نمای کلی پروژه (Project Overview)
اگر مدیر پروژه هستید یا مسئولیت هدایت یک تیم را در طول اجرای یک پروژه بر عهده دارید، تهیه یک نمای کلی پروژه میتواند ابزار بسیار ارزشمندی برای شما باشد. نمای کلی پروژه، اطلاعات و جزئیات کلیدی پروژه، مانند اهداف، محدوده و ریسکهای احتمالی، را به شکلی خلاصه و شفاف ارائه میدهد.
نمای کلی پروژه، یک سند کوتاه و فشرده است که دیدی کلی از پروژه در اختیار مخاطب قرار میدهد. این سند نه به اندازه برنامه مدیریت پروژه (Project Plan) جزئیات دارد و نه مانند پروپوزال پروژه با هدف متقاعدسازی نوشته میشود. با این حال، نقش آن بسیار حیاتی است؛ زیرا به مدیران، ذینفعان و اعضای تیم کمک میکند در مدتزمانی کوتاه، درک روشنی از هدف پروژه، دلیل اجرای آن و مسیر کلی پیشرو به دست آورند.
در این مقاله، ابتدا مفهوم نمای کلی را تعریف میکنیم، سپس مراحل نوشتن آن را توضیح میدهیم و در پایان نیز مدیریت پروژه آنلاین بهتایم را بهعنوان ابزاری کاربردی برای تهیه و مدیریت نمای کلی پروژه معرفی خواهیم کرد.
فهرست مطالب:
پیش از مطالعهی مقاله میتوانید در رادیو مدیریت پروژه، پادکست آن را گوش دهید.
نکات کلیدی نمای کلی پروژه:
- نمای کلی پروژه، خلاصهای مختصر و ساختارمند از اهداف، ارزشها و چالشهای بالقوه یک پروژه است که به همراستاسازی تیم و ذینفعان با اهداف پروژه کمک میکند.
- نگارش یک نمای کلی پروژه مؤثر، شامل تعیین محدوده پروژه، شناسایی ابهامات، انجام تحقیقات لازم، گفتوگو با ذینفعان یا مشتریان و سازماندهی اطلاعات به شکلی شفاف و قابل فهم است.
- این سند مزایای متعددی دارد؛ از جمله دسترسی سریع به اطلاعات کلیدی پروژه، شفافسازی نقش افراد درگیر و فراهمکردن یک مرجع قابل بهروزرسانی در طول چرخه عمر پروژه.
نمای کلی پروژه (Project Overview) چیست؟
نمای کلی پروژه، تصویری کلی و خلاصهشده از یک پروژه ارائه میدهد و مهمترین اطلاعات مربوط به آن را در اختیار مخاطب قرار میدهد. این سند معمولاً شامل اطلاعات پایهای مانند نام پروژه، مدیر پروژه و حامیان یا ذینفعان اصلی است. علاوه بر این، نمای کلی پروژه بهصورت فشرده توضیح میدهد که پروژه چه ارزشی ایجاد میکند، قرار است چه مشکلی را حل کند و تیم پروژه به دنبال دستیابی به چه اهدافی است.
از آنجا که هدف این سند ارائه یک دید سریع و شفاف است، نمای کلی پروژه معمولاً در یک صفحه یا حتی کمتر تهیه میشود. مدیران پروژه اغلب این بخش را در ابتدای پروپوزال یا طرح پروژه قرار میدهند تا خواننده، پیش از ورود به جزئیات، درک روشنی از ماهیت و اهمیت پروژه به دست آورد.
معمولاً نمای کلی پروژه پیش از شروع رسمی پروژه تهیه میشود. یکی از کاربردهای اصلی آن، متقاعدسازی مدیریت ارشد یا ذینفعان کلیدی نسبت به ضرورت اجرای پروژه است. همچنین این سند به مدیر پروژه کمک میکند تا اطمینان حاصل کند اعضای تیم، اهداف، مسیر کلی و انتظارات پروژه را بهدرستی درک کردهاند. در نتیجه، نمای کلی پروژه به سازماندهی تیم کمک میکند و در طول اجرای پروژه بهعنوان یک مرجع سریع و قابل استناد مورد استفاده قرار میگیرد.
بخشهای کلیدی یک نمای کلی پروژه (Project Overview)
۱. اطلاعات پروژه (Project Information)
مانند پروپوزال پروژه یا طرح مدیریت پروژه هر نمای کلی پروژه استاندارد با اطلاعات پایه آغاز میشود. این بخش به خواننده کمک میکند اسناد مختلف را مدیریت و با یکدیگر مقایسه کند، بهویژه زمانی که چندین پروژه بهصورت همزمان در حال بررسی هستند. همچنین مشخص میکند در صورت وجودِ سؤال یا ابهام، چه فردی مرجع پاسخگویی است.
در این بخش، اطلاعات را بهصورت شفاف و مختصر ارائه دهید:
- نام پروژه
- بازه زمانی پروژه (تاریخ شروع و پایان)
- نام مدیر پروژه و اطلاعات تماس او
۲. طرح توجیهی کسبوکار (Business Case)
این بخش توضیح میدهد چرا پروژه شما ارزشمند است و چرا سازمان باید منابع خود را به آن اختصاص دهد. طرح توجیهی کسبوکار مشخص میکند پروژه چه مشکلی را حل میکند، چه ارزشی ایجاد میکند و چگونه به اهداف کلان سازمان کمک میکند.
ممکن است در پروپوزال یا طرح پروژه، یک تحلیل جامع مانند SWOT یا توضیحات مفصل برای جذب بودجه نوشته باشید؛ اما در نمای کلی پروژه، فضای چنین جزئیاتی وجود ندارد. در اینجا باید طرح توجیهی را خلاصه کرده و روی دو سؤال کلیدی تمرکز کنید:
- این پروژه چه مشکلی را حل میکند؟
برای مثال، ممکن است هدف پروژه بررسی و پیادهسازی یک سیستم جدید تیکتینگ باشد، زیرا دادههای نظرسنجی نشان میدهد مشتریان از زمان پاسخگویی فعلی ناراضی هستند.
- این پروژه چه فرصت رشدی ایجاد میکند؟
بهعنوان نمونه، ارتقای سیستم تیکتینگ میتواند به تیم پشتیبانی کمک کند مشتریان بیشتری را با کیفیت بالاتری مدیریت کند و در نتیجه، رشد پایگاه مشتریان را ممکن سازد.
نکته نگارشی:
نمای کلی پروژه معمولاً یک تا دو صفحه است؛ بنابراین طرح توجیهی باید کوتاه، شفاف و قابل فهم باشد. از اصطلاحات تخصصی غیرضروری پرهیز کنید و در صورت امکان، از مثالهای کوتاه برای تقویت پیام خود استفاده کنید.
۳. اهداف و مقاصد پروژه (Goals & Objectives)
این بخش بهطور دقیق مشخص میکند پروژه قرار است به چه نتایجی دست یابد و در چه حوزههایی عمداً وارد نمیشود (موارد خارج از محدوده پروژه).
در این قسمت معمولاً موارد زیر مشخص میشود:
- اهداف (Goals): نتایج مثبت و ملموسی که پروژه باید ایجاد کند.
- مقاصد (Objectives): اقدامها و گامهای اجرایی که برای دستیابی به اهداف انجام میشوند.
- محصولات قابل تحویل (Deliverables): خروجیها یا خدمات ملموسی که در پایان پروژه ارائه خواهند شد.
- شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI): معیارهایی برای سنجش پیشرفت و موفقیت پروژه.
انتخاب KPI باید متناسب با هدف پروژه باشد. برای مثال، اگر هدف پروژه کاهش خطا در فرآیند تولید است، اندازهگیری تعداد محصولات مردودشده منطقیتر از تمرکز بر حجم کل تولید خواهد بود.
درباره هدف پروژه بیشتر بخوانید.
نکته نگارشی:
اهداف باید مختصر، شفاف و قابل اندازهگیری باشند. استفاده از اصول SMART کمک میکند مطمئن شوید اهدافِ تعریفشده، واقعبینانه و ارزشمند هستند.
۴. جدول زمانی پروژه (Project Timeline)
نمای کلی پروژه باید تصویر روشنی از تطابق اهداف و نقاط عطف پروژه با یک جدول زمانی واقعبینانه ارائه دهد. این جدول زمانی معمولاً شامل تاریخ شروع، پایان و مراحل کلیدی پروژه است.
بسته به سطح جزئیات، میتوانید از روشهای زیر استفاده کنید:
- توصیف جدول زمانی در چند جمله کوتاه
- فهرست نقاط عطف پروژه همراه با تاریخهای تقریبی
- استفاده از نمودار گانت یا مسیر بحرانی برای نمایش وابستگی فعالیتها
نمودار گانت بهویژه برای نشاندادن وابستگی وظایف حیاتی و درک بهتر جریان پروژه بسیار مفید است.
درباره گانت چارت بیشتر بخوانید.
نکته نگارشی:
در مراحل ابتدایی پروژه، ممکن است ارائه یک جدول زمانی دقیق، دشوار باشد. استفاده از دادههای پروژههای مشابه گذشته میتواند به برآورد واقعبینانهتر زمانبندی کمک کند.
۵. منابع پروژه (Resources)
این بخش نشان میدهد پروژه با چه منابعی اجرا خواهد شد و چه نیازهایی دارد. بسته به نوع پروژه، اطلاعات این بخش متفاوت است، اما معمولاً شامل موارد زیر میشود:
- اعضای تیم و مهارتهای مورد نیاز (یا نقشهایی که باید جذب شوند)
- ابزارها، نرمافزارها یا مواد اولیه مورد نیاز
- مدتزمان مورد انتظار اجرای پروژه
- بودجه کلی پروژه (در سطح بالا، بدون ورود به جزئیات مالی)
هدف این بخش، ارائه تصویری کلی از ظرفیتها و محدودیتهای پروژه است، نه تحلیل مالی یا منابع انسانی بهصورت عمیق.
درباره مدیریت منابع پروژه بیشتر بخوانید.
۶. ارزیابی و مدیریت ریسک (Risk Assessment)
حتی یک نمای کلی سطح بالا نیز باید به ریسکهای بالقوه پروژه اشاره کند. این بخش نشان میدهد شما تهدیدهای داخلی و خارجی پروژه را شناسایی کردهاید و برای مدیریت آنها برنامه دارید.
برای مثال:
- در پروژههای نرمافزاری:
باگها، مشکلات امنیتی، ناسازگاریها یا تأخیرهای توسعه
- در پروژههای بازاریابی یا رویدادمحور:
مشکلات لجستیکی، حضور کم مخاطبان یا مسائل فنی
نکته نگارشی:
ریسکها را پنهان نکنید یا کماهمیت جلوه ندهید. نشان دادن آگاهی از ریسکها و داشتن یک رویکرد فعال برای مدیریت آنها، اعتماد ذینفعان را افزایش میدهد و بلوغ مدیریتی پروژه را نشان میدهد.
درباره مدیریت ریسک بیشتر بخوانید.
چرا نمای کلی پروژه اهمیت دارد؟
نمای کلی پروژه یکی از اسناد کلیدی در مدیریت پروژه است، زیرا به هدایت تیم در تمام مراحل چرخه عمر پروژه کمک میکند. این سند بهعنوان یک مرجع مشترک، به اعضای تیم و ذینفعان امکان میدهد همواره تصویر روشنی از اهداف، مسیر و انتظارات پروژه داشته باشند.
اعضای تیم میتوانند در طول اجرای پروژه بهصورت منظم به نمای کلی پروژه مراجعه کنند تا از همراستایی فعالیتهای خود با اهداف، جدول زمانی و اولویتهای پروژه اطمینان حاصل کنند. علاوه بر این، استفاده از نمای کلی پروژه مزایای مهم دیگری نیز به همراه دارد:
- امکان مراجعه به نمای کلی پروژههای قبلی برای الهامگیری، مقایسه یا استفاده از تجربیات گذشته
- دسترسی سریع به اطلاعات کلیدی پروژه بدون نیاز به بررسی اسناد حجیم
- شفافسازی نقشها و مسئولیتها برای تمام افراد درگیر در پروژه
- ارائه یک تصویر کلی و قابل فهم از پروژه برای ذینفعان مختلف
- سادهسازی جزئیات پیچیده پروژه و کمک به درک بهتر آن برای همه اعضای تیم
در مجموع، نمای کلی پروژه به کاهش ابهام، افزایش هماهنگی و بهبود تصمیمگیری در طول پروژه کمک میکند و نقش مهمی در موفقیت نهایی پروژه ایفا میکند.
مراحل گام به گام نوشتن یک نمای کلی پروژه
۱. محدوده پروژه را مشخص کنید.
در اولین گام، چهارچوب کلی پروژه را تعیین کنید تا بدانید چه اطلاعاتی باید در نمای کلی قرار گیرد. در این مرحله به موارد زیر فکر کنید:
- جدول زمانی کلی پروژه
- نقاط عطف و سررسیدهای اصلی
- بودجه پروژه
- وضعیت پروژه (در حال برنامهریزی، در حال اجرا و…)
- محصولات قابل تحویل
- اعضای تیم و نقش هر یک
- نحوه و زمان ارائه بازخورد
این اطلاعات پایه به شما کمک میکند نمای کلی پروژهای بنویسید که برای تیم و ذینفعان کاملاً قابل فهم باشد.
۲. ابهامات و ناشناختهها را شناسایی و بررسی کنید.
در حین تعیین محدوده پروژه، ممکن است متوجه شوید برخی اطلاعات هنوز مشخص نیست. پیش از نهایی کردن نمای کلی پروژه، برای رفع این ابهامات تحقیق کنید.
برای مثال:
- انجام تحقیقات بازار
- بررسی رقبا
- تحلیل پروژههای مشابه گذشته
این کار ریسک تصمیمگیری بر اساس فرضیات نادرست را کاهش میدهد.
۳. با مشتری یا ذینفعان کلیدی گفتوگو کنید.
یکی از بهترین منابع اطلاعات، گفتوگوی مستقیم با مشتریان یا ذینفعان پروژه است. در این مرحله، انتظارات، محدودیتها و نگرانیهای آنها را شفاف کنید.
نمونه سؤالات کاربردی:
- هدف اصلی شما از این پروژه چیست؟
- معیار موفقیت پروژه از نظر شما چیست؟
- ترجیح میدهید ارتباطات به چه شکلی انجام شود؟
- هر چند وقت یکبار گزارش پیشرفت دریافت کنید؟
- مخاطب هدف پروژه چه کسانی هستند؟
- چه ریسکها یا چالشهایی را محتمل میدانید؟
- بودجه تقریبی پروژه چقدر است؟
پاسخ به این سؤالات باعث میشود نمای کلی پروژه دقیقاً با نیازهای واقعی همراستا باشد.
۴. یک نمای کلی اولیه تهیه کنید.
اکنون میتوانید بر اساس اطلاعات جمعآوریشده، پیشنویس اولیه نمای کلی پروژه را آماده کنید. این پیشنویس نیازی به جزئیات زیاد ندارد، اما معمولاً شامل موارد زیر است:
- محصولات قابل تحویل و وظایف مرتبط
- بازههای زمانی کلی
- نقشها و مسئولیتهای اعضای تیم
- فرضیات اصلی پروژه
- منابع احتمالی مورد نیاز
۵. پیشنویس را بازبینی و نهایی کنید.
پیشنویس را با اعضای تیم یا ذینفعان کلیدی به اشتراک بگذارید و بازخورد آنها را دریافت کنید. این کار کمک میکند:
- ابهامات شناسایی شوند
- نقشها شفافتر شوند
- ریسکهای احتمالی زودتر دیده شوند
در نهایت، با اعمال بازخوردها، نسخه نهایی نمای کلی پروژه را آماده کنید.
نکات مهم برای نوشتن یک نمای کلی پروژه مؤثر
- مختصر و هدفمند بنویسید
نمای کلی پروژه قرار نیست همه جزئیات را پوشش دهد. فقط اطلاعاتی را بیاورید که برای درک سریع پروژه ضروری هستند. در اغلب موارد، یک صفحه یا کمتر بهترین انتخاب است.
- روی شفافیت تمرکز کنید، نه اصطلاحات تخصصی
حتی اگر پروژه شما فنی یا تخصصی است، نمای کلی پروژه باید برای طیف گستردهای از ذینفعان قابل فهم باشد. استفاده بیش از حد از اصطلاحات تخصصی میتواند پیام اصلی را مبهم کند.
- نمای کلی پروژه را در پایان بنویسید
بهترین زمان برای نگارش نمای کلی پروژه، پس از تکمیل اسناد اصلی مانند پروپوزال یا طرح پروژه است. در این حالت، تصویر کاملتری از پروژه دارید و خلاصه دقیقتری ارائه میدهید.
- سند را بازبینی کنید، اما وسواس نداشته باشید
وجود خطاهای نگارشی یا املایی میتواند از حرفهایبودن سند بکاهد. یک بازبینی ساده برای اطمینان از وضوح و یکدستی متن کافی است.
الگوی نمای کلی پروژه
در ایجاد نمای کلی پروژه خود، استفاده از الگوی زیر را در نظر بگیرید، میتوانید آن را دانلود کنید.
مثال از یک نمای کلی پروژه (Project Overview)
بهتایم چه کمکی به نوشتن نمای کلی پروژه میکند؟
نوشتن یک نمای کلی پروژه زمانی ساده و دقیق میشود که اطلاعات پروژه بهصورت ساختارمند و بهروز در دسترس باشد. مدیریت پروژه آنلاین بهتایم با متمرکز کردن دادههای پروژه در یک بستر واحد، به مدیران پروژه کمک میکند نمای کلی پروژه را بر اساس دادههای واقعی و نه حدس و گمان تهیه کنند.
برخی از مهمترین قابلیتهای بهتایم در این زمینه عبارتاند از:
- شفافسازی اهداف و محدوده پروژه
با ثبت پروژهها، وظایف و اهداف در بهتایم، تصویر روشنی از محدوده و انتظارات پروژه شکل میگیرد که مستقیماً میتواند در بخش اهداف و مقاصد نمای کلی پروژه استفاده شود.
- دسترسی سریع به جدول زمانی و نقاط عطف
گانت چارت و مسیر بحرانی بهتایم کمک میکند تا جدول زمانی واقعبینانهای برای نمای کلی پروژه تهیه شود.
- مدیریت منابع و نقشها
اطلاعات مربوط به اعضای تیم، نقشها و میزان مشارکت آنها در پروژه، پایهای مناسب برای تکمیل بخش منابع مورد نیاز در نمای کلی پروژه فراهم میکند.
- بهروزرسانی آسان نمای کلی پروژه
از آنجا که اطلاعات پروژه در بهتایم بهصورت مستمر بهروزرسانی میشود، اصلاح و بهروزرسانی نمای کلی پروژه نیز سادهتر و سریعتر انجام میشود.
در مجموع، بهتایم به مدیران پروژه کمک میکند نمای کلی پروژهای دقیق، شفاف و مبتنی بر واقعیت تهیه کنند؛ نمایی که هم برای تصمیمگیرندگان قابل اتکا باشد و هم برای تیم پروژه قابل فهم.
مراجع: