شرکت پرشيا فاوا گسترش چگونه از بهتایم استفاده می‌کند؟

پرشيا فاوا گسترش و بهتایم

شركت “پرشيا فاوا گسترش” در مردادماه سال ۱۳۸۲ بر اساس سياست‌هاي سازمان گسترش و نوسازي صنايع ايران مبني بر احاله‌ی وظايف تخصصي سازمان به شركت‌ها و توسعه ظرفيت‌هاي بخش خصوصي، با مشارکت مركز گسترش فناوري اطلاعات (مگفا) و بخش خصوصي تأسيس گرديد.

اين شرکت از سال ۱۳۸۶ هدف خود را بر توسعه صنعت فاوا در کشور بنا نهاد و مطابق با مأموريت اصلي تعريف شده براي خويش در چند محور اصلي حوزه فناوري اطلاعات و ارتباطات از جمله، مشاوره حوزه کسب و کار و ERP، زيرساخت شبکه و مراکز داده و فروش تجهيزات تمرکز نموده و در بسياري از پروژه‌هاي عظیم کشور حضور فعال داشته است.

ارتباط با پرشيا فاوا گسترش

آدرس: تهران، خيابان خرمشهر (آپادانا) – پلاک ۳۸ – طبقه پنجم

وب سایت: persiafava.com

تعداد کارکنان: حدود ۲۰ نفر

این تجربه توسط سرکار خانم مهندس فاطمه الیاسی مدیر واحد کسب و کار شرکت پرشیا فاوا گسترش نوشته شده است.

مشکلات و چالش‌هایی که قبل از بهتایم شرکت با آن‌ها مواجه بوده است:

• برآورد نادرست از منابع انسانی و زمان اختصاص داده شده به هر پروژه

نیاز به اطلاعات کافی از منابع انسانی و زمان تخصیص داده شده به هر پروژه، مهمترین دلیلی بود که باعث شد مدیریت شرکت تصمیم به استفاده از نرم‌افزار بهتایم در مجموعه پرشیا بگیرد. پیش از استفاده از نرم‌افزار بهتایم این موارد به صورت تخمینی محاسبه و جهت تسهیم هزینه به واحد مالی اعلام می‌شد.

• تقسیم کار ناعادلانه میان تیم پروژه

از آنجایی که اطلاعات دقیقی از حجم کاری افراد در دسترس نبود، امکان تقسیم کار عادلانه میان اعضا وجود نداشت.

• نبود اطلاعات کافی از زمان صرف شده بر روی فعالیت‌ها و وضعیت انجام آنها

بدون استفاده از یک سیستم ردیابی مناسب مانند بهتایم، زمانی که فعالیتی به پرسنل تخصیص داده می‌شد، امکان نظارت بر وضعیت انجام و زمان تخصیص داده شده به آن فعالیت وجود نداشت.

فرآیند و علت انتخاب بهتایم

یکی از حوزه‌های فعالیت شرکت پرشیا فاوا گسترش ارائه خدمات مشاوره و نظارت بر نرم‌افزارهای سازمانی است. زمانی که نیاز تسهیم هزینه به تفکیک پروژه‌ها توسط تیم مالی شرکت مطرح شد استفاده از نرم‌افزار بهتایم توسط مدیر فنی شرکت جناب آقای مهندس بزرگمهری، پیشنهاد گردید که پس از دریافت مشورت از کارشناسان شرکت بهساد و استفاده از نرم‌افزار در دوره آزمایشی مورد تایید قرار گرفت.

به طور کلی انتخاب نرم افزار بهتایم به دلایل زیر بوده است:

کاربری آسان
پشتیبانی مناسب
برطرف نمودن نیازهای مورد نظر مدیریت مجموعه
منطبق بودن با مفاهیم کنترل پروژه
امکان جداسازی حوزه‌های کاری مختلف در مجموعه با استفاده از تعریف پروژه‌ها و گروه‌های فعالیت
امکان تخصیص فعالیت به کارکنان و تعیین مهلت انجام برای آن
امکان نظارت مناسب بر زمان اجرای پروژه‌ها
امکان رهگیری وضعیت فعالیت‌ها توسط مدیر

چگونگی و نحوه استفاده و استقرار بهتایم

در بهتایم می‌توانید با توجه به نقش و سمت هر فرد در پروژه و تیم، دسترسی او به قسمت‌های مختلف سیستم را محدود کنید.

این امکانی است که مورد توجه خانم الیاسی و تیمشان هم قرار گرفته است:

۱. پس از استقرار نرم افزار بهتایم در شرکت پرشیا ابتدا کارکنان شرکت در بخش مدیریت کاربران در سیستم تعریف شدند و مهمتر اینکه مجوزهای دسترسی کاربران به سیستم هم در این بخش به ایشان تخصیص داده شد.

۲. سپس تعاریف پایه شامل قراردادها، مشتریان، گروه‌ فعالیت‌ها و برچسب‌ها در سیستم ایجاد شدند.

۳. مدیران هر واحد پروژه‌های جاری مربوط به حوزه کاری خود را در بخش مدیریت پروژه‌ها تعریف و عنوان قرارداد، عنوان مشتری، مدیر پروژه و تیم پروژه را مشخص می‌کنند.

۴. در مرحله بعد، براساس شرح خدمات هر پروژه، فعالیت‌های مربوط به آن شناسایی شده و در بهتایم تعریف شدند. در هنگام تعریف یک فعالیت جزئیاتی مانند تاریخ شروع و پایان، گروه فعالیت، پروژه مربوطه، تیم فعالیت هم به بهتایم وارد می‌شوند.

چالشی که در ابتدا برای استفاده از بهتایم با آن روبرو بودیم، امکان جداسازی حوزه‌های کاری شرکت در نرم‌افزار بود. ما این چالش را با استفاده از تعریف پروژه و گروه فعالیت رفع کردیم.

با توجه به حوزه‌های کاری مختلف در شرکت ترجیح ما امکان جداسازی حوزه‌های کاری شرکت در کلیه کارکردها بود به طوری که به عنوان مثال نفرات هر حوزه کاری تنها بتوانند پروژه‌ها، گروه‌ فعالیت‌ها و فعالیت‌های مربوط به حوزه‌ی کاری خود را ببینند که این قابلیت درخصوص پروژه‌ها و فعالیت‌ها با تعیین تیم پروژه و سطح دسترسی اجرایی شد. در خصوص گروه فعالیت‌ها، با استفاده از امکان تعریف گروه فعالیت برای هر پروژه موفق شدیم تفکیک لازم را به دست آوریم.

نتایج و بهبود‌های حاصل شده در اثر استقرار بهتایم

ایجاد نظم در انجام فعالیت‌های کارکنان و افزایش بهره‌وری ایشان
امکان رهگیری فعالیت‌ها
امکان رهگیری نحوه‌ی عملکرد کارکنان
امکان تقسیم کار به صورت عادلانه میان کارکنان
دریافت گزارشات مناسب به تفکیک کاربران، پروژه‌ها و گروه‌ فعالیت‌ها
امکان تسهیم هزینه پروژه‌ها
امکان مدیریت زمانی پروژه‌ها و نظارت بر میزان زمان تخصیص یافته به فعالیت‌های پروژه
امکان نظارت بر وضعیت انجام فعالیت‌های پروژه

نوبت شماست بهتایم را امتحان کنید.

اگر پرسشی دارید که بی‌پاسخ مانده ما همواره آماده پاسخگویی به سوالات شما هستیم. با ما در ارتباط باشید: