مدیریت پورتفولیو پروژه فرآیند سیستماتیک نظارت و بهینه‌سازی مجموعه‌ای از پروژه‌ها، ابتکارات و سرمایه‌گذاری‌ها در یک سازمان برای دستیابی به اهداف استراتژیک است. مدیریت پورتفولیو شامل تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد این است که کدام پروژه‌ها در پورتفولیو گنجانده شوند، تخصیص منابع بین پروژه‌ها چگونه باشد و همچنین درباره‌ی نحوه اولویت‌بندی و مدیریت پروژه‌ها برای به حداکثر رساندن ارزش آنها است.
فهرست مطالب
- مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) چیست؟
- چرا مدیریت پورتفولیو پروژه مهم است؟
- چه صنایعی از مدیریت پورتفولیو پروژه سود می‌برند؟
- نقش‌های مدیریت پورتفولیو پروژه
- مزایای مدیریت پورتفولیو پروژه
- سه ویژگی اصلی برای نرم افزار مدیریت پورتفولیو پروژه وجود دارد:
- فرآیند مدیریت پورتفولیو پروژه
- چالش‌های مدیریت پورتفولیو پروژه
- استفاده از بهتایم برای مدیریت پورتفولیو پروژه
مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) چیست؟
مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) مدیریت متمرکز پروژه‌های متعدد است. با مدیریت پورتفولیو پروژه، دید واضحی از پروژه‌ها و ابتکارات به دست می‌آورید تا کارهای روزانه تیم خود را با استراتژی سازمانی مرتبط کنید. ابزارهای مدیریت پورتفولیو پروژه به شما کمک می‌کنند اولویت‌های کسب و کار خود را دنبال کنید و دید کلی از استراتژی تا اجرا به دست آورید.
ارزش PPM در کشف و انتخاب پروژه‌هایی است که بهترین بازگشت سرمایه را ارائه می‌دهند.
مدیریت پورتفولیو پروژه و مدیریت پروژه
مدیریت پروژه و مدیریت پورتفولیو زیرمجموعه‌ای از مدیریت کار هستند. مدیریت کار یک رویکرد سیستماتیک برای هماهنگ کردن کار (از پروژه‌ها و فرآیندهای در حال انجام گرفته تا وظایف معمول) در سراسر سازمان است که شفافیت ایجاد می‌کند.
مدیریت پروژه و مدیریت پورتفولیو هر دو جزء ضروری مدیریت سازمانی موثر هستند، اما بر سطوح و جنبه‌های مختلف مدیریت پروژه‌ها و ابتکارات تمرکز دارند.
مدیریت پروژه برای موارد زیر ایده‌آل است:
- برنامه‌ریزی، مدیریت و اجرای یک ابتکار خاص
- همکاری تیمی برای یک پروژه
- تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها برای تیم پروژه
- مدیریت کارها
درباره مدیریت پروژه بیشتر بخوانید.
مدیریت پورتفولیو پروژه برای موارد زیر است:
- مدیریت پروژه‌های متعدد و ابتکارات در مقیاس بزرگ
- هماهنگی بین تیم‌های مختلف
- ارزیابی پروژه‌های مناسب برای سازمان و منابع
- سازماندهی و پیگیری اولویت‌های تیم
- تجسم آسان پیشرفت در ابتکارات برای ذینفعان اجرایی
- تعریف واضح و اتصال کار روزانه به اهداف استراتژیک
- ماندن در مسیر اهداف تجاری
- مدیریت ریسک و کاهش آن
- مدیریت کارها
چرا مدیریت پورتفولیو پروژه مهم است؟
مدیریت پورتفولیو پروژه به عنوان یک محافظ بین زمان تیم شما و هجوم پروژه‌های متعدد عمل می‌کند. هدف آن ارزیابی این است که کدام پروژه‌ها بالاترین بازده سرمایه‌گذاری را ایجاد می‌کنند و کدام پروژه‌ها با اهداف کسب‌وکار همسو هستند. بدون مدیریت پورتفولیو پروژه، تیم شما ممکن است پروژه‌های زیادی را به طور همزمان انجام دهد.
به طور خلاصه، مدیریت پورتفولیو پروژه، کسب و کار شما را چابک نگه می‌دارد و باعث موارد زیر می‌شود:
هم راستایی استراتژیک
مدیریت پورتفولیو با حصول اطمینان از اینکه تمام پروژه‌های موجود در پورتفولیوی یک سازمان با اهداف استراتژیک کلی آن سازگار است، همسویی استراتژیک را تسهیل می‌کند.
بهبود عملکرد
مدیریت پورتفولیو تضمین می‌کند که منابع سازمان به صورت استراتژیک برای پروژه‌هایی استفاده می‌شوند که بیشترین ارزش را ارائه می‌دهند و با اهداف آن هماهنگ هستند. تخصیص کارآمد منابع، همراه با نظارت مستمر و مدیریت ریسک، منجر به کاهش ناکارآمدی و بهبود عملکرد کلی پروژه می‌شود.
مدیریت ریسک
با پرداختن به ریسک‌ها در هر دو سطح پروژه و پورتفولیو، سازمان‌ها می‌توانند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند، تأثیر شکست‌های احتمالی را کاهش دهند و احتمال دستیابی به اهداف استراتژیک خود را افزایش دهند.
بهینه‌سازی منابع
PPM به تخصیص موثر منابع (بودجه، نیروی انسانی، زمان) در پروژه‌ها کمک می‌کند. این امر از هدر رفتن منابع جلوگیری کرده و تضمین می‌کند که از منابع برای دستیابی به حداکثر ارزش استفاده می‌شود.
چه صنایعی از مدیریت پورتفولیو پروژه سود می‌برند؟
مدیریت پورتفولیو پروژه زمان را آزاد می‌کند و کارایی را در بین تیم‌ها بهبود می‌بخشد. مدیریت پورتفولیوی پروژه برای هیچ صنعت خاصی طراحی نشده است، اگر سازمان شما چندین پروژه را به طور همزمان مدیریت می‌کند، تیم شما از آن سود خواهد برد.
صنایع محبوبی که از این منبع استفاده می‌کنند، عبارتند از:
فناوری اطلاعات
تیم‌های فناوری اطلاعات می‌توانند به طور قابل توجهی از مدیریت پورتفولیو بهره‌مند شوند زیرا به آنها کمک می‌کند تا پروژه‌ها، منابع و استراتژی‌های خود را برای همسویی با اهداف کلی سازمان بهینه کنند.
بازاریابی
تیم‌های بازاریابی باید موارد متعددی را مدیریت کنند. عناصر زیادی برای نظارت وجود دارد. به جای تمرکز صرف بر یک مورد، مدیریت پورتفولیو پروژه به آنها اجازه می‌دهد تا با اهداف کلی سازمان هماهنگ باشند و آن را به یک رویکرد مناسب تبدیل کنند.
ساخت و ساز
صنعت ساخت و ساز از مدیریت پورتفولیو پروژه به شدت سود می‌برد. در طول هر مرحله از کارِِ یک کارگر ساختمانی، برنامه‌ریزی دقیقی نیاز است. در طول چرخه عمر پروژه، چیزهای زیادی می‌تواند تغییر کند. مدیریت پورتفولیو پروژه از تیم پشتیبانی می‌کند و در عین حال، کل تصویر را زیر نظر دارد.
خدمات مالی
دقت، سنگ بنای صنعت خدمات مالی است. هیچ جایی برای خطا وجود ندارد. استفاده از مدیریت پورتفولیو پروژه تضمین می‌کند که اسناد در نظر گرفته می‌شوند و تیم‌ها به ابزارهای لازم برای انجام درست کار مجهز هستند.
نقش‌های مدیریت پورتفولیو پروژه
درست مانند مدیریت پروژه، برخی از نقش‌ها و مسئولیت‌های کلیدی در PPM وجود دارد. به کمک این نقش‌ها، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که همه، مسئولیت‌های خود را در تیم پروژه و سایر تیم‌ها درک می‌کنند.
مدیر پورتفولیوی پروژه
همانطور که انتظار دارید، مدیر پورتفولیو پروژه شخصی است که سبد پروژه را ایجاد و مدیریت می‌کند.
به عنوان مدیر پورتفولیوی پروژه، ممکن است مدیر تمام پروژه‌های موجود در پورتفولیوی خود نباشید، اما این وظیفه شماست که مطمئن شوید پروژه‌های موجود در پورتفولیو بروز هستند. شما مسئول نگهداری از چرخه عمر پروژه‌ها و ارائه پشتیبانی در صورت نیاز هستید. برنامه‌ریزی کنید که به طور مکرر با مدیران پروژه ارتباط برقرار کنید تا برای گزارش وضعیت پروژه، برنامه و نظم ایجاد کنید.
ذینفعان اجرایی
ذینفعان اجرایی هر یک از اعضای تیم یا مدیران شرکتی هستند که به دید سطح بالایی از آنچه در ابتکارات پورتفولیو روی می‌دهد نیاز دارند. برای مثال، اگر تیمی را در بخش بازاریابی مدیریت می‌کنید، مدیر بازاریابی ممکن است یکی از ذینفعان اجرایی در مجموعه شما باشد.
مدیر برنامه
مدیر برنامه نقشی مشابه با مدیر پورتفولیو پروژه دارد. تفاوت اصلی بین این دو نقش و تکنیک‌های مدیریت این است که یک مدیر برنامه مسئول پروژه‌های مرتبط است، در حالی که ممکن است مدیر پورتفولیو پروژه نباشد.
مدیر پروژه
بله، مدیران پروژه هم در مدیریت پورتفولیو پروژه هستند! مدیران پروژه می‌توانند پروژه‌های فردی خود را در پورتفولیو داشته باشند.
درباره وظایف مدیر پروژه بخوانید.
اعضای تیم پروژه
همه افرادی که روی پروژه‌های موجود در پورتفولیو کار می‌کنند بخشی از تیم پروژه هستند. تیم پروژه شما ممکن است گروهی متشکل از اعضای بخش‌های مختلف شرکت باشد یا می‌توانند اعضای اصلی تیم باشند. تفاوت اصلی بین “تیم پروژه” و “تیم” این است که تیم پروژه گروهی است که در طول مدت پروژه با هم کار می‌کنند.
تفاوت بین مدیریت پورتفولیو پروژه، مدیریت پروژه و مدیریت برنامه چیست؟
رابطه بین پورتفولیو، برنامه و مدیریت پروژه را می‌توان به صورت زیر توصیف کرد:
- مدیریت پروژه معمولاً شامل مدیریت تلاش‌های موقت یا منحصربه‌فرد متمرکز بر یک محصول یا خدمات خاص است.
- مدیریت برنامه مستلزم یک رویکرد هماهنگ برای مدیریت پروژه‌های مرتبط به شیوه‌ای است که اهداف مرتبط آنها را همسو می‌کند.
- مدیریت پورتفولیو گروهی از پروژه‌ها و/یا برنامه‌ها را به صورت گروهی مدیریت می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که با استراتژی کلی هماهنگ هستند.
به زبان ساده، پروژه‌ها بلوک‌های سازنده یک برنامه هستند، در حالی که ترکیب برنامه‌ها و پروژه‌ها یک پورتفولیو را تشکیل می‌دهند.
مزایای مدیریت پورتفولیو پروژه
تیم‌هایی که از نرم افزار مدیریت پورتفولیو پروژه استفاده می‌کنند، از مزایای زیر بهره‌مند می‌شوند:
- هماهنگی بیشتر
- برنامه‌ریزی کلی‌نگر
- به دست آوردن بینش در یک نگاه
- زمان بیشتر برای کارهای خلاقانه و استراتژیک
- مشاهده پیشرفت پروژه در زمان واقعی
- تصمیم‌گیری سریعتر
برخی از موارد استفاده روزمره برای مدیریت پورتفولیو پروژه عبارتند از:
- شناسایی بازده بالقوه پروژه
- پیش‌بینی ریسک‌ها
- تسهیل ارتباطات
- به دست آوردن حمایت ذینفعان
برای به دست آوردن بهترین نتایج از نرم افزار مدیریت پورتفولیو پروژه، به ابزاری نیاز دارید که استراتژی و کارهای روزانه شما را به هم مرتبط نگه دارد و یک نمای کلی و بروزرسانی در زمان واقعی ارائه دهد.
سه ویژگی اصلی برای نرم افزار مدیریت پورتفولیو پروژه وجود دارد:
بروزرسانی وضعیت پروژه در زمان واقعی
یکی از ارزش‌های اصلی مدیریت پورتفولیو پروژه، توانایی به دست آوردن یک دید کلی از پیشرفت هر پروژه در پورتفولیو است. برای انجام این کار، مطمئن شوید که ابزار مدیریت پورتفولیو پروژه شما ویژگی‌های گزارش‌دهی را در هر دو سطح پروژه و پورتفولیو ارائه می‌دهد. به این ترتیب، ذینفعان اجرایی می‌توانند در یک نگاه از سطح پورتفولیو بینش به دست آورند و در صورت لزوم، هر بروزرسانی خاص از پروژه را دنبال کنند.
جدول زمانی و ردیابی وابستگی
از آنجایی که یک پورتفولیو شامل بسیاری از پروژه‌های پیچیده است، مطمئن شوید که نرم افزار مدیریت پورتفولیو پروژه شما راهی برای مشاهده جدول زمانی هر یک ارائه می‌دهد. با یک نمای نمودار مانند گانت، می‌توانید نقاط عطف و تاریخ‌های کلیدی را برای هر پروژه شناسایی کنید و مطمئن شوید که کارها به آرامی پیش می‌روند.
درباره گانت چارت بیشتر بخوانید.
مدیریت حجم کار
مدیریت حجم کار می‌تواند به شما در توسعه و پیگیری برنامه مدیریت منابع کمک کند. با ابزارهای مدیریت حجم کار، به وضوح مسئولیت‌های تیم پروژه خود را در تمام پروژه‌های موجود در پورتفولیو درک می‌کنید.
اگر نیاز به تغییر یا بهینه‌سازی برنامه مدیریت منابع خود دارید، می‌توانید ببینید چه کسی حجم کاری کمتری دارد و چه کسی در تیم به فرسودگی شغلی نزدیک است.
فرآیند مدیریت پورتفولیو پروژه
فرآیند مدیریت پورتفولیو عبارت است از انتخاب، اولویت‌بندی و کنترل پروژه‌ها و برنامه‌های یک سازمان. به زبان ساده، مدیریت پورتفولیو پروژه اطمینان حاصل می‌کند که سازمان به طور مداوم یک فرد یا تیمی دارد که از نزدیک بر پیشرفت پروژه‌های سرمایه‌گذاری سازمان نظارت کند.
زمانی که پروژه‌ای با استراتژی‌ها، اصول و اهداف کلی سازمان مطابقت داشته باشد و عملکرد خوبی نشان دهد، بودجه و اولویت بیشتری دریافت می‌کند. برعکس، اگر پروژه‌ای دارای ریسک باشد، انتظارات را برآورده نکند، یا با استراتژی کلی سازمان مطابقت نداشته باشد، احتمالاً برای اصلاحات یا توقف مورد ارزیابی دقیق قرار می‌گیرد.
این پنج مرحله را دنبال کنید:
مرحله ۱: اهداف استراتژیک را تعریف کرده و پورتفولیو را با اهداف تجاری هماهنگ کنید.
- اهداف، ماموریت و چشم‌انداز کلی سازمان را به وضوح بیان کنید.
- اهداف استراتژیک خاصی را که پورتفولیو باید در آنها مشارکت داشته باشد، شناسایی کنید.
مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) پتانسیل پیوند دادن وظایف روزمره را با اهداف استراتژیک دارد. با این حال، برای بهینه‌سازی این فرآیند، آگاهی از اهداف استراتژیک خاصی که با آنها همسو می‌شوید، ضروری است. اگر سازمان شما اهداف سالانه یا فصلی تعیین می‌کند، ممکن است اهداف مختلفی داشته باشید، از رشد درآمد گرفته تا کاهش ریزش مشتری. بسیار مهم است که به وضوح مشخص کنید که پورتفولیوی شما از کدام اهداف استراتژیک یا اهداف و نتایج کلیدی (OKR) پشتیبانی می‌کند و چگونه.
نکته کلیدی: تعیین کنید که پورتفولیوی شما چگونه از اهداف خاص شرکت پشتیبانی می‌کند.
مرحله ۲: پروژه‌ها را اضافه کنید.
- شناسایی پروژه‌های بالقوه که با اهداف استراتژیک تعریف شده، همسو هستند.
- جمع‌آوری اطلاعات در مورد هر پروژه، از جمله اهداف، محدوده، منابع مورد نیاز، ریسک‌ها و مزایای تخمینی.
پورتفولیوی شما باید شامل تمام پروژه‌های مرتبط باشد. مطمئن شوید که پروژه‌های مناسب را اضافه کرده و در صورت امکان آنها را به ترتیب اهمیت اولویت‌بندی کنید. به عنوان مدیر پورتفولیو پروژه، مدتی را برای ارتباط با مدیران پروژه اختصاص دهید تا نحوه ارتباط هر پروژه در پورتفولیو با اهداف استراتژیک را هماهنگ کنید. در نهایت، تأیید کنید که هیچ پروژه مرتبطی وجود ندارد که در پورتفولیوی خود نگنجانده باشید.
نکته کلیدی: پورتفولیوی خود را با ترکیب پروژه‌هایی که برای استراتژی کسب و کارتان اهمیت دارند، سازماندهی کنید. با برقراری ارتباط با مدیران پروژه، توضیح دهید که چگونه پروژه‌های آنها در رسیدن به اهداف استراتژیک نقش ایفا می‌کنند.
مرحله ۳: پورتفولیوی خود را با ذینفعان اجرایی به اشتراک بگذارید.
- ارتباط شفاف با ذینفعان از جمله مدیران اجرایی، تیم‌های پروژه، حامیان مالی و مشتریان را حفظ کنید.
- ذینفعان را در مورد وضعیت پورتفولیو، تغییرات و چالش‌ها مطلع کنید.
پورتفولیو ابزاری است که به شما کمک می‌کند تا با مدیران پروژه خود هماهنگ شوید و کار پروژه را بهتر اولویت‌بندی کنید. همچنین داشبوردی از تمام ابتکارات دپارتمان شما در اختیار ذینفعان اجرایی قرار می‌دهد. اطمینان حاصل کنید که آنها به راحتی به نرم افزار PPM شما دسترسی دارند. زمانی که مدیران بینش در زمان واقعی از پیشرفت پروژه دریافت می‌کنند، قدرت تصمیم‌گیری بهتری پیدا می‌کنند.
نکته کلیدی: با به اشتراک گذاشتن یک نمای کلی از ابتکارات، ذینفعان را در جریان امور قرار دهید.
مرحله ۴: بروزرسانی پروژه را در زمان واقعی دریافت کنید.
- به طور مداوم پیشرفت و عملکرد پروژه را نسبت به نقاط عطف تعیین شده بررسی کنید.
- هرگونه انحراف از برنامه را برطرف کنید و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی انجام دهید.
- به طور منظم ترکیب، پیشرفت و همسویی پورتفولیو با اهداف استراتژیک را بررسی کنید.
- ارزیابی کنید که آیا پروژه‌ها مزایای مورد انتظار را ارائه می‌دهند یا خیر و در صورت نیاز پورتفولیو را تنظیم کنید.
- گزارش‌ها و بروزرسانی‌های منظم در مورد عملکرد پورتفولیو را به ذینفعان کلیدی ارائه دهید.
- دستاوردها، چالش‌ها، ریسک‌ها و تأثیر کلی بر اهداف استراتژیک سازمان را برجسته کنید.
- از بینش‌های گرفته شده از عملکرد پروژه و پورتفولیو برای تصمیم‌گیری آگاهانه استفاده کنید.
- درباره ادامه، اصلاح، به تعویق انداختن یا خاتمه پروژه‌ها بر اساس تأثیر آنها بر اهداف پورتفولیو تصمیم بگیرید.
- ارزیابی‌های پس از پروژه را برای ارزیابی نتایج و درس‌های آموخته شده از پروژه‌های تکمیل شده انجام دهید.
- از این اطلاعات برای بهبود انتخاب پروژه‌های آینده، اجرا و مدیریت پورتفولیو استفاده کنید.
اطمینان حاصل کنید که مدیران پروژه به طور مداوم پروژه‌های خود را بروز نگه می‌دارند. این کار پورتفولیو را به مرکز فرماندهی مرکزی برای تمام تلاش‌های تیم تبدیل می‌کند. داشتن همه چیز در یک مکان واحد به شما این امکان را می‌دهد تا به راحتی وابستگی‌های متقابل را مشاهده کنید، پروژه‌های بالقوه را شناسایی کنید و برای پروژه‌هایی که ممکن است با چالش روبرو باشند، پشتیبانی ارائه دهید.
نکته کلیدی: تیم خود را در قبال بروزرسانی منظم پروژه‌ها مسئول نگه دارید، تا نمای کلی از گردش کار پروژه داشته باشید.
مرحله ۵: از پورتفولیو برای مدیریت منابع استفاده کنید.
- تعیین در دسترس بودن منابع (بودجه، پرسنل، زمان) برای پورتفولیو.
- تخصیص منابع به پروژه‌ها بر اساس اولویت‌بندی و منابع مورد نیاز آنها.
پورتفولیو جدا از اینکه شما و ذینفعانتان را در مورد پیشرفت پروژه مطلع می‌کند، به عنوان ابزاری قوی برای مدیریت موثر منابع عمل می‌کند. هنگام برنامه‌ریزی پروژه، استراتژی مدیریت منابع تدوین می‌شود. با این حال، اگر یک پروژه از مسیر مورد نظر خود منحرف شود، دیدگاه جامع پورتفولیو به شما این امکان را می‌دهد منابع موجود را مجدداً به پروژه‌ها اختصاص دهید تا وضعیت را اصلاح کنید. اطمینان حاصل کنید که نرم افزار مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) شما دارای ابزارهایی برای مدیریت بارهای کاری و افزایش دید در تخصیص منابع است.
نکته کلیدی: از نرم افزاری برای مدیریت پورتفولیو استفاده کنید که بر جدول زمانی پروژه و وابستگی‌ها نظارت می‌کند. این موضوع به شما امکان می‌دهد منابع را به طور موثر اولویت‌بندی کرده و تخصیص دهید.
چالش‌های مدیریت پورتفولیو پروژه
ایجاد و هماهنگی روابط مدیر و ذینفعان
ایجاد یک رابطه مناسب بین تیم‌های مدیریت پورتفولیو و ذینفعان ضروری است. هر دو طرف انگیزه‌ها و اولویت‌های متفاوتی دارند که باید به طور یکپارچه با هم هماهنگ شوند. با این حال، مدیریت این رابطه همیشه ساده نیست. غلبه بر این چالش مستلزم تعهد به شفافیت، حصول اطمینان از همسویی پروژه و حفظ روابط است.
مدیریت موثر زمان و منابع
مدیریت زمان و منابع به دلیل ماهیت پیچیده نظارت بر پروژه‌ها و ابتکارات متعدد در یک بازه زمانی محدود و با منابع محدود می‌تواند یک چالش مهم در مدیریت پورتفولیو باشد. برای مقابله با این چالش‌ها، سازمان‌ها اغلب از ابزارها و تکنیک‌های مدیریت پورتفولیو استفاده می‌کنند که تخصیص منابع، برنامه‌ریزی ظرفیت و زمان‌بندی پروژه را نشان می‌دهد. این ابزارها به بهینه‌سازی توزیع منابع کمک می‌کنند، پروژه‌ها را با اهداف استراتژیک همسو می‌کنند و تضمین می‌کنند که پروژه‌ها در بازه‌های زمانی مشخص تکمیل می‌شوند و در عین حال سطح کیفی مطلوب را حفظ می‌کنند.
مدیریت ریسک
پروژه‌های مختلف دارای سطوح مختلفی از ریسک هستند. ایجاد تعادل بین ریسک در سرتاسر پورتفولیو و کاهش اثرات منفی احتمالی مستلزم درک جامعی از مشخصات ریسک هر پروژه است.
تغییر اولویت‌ها
اولویت‌های سازمانی می‌توانند به دلیل پویایی بازار، تقاضاهای مشتری یا تغییرات استراتژیک داخلی تغییر کنند. تطبیق مجدد پورتفولیو با این اولویت‌های در حال تغییر بدون ایجاد اختلال در پروژه‌های در حال انجام، چالش برانگیز است.
وابستگی‌های پروژه
برخی پروژه‌ها به تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه‌های دیگر متکی هستند. مدیریت وابستگی‌ها و حصول اطمینان از پیشرفت پروژه‌ها نیاز به هماهنگی دقیق دارد.
پیچیدگی پروژه
پروژه‌های مختلف ممکن است سطوح مختلفی از پیچیدگی داشته باشند که می‌تواند بر نیازهای منابع، جدول زمانی و ریسک‌ها تأثیر بگذارد. ایجاد تعادل در پروژه‌های پیچیده و ساده نیازمند برنامه‌ریزی استراتژیک است.
کمبود منابع
در برخی موارد، منابع خاص ممکن است کمیاب و یا تقاضای زیادی داشته باشند. ایجاد تعادل بین پروژه‌ها برای جلوگیری از کمبود منابع و حفظ کیفیت پروژه می‌تواند دشوار باشد.
انتظارات ذینفعان
پروژه‌ها اغلب دارای ذینفعان مختلف با انتظارات متنوع هستند. مدیریت این انتظارات با حصول اطمینان از همسویی استراتژیک می‌تواند دشوار باشد.
ارتباط و همکاری
مدیریت کارآمد پورتفولیو مستلزم همکاری بین ذینفعان مختلف، تیم‌های پروژه و مدیریت است. حصول اطمینان از ارتباطات شفاف می‌تواند چالش برانگیز باشد اما برای توازن موفق پورتفولیو ضروری است.
استفاده از بهتایم برای مدیریت پورتفولیو پروژه
نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین بهتایم، با توجه به امکاناتی که ارائه می‌دهد در مدیریت پورتفولیو پروژه، شما را همراهی می‌کند.
امکانات بهتایم برای مدیریت پورتفولیو:
اطلاعات متمرکز
بهتایم یک پلتفرم متمرکز فراهم می‌کند که در آن می‌توان به تمام اطلاعات مربوط به پروژه، از جمله جدول زمانی، منابع، وظایف و پیشرفت دسترسی داشت. این اطلاعات متمرکز برای نظارت بر کل مجموعه و تصمیم‌گیری آگاهانه بسیار مهم است.
تخصیص منابع
بهتایم به تخصیص کارآمد منابع در پروژه‌های مختلف در یک پورتفولیو کمک می‌کند. مدیران پورتفولیو می‌توانند از در دسترس بودن و توزیع عادلانه منابع برای جلوگیری از تخصیص بیش از حد یا استفاده ناکافی اطمینان حاصل کنند.
ردیابی عملکرد
بهتایم برروزرسانی پیشرفت پروژه‌ها را در زمان واقعی ارائه می‌کند و به شناسایی نقاط عطف و دستاوردها کمک می‌کند. این داده‌ها برای مدیران پورتفولیو برای ردیابی عملکرد کلی پروژه‌ها ارزشمند هستند.
گزارش و ارتباطات
ویژگی‌های گزارش‌دهی جامع در بهتایم، مدیران پورتفولیو را قادر می‌سازد تا گزارش‌هایی درباره عملکرد پورتفولیو، استفاده از منابع و نتایج پروژه تولید کنند. این گزارش‌ها به برقراری ارتباط با ذینفعان کمک می‌کنند.
برای امتحان مدیریت پورتفولیو پروژه آماده هستید؟ ثبت نام رایگان در بهتایم
مراجع: