ما در بهتایم همواره صدای مشتریانمان را شنیده و خواسته‌ها و پیشنهادهای آنها را در توسعه‌های نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم در نظر می‌گیریم. در ادامه تغییرات بهتایم را در بروزرسانی مهر ماه ۱۴۰۳ بخوانید و پیشنهادهای سازنده خود را با ما در میان بگذارید.
Behtime.ir
۰۹۰۲۸۰۱۰۶۹۵
فهرست تغییرات:
مدیریت جلسات: سازماندهی حرفه‌ای جلسات برای تصمیم‌گیری‌های بهتر
با اضافه شدن این ویژگی جدید، می‌توانید به سادگی جلسات خود را برنامه‌ریزی، مدیریت و پیگیری کنید. مدیریت جلسات به صورت افزونه ارائه می‌شود تا تنها در صورت نیاز آن را خریداری نمایید. این ماژول امکانات متنوعی را برای بهبود فرآیند جلسات ارائه می‌دهد که شامل موارد زیر است:
- ایجاد دستور جلسه: ایجاد و اشتراک‌گذاری دستور جلسه با شرکت‌کنندگان، که به سازماندهی بهتر جلسه کمک می‌کند.
- زمانبندی جلسات: یافتن بهترین زمان برگزاری جلسات، با بررسی برنامه‌ریزی اعضای جلسه.
- حضور و غیاب: حضور و غیاب شرکت‌کنندگان.
- تخصیص وظایف: امکان تعیین وظایف از روی مصوبات جلسه و پیگیری انجام آنها.
- ابزارهای همکاری: امکاناتی مانند به اشتراک گذاشتن اسناد و برقراری ارتباط برای تسهیل همکاری در حین و بعد از جلسه.
- پیگیری و یادآوری‌ها: پیگیری‌های خودکار و یادآوری‌ها برای اطمینان از تکمیل کارهای تعریف شده.
راهنمای استفاده از ماژول مدیریت جلسات
برای تعریف و ویرایش جلسات، مجوز جدیدی تعریف شده که در قسمت مجوزهای سیستم قرار گرفته است. با داشتن مجوز لازم، با مراجعه به منوی جلسات می‌توانید جلسه تعریف کنید:
- بر روی آیکن + کلیک کنید.
- عنوان جلسه، پروژه‌ی مربوطه و دبیر جلسه را در تب اول مشخص کنید. (انتخاب پروژه برای جلسه اجباری نیست)
- در همین تب می‌توانید دستور جلسه را مشخص کنید تا پس از انتشارِ جلسه به افراد اطلاع‌رسانی شود.
- در تب زمانبندی اجباریست که تاریخ جلسه و زمانِ شروع و پایان آن را مشخص کنید.
- در تب بعدی افراد جلسه را دعوت کنید. دبیر جلسه به طور پیش فرض عضوی از جلسه است.
- در تب اطلاعات تکمیلی، برای جلسه مکان و یا در صورت آنلاین بودن، لینک مشخص کنید.
- از جذاب‌ترین امکانات این قسمت، یادآوری‌هاییست که می‌توانید برای جلسات تعیین کنید. برای هر جلسه می‌توانید ۳ یادآوری تنظیم کنید تا بهتایم جلسه را به اعضا یادآوری کند.
پس از طی کردن این مراحل، جلسه در حالت پیش‌نویس قرار می‌گیرد تا پس از مطمئن شدن از وقوع جلسه، آن را منتشر کنید. پس از انتشار جلسه، دعوتنامه‌ی جلسه به اشکال مختلف مانند ایمیل، نوتیفیکیشن داخل برنامه و در صورت خرید اطلاع‌رسانی پیامکی به شکل پیامک برای افراد جلسه ارسال می‌شود. در این دعوتنامه عنوان، تاریخ، ساعت، دستور و مکان جلسه از طرف دبیر جلسه ارسال می‌شود.
ماژول مدیریت جلسات، امکان حضور و غیاب در جلسات و همچنین مشخص کردن مصوبات جلسات را امکان‌پذیر می‌کند.
می‌توانید برای هر یک از مصوبات جلسه مسئول مشخص کنید.
امکان اضافه کردن فعالیت از مصوبات جلسه وجود دارد. به طور پیش فرض مسئول جلسه عضو تیم فعالیت خواهد بود که این موضوع قابل تغییر است.
موضوعات زیر از جلسه اطلاع‌رسانی می‌شود:
- تغییرات مربوط به تاریخ، ساعت، محل، موضوع و دستورجلسه
- کنسل شدن جلسه
- حذف کاربر از افراد جلسه
- یادآوری زمان جلسه قبل از شروع آن با توجه به تنظیمات یادآوری
جلسه در روز جلسه در منوی برنامه‌ریزی و تایم‌شیت فرد قرار می‌گیرد و به محض منتشر شدن در تقویم کاری فرد نمایش داده می‌شود. هنگام تعیین زمانبندی جلسه، اگر اعضای جلسه برای روز و ساعت جلسه برنامه‌ی دیگری ثبت کرده باشند، این موضوع هشدار داده می‌شود تا از ایجاد تداخل در برنامه‌ها جلوگیری شود.
درباره مدیریت جلسات بیشتر بخوانید.
گزارش تاخیر کاربران: تحلیل عملکرد در یک نگاه
گزارش تأخیر کاربران به مدیران امکان می‌دهد تا عملکرد و بهره‌وری اعضای تیم را در یک بازه زمانی مشخص ارزیابی کنند. این گزارش، شاخص تأخیر هر کاربر را به‌صورت شفاف نمایش می‌دهد و ابزاری قدرتمند برای شناسایی نقاط ضعف و ارتقای کارایی تیم‌ها است.
محاسبه شاخص تاخیر کاربر:
تعداد فعالیت‌هایی که سررسیدشان در بازه مشخص شده است / تعداد روزهای تأخیر = شاخص تاخیر
با کلیک بر روی نام هر کاربر(drill-down)، می‌توانید جزئیات کاملی از فعالیت‌های کاربر شامل تأخیرات، زمان واقعی صرف شده و اطلاعات مرتبط دیگر را مشاهده کنید و اقدامات لازم را برای بهبود مدیریت زمان او انجام دهید.
برای دسترسی به این گزارش به قسمت گزارش‌ها، همه گزارش‌ها، گزارش‌های پروژه‌ها و فعالیت‌ها و در نهایت گزارش تاخیر کاربران مراجعه کنید.
در این مرحله بازه زمانی مورد نظر خود را وارد کنید، تا نام کاربران و شاخص تاخیر آنها در این بازه برای شما لیست شود. توجه کنید که این گزارش هم مانند سایر گزارش‌ها، اطلاعات را با توجه به سطح دسترسی شما در اختیارتان قرار می‌دهد.
حالا اگر روی نام کاربر کلیک کنید، به جزئیات فعالیت‌های او می‌رسید.
کارنامه کاربر: ارزیابی عملکرد تیم
با استفاده از کارنامه کاربر در نرم‌افزار مدیریت پروژه بهتایم، می‌توانید در هر لحظه، عملکرد دقیق اعضای تیم خود را بررسی کنید. این گزارش به شما امکان می‌دهد شاخص تأخیر هر کاربر را در بازه‌های زمانی مختلف مشاهده کنید و به طور دقیق میزان زمان صرف‌شده واقعی و برنامه‌ریزی‌شده را مقایسه کنید.
برای مشاهده کارنامه کاربر، پس از مراجعه به گزارش تاخیر کاربر بر روی آیکن i كه با بردن موس روي نام كاربر ظاهر مي‌شود، كليك كنيد.
- در قسمت بالای کارنامه مهارت‌ها و سطح تخصص او مشخص می‌شود.
- در قسمت بعدی می‌توانید روند تغییر شاخص تاخیر را با مشخص کردن بازه زمانی و تفکیک دلخواه مشاهده کنید.
- نمودار بعدی در همین بازه، زمان واقعی و زمان برنامه‌ریزی فرد را با هم مقایسه می‌کند.
- دو نمودار بعدی سهم پروژه‌ها و فعالیت‌های فرد را از زمان واقعی که در سازمان صرف کرده، نمایش می‌دهد.
نمایش ظرفیت آزاد کاربر: برای تخصیص هوشمند وظایف
در بخش انتخاب تیم فعالیت، می‌توانید ظرفیت آزاد هر فرد را مشاهده کنید و در صورتی که ظرفیت فرد کمتر از زمان تخمینی برای فعالیت باشد، هشدار دریافت کنید.
مزایای این قابلیت:
- مدیریت دقیق‌تر تیم‌ها: ظرفیت آزاد کاربران از تاریخ شروع فعالیت تا تاریخ سررسید به صورت خودکار محاسبه می‌شود و شما می‌توانید با دقت بیشتری وظایف را بین اعضای تیم توزیع کنید.
- هشدار هوشمند: اگر فردی بیشتر از ظرفیتش کار دریافت کند، هشدار نارنجی رنگ به شما نمایش داده می‌شود تا از فرسودگی شغلی و اعمال بار کاری بیش از حد بر افراد جلوگیری شود.
- پیش‌بینی دقیق: سیستم ظرفیت افراد مختلف را بررسی کرده و اطلاع می‌دهد که آیا انتخاب این فرد برای انجام فعالیت مناسب است یا خیر.
برای استفاده از این امکان جدید، پس از تعریف فعالیت و مشخص کردن تاریخ شروع و سررسید و زمان تخمینی برای فعالیت، به قسمت انتخاب تیم فعالیت مراجعه کنید. در این قسمت ظرفیت آزاد کاربران نمایش داده می‌شود و اگر ظرفیت فردی کمتر از زمان تخمینی باشد، با رنگ نارنجی هشدار دریافت خواهید کرد.
قابلیت تغییر همه اطلاع‌رسانی‌ها به خوانده شده
با یک کلیک همه اطلاعیه‌های خوانده نشده را به خوانده شده تغییر دهید تا از سردرگمی و انباشت پیام‌های قدیمی جلوگیری کنید. کافیست بر روی نوشته «تغییر همه به خوانده شده» کلیک کنید.
قابلیت تغییر همه پیام‌ها به خوانده‌شده
از این پس می‌توانید تمامی پیام‌های خوانده‌نشده‌ی گفتگوی آنلاین را تنها با یک دکمه به خوانده‌شده تغییر دهید، کافیست دکمه «تغییر همه به خوانده شده» را در بخش گفتگوی آنلاین بزنید.
اگر تاکنون در بهتایم ثبت نام نکرده‌اید، اکنون زمان مناسبی است: