مفهوم بلوغ، نه تنها در زندگی فردی، بلکه در حوزه‌های مختلف از جمله مدیریت کسب‌وکار و پروژه‌ها هم به خوبی قابل مشاهده است. زمانی که یک سازمان شروع به رشد می‌کند، ممکن است فرآیندهای استانداردی برای مدیریت پروژه نداشته باشد. اما با گذشت زمان و رشد کسب‌وکار، سبک و روش‌های مدیریت پروژه سازمان به بلوغ می‌رسند. این دقیقا همان مفهومی است که مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (OPM3) بر آن تأکید دارد.
شناخت دقیق اجزای مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (OPM3) به شما کمک می‌کند تا موقعیت فعلی سازمانتان را ارزیابی کرده و میزان پختگی فرآیندهای خود را بسنجید. با این دانش، می‌توانید گام‌های مؤثری برای بهبود و تکامل فرآیندهای مدیریت پروژه خود بردارید.
در این مقاله، به بررسی مزایای استفاده از ۱OPM3 پرداخته و توضیح خواهیم داد که چگونه این مدل می‌تواند به بهینه‌سازی فرآیندهای کاری، افزایش مقیاس‌پذیری و کاهش مشکلات ارتباطی کمک کند. همچنین، نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم را به عنوان ابزاری برای ارتقای سطح بلوغ مدیریت پروژه سازمان معرفی می‌کنیم.
فهرست مطالب
- بلوغ مدیریت پروژه چیست؟
- مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (OPM3) چیست؟
- ۵ سطح مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (OPM3)
- ۱۰ حوزه دانش در مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (OPM3)
- چگونه سطح بلوغ مدیریت پروژه خود را ارتقا دهیم؟
- مزایای استفاده از مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (OPM3)
- بلوغ مدیریت پروژه خود را با بـهتـایـم ارتقا دهید.
بلوغ مدیریت پروژه چیست؟
قبل از اینکه به توضیح مدل‌های مختلف بلوغ مدیریت پروژه بپردازیم، ابتدا باید مفهوم بلوغ مدیریت پروژه را روشن کنیم. بلوغ مدیریت پروژه (PMM) به معنای توانایی یک سازمان در مدیریت کارآمد و مؤثر پروژه‌هاست. در سطوح بالاتر PMM، ویژگی‌های زیر مشهود است:
- پروژه‌ها به‌موقع و در چهارچوب بودجه تحویل داده می‌شوند.
- تغییرات و ریسک‌های پروژه‌ها نمی‌توانند مسیر آنها را منحرف کنند.
- پروژه‌ها با اهداف تجاری سازمان همسو هستند.
- خروجی‌های پروژه مطابق با انتظارات ذینفعان است.
- سازمان در بازار رقابتی قرار دارد.
هدف اصلی از تعیین سطح بلوغ مدیریت پروژه، ارزیابی وضعیت واقعی فرآیندهای مدیریت پروژه در یک سازمان و شناسایی نقاط قوت و فرصت‌های بهبود آن است. برای تعیین سطح بلوغ مدیریت پروژه، از مدل‌های مختلف استفاده می‌شود. این مدل‌ها معمولاً سطوح مختلفی را برای توصیف وضعیت فعلی سازمان از نظر کارایی مدیریت پروژه ارائه می‌دهند و توصیه‌هایی برای پیشرفت به سطوح بالاتر و پیچیده‌تر به سازمان‌ها می‌دهند.
مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (OPM3) چیست؟
مدل بلوغ مدیریت پروژه OPM3 یک ماتریس است که نشان می‌دهد چگونه فرآیندهای مدیریت پروژه در یک سازمان در طول زمان تکامل می‌یابند. به همان اندازه که یک شرکت با رشد خود تغییر می‌کند، لازم است که سبک مدیریت پروژه آن نیز به تناسب این تغییرات تنظیم شود.
هدف اصلی مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی، ارائه راهنمایی برای رهبران است تا گام‌هایی را که می‌توانند برای بهبود فرآیندهای مدیریت پروژه بردارند، شناسایی کنند. مدل بلوغ مدیریت پروژه، که توسط PM Solutions و با استفاده از راهنمای PMBOK طراحی شده است، یک چهارچوب دو بعدی را برای ارزیابی بلوغ سازمان‌ها در مدیریت پروژه ارائه می‌دهد. ابعاد این مدل شامل ۱۰ حوزه دانش اصلی مدیریت پروژه (مانند مدیریت محدوده، زمان، هزینه، کیفیت، منابع، ارتباطات و ریسک) و ۵ سطح بلوغ هست که هر کدام مرحله‌ای از پیشرفت سازمان را در فرآیندهای مدیریت پروژه نمایان می‌کنند.
طبق استاندارد مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (OPM3)، بلوغ سازمانی می‌تواند از طریق سه مرحله اصلی بهبود یابد:
- شناخت و توصیف دانش مدیریت پروژه و اینکه چرا این دانش مهم است.
- ارزیابی روش‌ها، فرآیندها و رویه‌هایی که یک سازمان می‌تواند برای سنجش بلوغ خود استفاده کند.
- تشخیص راه‌های بهبود از سطح فعلیِ بلوغ به سطوح پیچیده‌تر و پیشرفته‌تر.
۵ سطح مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (OPM3)
سطح ۱: فرآیند اولیه
در این سطح، سازمان‌ها هنوز فرآیندهای مدیریت پروژه زیادی ندارند و بیشتر کارها به صورت تصادفی و بدون برنامه‌ریزی دقیق انجام می‌شود. معیارهای عملکرد و اسناد بسیار کمی وجود دارند و موفقیت پروژه‌ها به صورت دقیق ارزیابی نمی‌شود. اما این مرحله، نقطه شروع است و هدف باید آگاهی از کمبود فرآیندها و اسناد و همکاری با تیم‌ها برای توسعه آنها باشد.
سطح ۲: فرآیند و استانداردهای ساختاریافته
در این سطح، سازمان‌ها شروع به اجرای فرآیندهای مدیریت پروژه پایه می‌کنند، اما این فرآیندها معمولاً برای پروژه‌های خاص و تیم‌های مختلف متفاوت هستند. به عنوان مثال، تیم‌های مختلف ممکن است متدولوژی‌های مختلفی را برای مدیریت پروژه‌ها به کار ببرند، که این می‌تواند منجر به مشکلات ارتباطی و هماهنگی شود. در این مرحله، تمرکز بر ایجاد شیوه‌های استاندارد در داخل تیم‌ها و سپس در سراسر سازمان است.
انواع متدولوژی در مدیریت پروژه
سطح ۳: استانداردهای سازمانی و فرآیندهای نهادینه شده
در این مرحله، سازمان به یک سیستم مدیریت پروژه منسجم دست می‌یابد که در سراسر سازمان به کار گرفته می‌شود. این سیستم‌ها معمولاً با همکاری مدیریت ارشد و ایجاد فرآیندهای استاندارد و مستند همراه است. فرآیندها و معیارها به طور منظم اندازه‌گیری می‌شوند تا از موفقیت پروژه‌ها اطمینان حاصل شود و در صورت لزوم، فرآیندها بروزرسانی می‌شوند.
سطح ۴: فرآیندهای مدیریت شده
در این سطح، سازمان فرآیندهای مدیریت پروژه را به خوبی تعریف و مستند کرده است. اطلاعات پروژه‌ها به طور منظم تحلیل می‌شود و معیارها برای بهبود تصمیم‌گیری‌های آینده استفاده می‌شوند. مدیریت ارشد درک دقیقی از نحوه دستیابی به موفقیت پروژه‌ها دارد و از تجربیات گذشته برای بهینه‌سازی فرآیندها بهره می‌برد.
سطح ۵: فرآیند بهینه‌سازی
در سطح پنج، سازمان‌ها به طور مداوم فرآیندهای خود را بهبود می‌بخشند و تکنیک‌های بهبود مستمر را در فرآیندهای مدیریت پروژه خود ادغام می‌کنند. علاوه بر مدیریت پروژه‌ها، سازمان‌ها بر بهبود مستمر فرآیندها تمرکز دارند و از معیارها برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک برای آینده استفاده می‌کنند.
در نهایت، این مدل به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به سطح بلوغ بالاتری دست یابند و قابلیت‌های مدیریت پروژه خود را با توجه به حوزه‌های مختلف دانش مدیریت پروژه توسعه دهند.
۱۰ حوزه دانش در مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (OPM3)
مدیریت پروژه نیاز به تسلط بر ۱۰ حوزه دانش اصلی دارد که در راهنمای PMBOK® موسسه مدیریت پروژه (PMI) تعریف شده‌اند.
1. مدیریت یکپارچگی پروژه – Project integration management
این حوزه به هماهنگی اجزای مختلف پروژه اشاره دارد، از جمله وظایف، منابع، ذینفعان، محصولات قابل تحویل و مدیریت پورتفولیو. مدیریت یکپارچگی پروژه نحوه تعامل این بخش‌ها با یکدیگر و ارتباطات تیمی را شفاف می‌کند تا از انسجام و هماهنگی در طول پروژه اطمینان حاصل شود.
۲. مدیریت محدوده – Scope management
مدیریت محدوده به تعیین و کنترل تمام وظایف و منابع پروژه می‌پردازد تا اطمینان حاصل شود که پروژه طبق برنامه‌ریزی پیش می‌رود. این حوزه شامل مدیریت زمان، هزینه‌ها و منابع به گونه‌ای است که پروژه به اهداف تعیین شده‌ی خود برسد و از انحرافات جلوگیری شود.
۳. مدیریت زمان – Time management
مدیریت زمان در پروژه شامل برنامه‌ریزی و نظارت بر زمان‌بندی پروژه است. تیم مدیریت پروژه باید اطمینان حاصل کند که پروژه در زمان معین به اتمام می‌رسد. این حوزه شامل تعیین تاریخ‌ها، زمان‌بندی فعالیت‌ها، مدیریت وقفه‌ها و تغییرات زمانی است.
مدیریت زمان پروژه و بهترین تکنیک‌های آن
۴. مدیریت هزینه – Cost management
مدیریت هزینه به نظارت و کنترل هزینه‌های پروژه می‌پردازد. تیم پروژه باید از بودجه تخصیص‌یافته به درستی استفاده کند و از افزایش غیرضروری هزینه‌ها جلوگیری کند.
مدیریت هزینه پروژه و محاسبه قیمت تمام شده آن
۵. مدیریت کیفیت – Quality management
این حوزه نحوه استفاده از فرآیندها و استانداردهای کیفیت برای تضمین تولید محصول نهایی با کیفیت است. تیم پروژه باید کیفیت را در تمام مراحل پروژه حفظ کند و تضمین کند که خروجی‌ها با استانداردها و انتظارات ذینفعان همخوانی دارند.
۶. مدیریت منابع – Resource management
مدیریت منابع به نحوه‌ی سازماندهی، پردازش، مدیریت و رهبری اعضای تیم پروژه اشاره دارد که شامل تخصیص وظایف و مسئولیت‌ها، نظارت بر منابع انسانی، منابع فنی، منابع مالی و حفظ انگیزه و همکاری اعضای تیم است.
۷. مدیریت ارتباطات – Communication management
مدیریت ارتباطات بر نحوه ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی تمرکز دارد که شامل ارتباطات داخلی با اعضای تیم و ارتباطات خارجی با مشتریان یا سایر ذینفعان است. همه این ارتباطات باید به طور مستند و شفاف برنامه‌ریزی و اجرا شوند.
مدیریت ارتباطات پروژه چیست و چه فرآیندی دارد؟
۸. مدیریت ریسک – Risk management
این حوزه به شناسایی، ارزیابی و کاهش ریسک‌های پروژه می‌پردازد. تیم پروژه باید آماده باشد تا با ریسک‌های پیش‌بینی‌نشده مواجه شود و اقداماتی را برای کاهش تاثیرات منفی آنها طراحی کند. این حوزه شامل آماده‌سازی طرح‌های اضطراری و واکنش‌های مناسب به ریسک‌ها است.
۹. مدیریت تدارکات – Procurement management
مدیریت تدارکات به فرآیند خرید کالا و خدمات از فروشندگان خارجی یا داخلی اشاره دارد که ممکن است در سطح پروژه یا در سطح کل سازمان انجام شود و شامل قراردادها، مذاکره‌ها و ارزیابی تأمین‌کنندگان است.
۱۰. مدیریت ذینفعان – Stakeholder management
این حوزه به مدیریت انتظارات و نیازهای ذینفعان پروژه می‌پردازد. تیم پروژه باید با ذینفعان مختلف، از جمله مشتریان، تامین‌کنندگان و سایر افراد موثر بر پروژه، ارتباطی مستمر برقرار کند و وضعیت پروژه را به طور منظم بروزرسانی نماید.
چگونه سطح بلوغ مدیریت پروژه خود را ارتقا دهیم؟
اگر قصد دارید فرآیندهای مدیریت پروژه تیم خود را از سطح فعلی به سطح بعدی ارتقا دهید، باید بدانید که مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (OPM3) یک مجموعه از قوانین سخت‌گیرانه نیست. بلکه، این مدل دستورالعمل‌هایی است که به شما کمک می‌کند تا بفهمید یک فرآیند مدیریت پروژه خوب باید چگونه به نظر برسد و چطور می‌توان آن را بهبود بخشید.
متأسفانه، هیچ راه استانداردی وجود ندارد که تضمین کند شرکت شما به‌طور خودکار از یک سطح بلوغ به سطح دیگر منتقل خواهد شد. عواملی چون صنعت، فرهنگ سازمانی و اهداف می‌توانند تأثیر زیادی بر توانایی تیم شما برای ارتقا به سطح بالاتر داشته باشند.
اگر احساس می‌کنید که تیم شما در تلاش برای انتقال از یک سطح به سطح بعدی است، یک راه مؤثر این است که به ۱۰ حوزه دانش مدیریت پروژه نگاه کرده و بررسی کنید که تیم شما چگونه در این حوزه‌ها پیشرفت کرده است.
برای هر حوزه دانش، این سوالات را از خود بپرسید:
- آیا بهترین شیوه‌های مدیریت پروژه را ایجاد کرده‌اید؟ اگر نه، ممکن است در سطح یک این حوزه باشید.
- آیا اسنادی برای هماهنگی در هر حوزه دانش دارید؟ اگر نه، این حوزه ممکن است در سطح دو قرار داشته باشد.
- آیا فرآیندها را در تمام تیم‌های سازمان خود استاندارد کرده‌اید؟ اگر نه، احتمالاً در سطح سه برای این حوزه هستید.
- آیا معیارها را رصد کرده و موفقیت پروژه‌ها را بر اساس شیوه‌های استاندارد ارزیابی می‌کنید؟ اگر نه، این حوزه ممکن است در سطح چهار باشد.
- آیا به‌طور مداوم در حال ارزیابی و بهبود فرآیندها در هر حوزه دانشی هستید؟ اگر نه، تمرکز بر بهبود مستمر می‌تواند شما را به سطح پنج برساند.
با پاسخ به این سوالات، می‌توانید به‌وضوح مشخص کنید که کدام فرآیندها نیاز به توجه بیشتر دارند و کدام مراحل را باید برای ارتقاء سطح بلوغ مدیریت پروژه تیم خود بردارید. به‌عنوان مثال، اگر در سطح یک هستید، اولین گام ایجاد فرآیندهای اولیه مدیریت پروژه است تا به سطح بعدی ارتقا یابید.
مزایای استفاده از مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (OPM3)
تشویق به مقیاس‌پذیری
یکی از بزرگترین مزایای استفاده از مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی (OPM3)، ایجاد یک پایه محکم برای رشد و مقیاس‌پذیری است. با تدوین فرآیندهای مدیریت پروژه‌ی شفاف، تیم شما چهارچوبی مشخص برای اندازه‌گیری عملکرد و موفقیت پروژه‌ها خواهد داشت. همانطور که تیم شما رشد می‌کند، می‌توانید از مدل بلوغ برای ارزیابی مجدد اینکه آیا روش‌های فعلی مدیریت پروژه مناسب تیم بزرگ‌تر شما هستند یا خیر، استفاده کنید. این فرآیند به شما کمک می‌کند تا با هر تغییر در اندازه و پیچیدگی تیم، همچنان بهترین روش‌ها را برای مدیریت پروژه‌ها پیدا کنید.
کاهش سوء ارتباطات
هنگامی که سازمان شما یک استاندارد مشخص برای مدیریت پروژه‌ها ایجاد می‌کند، تمامی اعضای تیم ابزارها و زبان مشترکی برای برقراری ارتباط موثر خواهند داشت. به عنوان مثال، در صورتی که تیم شما از برنامه‌های مختلف مانند Google Drive و ایمیل استفاده کند، احتمال سردرگمی و از دست دادن اطلاعات زیاد است. اما با استفاده از یک ابزار مدیریت پروژه یکپارچه مانند بهتایم، می‌توانید تمام اطلاعات و فایل‌ها را در یک مکان مرکزی نگه دارید و سوء تفاهم‌ها و مشکلات ارتباطی را به حداقل برسانید. این موضوع به اعضای تیم این امکان را می‌دهد که به راحتی به منابع اطلاعاتی دسترسی پیدا کنند و تمام اطلاعات مورد نیاز خود را بدون نگرانی از دست دادن فایل‌ها، پیدا کنند.
بهبود عملکرد کسب و کار
زمانی که تیم شما از فرآیندهای استاندارد برای مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌کند، دیگر نیازی به نگرانی در مورد نحوه برقراری ارتباط نیست. این موضوع به تیم شما این فرصت را می‌دهد که تمام تمرکز خود را بر روی انجام کارهای مهم و مؤثر بگذارند و از زمان خود به بهترین شکل استفاده کنند. به جای وقت گذاشتن برای پیگیری تاییدیه‌ها و یافتن اطلاعات در ایمیل‌ها، تیم شما می‌تواند روی فعالیت‌های ارزشمندتر متمرکز شود که در نهایت به رشد و موفقیت شرکت کمک می‌کند.
بلوغ مدیریت پروژه خود را با بـهتـایـم ارتقا دهید.
نرم‌افزار بهتایم می‌تواند ابزاری ارزشمند برای ارتقا و بهبود مدیریت پروژه‌ها در سازمان شما باشد. با استفاده از بهتایم، می‌توانید به راحتی فرآیندهای مدیریت پروژه خود را از سطح ابتدایی به سطوح بالاتر بلوغ ارتقا دهید. این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا تمامی جنبه‌های پروژه‌هایتان را از زمان و هزینه گرفته تا منابع، به‌طور یکپارچه و استاندارد مدیریت کنید.
بهتایم با ارائه امکاناتی مانند مستندسازی فرآیندها و پیگیری دقیق پیشرفت‌ها، به شما کمک می‌کند تا پروژه‌ها را با کیفیت بالا و در زمان و بودجه تعیین شده تحویل دهید. همچنین، با قابلیت‌های پیشرفته گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها، می‌توانید تصمیمات بهتری اتخاذ کنید و در جهت بهبود مستمر فرآیندهای خود گام بردارید.
- Organizational project management maturity model
مراجع: