تحلیل SWOT در مدیریت پروژه
SWOT مخفف نقاط قوت، ضعف، فرصتها و تهدیدها است. این تحلیل یک تکنیک برنامهریزی استراتژیک است که مدیران پروژه برای آنالیز نقاط قوت و ضعف پروژههای خود و همچنین تحلیل و بررسی فرصتها و تهدیدهایی که ممکن است در آینده با آنها مواجه شوند، از آن استفاده میکنند.
این تکنیک متداول به مدیران پروژه اجازه میدهد تا نقاطی را که در آنها نیاز به پیشرفت دارند، شناسایی کرده و متدولوژی مناسبی را برای کار انتخاب کنند. تحلیل SWOT با فراهم کردن درک بهتر از نقاطی که باید روی آنها تمرکز شود، میزان موفقیت یک پروژه را مشخص میکند.
پیش از مطالعه مقاله میتوانید در ویدئوی زیر به طور اجمالی با تحلیل SWOT آشنا شوید:
فهرست مطالب
چرا به عنوان یک مدیر پروژه باید تحلیل SWOT انجام دهید؟
انجام تحلیل SWOT میتواند به شما در بهبود روند برنامهریزی پروژه، کاهش ریسک پروژه و همچنین افزایش احتمال موفقیت پروژه کمک کند. با شناسایی نقاط قوت، ضعفها، فرصتها و تهدیدهایی که ممکن است یک پروژه ایجاد کند، میتوانید ریسکهای مربوط به وظایف را کاهش دهید. به عبارت دیگر، تحلیل SWOT میتواند با بهینهسازی کارتان، شما را به مدیر پروژه بهتری تبدیل کند. تیم شما نیز از این تکنیک سود خواهد برد زیرا برنامه پروژه بهتری داشته و از ریسکهای احتمالی آگاهی خواهند داشت.
یک راهنمای مفید برای تحلیل SWOT
۱) معرفی SWOT
۱-۱) چهار ربع
SWOT برگرفته از ۴ لغت زیر است:
- نقاط قوت: Strengths
- نقاط ضعف: Weaknesses
- فرصتها: Opportunities
- تهدیدها: Threats
SWOT دهههاست که وجود دارد و میتواند ادعا کند که پرکاربردترین ابزار استراتژی در دوران معاصر است.
چه زمانی از تحلیل SWOT استفاده میکنیم؟
- جستجوی راهحلهای جدید برای مشکلات.
- تصمیمگیری در مورد بهترین مسیر. شناسایی فرصتهای موفقیت در چارچوب تهدیدها میتواند انتخابها را شفاف کند.
- برای تعیین اینکه تغییر در کجا امکانپذیر است. اگر در یک مرحله یا نقطه عطف قرار دارید، یک فهرست از نقاط قوت و ضعف شما میتواند اولویتها و امکانات را مشخص کند.
- برای سازماندهی اطلاعاتی که از مطالعات یا نظرسنجیها جمعآوری کردهاید.
۱-۲) مزایا و معایب تحلیل SWOT
مزایای تحلیل SWOT
بررسی مزایا و محدودیتهای تحلیل SWOT قبل از به کارگیری آن لازم است.
- درک آن آسان است.
- در بسیاری از سطوح یک سازمان قابل اجرا است. از یک فرد، یک تیم، یک واحد تجاری یا بخش گرفته، تا استراتژی شرکت.
- میتوان آن را در عمقهای مختلف از سریع و آسان، تا بسیار دقیق اعمال کرد.
- با استفاده مناسب، میتوان آن را به اهداف شرکت پیوند داد.
- بصری بودن آن باعث تبادل آسان اطلاعات میشود.
معایب تحلیل SWOT
با وجود محبوبیت و مزایای فوق، تحلیل SWOT معایبی هم دارد:
- انجام تحلیل SWOT با استفاده از برداشتهای کیفی (شنیدهها) به جای دادههای کمی وسوسه انگیز است.
- به راحتی میشود مغرضانه عمل کرد.
- جمعآوری، ارزیابی و تصمیمگیری بر اساس دادهها میتواند دشوار باشد.
۲) چارچوب تحلیل SWOT
۲-۱) ترسیم SWOT
SWOT معمولاً همانطور که در شکل زیر نشان داده شده است، ترسیم میشود. البته میتوانید در مورد نحوه ترسیم آن خلاق باشید.
محورها در SWOT مهم هستند زیرا محتوای چهار ربع S (نقاط قوت)، W (نقاط ضعف)، O (فرصتها) و T (تهدیدها) را تعریف میکنند. در واقع یک خطای رایج در تحلیل SWOT نادیده گرفتن محورها و قرار دادن اطلاعات در ربع اشتباه است!
۲-۲) کنترل بر روی فاکتورها: داخلی و خارجی بودن آنها
ردیفهای نمودار SWOT در شکل بالا، عواملی که شما کنترل میکنید و عواملی که در کنترل شما نیستند را متمایز میکند. در تحلیل SWOT عواملی که تحت کنترل شما هستند، عوامل داخلی و مواردی که از کنترل شما خارجند، عوامل خارجی هستند.
عوامل داخلی
عوامل داخلی عواملی هستند که شما یا سازمانتان بر آنها کنترل دارید. نقاط قوت و ضعف از عوامل داخلی هستند.
عوامل خارجی
عوامل خارجی عواملی هستند که شما یا سازمانتان کنترل چندانی یا هیچ کنترلی بر آنها ندارید. فرصتها و تهدیدها عوامل خارجی هستند.
اینکه یک فاکتور قدرت باشد یا ضعف، فرصت باشد یا تهدید، به شرایط و هدف تحلیل SWOT بستگی دارد.
۲-۳) تأثیر – مفید یا مضر
ستونهای نمودار SWOT فاکتورهایی را که برای هدف تحلیل SWOT شما مفید و یا مضر هستند، متمایز میکند.
مفید
عواملی مفید هستند که به موفقیت شما کمک میکنند. نقاط قوت و فرصتها مفید هستند.
مضر
عوامل مضر عواملی هستند که مانع موفقیت شما میشوند. نقاط ضعف و تهدیدات مضر است.
به یاد داشته باشید، مفید یا مضر بودن یک عامل به هدف تحلیل SWOT شما بستگی دارد.
۲-۴) ۴ ربع نمودار SWOT
هر چهار ربع SWOT محصول محورها هستند. هر ربع در ادامه به طور خلاصه معرفی میشوند، زیرا شرایط تحلیل SWOT تأثیر زیادی در جانمایی فاکتورها در این ۴ ربع دارد. (به عنوان مثال، چیزی که در یک شرایط قدرت است در یک شرایط دیگر ممکن است یک ضعف باشد).
۲-۴-۱) نقاط قوت
نقاط قوت داخلی و مفید هستند. عواملی هستند که برای سودرسانی به شما، از یک فرصت پشتیبانی و یا بر یک تهدید غلبه میکنند. نقاط قوت ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- نقاط قوت مالی:گردش مالی خوب، دسترسی آسان به سرمایه و بودجه، حاشیه سود بالا.
- نقاط قوت از نظر فناوری و تولید: کارخانه، ماشینآلات و تکنیکهای مرتبط.
- نقاط قوت از نظر خدمات به مشتری در بازاریابی و فروش.
- کارمندانی با استعداد، فداکار و آموزش دیده.
۲-۴-۲) نقاط ضعف
نقاط ضعف داخلی و مضر است. فاکتورهایی در کسب و کار شما هستند که به دلیل وجود آنها نمیتوانید از یک فرصت استفاده کنید یا در مقابل یک تهدید آسیبپذیر هستید. نقاط ضعف ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- ضعفهای مالی مانند بدهی زیاد.
- فناوری قدیمی یا انعطافناپذیر.
- نقاط ضعف در خدمات مشتری. به عنوان مثال، زمان تحویل طولانی یا ارتباطات ضعیف با مشتری.
- کمبود مهارت یا روحیه ضعیف کارکنان.
۲-۴-۳) فرصتها
فرصتها عوامل بیرونی هستند که مفید بوده و هیچ کنترلی بر آنها ندارید. این فرصتها از منابع بسیاری به وجود میآیند: به عنوان مثال، خروج رقبا از بازار و نوآوریهای فناوری.
فرصتها ممکن است ملموس یا ناملموس باشند. ملموس مانند محصولات و ویژگیها. ناملموس مانند افزایش اعتبار یا حسن شهرت شما.
۲-۴-۴) تهدیدها
تهدیدها عوامل خارجی هستند که مضر بوده و شما هیچ کنترلی بر آنها ندارید. به عنوان مثال، یک رقیب جدید و یا تصویب شدن قوانین محدود کننده.
تهدیدها ممکن است ملموس یا ناملموس باشند.
مثال تهدید ملموس: یک قانون محدود کننده یا حتی سرقت اموال و داراییها.
مثال تهدیدهای ناملموس: عدم توانایی در تأمین مجوزها (به اشکال مختلف) یا از بین رفتن احتمالی حسن شهرت.
۲-۵) بررسی شرایط ۱ حیاتی است.
جانمایی صحیح یک فاکتور در تحلیل SWOT نیاز به بررسی شرایط دارد.
یک مثال میتواند اهمیت این موضوع را نشان دهد:
یکی از نرمافزارهایی که استفاده میکنید دقیقا همان کاری را که شما میخواهید انجام میدهد و از این رو میتواند یک نقطه قوت باشد. اما هزینه نگهداری این نرم افزار ممکن است گران باشد و در نتیجه یک نقطه ضعف تلقی شود.
بررسی شرایط برای استفاده موثر از SWOT بسیار مهم است. یک تحلیل SWOT با کیفیت با درک شرایط شروع میشود.
۳) ایجاد پاسخهای استراتژیک
۳-۱) تبدیل SWOT به TOWS
تحلیل SWOT به ارزیابی وضعیت فعلی داخلی و خارجی یک شرکت کمک میکند، اما اقدامات استراتژیک مشخصی را ارائه نمیدهد. یکی از راههای تشخیص گزینههای استراتژیک یک شرکت، استفاده از ماتریس TOWS (یا تحلیل TOWS) است. به کمک این ماتریس مدیریت میتواند با ترکیب فرصتها و تهدیدهای خارجی با نقاط قوت و ضعف داخلی، بر اساس موقعیت چهار استراتژی را دنبال کند که در بخش ۳-۳ معرفی میشوند.
در واقع، SWOT برعکس شده و چهار دسته ورودی شما را به سمت پاسخهای استراتژیک هدایت میکنند. در این حالت چارچوب معمولاً با نام TOWS شناخته میشود.
۳-۲) تطبیق ۲ و تبدیل ۳.
یکی از راههای استفاده از تحلیل SWOT تطبیق و تبدیل است.
match یک روش برای شناسایی مزیتهای رقابتی با تطبیق نقاط قوت و فرصتهاست، در حالی که Convert احتمال تبدیل نقاط ضعف یا تهدیدها به نقاط قوت یا فرصتها و یا در صورتی که ممکن نباشد، به حداقل رساندن یا اجتناب از تهدیدها و ضعفها را بررسی میکند.
حالتهای مختلف Converting در شکل زیر مشخص شدهاند.
۳-۳) چهار استراتژی عمومی
تبدیل SWOT به TOWS و استفاده از Match و Convert منجر به چهار استراتژی عمومی میشود.
این چهار استراتژی عمومی عبارتند از:
استراتژیهای رشد (فرصت × نقاط قوت) – SO
به طور خلاصه این استراتژی به کار بردن منابع برای بیشترین استفاده از فرصتهایی است که بازار ارائه میدهد.
ماهیت یک استراتژی مبتنی بر رشد این است که فرصت را با نقاط قوت موجود مطابقت داده تا کارهایی ر ا که در آنها مهارت دارید، بیشتر انجام دهید. یک استراتژی مبتنی بر رشد معمولاً شامل سرمایهگذاری روی فاکتورهایی است که توانایی شما را برای انجام کارهای مشابه بیشتر میکنند. به عنوان مثال، استخدام افراد اضافی یا تهیه ماشینآلات تولید اضافی.
نتیجه یک استراتژی مبتنی بر رشد تداوم مزیت رقابتی شماست.
استراتژیهای توسعه داخلی (فرصت × نقاط ضعف) – WO
نکته اصلی در این نوع استراتژی تبدیل نقاط ضعف به نقاط قوت است تا با یک فرصت مطابقت داده شوند. یک استراتژی توسعه داخلی در مورد اصلاح یا توسعه فاکتورهای داخلی است.
به عنوان مثال، توسعه مهارتهای جدید، استخدام افراد جدید با مهارتهای مختلف یا آموزش مهارتهای جدید به افراد موجود، طراحی فرآیندهای جدید یا توسعه فنآوری جدید.
استراتژی توسعه داخلی منجر به قابلیتهای جدیدی میشود که قبلاً وجود نداشتهاند و میتوان آنها را با یک فرصت مطابقت داد.
استراتژیهای توسعه خارجی (تهدیدها × نقاط قوت) – ST
این نوع استراتژی مبتنی بر استفاده از نقاط قوت موجود برای تبدیل تهدید به فرصت است. به عنوان مثال، گسترش بازاریابی شما به مناطق جدید یا مشتریان جدید از طریق تبلیغات.
هدف از این استراتژی به حداکثر رساندن نقاط قوت یک شرکت و به حداقل رساندن تهدیدها از طریق این نقاط قوت است.
استراتژیهای بقا (تهدیدها × نقاط ضعف) – WT
ترکیب تهدید و ضعفها، بدترین حالت ممکن است. در اینجا شما با انتخابهای جدی روبرو هستید. به عنوان مثال، سازمان خود یا آنچه را انجام میدهد، تغییر دهید، یا در نهایت تجارت را منحل کنید و سرمایه را به سهامداران بازگردانید. هر دو match و convert در اینجا قابل اجرا هستند.
۴) توسعه استراتژی
برای توسعه استراتژی یک ترتیب را دنبال کنید:
- در مورد شرایط کسب و کار و هدف تحلیل شفاف باشید.
- فرصتها و تهدیدها را شناسایی کنید.
- نقاط قوت و ضعف را شناسایی کنید.
- فرصتها و تهدیدها را با نقاط قوت و ضعف مطابقت دهید.
- فاکتورهای مضر را به فاکتورهای مفید تبدیل کنید.
- پاسخها را توسعه دهید.
- انتخاب و تصمیمگیری کنید و
- اقدامات برای اجرای استراتژی را تعریف کنید.
یک چارچوب در شکل زیر نشان داده شده است که لازم است آن را متناسب با شرایط خود اصلاح کنید.
اگرچه این روش به صورت خطی نشان داده شده، اما در واقعیت این چنین نیست. به عنوان مثال، تحلیل ممکن است نیاز به یک منبع داده اضافی را نشان دهد، بنابراین باید به ورودیها برگردید.
۴-۱) شرایط ۱ کسب و کار را تعریف کنید.
تعریف شرایط به شما امکان میدهد تا مسائل و عوامل را به گونهای ارزیابی و تفسیر کنید که به درستی در ربعهای SWOT قرار بگیرند.
بررسی شرایط کسب و کار ممکن است شامل موارد زیر باشد.
- کسب و کار شما چیست؟
- چه میکنید، چه میفروشید و مشتریان معمول شما چه کسانی هستند.
- آنچه کسب و کارتان انجام میدهد و نمیدهد را مشخص کنید.
- مراجعه به چشمانداز و مأموریت اغلب کمک میکند.
مثال برای شرایط:
Burger Bar یک فست فود کوچک در مرکز شهر است که همبرگر و سیب زمینی میفروشد. مشتریان وارد محل شده، برای انتخاب و سفارش غذای خود صف میبندند و بلافاصله در پیشخوان به آنها خدمات ارائه میشود. ظرف چند دقیقه آنها غذای خود را سفارش داده، هزینه آن را پرداخت کرده و غذا را دریافت میکنند. غذا یا در یک کیسه کاغذی برای مشتریان بیرونبر یا در یک سینی برای خوردن در محل ارائه میشود.
برای سفارشات خوردن در محل، مشتریان پشت میز مینشینند و غذای خود را با انگشتان و در صورت تمایل، با یک چنگال پلاستیکی یکبار مصرف، میل میکنند. زمان سپری شده سر میز کوتاه است، معمولاً ۱۰ تا ۲۰ دقیقه. مشتریان سینی غذا را خودشان سر میزشان میبرند و بعد از خودن هم آن را در یک محل مشخص قرار میدهند.
زمانی که مشتری در محل غذا میخورد کوتاه بوده و بیش از ۳۰ دقیقه نیست. یک مشتری که غذا را با خود میبرد میتواند ظرف ۵ دقیقه وارد رستوران شده و از آن خارج شود.
۴-۲) هدف
دانستن هدف در هر فعالیتی باعث افزایش تمرکز میشود و به فرد کمک میکند تا با حذف موارد بیربط فعالیت را در اندازه قابل کنترل نگه دارد.
دامنه اهداف ممکن بسیار زیاد باشد. هدف ممکن است پیرامون هر یک از فرآیندهای کسب و کار شکل گیرد. به عنوان مثال استخدام و توسعه محصول، ادغام، ایجاد فضاهای جدید اداری و غیره.
هدف خوب ارزشمند است زیرا به شما کمک میکند ورودیهایی را که ممکن است برای تحلیل SWOT نیاز داشته باشید، شناسایی کنید.
۴-۳) کشف فرصتها و تهدیدها
این مرحله با اسکن محیطی ۴ یا به زبان ساده، شناسایی آنچه در اطراف شما میگذرد، شروع میشود. منابع و مدلهای زیادی برای کمک به اسکن محیطی شما وجود دارد. شکل زیر برخی از آنها را نشان میدهد. هر کدام مزایای خاصی دارند و ممکن است لازم باشد از چندین مورد استفاده کنید. اجازه ندهید این مدلها شما را محدود کنند، در صورت لزوم آنها را با یکدیگر ترکیب کرده و تطبیق دهید.
چارچوبی معروف به PESTEL ۵(سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، فنی، زیست محیطی و حقوقی) وجود دارد و بسیار محبوب است زیرا لیستی از مسائل و عوامل خارجی را فراهم میکند و به ورودیهای شما در تحلیل SWOT کمک میکند.
۴-۴) شناسایی نقاط قوت و ضعف
نقاط قوت و ضعف عوامل داخلی هستند که کنترل قابل توجهی بر آنها دارید. باید نقاط قوت و ضعف را در فرآیندهای داخلی، عملیات و روش انجام کارهای خود (از جمله ازرشها و فرهنگ کسب و کار) جستجو و شناسایی کنید.
به یاد داشته باشید که فاکتورهایی که به عنوان نقاط قوت یا ضعف طبقهبندی میشوند فقط در یک شرایط خاص معتبر هستند.
۴-۵) تطبیق و تبدیل.
Match و Convert در بخشهای قبلی معرفی شد.
برای نشان دادن تطبیق، فرض کنید شما صاحب فست فودی هستید که در بخش ۴.۱ ذکر شد و درخواست تحقیقات بازار کردهاید. نتیجه این تحقیق نشان میدهد که فرصتی برای گسترش منو شامل غذاهای بشقابی که با چاقو و چنگال خورده میشوند، وجود دارد. شکل زیر نحوه تطبیق فاکتورهای فرصت با فاکتورهای ضعف را نشان میدهد.
۴-۶) از TOWS برای انتخاب یک رویکرد استراتژیک استفاده کنید.
تجارت Burger Bar اکنون باید تصمیم بگیرد. ترسیم مجدد SWOT به شکل TOWS، به طوری که بتوان تقاطع فرصتها و ضعفها را دید، به دستیابی به یک استراتژی توسعه داخلی کمک میکند.
استفاده از SWOT و TOWS سرمایهگذاری در کارد و چنگال و بشقاب را پیشنهاد میکند. هم در جلوی پیشخوان و هم در پشت پیشخوان به سرمایهگذاری نیاز است. جلوی پیشخوان به ظروف و کارد و چنگال و همچنین کارکنان منتظر برای پاک کردن و جمعآوری بشقاب، چاقو و چنگال نیاز دارد. این کارکنان همچنین نیاز به آموزش دارند. پشت پیشخوان به ماشین ظرفشویی (با آموزش کارکنان، مواد تمیز کننده و غیره) نیاز دارد. کارد و چنگال ممکن است گم یا شکسته شوند، در نتیجه ممکن است به افزایش قیمت نیاز باشد. افرادی که در محل غذا میخورند به احتمال زیاد مدت بیشتری میمانند، بنابراین Burger Bar باید در ظرفیت صندلی تجدید نظر کند.
بررسی شرایط کسب و کار در اینجا مهم است. Burger Bar همیشه مشتریان کمهزینهای را جذب میکرده که مدت کوتاهی در محل میماندند و فرآیندهای جلوی پیشخوان و پشت پیشخوان هم به همین منظور تنظیم شده بودند. در این شرایط، غذاهای بشقابی فرصتی است که Burger Bar باید تصمیم بگیرد از آن اجتناب کند. اگر مدیران Burger Bar بخواهند از فرصت غذای بشقابی استفاده کنند، ممکن است به فکر افتتاح یک رستوران جدید با ارزشهای متفاوت باشند.
۴-۷) آزمایش تصمیمات
مثال Burger Bar یک موقعیت ساده بود. در واقعیت، تصمیمگیری دشوارتر است.
پس از تصمیمگیری، آخرین مرحله این است که به آن یک بررسی بر اساس واقعیت بدهید. روشهای زیادی برای انجام این کار وجود دارد. لیست زیر آزمایشهایی است که میتوانید استفاده کنید:
- آیا مناسب کسب و کار شما (بخش/زیرمجموعه) هست؟ در اصطلاحات تجاری اغلب به آن Business Fit گفته میشود.
- آیا با اصول اخلاقی و ارزشهای شما مطابقت دارد؟
- آیا نیازمند یک تغییر تدریجی در کاری است که انجام میدهید، یا یک تغییر اساسی لازم دارد؟
- اثربخشی – آیا این تصمیم به یک تمایز استراتژیک واقعی منجر میشود؟
- کارایی – برای اجرای استراتژی به چه منابعی نیاز است؟
- آیا این اقدام استراتژیک قابل اعتماد و پایدار خواهد بود؟
- آیا میتوان تجسم کرد که پس از اجرای تغییر استراتژیک، اوضاع چگونه خواهد بود؟ انجام این کار به فرد کمک میکند تا برای تغییرات انگیزه ایجاد کند.
- اگر هیچ کاری انجام ندهید چه اتفاقی میافتد؟
۴-۸) اجرا
استراتژی شما باید از قصد به عمل تبدیل شود. اجرای استراتژی به تنهایی یک موضوع کامل است و خارج از محدوده این راهنماست. در نتیجه، این بخش بسیار مختصر است.
سه موضوع ارزشمند هنگام آمادهسازی برای اجرای استراتژی وجود دارد که باید به آنها توجه شود:
نحوه بیان استراتژی
شفافیت، سادگی و سازگاری در بیان استراتژی به نحوی که افراد بتوانند به شیوه خود استراتژی را درک کنند.
پیادهسازی
پیادهسازی یک استراتژی اغلب شامل نوعی برنامه تغییر است. کمی فکر کنید که چه نوع برنامهای لازم است و چقدر باید بزرگ باشد.
اندازهگیری موفقیت
از کجا بدانید که آیا استراتژی شما موفق بوده است؟ کمی به شاخصها یا معیارهای مورد نیاز خود فکر کنید تا بتوانید این موضوع را بررسی کنید.
- Context
- Match
- Convert
- Environmental scan
- Political, Economic, Social, Technological, Environmental and Legal
مراجع:
- Alan Sarsby, 2012,A Useful Guide to SWOT Analysis.
- www.business-to-you.com
شناسایی نقاط قوت در سطح استراتژیک در نهایت به اولویت بندی پروژه ها کمک می کند و تضمین می کند که در بهترین و کارآمدترین مسیر برای سازمان خود حرکت می کنید.