مدیریت جلسات: سازماندهی حرفه‌ای جلسات برای تصمیم‌گیری‌های بهتر
با اضافه شدن این ویژگی جدید، می‌توانید به سادگی جلسات خود را برنامه‌ریزی، مدیریت و پیگیری کنید. مدیریت جلسات به صورت افزونه ارائه می‌شود تا تنها در صورت نیاز آن را خریداری نمایید. این ماژول امکانات متنوعی را برای بهبود فرآیند جلسات ارائه می‌دهد که شامل موارد زیر است:
- ایجاد دستور جلسه: ایجاد و اشتراک‌گذاری دستور جلسه با شرکت‌کنندگان، که به سازماندهی بهتر جلسه کمک می‌کند.
- زمان‌بندی جلسات: یافتن بهترین زمان برگزاری جلسات، با بررسی برنامه‌ریزی اعضای جلسه.
- حضور و غیاب: حضور و غیاب شرکت‌کنندگان.
- تخصیص وظایف: امکان تعیین وظایف از روی مصوبات جلسه و پیگیری انجام آن‌ها.
- ابزارهای همکاری: امکاناتی مانند به اشتراک گذاشتن اسناد و برقراری ارتباط برای تسهیل همکاری در حین و بعد از جلسه.
- پیگیری و یادآوری‌ها: پیگیری‌های خودکار و یادآوری‌ها برای اطمینان از تکمیل کارهای تعریف شده.
برای تعریف و ویرایش جلسات، مجوز جدیدی تعریف شده که در قسمت مجوزهای سیستم قرار گرفته است. با داشتن مجوز لازم، با مراجعه به منوی جلسات می‌توانید جلسه تعریف کنید.
راهنمای مدیریت جلسات را بخوانید.
گزارش تاخیر کاربران: تحلیل عملکرد در یک نگاه
گزارش تأخیر کاربران به مدیران امکان می‌دهد تا عملکرد و بهره‌وری اعضای تیم را در یک بازه زمانی مشخص ارزیابی کنند. این گزارش، شاخص تأخیر هر کاربر را به‌صورت شفاف نمایش می‌دهد و ابزاری قدرتمند برای شناسایی نقاط ضعف و ارتقای کارایی تیم‌ها است.
محاسبه شاخص تاخیر کاربر:
تعداد فعالیت‌هایی که سررسیدشان در بازه مشخص شده است / تعداد روزهای تأخیر = شاخص تاخیر
با کلیک بر روی نام هر کاربر(drill-down)، می‌توانید جزئیات کاملی از فعالیت‌های کاربر شامل تأخیرات، زمان واقعی صرف شده و اطلاعات مرتبط دیگر را مشاهده کنید و اقدامات لازم را برای بهبود مدیریت زمان او انجام دهید.
برای دسترسی به این گزارش به قسمت گزارش‌ها، همه گزارش‌ها، گزارش‌های پروژه‌ها و فعالیت‌ها و در نهایت گزارش تاخیر کاربران مراجعه کنید.
اگر روی نام کاربر کلیک کنید، به جزئیات فعالیت‌های او می‌رسید.
کارنامه کاربر: ارزیابی عملکرد تیم
با استفاده از کارنامه کاربر در نرم‌افزار مدیریت پروژه بهتایم، می‌توانید در هر لحظه، عملکرد دقیق اعضای تیم خود را بررسی کنید. این گزارش به شما امکان می‌دهد شاخص تأخیر هر کاربر را در بازه‌های زمانی مختلف مشاهده کنید و به طور دقیق میزان زمان صرف‌شده واقعی و برنامه‌ریزی‌شده را مقایسه کنید.
برای مشاهده کارنامه کاربر، پس از مراجعه به گزارش تاخیر کاربر بر روی آیکن i كه با بردن موس روي نام كاربر ظاهر مي‌شود، كليك كنيد.
- در قسمت بالای کارنامه مهارت‌ها و سطح تخصص او مشخص می‌شود.
- در قسمت بعدی می‌توانید روند تغییر شاخص تاخیر را با مشخص کردن بازه زمانی و تفکیک دلخواه مشاهده کنید.
- نمودار بعدی در همین بازه، زمان واقعی و زمان برنامه‌ریزی فرد را با هم مقایسه می‌کند.
- دو نمودار بعدی سهم پروژه‌ها و فعالیت‌های فرد را از زمان واقعی که در سازمان صرف کرده، نمایش می‌دهد.
نمایش ظرفیت آزاد کاربر: برای تخصیص هوشمند وظایف
در بخش انتخاب تیم فعالیت، می‌توانید ظرفیت آزاد هر فرد را مشاهده کنید و در صورتی که ظرفیت فرد کمتر از زمان تخمینی برای فعالیت باشد، هشدار دریافت کنید.
مزایای این قابلیت:
- مدیریت دقیق‌تر تیم‌ها: ظرفیت آزاد کاربران از تاریخ شروع فعالیت تا تاریخ سررسید به صورت خودکار محاسبه می‌شود و شما می‌توانید با دقت بیشتری وظایف را بین اعضای تیم توزیع کنید.
- هشدار هوشمند: اگر فردی بیشتر از ظرفیتش کار دریافت کند، هشدار نارنجی رنگ به شما نمایش داده می‌شود تا از فرسودگی شغلی و اعمال بار کاری بیش از حد بر افراد جلوگیری شود.
- پیش‌بینی دقیق: سیستم ظرفیت افراد مختلف را بررسی کرده و اطلاع می‌دهد که آیا انتخاب این فرد برای انجام فعالیت مناسب است یا خیر.
برای استفاده از این امکان جدید، پس از تعریف فعالیت و مشخص کردن تاریخ شروع و سررسید و زمان تخمینی برای فعالیت، به قسمت انتخاب تیم فعالیت مراجعه کنید. در این قسمت ظرفیت آزاد کاربران نمایش داده می‌شود و اگر ظرفیت فردی کمتر از زمان تخمینی باشد، با رنگ نارنجی هشدار دریافت خواهید کرد.
قابلیت تغییر همه اطلاع‌رسانی‌ها به خوانده شده
با یک کلیک همه اطلاعیه‌های خوانده نشده را به خوانده شده تغییر دهید تا از سردرگمی و انباشت پیام‌های قدیمی جلوگیری کنید. کافیست بر روی نوشته «تغییر همه به خوانده شده» کلیک کنید.
قابلیت تغییر همه پیام‌ها به خوانده‌شده
از این پس می‌توانید تمامی پیام‌های خوانده‌نشده‌ی گفتگوی آنلاین را تنها با یک دکمه به خوانده‌شده تغییر دهید، کافیست دکمه «تغییر همه به خوانده شده» را در بخش گفتگوی آنلاین بزنید.
