روز ۴۷، نکته ۴۷: تعیین تاریخ‌ سررسید‌ برای فعالیت‌ها به کارکنان انگیزه می‌دهد یا موجب استرس آن‌ها می‌شود؟

در ۵۰ روز کاری آینده قصد داریم هر روز یک نکته مدیریت و رهبری منتشر کنیم. روز ۴۷، نکته ۴۷: زمانی که تاریخ‌ سررسید‌ ندارید، چگونه به خودتان انگیزه می‌دهید؟

روز اول، نکته اول

روز ۴۶، نکته مدیریتی ۴۶

روز 47، نکته 47: زمانی که تاریخ‌ سررسید‌ ندارید، چگونه به خودتان انگیزه می‌دهید؟

روز ۴۷، نکته ۴۷: زمانی که تاریخ‌ سررسید‌ ندارید، چگونه به خودتان انگیزه می‌دهید؟

 

 

روز ۴۷، نکته ۴۷: زمانی که تاریخ‌ سررسید‌ ندارید، چگونه به خودتان انگیزه می‌دهید؟

 

تاریخ‌ سررسید‌ نیروی قدرتمندی است که مهمترین کارها را مشخص می‌کند و باعث تمرکز و تکمیل وظایف می‌شود.

پروژه‌هایی که تاریخ‌ سررسید‌ مشخصی ندارند می‌توانند برای هفته‌ها، ماه‌ها یا حتی سال‌ها در لیست وظایف سرگردان بمانند.

گاهی این اتفاق می‌افتد به این دلیل که از کار کردن بر روی یک پروژه لذت نمی‌برید و بنابراین هر وقت بتوانید انجام آن را به تعویق می‌اندازید. اما بعضی اوقات، واقعا نرسیدید یک پروژه را انجام دهید، چرا که برای انجام کارهای با تاریخ‌ سررسید‌ مشخص تحت فشار بودید. معمولا برای تاخیر در انجام کارهایی که تاریخ‌ سررسید‌ ندارند، از طرف افراد دیگر مورد انتقاد قرار نمی‌گیرید ولی از درون، خودتان را به خاطر پروژه‌های دست نخورده سرزنش می‌کنید. هچنین در موارد مهمی که فوریت ندارند‌، این اضطراب وجود دارد که ممکن است هر لحظه شخصی از شما درباره وضعیت آن سؤال کند و شما هم چیزی برای ارائه نداشته باشید.

بنابراین مقاله «چگونه به خودتان انگیزه دهید تا کاری را انجام دهید که تاریخ‌ سررسید‌ ندارد؟» از سایت hbr را بخوانید.


زمانی که تایخ سررسید ندارید چگونه به خود انگیزه دهید؟

برای خود تاریخ‌ سررسید‌ تعیین کنید.

اگر یک پروژه تاریخ‌ سررسید‌ نداشته باشد، هیچ دلیلی وجود ندارد که نتوانید خودتان برای آن تاریخ‌ سررسید‌ تعیین کنید.

با استفاده از بهتایم می‌توانید برای تمام فعالیت‌های خود تاریخ سررسید تعیین کنید.

  • تعهدات خود را بنویسید.
  • آن‌ها را در تقویم خود علامت‌گذاری کنید.
  • اگر می‌دانید که در اوقاتی که سرتان شلوغ است، فقط کارهای بدون تاریخ‌ سررسید‌ را به تعویق می‌اندازید، به دنبال زمان سبک‌تری در برنامه خود باشید و سپس واقعاً به آن متعهد شوید.
  • با مشخص کردن این‌که دقیقاً چه زمانی می‌خواهید یک پروژه یا بخش‌هایی از آن را به پایان برسانید، به خودتان در اولویت‌‌بندی مناسب کارها کمک می‌کنید.

از همکارانتان بخواهید پیگیری کنند.

گاهی اوقات تنها راه برای پیشبرد فعالیت‌های بدون تاریخ‌ سررسید‌، درخواست پشتیبانی است.

  • وقتی به کسی چارچوب زمانی خود را برای اتمام یک کار می‌گویید، انگیزه بیشتری برای پیشرفت دارید.

مثلا یک عضو تیم، رئیس، دوست یا مربی، و سپس به آن فرد گزارش ‌دهید.

  • برخی ممکن است تصمیم بگیرند این کار را عمومی‌تری انجام دهند.

مثلا در رسانه‌های اجتماعی به اشتراک بگدارید که تا زمان مشخصی فعالیت خاصی را انجام خواهید داد. اگر تعدادی از دنبال‌کننده‌های شما این موضوع را پیگیری کنند، این استراتژی عملیاتی می‌شود.

  • از طرف دیگر، می‌توانید با کسی در پروژه خود همکاری کنید.

به عنوان مثال،

زمانی را برای خود و همکارتان تنظیم کنید که روی آن کار کنید. یا ممکن است در یک اتاق بنشینید و بر روی کارهای جداگانه کار کنید. اگر به آن‌ها بگویید که می‌خواهید در طی آن دوره چه کاری انجام دهید و سپس در پایان جلسه گزارش دهید، این استراتژی بهتر عمل می‌کند. این ارتباط شما را پاسخگو و مسئول می‌کند، زیرا همکار شما می‌داند در آن لحظه باید چه کاری انجام دهید. همچنین یک محیط کاری کوچک ایجاد می‌کند، بنابراین شما احساس نمی‌کنید در حالی که شما باید کار کنید، بقیه در حال تفریح و استراحت هستند.

رویکردی را انتخاب کنید که بیشترین انگیزه را برای شما فراهم می‌کند. همه این گزینه‌ها مسئولیت‌پذیری ایجاد می‌کنند، به این ترتیب حتی اگر یک تاریخ‌ سررسید‌ واقعی وجود نداشته باشد، این حس به وجود می‌آید که اگر به دنبال انجام آن فعالیت نروید، کسی را نا امید می‌کنید و یا به حرف خود عمل نمی‌کنید.

برای پیگیری هدف‌گذاری خود می‌توانید از امکانات بهتایم استفاده کنید.

از همکارانتان بخواهید تاریخ سررسید فعالیت‌هایتان را پیگیری کنند.

از همکارانتان بخواهید تاریخ سررسید فعالیت‌هایتان را پیگیری کنند.

به خود انگیزه دهید.

آخرین راه این است که برای خودتان انگیزه‌های قانع‌کننده ایجاد کنید. چند روش وجود دارد که می‌توانید آن‌ها را انجام دهید:

  • سعی کنید برای کارهایی که انجام می‌دهید، به خودتان پاداش دهید.

به عنوان مثال، یک ساعت که وقت خود را صرف پروژه می‌کنید، می‌توانید به ناهار بروید. یا پس از اتمام تحقیق، می‌توانید بعد از ظهر برای سازماندهی دفتر خود وقت بگذارید.

پاداش لازم نیست بزرگ باشد. فقط باید کارهایی باشند که دوست دارید انجامشان دهید.

  • اگر جوایز به اندازه کافی برایتان انگیزه‌دهنده نیستند، به جای آن مجازات را امتحان کنید.

به عنوان مثال، اگر یک ساعت اضافه کاری نکنید، نمی‌توانید برنامه تلویزیونی مورد علاقه خود را تماشا کنید. یا اگر برنامه آموزشی که خریداری کرده‌اید را کامل نکنید، نمی‌توانید به هیچ پادکستی گوش دهید. مجازات باید محروم شدن از کاری باشد که از انجام آن لذت می‌برید، به این ترتیب به خاطر این مجازات، وظیفه‌ای را که تمایل به سرمایه‌گذاری وقت در آن ندارید، فراموش نمی‌کنید.

  • می‌توانید بخشی از روند انجام کار را به شکل پاداش درآورید.

به عنوان مثال، در حالی که در حال انجام پروژه هستید، می‌توانید به کافی‌شاپ یا پارک بروید. وقتی که این کار را انجام می‌دهید، شما یک تجربه‌ خوشایند را با نیاز به تمرکز بر روی پروژه‌ای که ممکن است در غیر این صورت روی آن کار نکنید، ترکیب کرده‌اید.

نه گفتن به تاریخ‌ سررسید‌ غیرمنطقی

اگرچه تاریخ‌ سررسید‌ باعث ایجاد انگیزه در بسیاری از ما می‌شود، اما گاهی پذیرفتن یک تاریخ‌ سررسید‌ غیرمنطقی استرس بسیار زیادی را به ما وارد می‌کند. ممکن است به دلایل متعدد از جمله ناامید نکردن دیگران این تاریخ‌ها را قبول کنیم، اما باید بدانیم که یکی از عوامل فرسودگی کاری، استرس طولانی‌مدت است.

در ادامه راهکارهایی را برای رد کردن ددلاین‌های غیرمنطقی که از عوامل ایجاد استرس هستند، می‌خوانید.

تفاوت زندگی در آرامش و بهره‌وری با زندگی در استرس و نارضایتی می‌تواند در یک مهارت ساده نهفته باشد:

یادگیری چگونه نه گفتن.

نه گفتن بین انجام کارهای بسیار زیاد و داشتن حجم مناسبی از کار یا بین ساعت کاری دیوانه‌وار و رسیدن به تاریخ‌ سررسید‌ بدون تحمل استرس، تفاوت ایجاد می‌کند.

اما نه گفتن می‌تواند سخت باشد. ممکن است از نه گفتن احساس بدی داشته باشید:

  • زیرا نگران ناراحتی افراد هستید.
  • یا نگرانید اینطور به نظر برسد نمی‌توانید حجم کاری خود را مدیریت کنید.
  • یا مثلا فرصت‌هایی را در آینده و حال از دست بدهید.

اما حقیقت این است که وقتی هرگز نه نگویید، در واقع احتمال دیدن این نتیجه‌ها را افزایش داده‌اید.

پس دقیقا چطور نه بگویید؟

تعهدات زمانی

برای پیدا کردن ساعات خالی در برنامه کاری، باید شروع به نه گفتن به تعهدات زمانی کنید که بهترین استفاده از روز شما نیستند. این بدان معناست که از قبول همه درخواست‌هایی که از شما می‌شود، دست بردارید، و در عوض از خود بپرسید:

«آیا این سرمایه‌گذاری مناسب زمان من است؟»

  • برای مثال، از شما خواسته شده که در یک خیریه داوطلب شوید. البته این کارخوبی است، اما ماهانه حداقل سه تا پنج ساعت از وقت کاری شما را می‌گیرد. پس بگویید:

«خیلی ممنون از این‌که از من خواستید بخشی از این کار خیر باشم. واقعاً باعث افتخارم است، اما باید با احترام آن را رد کنم، زیرا در حال حاضر بیش از ظرفیتم مشغول هستم. از درک شما متشکرم.»

  • یا مثلا از شما خواسته شده در جلسه‌ای شرکت کنید که حضور شما ضروری نیست، می‌توانید بگویید:

«من دعوتنامه را دیدم، خیلی ممنونم که از تشکیل جلسه مرا آگاه کردید، دوست خوبم رضا نماینده تیم ما خواهد بود. می‌دانم که کارش را به خوبی انجام خواهد داد و گزارش خوبی به من ارائه خواهد کرد.»

نه گفتن به تعهدات زمانی که با اولویت‌ها یا نیازهای شما مطابقت ندارند، می‌تواند به ناراحتی اولیه منجر شود اما در پایان موجب صرفه‌جویی در ساعات شما خواهد شد.

وظایف

بیشتر افراد وظایف بسیار بیشتری نسبت به آنچه در یک روز می‌توانند انجام دهند در لیست کاریشان دارند. این امر به ویژه در مورد افرادی که سعی می‌کنند قبل از انجام کار خود به همه کمک کنند صادق است.

برای خارج شدن از این چرخه، زمان آن است که شروع به نه گفتن کنیم.

به عنوان مثال، وقتی کسی از شما می‌خواهد کاری انجام دهید که وظیفه شما نیست، حق دارید نه بگوید. اما اگر در گذشته بیش از حد بله گفتید، باید آموزش ببینید.

آن‌ها شما را در ک می‌کنند، اگر چنین پاسخی بدهید:

  • «این حوزه تخصص من نیست. می‌توانم اطلاعات تماس کسی را که می‌تواند کمک کند، به شما بدهم.»
  • «من فکر می‌کنم کارآموز ما می‌تواند ناهار جلسه فردا را سفارش دهد. من درخواست شما را مطرح می‌کنم.»

وقتی از شما خواسته شده که پروژه‌ای انجام دهید که اختیاری است و شما حتی بدون قبول این پروژه هم بیشتر از توانتان کار برای انجام دارید، زمان آن است که به طرز محترمانه‌ای آن را رد کنید.

می‌توانید بگویید:

  • «متأسفانه، من در حال حاضر بیش از حد توانم، کار قبول کرده‌‌‌ام. از آنجا که این کار برای شما مهم است، بهترین کار این است که آن را به کسی محول کنید که بتواند به آن زمان و توجه بیشتری نشان دهد.»

زمانی که در جلسه هستید و صحبت از کارهای مختلفیست که باید به اتمام برسند، اما شما وقت ندارید:

چیزی نگویید. داوطلب نشوید. عدم پیشنهاد کمک یکی از بهترین راه‌ها برای نه گفتن است.

چارچوب زمانی

بعضی اوقات وظایفی که باید انجام شود، با مسئولیت‌های شما همراستا هستند، اما مشکل زمان آن‎‌هاست. در این موارد:

هر زمان که می‌توانید، به برنامه‌های غیر منطقی نه بگویید.

اگر یک پروژه بزرگ دریافت کردید که تاریخ‌ سررسید‌ آن با توجه به تعهدات دیگر شما منطقی نیست، می‌توانید از چند طریق مذاکره کنید:

  • اگر مدیرتان هم در جریان این شرایط هست،

می‌توانید اولویت‌های مختلف خود را توضیح دهید و از او بخواهید، تعیین کند ابتدا روی چه چیزی تمرکز کنید.

  • اگر مدیرتان در این شرایط دخیل نیست، اما شما توانایی تعیین تاریخ‌ سررسید‌ دارید،

می‌توانید با یک پیشنهاد مخالف پیش آن‌ها بازگردید.

  • اگر مدیرتان در این شرایط دخیل نیست و شما هم مجاز به عقب انداختن تاریخ‌ سررسید‌ نیستید،

می‌توانید مدیرتان را در جریان این گفتگوها قرار دهید. چیزی شبیه به این:

«شنیدم که تمایل دارید این کار تا پایان ماه انجام شود. اما با وجود پروژه‌های دیگری که در حال انجام آن هستیم، امکان‌پذیر نیست. می‌خواهم یک تاریخ سررسید برای اواسط ماه آینده پیشنهاد کنم. به نظر شما منطقی است؟»

نه گفتن آسان نیست. اما ارزشش را دارد.

این پیشنهادات را هرچه سریع‌تر به کار بگیرید، زیرا:

در صورت عدم تاخیر معمولا افراد نه را راحت‌تر می‌پذیرند.

 

از آخرین مقاله‌های بهتایم در کانال تلگرام بهتایم مطلع شوید.

 

, , , ,
نوشتهٔ پیشین
روز ۴۶، نکته ۴۶: با درگیر کردن یک شخص بی طرف، از تصمیمات بد خودداری کنید.
نوشتهٔ بعدی
روز ۴۸، نکته ۴۸: ۳ اشتباه استراتژی که باید از آن‌ها جلوگیری کرد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست