چرا پیگیری زمان برای مدیریت پروژه ضروری است؟

پیگیری زمان و مدیریت پروژه

در مسیر موفقیت هر پروژه، برنامه‌ریزی مؤثر اولین گام اساسی است. اما آیا تنها داشتن یک برنامه کافی است؟ چالش اصلی این است که چگونه اطمینان حاصل کنید که پروژه‌ها طبق جدول زمانی پیش می‌روند و نتایج مطلوب، به‌موقع ارائه می‌شوند. پاسخ این چالش در مدیریت زمان پروژه نهفته است.

مدیریت پروژه، به‌ویژه مدیریت زمان، یکی از عوامل کلیدی در کاهش استرس و افزایش بهره‌وری تیم‌ها است. با بهره‌گیری از تکنیک‌های مناسب و ابزارهای کارآمد، می‌توانید زمان‌بندی فعالیت‌ها و پیشرفت پروژه را به‌دقت نظارت کنید و پروژه‌های خود را به بهترین شکل ممکن پیش ببرید. یکی از این ابزارها نرم افزار بهتایم است:

شروع رایگان بهتایم

برای توضیح اینکه چرا نرم افزار پیگیری زمان باید همیشه بخشی ضروری از فرآیند مدیریت پروژه باشد، در این پست، موارد زیر را روشن خواهیم کرد:

• بیان اهمیت پیگیری زمان در مدیریت پروژه
• درک مزایای پیگیری زمان برای مدیریت پروژه
• اجرای بهترین شیوه پیگیری زمان برای مدیریت پروژه

پیگیری زمان در مدیریت پروژه چیست؟

پیگیری زمان یکی از جنبه‌های مهم مدیریت پروژه است که به مدیران و اعضای تیم کمک می‌کند بهره‌وری و پیشرفت پروژه را به‌دقت بررسی کنند. با ردیابی زمان صرف شده بر روی وظایف، می‌توان عملکرد تیم را ارزیابی کرد، پیش‌بینی‌های زمانی را تنظیم نمود و اطمینان حاصل کرد که اهداف پروژه به‌موقع محقق می‌شوند.

ابزارهای پیگیری زمان، با ارائه داده‌های دقیق و گزارش‌های تحلیلی، به مدیران پروژه این امکان را می‌دهند که تصمیمات بهتری بگیرند و بهره‌وری تیم را به حداکثر برسانند. این نرم‌افزارها نه تنها فرآیند مدیریت زمان را ساده‌تر می‌کنند، بلکه برای سازمان‌هایی که با کارمندان ساعتی یا مشتریانی با فاکتور ساعتی کار می‌کنند، ضروری به شمار می‌روند.

مزایای نرم افزار پیگیری زمان در مدیریت پروژه

بیشتر افراد از یک سیستم جامع مدیریت زمان استفاده نمی‌کنند و در عوض به گزینه‌هایی مانند نوشتن یک فهرست کاری تکیه می‌کنند. شاید روش‌های زیادی برای پیگیری زمان وجود داشته باشد، مانند اکسل، یادداشت در تلفن همراه و یا حتی قلم و کاغذ، اما همه آنها به یک اندازه موثر نیستند. کارآمدترین روش، استفاده از یک نرم افزار پیگیری زمان، مانند بهتایم است. این نوع نرم افزار معمولاً دقیق‌ترین و مقرون به صرفه‌ترین راه حل برای مشاغلی است که به دنبال پیگیری زمان صرف شده بر روی پروژه‌های خود هستند.

به طور کلی آیا پیگیری زمان در مدیریت پروژه موثر است؟

در ادامه فهرستی از دلایلی را می‌بینید که نشان می‌دهد چرا نرم افزار ردیابی زمان (و به طور کلی فرآیند پیگیری زمان) برای موفقیت کسب و کار شما حیاتی است.

۱) نرم افزار ردیابی زمان، در کار شما شفافیت ایجاد می‌کند.

با ثبت زمان‌های کاری خود، به طور خودکار شفافیت کسب و کار خود را افزایش می‌دهید.

نرم افزار پیگیری زمان با ارائه بینشی در مورد وظایف تکمیل شده و زمان واقعی انجام آنها در مقایسه با زمان‌های تخمینی، شما را از چگونگی پیشرفت کار آگاه می‌کند. علاوه بر این، با تشخیص اینکه کدام فعالیت‌ها، بیشتر یا کمتر از حد انتظار طول می‌کشند، می‌توانید برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کارها را به طور مؤثرتری انجام دهید.

در نهایت، پیگیری زمان صرف شده برای پروژه‌ها و وظایف از طریق نرم‌افزار پیگیری زمان، تصویر وسیع‌تری از گردش کار تیم‌ها و مدیران ارائه می‌دهد. همه می‌توانند وظایف خود را بررسی کنند و بفهمند که چگونه می‌توانند بهره‌وری خود را افزایش دهند و در عین حال در جریان کارهایی هستند که دیگران در حال حاضر روی آن کار می‌کنند. این بینش به شما کمک می‌کند تا برنامه کاری بهتری داشته باشید، چرا که می‌دانید چه کسی برای انجام کدام کار و در چه زمانی در دسترس است.

۲) نرم افزار ردیابی زمان انجام سایر فعالیت‌های کاری را آسان‌تر می‌کند.

هنگامی که کارکنان نتوانند اطلاعات دقیق را در تایم‌شیت وارد کنند، شرکت متحمل زیان مالی قابل توجهی می‌شود. به همین دلیل مهم است که نه تنها فرآیند پیگیری زمان را آسان‌تر کنید، بلکه آن را با سایر فرآیندها ادغام کنید.  این امر از طریق نرم‌افزار پیگیری زمان امکان‌پذیر است.

به عنوان مثال، یکپارچه سازی برنامه پیگیری زمانتان با سیستم‌های حسابداری یک راه حل عالی است. علاوه بر این، بسته به وظایفی که به اعضای تیم شما محول شده است، ممکن است هنگام کار در خارج از سایت نیز از آنها خواسته شود که ساعت کاری را خود را وارد کنند. یک نرم‌افزار ردیابی زمان مناسب دارای برنامه‌های تلفن همراه برای همه دستگاه‌ها، از جمله iOS و Android است و اعضای تیم شما را قادر می‌سازد تا بدون توجه به موقعیت مکانیشان، زمان را پیگیری کنند.

۳) نرم افزار پیگیری زمان بینشی از عملکرد ارائه می‌دهد.

بدون داشتن بینشی از عملکرد کارکنان خود، ممکن است نتوانید تیم خود را به طور موثر مدیریت کنید. به هر حال، شناخت کارکنانی که برای موفقیت شرکت تلاش می‌کنند، بسیار مهم است. بدون ردیابی و تحلیل عملکرد کارکنان، به دست آوردن بینشی دقیق از ساعات کاری و زمان صرف شده برای وظایف فردی چالش برانگیز است.

نرم افزار پیگیری زمان و مدیریت پروژه می‌تواند بینش مفیدی در مورد عملکرد کارکنان ارائه دهد و به شما کمک کند تا بفهمید چه کسی عملکرد خوبی دارد. علاوه بر این، از آنجایی که شما افراد با عملکرد بالا را می‌شناسید، می‌توانید اعتماد به نفس آنها را با به رسمیت شناختن دستاوردهایشان افزایش دهید.

جدای از شناسایی افراد با بهره‌وری بالا یعنی اعضایی که وظایف خود را به موقع یا زودتر از موعد به پایان می‌رسانند، از پیگیری زمان می‌توان برای شناسایی نقاط قوت و ضعف افراد استفاده کرد. اگر داده‌های کافی جمع‌آوری کنید، می‌توانید روند رفتار افراد در محل کار را تشخیص دهید. این اطلاعات شامل داده‌های زیر است:

• چقدر طول می‌کشد تا افراد وظایف خود را کامل کنند،
• آیا برخی از افراد انجام وظایف خود را به تعویق می‌اندازند، و
• اینکه آیا برخی دیگر وظایف خود را سریعتر از حد انتظار انجام می‌دهند.

این اطلاعات به شما این امکان را می‌دهد که اقدامات مناسبی را برای کمک به افرادی که در انجام کارها با مشکل مواجه بوده‌اند انجام دهید و به کسانی که کار خود را سریعتر (اما با کیفیت یکسان یا بهتر) به پایان رسانده‌اند، پاداش دهید.

۴) نرم افزار پیگیری زمان به نظارت بر پیشرفت پروژه کمک می‌کند.

بر اساس گزارشات، تعداد قابل توجهی از کارمندان اعتراف می‌کنند که مکرراً سررسیدها را از دست می‌دهند و حتی وظایفی را که از سررسیدشان هم گذشته نادیده می‌گیرند. اگر به طور مداوم سررسیدها را از دست بدهید، ممکن است دچار سردرگمی و اختلاف شوید، زیرا زمان لازم برای تکمیل یک کار را پایین تخمین زده‌اید. با پایین تخمین زدن زمان لازم برای اتمام یک پروژه، هزینه پروژه را نیز پایین تخمین می‌زنید که در دراز مدت منجر به خسارت مالی می‌شود. علاوه بر این، اگر پرسنل شما زمان زیادی را صرف پروژه‌هایی کنند که ارزش کمتری دارند، با زهم دچار زیان مالی خواهید شد. در نهایت، تاخیر شما تصویر برندتان را خدشه‌دار می‌کند، بنابراین باید به روند پیشرفت پروژه‌های خود توجه بیشتری داشته باشید.

بدون مدیریت اثربخش پروژه که با پیگیری زمان موثر ممکن می‌شود، مشتریان اعتماد خود را به برند شما از دست می‌دهند و اخبار مربوط به کاستی‌های برند شما را منتقل می‌کنند.

۵) نرم افزار پیگیری زمان، تایم‌شیت را خودکار می‌کند و صورتحساب را تسهیل می‌کند.

با پیگیری زمان پروژه با نرم افزارهای تخصصی، تایم شیت‌ها و صورت‌حساب‌های بهتری دریافت می‌کنید.

چرا تایم شیت‌ها و صورت‌حساب‌های دقیق مهم هستند؟

تایم شیت دقیق منجر به صورتحساب‌های دقیق می‌شود که به نوبه خود روابط بهتر با مشتری را به ارمغان می‌آورد و تکمیل تایم‌شیت‌ها در یک نرم‌افزار، فرآیند را سریع‌تر کرده و ارائه صورت‌حساب‌ها را آسان‌تر می‌کند.

درباره تایم‌شیت‌ بیشتر بخوانید.

۶) نرم افزار ردیابی زمان محاسبات حقوق و دستمزد را ساده می‌کند.

یکی دیگر از مزایای نرم افزار پیگیری زمان این است که هزینه پردازش حقوق و دستمزد را کاهش می‌دهد، زیرا نرم افزار پیگیری زمان به طور خودکار زمان کارکنان را ردیابی می‌کند و قابل اعتمادتر و دقیق‌تر از سیستم‌های ردیابی دستی است که مستعد خطا هستند. به عنوان مثال، اگر حقوق کارکنان را به صورت ساعتی پرداخت می‌کنید، پس از تکمیل تایم شیت توسط آنها و با داشتن نرخ ساعتی کارکردشان می‎‌توانید دستمزد آنها را به طور دقیق محاسبه کنید.

از این گذشته، ابزارهای پیگیری زمان به شما این امکان را می‌دهند که پروژه‌های خود و میزان زمان و هزینه صرف شده برای آنها را پیگیری کنید. علاوه بر این، به کمک داده‌های کافی از سیستم ردیابی زمان خود، می‌توانید منابع مورد نیاز برای یک پروژه را بر اساس زمان ردیابی شده در پروژه‌های مشابه به دقت ارزیابی کنید.

۷) نرم افزار ردیابی زمان ارتباطات با مشتری را تقویت می‌کند.

بهترین نرم افزار پیگیری زمان، زمینه را برای ارائه گزارش به مشتریان و سایر ذینفعان فراهم می‌کند.

به اشتراک گذاشتن مرحله پروژه و نقشه راه، شرکا را قادر می‌سازد تا پیشرفت کارها را پیگیری کنند و هر گونه نگرانی را به موقع مطرح کنند. علاوه بر این، آنها دقیقاً مشاهده می‌کنند که سرمایه‌گذاری یا تلاش آنها به کجا می‌رود و آیا نتیجه می‌دهد یا خیر.

راه‌هایی برای پیگیری زمان در مدیریت پروژه

اگر مصمم هستید که تلاش‌های مدیریت پروژه خود را با پیگیری زمان افزایش دهید، باید بدانید که چگونه آن را به درستی انجام دهید.

۳ روش موثر برای پیگیری زمان در مدیریت پروژه

۱. ابزار پیگیری زمان مناسب را انتخاب کنید.

ابزارهای پیگیری زمان زیادی برای انتخاب وجود دارد، بنابراین چگونه یکی از گزینه‌های موجود را انتخاب کنید؟

مهمترین فاکتوری که باید در نظر بگیرید این است که چه چیزی با نیازها و فرآیندهای کسب و کار شما مطابقت دارد.

اهداف پروژه خود را مشخص کنید و به دنبال آن، ویژگی‌هایی را که در یک نرم افزار به دنبال آن هستید تعریف کنید تا به شما در دستیابی به آن اهداف کمک کند. (طبیعتا پیشنهاد ما برای ردیابی زمان، بهتایم است)

۲. تیم را برای پیگیری زمان تشویق کنید.

معرفی یک ابزار جدید به تیم شما اگر درست انجام نشود، می‌تواند مانع بهره‌وری شود. چرا که این یک سیستم جدید برای یادگیری، یک فرآیند جدید برای پیاده‌سازی، و یک وظیفه جدید برای رسیدگی است. به همین دلیل مهم است که تیم خود را به کار بگیرید و آنها را تشویق کنید تا زمانشان را ردیابی کنند.

۳. زمان ردیابی شده را تحلیل کنید.

برای مدیریت پروژه، پیگیری زمان کافی نیست. تحلیل داده‌های به دست آمده از طریق نرم افزار پیگیری زمان چیزی است که برای مدیریت و برنامه‌ریزی پروژه ارزشمند است.

مدیران با بررسی داده‌های پیگیری زمان می‌توانند:

• بیاموزند که چگونه پیگیری زمان بر تیم آنها تأثیر می‌گذارد،
• مناطق مشکل‌ساز را شناسایی کنند.
• بهره‌وری تیم خود را بهتر درک کنند.

هر یک از این جنبه‌ها برای رسیدن به نتایج بهتر، صرفه‌جویی در زمان و تخمین دقیق‌تر بودجه در بلندمدت ضروری است.

درباره مدیریت زمان پروژه بیشتر بخوانید.

نتیجه گیری: بهبود مدیریت پروژه از طریق سیستم پیگیری زمان

پیگیری زمان با روش‌های سنتی مانند اکسل به خصوص در مدیریت پروژه، منسوخ شده است. به یک راه حل پیگیری عالی نیاز دارید که کاملاً خودکار باشد و دسترسی سریع به داده‌های زمانی کارکانان را فراهم کند. ابزارهای پیگیری زمان به اعضای تیم در موارد زیر کمک می‌کنند:

• رعایت سررسیدها،
• شناسایی مناطقی که نیاز به بهبود دارند، و
• نظارت بر عملکرد کارکنان از هر مکانی در جهان.

علاوه بر این، می‌توانید از یک برنامه پیگیری زمان برای بهینه‌سازی گردش کار پروژه استفاده کنید و تلاش‌های خود را بر روی وظایف درست و در زمان مناسب متمرکز کنید.