ارزیابی عملکرد کارکنان یکی از مهم‌ترین فرآیندهای مدیریت منابع انسانی است. سازمان‌های پیشرو برای حفظ مزیت رقابتی خود نیاز دارند، عملکرد نیروی انسانی را به طور مستمر پایش و ارزیابی کنند. نرم‌افزار بهتایم با ارائه ابزارهای پیشرفته، این فرآیند را تسهیل و اتوماتیک می‌کند. در این پست راهنمای جامعی برای ارزیابی عملکرد با بهتایم فراهم شده است.
فهرست مطالب
چرا ارزیابی عملکرد در سازمان‌ها مهم است؟
۱. بهبود بهره‌وری
ارزیابی عملکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا:
- نقاط قوت و ضعف کارکنان را شناسایی کنند.
- برنامه‌های آموزشی مناسب طراحی کنند.
- مسیر پیشرفت شغلی کارکنان را مشخص کنند.
- انگیزه کارکنان را افزایش دهند.
۲. تصمیم‌گیری بهتر
با داشتن داده‌های دقیق درباره عملکرد کارکنان، مدیران می‌توانند:
- تصمیمات عادلانه‌تری در مورد ارتقا و پاداش بگیرند.
- منابع سازمانی را بهینه‌تر تخصیص دهند.
- استراتژی‌های توسعه سازمانی را بهتر تدوین کنند.
۳. بهبود ارتباطات سازمانی
ارزیابی عملکرد منظم باعث می‌شود:
- انتظارات سازمان از کارکنان شفاف‌تر شود.
- بازخورد دوطرفه بین مدیران و کارکنان افزایش یابد.
- همسویی اهداف فردی و سازمانی بیشتر شود.
ارزیابی عملکرد با بهتایم
باید بدانید که به طور کلی بهتایم نرم افزار مدیریت پروژه و وظایف است که برای انجام پروژه‌ها و فعالیت‌ها به صورت تیمی و نظم بخشیدن به کارهای فردی طراحی شده است. اما برای ارزیابی عملکرد هم مجهز به امکاناتی است که در ادامه قصد بررسی آنها را داریم:
نظارت بر پیشرفت کارها
سیستم گزارش‌گیری پیشرفته بهتایم شامل:
- گزارش فعالیت‌های سررسید شده
- گزارش درصد پیشرفت پروژه‌ها و فعالیت‌ها
- گزارش فعالیت‌های کاربر
مدیریت حضور و غیاب
ماژول حضور و غیاب بهتایم، قابلیت‌های زیر را ارائه می‌دهد:
- ثبت ورود و خروج با تایید IP یا موقعیت جغرافیایی
- محاسبه زمان حضور
- مقایسه زمان حضور با زمان کار مفید
مدیریت هزینه منابع انسانی
قابلیت‌های مدیریت هزینه شامل:
- تعریف نرخ نفر-ساعت برای افراد
- محاسبه هزینه‌های دستمزد پروژه‌ها و فعالیت‌ها
- ثبت سایر هزینه‌ها برای فعالیت‌ها
- ثبت بودجه برای پروژه
- نمایش درصد بودجه مصرف شده
- نمایش مقدار بودجه باقی‌مانده
- مقایسه مصرف بودجه با پیشرفت بودجه
گزارش‌های تاخیر و کارنامه عملکرد کاربران
بهتایم با ارائه گزارش‌های تخصصی تاخیر و کارنامه کاربران، امکان ارزیابی دقیق‌تر عملکرد افراد را فراهم می‌کند:
الف) گزارش تاخیر کاربران
- نمایش شاخص تأخیر برای هر کاربر
- شناسایی نقاط ضعف در مدیریت زمان با مقایسه زمان برنامه‌ریزی شده و زمان واقعی
- امکان مقایسه عملکرد کاربران مختلف
ب) کارنامه کاربر
- مقایسه دقیق زمان صرف‌شده واقعی با زمان برنامه‌ریزی شده
- نمایش روند تاخیر در انجام وظایف در بازه‌های زمانی مختلف
مزایای استفاده از این قابلیت‌ها برای ارزیابی عملکرد با بهتایم
۱) تصمیم‌گیری مبتنی بر داده
- شناسایی دقیق نقاط نیازمند بهبود
- برنامه‌ریزی آموزش‌های هدفمند
- تخصیص بهینه منابع و مسئولیت‌ها
۲) بهبود مدیریت زمان
- درک بهتر از الگوهای تاخیر
- شناسایی علل ریشه‌ای تاخیرها
- ارائه راهکارهای پیشگیرانه
۳) ارتقای عملکرد تیمی
- ایجاد فرهنگ پاسخگویی
- تشویق رقابت سالم بین اعضای تیم
- بهبود هماهنگی در انجام پروژه‌ها
راهنمای گام به گام پیاده‌سازی ارزیابی عملکرد با بهتایم
این راهنما به شما کمک می‌کند تا با استفاده از امکانات نرم‌افزار بهتایم، عملکرد کارکنان را به شکلی دقیق و سیستماتیک ارزیابی کنید. قابلیت‌های متنوع بهتایم این امکان را فراهم می‌کند تا از جنبه‌های مختلف مانند زمان‌بندی، پیشرفت کار و حضور و غیاب، عملکرد افراد را زیر نظر داشته باشید.
مقایسه زمان تخمینی و زمان واقعی
بهتایم امکان مقایسه زمان تخمینی و زمان واقعی را فراهم می‌کند که می‌تواند نشانه‌ای از عملکرد افراد باشد؛ زیرا زمان تخمینی توسط مدیر فعالیت بر اساس تجربیات گذشته تعیین می‌شود. برای رسیدن به این مقایسه مراحل زیر را طی کنید:
- فعالیت را تعریف کنید.
- زمان تخمینی فعالیت را تعیین کنید.
- فعالیت را به افراد اختصاص دهید.
- افراد تخصیص داده شده به فعالیت، زمان واقعی را در تایمشیت ثبت کنند.
- می‌توانید با دریافت گزارش از بهتایم، زمان تخمینی و واقعی را برای ارزیابی عملکرد مقایسه کنید.
بررسی برنامه و تایم شیت
در بهتایم بخشی برای بررسی برنامه و تایمشیت وجود دارد که در آن مدیر مستقیم افراد می‌تواند روزانه برنامه و تایم شیت افراد را بررسی کرده و در صورت نیاز نکاتی را به آنها گوشزد کند. تعیین مدیر مستقیم از بخش مدیریت کاربران انجام می‌شود.
درباره بررسی برنامه و تایمشیت بیشتر بخوانید.
درصد پیشرفت واقعی و برنامه‌ای
زمانی که برای فعالیت تاریخ شروع و سررسید مشخص می‌کنید، بهتایم می‌تواند پیشرفت برنامه‌ای فعالیت را محاسبه کند. با تعیین زمان تخمینی برای فعالیت و ثبت تایمشیت، درصد پیشرفت واقعی فعالیت محاسبه می‌شود. می‌توانید پیشرفت واقعی و برنامه‌ای فعالیت را مقایسه کنید و در صورت وجود تأخیر، برای به‌موقع به پایان رساندن کار اقدام کنید. این مقایسه می‌تواند به عنوان ارزیابی عملکرد فرد یا افرادی که فعالیت به آنها تخصیص داده شده، عمل کند.
درباره گزارش پیشرفت بیشتر بخوانید.
گزارش فعالیت‌های سررسید شده
در این گزارش می‌توانید یک بازه زمانی مشخص کنید تا بهتایم فعالیت‌های دارای سررسید در این بازه را لیست کند. وضعیت و درصد پیشرفت هر فعالیت در این گزارش نمایش داده می‌شود. به عنوان مثال، اگر سررسید فعالیتی امروز باشد، می‌توانید بررسی کنید که آیا فعالیت انجام شده و اگر نه، چند درصد پیشرفت داشته است. برای ارزیابی عملکرد یک فرد خاص نیز می‌توانید این گزارش را بر اساس کاربر فیلتر کنید.
درباره این گزارش بیشتر بخوانید.
گزارش فعالیت‌های کاربر
در این گزارش می‌توانید نام کاربر مورد نظرتان را انتخاب کنید تا بهتایم فعالیت‌های آن فرد، وضعیت آنها، سررسیدشان و اگر تاخیر دارند، میزان تاخیرشان را نمایش دهد.
درباره این گزارش بیشتر بخوانید.
ماژول حضور و غیاب کارکنان
در بهتایم ماژولی با عنوان حضور و غیاب داریم که ورود و خروج افراد را کنترل می‌کند، می‌توانید در قسمت تنظیمات بهتایم IP و لوکیشن مجاز تعیین کنید تا ثبت ورود و خروج توسط این تنظیمات کنترل شود. با ثبت ورود و خروج توسط افراد، زمان حضور آنها در سازمان محاسبه می‌شود و با ثبت تایمشیت توسط افراد، در گزارشی زمان حضور آنها با زمان واقعی مقایسه شده و اختلاف این دو زمان نمایش داده می‌شود، تا میزان زمان تلف شده افراد در سازمان مشخص شود. توجه کنید که اگر سامانه ورود و خروج جداگانه دارید می‌توانید اطلاعات آن را در قالب فایل اکسل به بهتایم وارد کنید.
گزارش تاخیر کاربران
با دادن بازه زمانی به گزارش، بهتایم شاخص تاخیر را در این بازه برای افراد محاسبه می‌کند، تا بتوانید عملکردشان را با هم مقایسه کنید. این گزارش به شما می‌گوید که شاخص تاخیر فرد چقدر است، چند روز تاخیر داشته و این تاخیرها مربوط به چه فعالیت‌هایی بوده است.
کارنامه کاربر
اگر روی آیکون Information در گزارش تاخیر کاربر کلیک کنید به کارنامه کاربر می‌رسید. در کارنامه کاربر می‌توانید در یک بازه زمانی و دوره مشخص به عنوان مثال ماهانه یا فصلی، شاخص تاخیر فرد را بررسی کنید. به عنوان مثال می‌توانید روند تغییر شاخص تاخیر فرد را در ۳ فصل گذشته بررسی کنید. در این کارنامه، میزان زمان واقعی و برنامه‌ریزی فرد برای بررسی مهارت مدیریت زمان و برنامه‌ریزی او نمایش داده می‌شود.
همچنین در بازه‌ای که مشخص کردید، می‌توانید بررسی کنید که فرد برای فعالیت‌های مختلفی که به او تخصیص داده شده چند درصد از زمانش را صرف کرده است. این نمودار برای پروژه‌هایی که فرد عضوشان بوده هم نمایش داده می‌شود.
نتیجه‌گیری
ارزیابی عملکرد، یک فرآیند حیاتی برای موفقیت سازمان‌ها است و بهتایم با ارائه ابزارهای پیشرفته، این فرآیند را تسهیل می‌کند. استفاده صحیح از قابلیت‌های بهتایم می‌تواند به بهبود بهره‌وری، افزایش انگیزه کارکنان و دستیابی به اهداف سازمانی کمک کند. با پیروی از راهنمای ارائه شده، سازمان‌ها می‌توانند سیستم ارزیابی عملکرد موثر و کارآمدی را پیاده‌سازی کنند.
اگر به روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان علاقه‌مند هستید، این مقاله را بخوانید.