ جلسه به افراد اطلاع‌رسانی شود.
- در تب زمانبندی اجباریست که تاریخ جلسه و زمانِ شروع و پایان آن را مشخص کنید.
- در تب بعدی افراد جلسه را دعوت کنید. دبیر جلسه به طور پیش فرض عضوی از جلسه است.
- در تب اطلاعات تکمیلی، برای جلسه مکان و یا در صورت آنلاین بودن، لینک مشخص کنید.
- از جذاب‌ترین امکانات این قسمت، یادآوری‌هاییست که می‌توانید برای جلسات تعیین کنید. برای هر جلسه می‌توانید ۳ یادآوری تنظیم کنید تا بهتایم جلسه را به اعضا یادآوری کند.
پس از طی کردن این مراحل، جلسه در حالت پیش‌نویس قرار می‌گیرد تا پس از مطمئن شدن از وقوع جلسه، آن را منتشر کنید. پس از انتشار جلسه، دعوتنامه‌ی جلسه به اشکال مختلف مانند ایمیل، نوتیفیکیشن داخل برنامه و در صورت خرید اطلاع‌رسانی پیامکی به شکل پیامک برای افراد جلسه ارسال می‌شود. در این دعوتنامه عنوان، تاریخ، ساعت، دستور و مکان جلسه از طرف دبیر جلسه ارسال می‌شود.
ماژول مدیریت جلسات، امکان حضور و غیاب در جلسات و همچنین مشخص کردن مصوبات جلسات را امکان‌پذیر می‌کند.
می‌توانید برای هر یک از مصوبات جلسه مسئول مشخص کنید.
امکان اضافه کردن فعالیت از مصوبات جلسه وجود دارد. به طور پیش فرض مسئول جلسه عضو تیم فعالیت خواهد بود که این موضوع قابل تغییر است.
موضوعات زیر از جلسه اطلاع‌رسانی می‌شود:
- تغییرات مربوط به تاریخ، ساعت، محل، موضوع و دستورجلسه
- کنسل شدن جلسه
- حذف کاربر از افراد جلسه
- یادآوری زمان جلسه قبل از شروع آن با توجه به تنظیمات یادآوری
جلسه در روز جلسه در منوی برنامه‌ریزی و تایم‌شیت فرد قرار می‌گیرد و به محض منتشر شدن در تقویم کاری فرد نمایش داده می‌شود. هنگام تعیین زمانبندی جلسه، اگر اعضای جلسه برای روز و ساعت جلسه برنامه‌ی دیگری ثبت کرده باشند، این موضوع هشدار داده می‌شود تا از ایجاد تداخل در برنامه‌ها جلوگیری شود.
مراجع:
- elmlearning.com
- yarooms.com