نتیجه‌ی هر پروژه، مستقیماً به کیفیت تیمی که پشت آن قرار دارد وابسته است؛ هیچ راه میان‌بری برای موفقیت وجود ندارد. پیشرفت و دستاوردهای پروژه‌ی شما کاملاً به مهارت‌ها، تخصص و تجربه‌ی اعضای تیم بستگی دارد. مدیریت تیم پروژه از جایی آغاز می‌شود که نقش‌ها و مسئولیت‌های هر عضو به‌روشنی تعریف شده و همه آنها درک مشترکی از وظایف خود داشته باشند.
در این مقاله، درباره تیم پروژه و مراحل اداره‌ی موفق و اثربخش تیم پروژه می‌خوانید.
فهرست مطالب:
تیم پروژه چیست؟
تیم پروژه گروهی از افراد است که برای کار بر روی یک پروژه یا ابتکار خاص گرد هم آمده‌اند. این تیم شامل نقش‌های مورد نیاز برای برنامه‌ریزی، توسعه و اجرای پروژه خواهد بود.
اعضای تیم برای دستیابی به مجموعه‌ای از اهداف از پیش تعیین‌شده، همانطور که در محدوده پروژه ذکر شده است، همکاری می‌کنند. اهداف می‌تواند راه‌اندازی یک محصول یا خدمات یا ارائه یک طرح یا ویژگی جدید برای مشتری باشد.
هر یک از اعضای تیم مجموعه‌ای منحصر به فرد از مهارت‌ها و مسئولیت‌ها را دارد که به موفقیت پروژه کمک می‌کند.
تشکیل یک تیم پروژه، تضمین می‌کند که برای هر پروژه‌ی مهم، گروهی اختصاصی از افراد با مهارت‌ها و تجربیات متنوع گرد هم آمده‌اند تا کارها با بیشترین کارایی و بهترین کیفیت ممکن پیش برود.
نقش‌های تیمی را می‌توان به کارمندان تمام‌وقت یا پاره‌وقت، پیمانکاران، متخصصان موضوع یا سایر ذینفعان خارجی اختصاص داد.
۵ نقش و مسئولیت کلیدی تیم پروژه
هر پروژه الزامات متفاوتی دارد، بنابراین ساختار تیم می‌تواند متفاوت باشد. اما پنج نقش اصلی در یک تیم پروژه عبارتند از حامی پروژه، مدیر پروژه، تحلیلگر کسب و کار، مدیر منابع و عضو تیم پروژه.
۱. حامی پروژه: فردی که هدایتگر چشم‌انداز پروژه است.
حامی، حامی داخلی یک پروژه است که از سطح بالایی بر عملیات نظارت می‌کند. این فرد مستقیماً با مدیر پروژه همکاری می‌کند، هرگونه مانعی را که پروژه را تهدید به توقف می‌کند، برطرف می‌کند و تمام اجزای اصلی را تأیید می‌کند.
معمولاً یکی از اعضای مدیریت ارشد، این نقش را بر عهده دارد. مسئولیت‌های حامی پروژه شامل موارد زیر است:
- ایجاد چشم‌انداز پروژه
- جلب حمایت و تأیید مدیریت ارشد
- اتخاذ تصمیمات حیاتی
- تصویب بودجه پروژه
۲. مدیر پروژه (یا رهبر): فردی که عملیات روزانه را مدیریت می‌کند.
مدیران یا رهبران پروژه مسئول عملیات روزانه و اطمینان از اتمام پروژه در زمان، بودجه و دستیابی به اهداف آن هستند. در یک پروژه‌ی کوچک، مدیر ممکن است بر تک تک اعضای تیم نظارت داشته باشد. در یک پروژه بزرگتر، آنها به احتمال زیاد بر رهبران تیم نظارت دارند که هر کدام گروه خود را مدیریت می‌کنند.
مدیر پروژه مسئول موارد زیر است:
- ایجاد طرح و برنامه پروژه
- استخدام کارکنان پروژه
- مدیریت بودجه
- مدیریت برنامه پروژه
- واگذاری وظایف پروژه به اعضای تیم
- مدیریت تمام نتایج پروژه
- ارتباط با مدیریت ارشد و سایر ذینفعان
۳. مدیر منابع: مسئول تخصیص و بهره‌برداری از منابع
مدیر منابع نقش حیاتی در تشکیل تیم پروژه دارد. حال اگر پروژه آن‌قدر بزرگ نباشد که نیاز به مدیر منابع مجزا داشته باشد، شما خود باید این نقش را ایفا کنید. اما این دقیقاً به چه معناست؟
- شناسایی افراد مناسب برای پروژه
- تطبیق نقش‌ها و مهارت‌های اعضای تیم با نیازهای پروژه
- تخصیص و زمان‌بندی منابع مناسب در چهارچوب زمان و بودجه پروژه
- پایش مستمر در دسترس بودن و میزان استفاده از منابع
- نظارت و بهینه‌سازی استفاده از منابع در طول اجرای پروژه برای اطمینان از تکمیل موفقیت‌آمیز آن
۴. تحلیلگر کسب و کار: تضمین‌کننده دسترسی به داده‌های موردنیاز
تحلیلگر کسب‌وکار مسئول جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مرتبط با پروژه است و با شناسایی الزامات و تعیین بهترین رویکردها، به تحقق اهداف پروژه کمک می‌کند. او با ذینفعان همکاری می‌کند تا اطمینان یابد نتایج پروژه پاسخگوی نیازهای سازمان است.
تحلیلگر کسب‌وکار همچنین بررسی می‌کند که تیم پروژه به فناوری‌ها و ابزارهای لازم برای انجام مؤثر وظایف خود دسترسی داشته باشد. در صورت نیاز، او می‌تواند استفاده از ابزارهای جدید، مانند نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را برای ساده‌سازی گردش کار و ارتقای کیفیت پیشنهاد دهد.
وظایف اصلی تحلیلگر کسب‌وکار عبارت‌اند از:
- کمک به تعریف پروژه و اهداف آن
- جمع‌آوری الزامات فنی از اعضای تیم
- مستندسازی و تحلیل الزامات پروژه
- کمک به تیم پروژه در حل مشکلات مرتبط با مدیریت تجهیزات
- آزمایش راهکارها برای اطمینان از اثربخشی آنها
۵. عضو تیم پروژه (یا تیم تحویل پروژه): اجراکنندگان وظایف پروژه
اعضای تیم پروژه افرادی هستند که وظایف مشخصی برای تحقق اهداف پروژه بر عهده دارند. مسئولیت‌ها بسته به نوع پروژه و نقش افراد متفاوت است و می‌تواند شامل هر چیزی از توسعه‌دهندگان و مهندسان گرفته تا طراحان و نویسندگان محتوا باشد.
به طور کلی، به هر عضو تیم پروژه وظایفی محول می‌شود که تکمیل آنها برای پیشبرد پروژه ضروری است. مسئولیت‌های اصلی آنها عبارت‌اند از:
- مشارکت در دستیابی به اهداف و مقاصد پروژه
- انجام وظایف فردی در چهارچوب زمانی تعیین‌شده
- همکاری مؤثر با سایر اعضای تیم
- اطلاع‌رسانی به مدیر پروژه در مورد موانع و مشکلات احتمالی
نقش‌های دیگر در یک تیم پروژه
پروژه‌های بزرگتر برای پشتیبانی از تیم اصلی پروژه به نقش‌ها و مسئولیت‌های اضافی مدیریت پروژه نیاز دارند که ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- حامی اجرایی، مالک ارشد پروژه (با اختیارات بیشتر از حامی پروژه) و تصمیم‌گیرنده نهایی است.
- مالک پروژه معمولاً شخصی است که پروژه را پیشنهاد داده است. آنها به مدیر پروژه در تضمین اجرای موفقیت‌آمیز کمک می‌کنند.
- سرپرست پروژه کسی است که بسیاری از وظایف مدیر پروژه را انجام می‌دهد اما به اندازه او تجربه یا صلاحیت رسمی ندارد.
- رهبر تیم مسئول آموزش اعضای تیم و نظارت بر پیشرفت به سمت اهداف پروژه است.
- مسئولیت یک مدیر عملکردی می‌تواند متفاوت باشد، اما وظیفه اصلی او اطمینان از این است که تیم پروژه منابع مورد نیاز خود را در اختیار دارد و به مشکلاتی که پروژه را کند می‌کنند، رسیدگی می‌کند.
- مدیر برنامه، تمام پروژه‌های مربوط به یک برنامه خاص را هماهنگ می‌کند و به مدیر پروژه راهنمایی ارائه می‌دهد.
- کارشناس موضوعی (SME): فردی با دانش پیشرفته در یک حوزه، روش یا فرآیند خاص که راهنمایی و استراتژی‌های لازم را به تیم پروژه ارائه می‌دهد.
- هماهنگ‌کننده پروژه یا دفتر مدیریت پروژه (PMO): ارائه‌دهنده پشتیبانی اداری به تیم پروژه و تعیین‌کننده استانداردهایی برای اطمینان از هم‌سویی فرآیندهای تیم با اهداف کلان سازمان.
- ذینفعان پروژه: افرادی (درون یا بیرون پروژه) که به پروژه علاقه‌مند بوده و بر آن تأثیر می‌گذارند. مسئولیت‌ها و منافع آنها ممکن است بین پروژه‌ها و حتی درون یک پروژه متفاوت باشد.
- کمیته راهبری: شامل ذینفعان ارشد (مانند حامی پروژه) و مدیران سازمان است که با ارائه پشتیبانی راهبردی، به تعریف نیازهای کسب‌وکار و دستیابی به نتایج پروژه کمک می‌کند.
مثال نقش‌ها و مسئولیت‌های تیم پروژه
از مثال یک تیم بازاریابی داخلی که طراحی مجدد وب‌سایت را انجام می‌دهد، استفاده می‌کنیم.
حامی پروژه (Project Sponsor)
این فرد «مالک» پروژه است. در این مثال، مدیر ارشد بازاریابی (CMO) ممکن است تصمیم بگیرد که وب‌سایت به‌عنوان بخشی از یک برنامه بزرگ بازطراحی برند، نیاز به بازنگری کامل دارد. وظایف حامی پروژه در این سناریو می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- اطمینان از هم‌سویی بازطراحی با اهداف راهبردی کسب‌وکار
- هماهنگی و همکاری با مدیر پروژه
- تأمین منابع و پشتیبانی لازم برای بازطراحی
- ایفای نقش مرجع رسیدگی در صورت بروز مشکلات
مدیر پروژه (Project Manager)
این فرد مسئول نظارت بر اجرای پروژه و مدیریت تیم است. در این مثال، فرض کنید مدیر خلاقیت (Creative Director) این نقش را بر عهده دارد. وظایف مدیر پروژه عبارت‌اند از:
- برقراری ارتباط با حامی پروژه و تیم
- تعیین نقاط عطف (Milestones) و سررسیدهای زمانی
- اطمینان از پایبندی پروژه به زمان‌بندی و بودجه تعیین‌شده
- پایش پیشرفت پروژه
مدیر منابع (Resource Manager)
همانطور که از نامش پیداست، این فرد تضمین می‌کند که تیم برای تکمیل بازطراحی به تمام منابع لازم دسترسی دارد. در این مثال، مدیر ارشد فناوری اطلاعات (CIO) این نقش را ایفا می‌کند. وظایف او شامل:
- شناسایی بهترین نقش‌ها و افراد متناسب با محدوده پروژه
- برنامه‌ریزی و تخصیص منابع انسانی و فیزیکی (مانند اتاق جلسه، تجهیزات و…)
- پایش استفاده از منابع در طول پروژه و ثبت ساعات قابل‌صورتحساب
اعضای تیم پروژه (Project Team Members)
این افراد مسئول اجرای بازطراحی هستند و به مدیر پروژه گزارش می‌دهند. نقش‌های موردنیاز در این پروژه شامل:
- مهندس Front-end و Back-end
- مهندس کنترل کیفیت (QA Engineer)
- طراح تجربه و رابط کاربری (UX/UI Designer)
- طراح گرافیک (Visual Designer)
- کارشناس بهینه‌سازی موتور جستجو (SEO Expert)
- نویسنده محتوا (Copywriter)
ماتریس نقش‌ها و مسئولیت‌های تیم پروژه
از آنجا که نقش‌ها و مسئولیت‌ها می‌توانند بین پروژه‌ها متفاوت باشند، ایجاد ماتریس تیم پروژه RACI در همان ابتدای پروژه می‌تواند مفید باشد تا انتظارات از هر موقعیت شغلی روشن شود.
RACI مخفف کلمات مسئول (responsive)، پاسخگو (responsible)، مشاور (consulted) و مطلع (informed) است. این ماتریس به تعریف نقش‌ها در یک تیم مدیریت پروژه کمک می‌کند و سپس مشخص می‌کند چه کسی باید در هر وظیفه مشارکت داشته باشد یا به آن اختصاص داده شود.
اگر همه نقش خود را در یک تیم پروژه بدانند، احتمال اجرای روان پروژه شما بسیار بیشتر می‌شود.
درباره ماتریس RACI بیشتر بدانید.
در ادامه، نمونه‌ای از ماتریس RACI را برای حامیان پروژه، مدیران پروژه، مدیران منابع و اعضای تیم پروژه مشاهده می‌کنید، اما می‌توان آن را گسترش داد تا نقش‌ها و وظایف بیشتری را در بر بگیرد.
- R: مسئول
- A: پاسخگو
- C: مشاور
- I: مطلع
۵ مرحله برای مدیریت تیم پروژه
مرحله ۱ برای مدیریت تیم پروژه: تدوین سند آغاز پروژه
وقتی به‌عنوان مدیر یک تیم پروژه منصوب می‌شوید، نخستین گام، تهیه‌ی سند آغاز پروژه است. این سند، پلی است میان ایده‌های خام مشتری و یک پروژه‌ی منسجم و ساختارمند که مشتری و تیم پروژه را درگیر و مشتاق می‌کند.
به زبان ساده، آغاز پروژه یعنی شناسایی و تعریف ایده‌ی اولیه‌ی آن. در این مرحله باید مشخص کنید:
- چرا این پروژه برای کسب‌وکار شما یا مشتری‌تان اهمیت دارد،
- هدف کلی و پارامترهای اصلی پروژه چیست،
- چه کسانی در آن نقش دارند،
- و چه محدودیت‌ها و ریسک‌هایی ممکن است وجود داشته باشد.
در این نقطه، لازم نیست در جزئیات فنی غرق شوید؛ کافی است چهارچوب کلی و دلایل اجرای پروژه را روشن کنید.
۱-۱. زمینه‌ی پروژه
در این بخش باید محرک‌ها و انگیزه‌های اصلی اجرای پروژه را شناسایی کنید. برای این کار، به پرسش‌های زیر پاسخ دهید:
- چرا این پروژه برای کسب‌وکار مهم است؟
- مشکل یا چالشی که قرار است حل شود چیست؟
- اهداف تجاری این پروژه کدام است؟
- موفقیت چگونه سنجیده می‌شود و معیارهای آن چیست؟
بیان شفاف این موارد در سند آغاز پروژه، باعث می‌شود ذینفعان و اعضای تیم، درک مشترکی از اهداف و مقاصد کلان پروژه داشته باشند و مسیر حرکت مشخص شود.
۱-۲. پارامترها و مشخصات پروژه
پارامترهای پروژه، محدوده، بودجه، برنامه و کیفیت پروژه را تعیین می‌کنند. تعریف این پارامترها در کنار الزامات و اقلام قابل تحویل، همکاری و تحویل پروژه را برای اعضای تیم آسان‌تر می‌کند. سوالاتی که باید به آنها پاسخ دهید عبارتند از:
- بودجه‌ی این پروژه چقدر است و چگونه میان بخش‌های مختلف توزیع می‌شود؟
- مهلت تحویل و جدول زمانی اجرای کار چه مدت است؟
- الزامات اصلی پروژه چیست؟ محصول نهایی باید چه ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی داشته باشد؟
- اقلام قابل‌تحویل کدام‌اند و چه شکل یا فرمتی دارند؟
- محدوده‌ی پروژه دقیقاً چیست و شامل چه کارهایی می‌شود؟
- مرزهایی که تیم نباید از آنها عبور کند، کدام است؟
- اعضای تیم چگونه و از چه مسیرهایی باید با ذینفعان در ارتباط باشند؟
۱-۳. نقش‌های درگیر
چه کسانی در این پروژه نقش دارند؟ ذینفعان چه افرادی هستند و اعضای تیم شامل چه کسانی می‌شوند؟ وظیفه‌ی هر فرد چیست و مسئولیت‌ها چگونه تقسیم شده‌اند؟ چه کسی باید گزارش‌ها را دریافت کند و چه کسی پیش از تحویل نتایج به مشتری، آنها را تأیید می‌کند؟
پاسخ روشن به این پرسش‌ها باعث می‌شود مدیریت تیم و هماهنگی کارها در طول اجرای پروژه بسیار ساده‌تر و روان‌تر انجام شود.
۱-۴. ریسک‌ها، فرضیات، مسائل و وابستگی‌ها
تیم شما باید از ریسک‌ها، محدودیت‌ها و عوامل وابسته به پروژه آگاه باشد. همکاری و گفت‌وگو با اعضای تیم می‌تواند به شناسایی ریسک‌های احتمالی و راهکارهای مقابله با آنها کمک کند. این پیش‌بینی‌ها باعث می‌شود در مواجهه با مشکلات، آماده و هماهنگ عمل کنید.
نمونه‌هایی از ریسک‌ها و محدودیت‌های رایج عبارتند از:
- محدودیت‌های بودجه
- مشکلات فنی احتمالی
- خزش از محدوده: گسترش غیرواقع‌بینانه و کنترل‌نشده‌ی محدوده پروژه
- اضافه‌شدن الزامات، وظایف، نقش‌ها، انتظارات یا سررسیدهای جدید پس از شروع پروژه
تهیه‌ی یک بخش جامع در سند آغاز پروژه که این چهار موضوع (ریسک‌ها، فرضیات، مسائل و وابستگی‌ها) را پوشش دهد و به اشتراک‌گذاری آن با کل تیم، تضمین می‌کند که همه در طول پروژه دیدگاه مشترکی داشته باشند و در یک مسیر حرکت کنند.
مرحله ۲ برای مدیریت تیم پروژه: تدوین برنامه پروژه
دومین مرحله در مدیریت تیم پروژه، تصمیم‌گیری دقیق و شفاف درباره نحوه اجرای پروژه است.
در سند آغاز پروژه (که پیش‌تر توضیح دادیم)، هدف شما بیشتر طوفان فکری و تخمین کلی از آنچه باید انجام شود است. این سند، جنبه‌ی آزمایشی دارد تا بتوانید تأیید مشتری را جلب کنید و بررسی کنید که آیا محدوده‌ی تعریف‌شده برای تیم شما واقع‌بینانه و قابل‌اجرا هست یا خیر.
اما برنامه‌ریزی پروژه یک گام فراتر می‌رود. این سند، نقشه‌ی راهی است که در آن هر مرحله و فعالیت لازم برای تحویل پروژه مشخص می‌شود. هدف، ایجاد طرحی است که بتوان آن را با دقت دنبال کرد (در رویکردهای خطی مثل آبشاری)، یا در صورت نیاز، فضای لازم برای تغییرات در آن پیش‌بینی شده باشد (در رویکردهای چابک).
با استفاده از برنامه پروژه، می‌توانید نیازهای منابع را تعیین کنید؛ یعنی برآورد کنید که برای تحویل کامل پروژه، چه میزان زمان، هزینه و نیروی انسانی لازم است.
یک برنامه پروژه معمولاً شامل این جزئیات است:
- مراحل پروژه
- فعالیت‌ها یا وظایف هر مرحله
- تاریخ‌های شروع و پایان کارها
- وابستگی‌های متقابل بین وظایف
- نقاط عطف (Milestones)
برای نوشتن برنامه پروژه، می‌توانید این مراحل را دنبال کنید:
۲-۱. طراحی گردش کار کلی
گردش کار کلی پروژه شما چگونه خواهد بود؟ یعنی چه مراحلی باید طی شود تا تیم بتواند اقلام تحویلی پروژه را تولید کند؟
در این مرحله، نیازی نیست به جزئیات دقیق همه وظایف بپردازید؛ کافی است مراحل اصلی و زیرمجموعه‌های کاری هر مرحله را مشخص کنید.
طراحی درست و اصولی این گردش کار، انجام مرحله‌های بعدی مانند تعیین وظایف دقیق و تخصیص آنها به اعضای تیم را بسیار ساده‌تر می‌کند. برای این کار می‌توانید از نرم‌افزارهای مدیریت گردش کار استفاده کنید؛ مانند گردش کار بهتایم که این فرآیند را تسهیل می‌کند.
همچنین قبل از شروع طراحی گردش کار، لازم است که شناخت کاملی از اهداف پروژه، نقاط عطف و اقلام تحویلی داشته باشید. در هر مرحله چه دستاوردی خواهید داشت؟ نقاط عطف اصلی پروژه کدام‌اند و تیم چگونه می‌تواند به آنها برسد؟ پاسخ به این سوالات مدیریت تیم را به شکل چشمگیری آسان‌تر می‌کند.
۲-۲. مراحل را به وظایف تقسیم کنید.
پس از نهایی شدن گردش کار کلی، زمان آن است که هر مرحله را به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید؛ طوری که انجام هر وظیفه بیشتر از چند روز طول نکشد.
هر مرحله از گردش کار را به دقت بررسی کرده و آن را به زیروظایف مشخص تقسیم کنید. این فرآیند را حتی روی زیروظایف نیز تکرار کنید تا مطمئن شوید هر مرحله یا وظیفه بزرگ به کوچک‌ترین بخش‌های قابل انجام تقسیم شده است.
پس از تکمیل این مرحله، می‌توانید وظایف را به اعضای تیم تخصیص داده و برای هر وظیفه یک زمان‌بندی یا برآورد مدت زمان انجام تعیین کنید.
۲-۳. برای تعیین یک مقیاس زمانی مناسب با تیم خود مشورت کنید.
هنگام تعریف وظایف و زیروظایف و تخصیص زمان‌بندی برای آنها، نباید صرفاً بر حدس و گمان تکیه کنید. برای رسیدن به برآوردی واقع‌بینانه از منابع و زمان مورد نیاز، لازم است با اعضای تیم خود مشورت کنید و دیدگاه‌های آنها را جویا شوید.
مطمئن شوید که افق برنامه‌ریزی پروژه را به خوبی درک کرده‌اید. برنامه‌ریزی خود را تا حد امکان براساس نقشه راه پروژه انجام دهید و از متعهد کردن تیم به برنامه‌های طولانی‌مدت و نامشخص پرهیز کنید.
در صورت لزوم، برنامه‌های کوتاه‌مدت‌تر و مرحله‌ای تدوین کنید و تنها پس از دستیابی به اهداف مشخص و دریافت تأیید، برنامه‌ریزی مراحل بعدی پروژه را آغاز نمایید. این روش، رویکردی تدریجی و تعاملی در مدیریت پروژه است.
به عنوان مدیر پروژه، وظیفه شما کمک به تیم در درک بهتر اهداف پروژه است. از اعضای تیم خود درباره زمان‌بندی پیشنهادی برای تکمیل هر وظیفه پرسش کنید، آنها را تشویق کنید تا مسائل را از زوایای مختلف بررسی کنند و به وابستگی‌های موجود بین کارها توجه ویژه داشته باشند.
۲-۴. تعریف خطوط مبنا (baselines) و نقاط عطف (milestones)
خط مبنا یک طرح پایه و قطعی است که شامل محدوده پروژه، اقلام تحویلی مورد انتظار، جدول زمانی و بودجه پروژه می‌شود. این خط مبنا به شما امکان می‌دهد عملکرد تیم را با مقایسه وضعیت واقعی پروژه با انتظارات اولیه بررسی کنید و در صورت انحراف، اقدامات اصلاحی لازم را انجام دهید.
از آنجا که خط مبنا نمایانگر انتظارات مشخص و تعهدات پروژه است که باید در طول اجرا برآورده شود، طراحی دقیق و اصولی آن اهمیت ویژه‌ای دارد. سه عنصر اصلی در تعریف خط مبنا عبارتند از:
- محدوده و اقلام تحویلی: شامل اهداف و نتایج پروژه، اقلام تحویلی و مشکلاتی که قرار است حل شوند.
- جدول زمانی: مدت زمان کل پروژه و زمان‌بندی تحویل بخش‌های مختلف آن.
- بودجه: میزان هزینه تخصیص یافته برای اجرای پروژه، شامل حقوق تیم، هزینه ابزارها و سایر مخارج مرتبط.
تعریف دقیق این موارد، به کنترل بهتر پروژه و جلوگیری از خروج آن از مسیر اصلی کمک کرده و باعث حفظ انگیزه تیم می‌شود.
نقاط عطف، زمان‌های کلیدی در پروژه هستند که برای سنجش پیشرفت تعیین می‌شوند. نمونه‌هایی از نقاط عطف عبارتند از:
- شروع یا پایان یک فاز یا فعالیت خاص
- انجام بازبینی‌ها و ارزیابی‌های عملکرد
- تحویل اقلام برای تأیید
- برگزاری جلسات مهم
استفاده از نقاط عطف متعدد در برنامه پروژه، به تیم کمک می‌کند تا در بازه‌های کوتاه‌مدت اهداف مشخصی داشته باشند و پیشرفت خود را به وضوح مشاهده کنند.
۲-۵. یک برنامه ارتباطی بنویسید.
انتظار دارید تیم شما چگونه در طول پروژه ارتباط برقرار کند؟ در مواجهه با مشکلات، اعضای تیم باید با چه کسی تماس بگیرند؟ ذینفعان چگونه می‌خواهند از پیشرفت پروژه مطلع شوند؟ پاسخ ندادن به این پرسش‌ها می‌تواند منجر به سردرگمی و ناامیدی شود.
بنابراین، در برنامه پروژه خود بخشی را به برنامه ارتباطی اختصاص دهید و موارد زیر را در آن مشخص کنید:
- روش‌های ارتباطی: کانال‌هایی که تیم برای برقراری ارتباط استفاده می‌کند، مانند تماس تلفنی، ایمیل، پیامک، ابزارهای مدیریت پروژه (مانند بهتایم) و جلسات. همچنین کانال‌های ترجیحی برای ارتباط با ذینفعان و مشتریان را تعیین کنید.
- نوع و سبک ارتباط: انواع ارتباطات پروژه شامل گزارش‌های هفتگی، به‌روزرسانی‌های وضعیت، جلسات رسمی و غیررسمی است. مشخص کنید ذینفعان شما ارتباط رسمی را ترجیح می‌دهند یا غیررسمی.
- تعداد دفعات ارتباط: تعیین کنید تیم چند وقت یکبار باید گزارش دهد، جلسات با چه فاصله زمانی برگزار شوند و چه زمانی باید گزارش‌ها به ذینفعان ارسال شود.
- پیام‌ها و اهداف: نوع اطلاعاتی که باید منتقل شود، چیست؟ تیم باید چه جنبه‌هایی از پیشرفت پروژه را گزارش کند؟ همچنین مشخص کنید ذینفعان چه اطلاعاتی مانند بازخورد یا درخواست‌ها را باید به شما ارائه دهند.
تعریف دقیق اهداف و نوع هر ارتباط کمک می‌کند تا همه‌ی اعضا بدانند چه اطلاعاتی دریافت خواهند کرد و چگونه باید پاسخ دهند.
۲-۶. فرآیند پایان پروژه خود را برنامه‌ریزی کنید.
اتمام صحیح یک پروژه نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و منسجم است. لازم است اطمینان حاصل کنید که تمامی مراحل و اهداف پروژه تحقق یافته‌اند، نتایج به درستی بررسی و آزمایش شده‌اند و آماده ارائه برای تأیید ذینفعان هستند.
ارزیابی کیفیت همزمان با اجرای پروژه انجام می‌شود؛ بنابراین، وقتی تیم شما به مراحل پایانی می‌رسد، وظیفه شما به عنوان مدیر پروژه، انجام ارزیابی کیفیت و تأیید نتایج است. همچنین باید در طول فرآیند تکمیل پروژه، محدوده و هزینه‌ها را به دقت پیگیری کنید تا از افزایش ناگهانی دامنه و هزینه‌های اضافی جلوگیری شود.
در پایان پروژه، جلسه‌ای با تیم برگزار کنید و پروژه را به صورت آزمایشی مرور کنید. اهداف، الزامات و مقاصد را بازبینی کنید تا مطمئن شوید همه‌ی آنها برآورده شده‌اند. همواره جایی برای شکست‌های جزئی، اشتباهات احتمالی یا تغییرات برنامه در نظر بگیرید.
علاوه بر برنامه اصلی، برای مواجهه با ریسک‌های احتمالی، طرح‌های جایگزین را نیز آماده داشته باشید.
لازم است بدانید که پروژه با تحویل محصول به پایان نمی‌رسد؛ ممکن است پس از تحویل، مشتریان مشکلاتی را گزارش دهند و درخواست اصلاحات داشته باشند. بهینه‌سازی و نگهداری پس از تحویل، مرحله‌ای جداگانه است که باید در برنامه پروژه به آن توجه شود.
مرحله ۳ برای مدیریت تیم پروژه: اجرای پروژه
پس از آماده‌سازی و تأیید برنامه پروژه، زمان اجرای آن فرا می‌رسد. در این مرحله، تیم پروژه به فعالیت می‌پردازد و نتایج قابل تحویل تولید می‌شوند.
شایان ذکر است که در مرحله اجرای پروژه، نقش شما به عنوان رهبر پروژه از برنامه‌ریزی و مستندسازی به هدایت تیم و کنترل کیفیت تغییر می‌کند. به عبارت دیگر، شما دو حوزه اصلی را مدیریت خواهید کرد:
۱. افراد و ارتباطات بین آنها
۲. فرآیندها و نتایج قابل تحویل
در ادامه، چند گام کلیدی برای اجرای موفق پروژه آورده شده است که باید رعایت کنید.
۳-۱. از نرم‌افزار مدیریت پروژه مناسب استفاده کنید.
امروزه، مدیریت تیم پروژه و انتظار نتایج جدی بدون استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه تقریباً غیرممکن است. شما نمی‌توانید تمام فعالیت‌ها و فرآیندهای پروژه خود را به صورت دستی روی تخته و برگه یادداشت پیگیری کنید و سپس شخصاً به هر یک از اعضای تیم خود یادآوری کنید که کار خود را برای تأیید ارسال کنند.
برای سهولت در مدیریت تیم پروژه، مدیران پروژه از ابزارهای اختصاصی مانند بهتایم استفاده می‌کنند.
۳-۲. به اعضای تیم پروژه استقلال بدهید.
به عنوان رهبر تیم، شما مسئول کیفیت کار تیم خود هستید. اما این همه‌ی ماجرا نیست. شما همچنین باید رضایت و رفاه کارکنان را تضمین کنید.
فشار آوردن به تیم پروژه برای پیروی دقیق از دستورالعمل‌های شما و چک کردن مداوم هر تصمیم با شما، فقط آنها را ناامید می‌کند. با گذشت زمان، این موضوع ممکن است کیفیت خروجی تیم شما را کاهش دهد.
در عوض، کاری که باید انجام دهید این است که به تیم خود سطحی از استقلال بدهید تا کاری را که در آن خوب هستند، تکمیل کنند. ایجاد فرهنگ اعتماد و همکاری بین اعضای تیم، کلید مدیریت مؤثر تیم است.
بنابراین به جای مدیریت جزئی (میکرومدیریت) تیم خود، وظایف و اهدافی را که به آنها اختصاص می‌دهید، روشن کنید و به آنها اجازه دهید تصمیم بگیرند که چگونه بهترین کار را انجام دهند.
به جای تمرکز صرف بر فرآیندها، روی نتایج کار اعضای تیم تاکید بیشتری داشته باشید و با کنترل کیفیت و مدیریت دقیق جدول زمانی، اطمینان حاصل کنید که همه اعضا در مسیر مشترکی حرکت می‌کنند. همچنین، تشویق و پاداش دادن به عملکرد خوب اعضا می‌تواند انگیزه آنها را افزایش دهد؛ مثلاً برنامه‌هایی مانند «کارمند ماه» یا روش‌های مشابه می‌توانند ابزار مؤثری در این زمینه باشند.
۳-۳. تشویق به ارتباط
راه‌های متعددی برای تقویت ارتباط میان اعضای تیم پروژه وجود دارد. داشتن یک برنامه ارتباطی که کانال‌های مختلف و نحوه استفاده از آنها را مشخص کند، باعث می‌شود هر عضو تیم بداند چه وظایفی دارد و چگونه باید با دیگران تعامل کند.
نرم‌افزار بهتایم ابزار گفتگوی آنلاین را فراهم کرده که ارتباط بین اعضا و تبادل مستندات را بسیار آسان می‌کند.
علاوه بر این، جلسات فرصتی عالی برای تقویت ارتباطات تیمی هستند. برای مثال، در روش مدیریت پروژه اسکرام، شش نوع جلسه مهم وجود دارد که باید در طول پروژه برگزار شوند:
- جلسات برنامه‌ریزی اسپرینت
- جلسات روزانه اسکرام
- جلسات بررسی اسپرینت
- جلسات گذشته‌نگری اسپرینت
- جلسات اصلاح کارهای عقب‌مانده
برای مدیریت بهتر جلسات، بهتایم ابزار مدیریت جلسه را نیز ارائه می‌دهد که روند برگزاری و پیگیری مصوبات را به صورت سازمان‌یافته تسهیل می‌کند.
۳-۴. اندازه‌گیری پیشرفت و تضمین کیفیت
اگرچه در چهارچوب مدیریت پروژه PMI، مدیریت عملکرد پروژه به عنوان یک مرحله مستقل شناخته شده، اما این به معنای انجام اندازه‌گیری پیشرفت و کنترل کیفیت تنها پس از اجرای پروژه نیست. در واقع، بخش عمده‌ای از وظیفه شما به عنوان مدیر پروژه، نظارت مستمر بر پیشرفت پروژه و اطمینان از اجرای آن طبق برنامه‌ریزی است.
برای مدیریت و پیگیری پیشرفت پروژه، دو وظیفه اصلی بر عهده دارید:
۱. جمع‌آوری داده‌ها: دریافت گزارش‌ها، تایم شیت‌ها و وظایف انجام شده جهت پایش وضعیت پروژه نسبت به برنامه اولیه.
۲. تحلیل داده‌ها: بررسی و مقایسه اطلاعات جمع‌آوری شده با برنامه اصلی، شامل نرخ تکمیل وظایف، میزان هزینه مصرف شده نسبت به بودجه و پیشرفت جدول زمانی پروژه.
کنترل منظم این معیارها به شما کمک می‌کند تا در صورت بروز انحراف، به موقع اقدامات اصلاحی را انجام دهید.
برای تحقق این هدف، می‌توانید از گزارش‌های دقیق بهتایم استفاده کنید؛ بهتایم گزارش‌های کاملی از تایم‌شیت‌های ثبت شده ارائه می‌دهد و مدیریت بودجه پروژه را به شکل کامل و دقیق امکان‌پذیر می‌کند.
۳-۵. ثبت باگ‌ها در گزارش مشکلات (Issue Log)
در طول اجرای پروژه، احتمال بروز مشکلات و باگ‌های متعددی وجود دارد. نگهداری یک گزارش مشکلات روشی مؤثر برای اطمینان از پیگیری و حل این مسائل توسط افراد مسئول است. همچنین این کار به شما کمک می‌کند موانع پیش‌رو را شناسایی کرده و از بروز مجدد آنها در آینده جلوگیری کنید.
در گزارش مشکلات، اطلاعات زیر را وارد کنید:
- نام مشکل: عنوان کوتاهی که مشکل را توصیف می‌کند.
- توضیحات: شرح دقیق مشکل رخ داده
- اولویت: میزان اهمیت و فوریت مشکل
- گزارش‌دهنده: نام فردی که مشکل را شناسایی و گزارش کرده است.
- مسئول حل مشکل: فردی که وظیفه رفع مشکل را بر عهده دارد.
- تاریخ و زمان گزارش: زمان ثبت اولیه مشکل
- تاریخ و زمان رفع: زمان حل و بستن مشکل
ثبت منظم مشکلات به مدیر پروژه کمک می‌کند کنترل بهتری بر کیفیت و زمان‌بندی پروژه داشته باشد.
مرحله ۴ برای مدیریت تیم پروژه: اندازه‌گیری عملکرد پروژه
اندازه‌گیری عملکرد پروژه و کنترل کیفیت آن، وظیفه‌ای است که در طول اجرای پروژه انجام می‌شود. اگر تیم پروژه طبق برنامه عمل نمی‌کند (یا اگر فراتر از محدوده پروژه عمل می‌کنند)، وظیفه شماست که راهنمایی یا آموزش ارائه دهید و در صورت لزوم به تغییر جهت فکر کنید.
برای اطمینان از عملکرد با کیفیت بالا، می‌توانید چند مرحله انجام دهید:
۴-۱. مدیریت هزینه و زمان
در طرح پروژه، معمولاً یک برآورد هزینه و جدول زمانی تأییدشده وجود دارد. یکی از وظایف اصلی مدیر پروژه این است که اطمینان حاصل کند اجرای پروژه از این برآوردها، فراتر نرود.
بهترین روش برای کنترل هزینه‌ها در طول اجرای پروژه، پایش مستمر گزارش‌های هزینه‌ای است که توسط اعضای تیم ارائه می‌شود. از تیم خود بخواهید روزانه گزارشی ثبت کنند که شامل ساعات کاری صرف‌شده و منابع مصرفی باشد. سپس این گزارش‌ها را به‌دقت بررسی کنید و تیم را در جریان هزینه‌های واقعی و مقایسه آن با پیش‌بینی‌ها قرار دهید. همچنین حامی پروژه باید به‌طور منظم از وضعیت هزینه‌های واقعی مطلع شود.
مدیریت زمان نیز روالی مشابه دارد. شما از قبل، گردش کار و برنامه زمانی تیم را تعیین کرده‌اید، بنابراین اکنون باید بر رعایت آن نظارت کنید. از اعضای تیم بخواهید تایم‌شیت‌های روزانه خود را تکمیل کنند تا بتوانید آنها را بررسی و ارزیابی کنید.
۴-۲. مدیریت کیفیت
اطمینان از انجام به‌موقع کار اهمیت زیادی دارد، اما تضمین کیفیت مطلوب خروجی‌ها موضوعی جداگانه و به همان اندازه حیاتی است. به‌عنوان مدیر پروژه، مسئولیت شما این است که مطمئن شوید محصولات و نتایج تیم، استانداردهای بالای کیفیت را دارا هستند؛ چرا که کیفیت مطلوب، کلید موفقیت نهایی پروژه محسوب می‌شود.
گام نخست این است که ذینفعان و اعضای تیم پروژه برداشت یکسان و شفاف از کیفیت مورد انتظار داشته باشند.
این موضوع دو جنبه دارد:
- از یک‌سو، باید تیم خود را آموزش دهید تا استانداردهای کیفی را در تمام مراحل حفظ کند.
- از سوی دیگر، لازم است اطمینان یابید که ذینفعان و مشتریان نیز انتظاراتی واقع‌بینانه از کیفیت دارند. این هماهنگی معمولاً از طریق برگزاری جلسات با مشتریان و مشاوره‌های منظم با تیم پروژه حاصل می‌شود.
نتایج پروژه را به‌طور مستمر پایش کنید. جلسات و گزارش‌ها را جدی بگیرید و از تیم بخواهید مشکلات و چالش‌هایی را که با آن مواجه می‌شوند، مطرح و بررسی کنند.
۴-۳. مدیریت ریسک
صرف‌نظر از اینکه برنامه‌ریزی و اجرای پروژه شما چقدر دقیق است، همیشه ریسک‌هایی وجود دارد که می‌تواند بر عملکرد پروژه اثر منفی بگذارد. به‌عنوان مدیر پروژه، مسئولیت دارید رویکردی پیشگیرانه در برابر این ریسک‌های احتمالی داشته باشید و تلاش کنید آنها را به بهترین شکل مدیریت کنید.
ریسک به هر موقعیتی مربوط به افراد، فرآیندها، منابع یا فناوری گفته می‌شود که احتمال دارد اثر منفی بر پروژه بگذارد. شاید مطمئن نباشید که کدام یک از این ریسک‌ها رخ می‌دهد، اما باید برای وقوع هرکدام آماده باشید. برای این منظور، نیاز به یک برنامه مدیریت ریسک خواهید داشت.
با ذینفعان و تیم پروژه همکاری کنید تا تمام ریسک‌های احتمالی را شناسایی و دسته‌بندی کنید. شرایطی را که ممکن است ریسک در آن رخ دهد ارزیابی کرده و برای راه‌های مقابله با آن ایده‌پردازی کنید. در نهایت، یک الگوی مدیریت ریسک تهیه کرده و اطلاعات لازم برای هر ریسک شناسایی‌شده را در آن ثبت کنید.
درباره مدیریت ریسک بیشتر بخوانید.
۴-۴. مدیریت تغییر
مدیریت تغییر فرآیندی است برای ایجاد و پشتیبانی از تغییرات لازم با هدف حفظ کیفیت بالای پروژه. از آنجا که یک برنامه، مسیر، دستورالعمل‌ها و انتظارات مشخصی را برای ذینفعان و تیم تعریف می‌کند، ایجاد تغییرات جدید در آن معمولاً کار ساده‌ای نیست. در چنین شرایطی لازم است جلسات اضافه‌ای با اعضای تیم برگزار کنید، وضعیت را بررسی کرده و شواهد کافی برای ارائه به ذینفعان فراهم کنید تا موافقت آنها را جلب کنید، سپس راهکارهای تازه‌ای برای اجرای تغییر ارائه دهید.
روش‌های چابک در مدیریت پروژه به‌خاطر انعطاف‌پذیری بالا در پذیرش تغییرات طی فرایند پروژه شناخته شده‌اند. یکی از اصول مهم این رویکردها، پاسخ به تغییر به جای پایبندی صرف به برنامه است. در متدولوژی چابک، اقلام قابل تحویل در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر (اسپرینت‌ها) تکمیل و ارائه می‌شوند و برای هر اسپرینت، تیم برنامه‌ریزی و ایده‌پردازی جداگانه انجام می‌دهد.
پس از تحویل هر مجموعه از اقلام به مشتری، جلسه‌ای با ذینفعان برگزار می‌شود تا بازخورد آنها دریافت شود. این بازخورد در برنامه‌ریزی اسپرینت بعدی استفاده می‌شود. هدف این است که در هر مرحله، نتایج بهتر، سریع‌تر و با هزینه کمتر به دست آید، چرا که تیم در طول پروژه پیشرفت می‌کند و از تجربیات و اشتباهات خود درس می‌گیرد.
مرحله ۵ برای مدیریت تیم پروژه: بسته شدن پروژه
به‌عنوان آخرین مرحله در چرخه حیات پروژه، بسته شدن پروژه زمانی است که شما رسماً پروژه را به پایان می‌رسانید. برخلاف تصور رایج، این مرحله تنها به تحویل و راه‌اندازی محصول نهایی محدود نمی‌شود.
پیش از رسیدن به مرحله بسته شدن، معمولاً اقدامات زیر انجام شده است:
- تیم شما فرآیند کنترل کیفیت (QA) را اجرا کرده و نتایج را آزمایش کرده است.
- پروژه تحویل داده شده و مشتری آن را بررسی و تأیید کرده است.
- محصول یا خدمت ارائه‌شده به مرحله عملیاتی و بهره‌برداری رسیده است.
هدف از بسته شدن پروژه این است که اطمینان حاصل کنید:
- تمام خطاها و اشکالات احتمالی پس از راه‌اندازی برطرف شده‌اند.
- کلیه اسناد و مدارک تکمیل و به امضای ذینفعان رسیده‌اند.
- تیم پروژه تجربه‌ها و درس‌های آموخته‌شده را ثبت کرده است تا در پروژه‌های آینده مورد استفاده قرار گیرند.
۹ راهکار پویا برای مدیریت تیم پروژه
۱. ایجاد تعادل در تیم
تا به حال فکر کرده‌اید چرا سازمان‌ها زمان زیادی را صرف بهینه‌سازی فرآیند جذب نیرو می‌کنند؟ انتخاب بهترین افراد برای انجام کار تقریباً نیمی از مسیر موفقیت پروژه است. هنگام انتخاب اعضای تیم برای یک پروژه خاص، باید اطمینان حاصل کنید که توان فنی و شخصیت آنها با نیازهای پروژه هماهنگ باشد.
اعضایی که مهارت فنی بالایی دارند اما توان همکاری تیمی ندارند، احتمالاً روند کار را کند می‌کنند. به همین ترتیب، فردی که فقط مهارت‌های همکاری دارد، نمی‌تواند ارزش افزوده لازم را به تیم بیاورد. برای ساختن تیم موفق، یافتن مهارت‌های مناسب مدیریت پروژه و رسیدن به تعادل درست، کلید کار است.
۲. تضمین شفافیت و دیده شدن اطلاعات
مدیران پروژه معمولاً کنترلی روی سیاست‌های سازمان در زمینه به اشتراک‌گذاری داده‌ها ندارند. اما در داخل تیم، باید شفافیت پروژه و دسترسی مناسب همه اعضا به اطلاعات ضروری را فراهم کنید.
یکی از نشانه‌های بارز رهبران ناکارآمد، تمایل آنها به محدود کردن اطلاعات به افرادی است که «نیاز به دانستن» دارند. این ویژگی سمی در رهبری، به «مدیریت قارچی» معروف است. با ایجاد شفافیت در پروژه‌هایتان، می‌توانید حداکثر بهره را از مهارت‌های هر عضو بگیرید، مسئولیت‌پذیری داخلی را افزایش دهید، پیشرفت پروژه را تحت کنترل داشته باشید و کارهای بیشتری انجام دهید.
همچنین شفافیت باعث بهبود موثر ارتباطات و همکاری تیم می‌شود.
۳. تضمین ارتباط موثر در تیم
هیچ تیمی به تنهایی پروژه‌های خود را به پایان نمی‌رساند. آنها به چندین نهاد داخلی و خارجی متکی هستند که می‌توانند بر موفقیت پروژه تأثیر بگذارند. به‌عنوان مدیر پروژه، باید به‌طور منظم با این افراد در ارتباط باشید و در طول چرخه عمر پروژه آنها را درگیر نگه دارید. تنها راه انجام این کار، از طریق ارتباط موثر مدیریت پروژه است.
ارتباط کلید مدیریت موثر در هر محیط حرفه‌ای است. برای تیم‌های پروژه، باید اهداف پروژه را مشخص کنید و منافع همه را هم‌راستا کنید تا انگیزه و مشارکت آنها را جلب کنید.
یکی دیگر از مزایای ارتباط باز این است که می‌توانید پیش از آنکه ریسک‌ها به تهدید تبدیل شوند، آنها را شناسایی و مدیریت کنید. وقتی اعضای تیم نگرانی‌ها و چالش‌هایشان را با مدیریت پروژه در میان می‌گذارند، می‌توانید به‌صورت پیشگیرانه به ریسک‌های پروژه پاسخ دهید.
۴. تشویق فرهنگ همکاری
اکثر راهکارهایی که اینجا مطرح می‌کنیم به هم مرتبط هستند. مثلاً بدون شفافیت، مدل ارتباط موثر شکل نمی‌گیرد و بدون ارتباط، همکاری نیز به وجود نمی‌آید. کل فرایند، یک چرخه‌ی به هم پیوسته است.
فضای همکاری برای رشد و عملکرد تیم بسیار مهم است. هیچکس نباید در بیان مشکلاتی که هنگام انجام وظایفش با آنها مواجه است، دچار تردید باشد.
۵. ارزش‌گذاری به نظرات همه و بحث درباره پیشرفت با تیم
هیچکس همه ایده‌ها را ندارد و بهتر است رویکرد خود را با تیم در میان بگذارید تا اعتماد متقابل افزایش یابد. بحث و تبادل نظر خلاقیت را تشویق و نوآوری را تقویت می‌کند. هر دو عامل برای بهینه‌سازی فرایندها و ارتقای عملکرد کلی تیم اهمیت زیادی دارند.
ایده‌ها می‌توانند از هر کسی، بدون توجه به جایگاهش، مطرح شوند. به همین دلیل متدولوژی چابک به ایجاد فرهنگی از احترام تأکید دارد که در آن همه فرصتی برای مشارکت داشته باشند. به عنوان رهبر، وظیفه دارید تردیدهای اعضا را رفع کرده و در صورت وجود پتانسیل، ایده‌هایشان را مد نظر قرار دهید.
حتی اگر به دلیل منطقی ایده‌ای را قبول ندارید، باید با احترام دلیلش را توضیح دهید و اعضای تیم را به ادامه مشارکت فعال تشویق کنید.
۶. ایجاد معیارهای موفقیت و دادن پاداش به اعضای برتر
نبود رقابت سالم و سیستم پاداش ضعیف می‌تواند رشد تیم را متوقف کرده و انگیزه‌ی اعضا را کاهش دهد. لازم است یک سیستم پاداش مناسب ایجاد کنید تا از اعضایی که پیشرفت خوبی دارند، قدردانی شود.
۷. واگذاری وظایف برای پرورش رهبران آینده
اعضای تیم شما، روزی خود رهبر خواهند شد و باید مطمئن شوید که تجربه‌ی رهبری کافی را کسب کرده‌اند. برای این کار باید به قضاوت آنها اعتماد کرده و آزادی عمل لازم را برای مدیریت برخی امور به آنها بدهید.
واگذاری وظایف به شما هم کمک می‌کند تا مدیر بهتری باشید. اگر همیشه مشغول مدیریت جزئیات کوچک باشید، نمی‌توانید به تصویر کلی پروژه توجه کنید و راهکارهای کارآمد برای انجام وظایف ارائه دهید.
۸. مدیریت تعارض‌های داخلی
وقتی چند شخصیت متفاوت کنار هم کار می‌کنند، تعارض اجتناب‌ناپذیر است، مخصوصاً در تیم‌های تازه تشکیل شده. شما باید یا به شکل مؤثر این تعارض‌ها را مدیریت کنید.
قانون اول این است که هیچ‌گاه طرفداری نکنید و بی‌طرفی خود را حفظ کنید. سپس واکنش خود را بر اساس ماهیت تعارض برنامه‌ریزی کنید.
اگر تعارض مربوط به روش یا مسائل حرفه‌ای است، هدف اصلی پروژه را به همه یادآوری کنید و وضعیت را کنترل کنید. اما اگر تعارض شخصی است، به اعضا فضای کافی بدهید و آنها را به حل مسالمت‌آمیز مشکل تشویق کنید.
صرف‌نظر از نوع تعارض، مهارت‌های رهبری شما در این شرایط محک زده می‌شود.
۹. پذیرش بازخورد
همانطور که از مشتریان بازخورد می‌گیرید، باید از اعضای تیم پروژه نیز بازخورد دریافت کنید تا سبک رهبری خود را بهبود ببخشید. اگرچه رهبری تا حدی مهارتی ذاتی است، اما مهم است که آن را پرورش دهید و بر اساس شخصیت تیم، آن را تطبیق دهید.
برخی اعضا وقتی آزادی عمل دارند بهتر کار می‌کنند و برخی با نظارت جزئی بهتر عمل می‌کنند. با صرف زمان برای شناخت اعضا می‌توانید سبک مناسب را بیابید. بعضی رهبران از جعبه پیشنهاد یا فرم‌های دوره‌ای برای جمع‌آوری بازخورد استفاده می‌کنند و در صورت نیاز سبک رهبری خود را تغییر می‌دهند.
استفاده از فناوری برای مدیریت تیم پروژه
استفاده از فناوری به شما کمک می‌کند تمام رویکردهای فوق را با سهولت و دقت بیشتری اجرا کنید. در دنیایی که همه‌چیز در حال تغییر و تحول است، فرصت مناسبی دارید تا از تمام منابع موجود استفاده کرده و به سمت ابزارهای کاربرپسند حرکت کنید.
ابزارهای نرم‌افزاری ابری مانند بهتایم همه امکانات لازم برای مدیریت دقیق و لحظه‌ای تیم‌های پروژه را فراهم می‌کنند، حتی زمانی که اعضا از راه دور کار می‌کنند. بهتایم با امکاناتی چون گزارش‌گیری پیشرفته، مدیریت تایم‌شیت‌ها، کنترل بودجه و تسهیل همکاری تیمی، به شما کمک می‌کند تا پروژه‌هایتان را با بهترین کیفیت و در زمان مناسب مدیریت کنید.
مراجع: