داشبورد مدیریتی چیست و چه کاربردی دارد؟

داشبورد مدیریتی – داشبورد مدیریت پروژه

را می‌توان یک ابزار اجرایی در نظر گرفت که هدف آن آسانتر خواندن اطلاعات است. برای به دست آوردن مزیت رقابتی، کسب و کار شما باید قادر به خواندن، ردیابی و تحلیل داده‌های در حال تغییر خود باشد. این داشبوردهای تعاملی همه جنبه‌های کسب و کار شما را کنترل می‌کنند و اطلاعاتی را که برای موفقیت به آن نیاز دارید در قالب نمودارهای گرافیکی که خواندن و دریافت اطلاعات از آنها آسان است، در اختیار شما قرار می‌دهند.

در واقع، داشبورد مدیریتی یک ارائه بصری و قابل درک از اطلاعات و شاخص‌هایی است که یک سازمان برای ارزیابی اینکه آیا در مسیر دستیابی به اهداف تجاری خود قرار دارد یا خیر، از آن استفاده می‌کند.

بدون یک داشبورد مدیریتی مناسب، مدیران پروژه چگونه می‌توانند وضعیت پروژه را بررسی کنند، پیشرفت پروژه را ردیابی کنند و سایر داده‌ها را در زمان واقعی داشته باشند؟

 مطمئناً، می‌توانند همه این اطلاعات را در اکسل قرار دهند، اما این یک روش قدیمی برای سازماندهی یک پروژه است. اکنون، ابزارهای مدیریت پروژه زیادی وجود دارد که همه این کارها را برای شما انجام می‌دهند، از ردیابی زمان گرفته تا اعلام هشدار برای سررسیدهای پیش رو و همچنین ارائه گزارش‌های متنوع از وضعیت پروژه.

داشبورد مدیریت پروژه

مدیریت پروژه ردیابی و کنترل افراد، داده‌ها، انتظارات و منابع است و هنگامی که با بودجه‌های میلیاردی، ذینفعان بی‌حوصله و سررسیدهای فشرده سر و کار دارید، این کار دشوارتر می‌شود. مدیران پروژه برای حفظ همه چیز در مسیر خود، به کمک نیاز دارند. یکی از بهترین راه‌ها برای ردیابی و اندازه‌گیری پیشرفت مداوم، استفاده از داشبورد مدیریت پروژه است.

داشتن دید مناسب از داده‌های پروژه برای برنامه‌ریزی پروژه، کنترل پروژه، توسعه معیارهای کلیدی و اطمینان از تخصیص مناسب منابع حیاتی است. اگر بتوانید هر روز صبح داده‌های پروژه خود را منظم و واضح ببینید، مدیریت یک پروژه پیچیده آسان‌تر می‌شود.

داشبورد مدیریت پروژه، داشبوردی است که نمای کلی از وضعیت پروژه ارائه می‌دهد تا هم مدیر پروژه و هم تیم بتوانند اطلاعات لازم را در یک نگاه به دست آورند و مدیران پروژه بتوانند به طور موثرتری محدودیت‌های سه گانه محدوده، بودجه و زمان را اندازه‌گیری کنند.

با داشبورد مدیریت پروژه، تیم‌ها می‌توانند:

• پروژه‌ها را به شیوه‌ای معنادار تجسم کنند،
• معیارهای کلیدی عملکرد را ردیابی کنند و
• اطلاعاتی را که می‌توانند روی آن کار کنند، دریافت کنند.

در مجموع، داشبورد مدیریت پروژه به عنوان یک ابزار نظارتی برای تیم‌ها عمل می‌کند تا ببینند چه چیزی کار می‌کند، چه چیزی نه و چه چیزی برای دستیابی به اهداف پروژه باید تغییر کند.

معیارهای یک داشبورد مدیریتی خوب چیست؟

داشبوردهای مدیریت پروژه با ارائه داده‌های ضروری برای کمک به تیم‌ها در تصمیم‌گیری طراحی شده‌اند و باید معیارهای زیر را داشته باشند:

.جامع بودن

هدف اصلی داشبورد مدیریت پروژه جمع‌آوری داده‌ها از تمام نقاط و تبدیل آنها به گزارش‌هایی است که تیم بتواند به کمک آن‌ها، روی آنچه نیاز است کار کند، بنابراین داشبورد مدیریت پروژه باید تمام داده‌های ضروری مورد نیاز تیم را جمع‌آوری کند تا تیم پروژه مطمئن شود که وضعیت بروزی درباره پروژه دارد.

.شفاف‌سازی داده‌ها

برای اینکه داشبورد مدیریت پروژه نقش خود را به طور موثر ایفا کند، نه تنها باید داده‌های پراکنده را در یک مکان جمع‌آوری کند، بلکه باید آن‌ها را تا حد امکان به وضوح ارائه دهد تا تیم بتواند آنها را درک کند. در دنیای پر سرعتی که زمانی برای بررسی گزارش‌های پیچیده وجود ندارد، داشبورد باید به طور مداوم اطلاعاتِ بروز را در قالبی ساده به تیم ارائه دهد.

.انعطاف‌پذیری

انعطاف‌پذیری در این زمینه مستلزم آن است که داشبورد مدیریت پروژه یا بهتر بگوییم، نرم‌افزار مدیریت پروژه تا حد امکان ساده و از نظر فنی قابلیت این را داشته باشد که تیم بتواند آن را تنظیم و سفارشی‌سازی کند تا در واقع آنچه را که نیاز دارد ببیند. یک داشبورد یکسان برای همه ممکن است مفید نباشد زیرا نیاز تیم‌ها با هم متفاوت است.

.داشتن ویجت تخصیص منابع

داشبورد مدیریت پروژه مجهز به این گزارش، نحوه تخصیص منابع موجود پروژه را نشان می‌دهد.

.داشتن ویجت وضعیت وظایف

این ویجت به تیم دیدی از وضعیت وظایف مربوط به پروژه مورد نظر ارائه می‌‎دهد.

.داشتن گزارش پیشرفت

داشبوردهای مدیریت پروژه آنچه را در فرآیند مدیریت پروژه مهم است، تصویرسازی کرده و پیگیری پیشرفت پروژه را آسان می‌کنند.

چرا باید از داشبورد مدیریتی استفاده کنیم؟

داشبوردهای مدیریت پروژه آنچه را در فرآیند مدیریت پروژه مهم است، تصویرسازی کرده و پیگیری پیشرفت پروژه را آسان می‌کنند.

.هماهنگی

در فرآیند مدیریت پروژه، ممکن است اعضای تیم از هم جدا شوند و تمرکز خود را بر اهداف کلیدی از دست بدهند، به همین دلیل برای تیم آسان‌تر است که یک منبع حقیقی برای مراجعه داشته باشند. داشبورد مدیریت پروژه به همه می‌گوید که چه کاری و در چه زمانی باید انجام شود. در نتیجه، تک تک اعضای تیم می‌توانند نگاهی عمیق به معیارهای مدیریت پروژه و چگونگی پیشرفت پروژه داشته باشند. به این ترتیب، همه می‌توانند روی کارهایی که باید انجام شود تا سریعتر به اهداف دست پیدا کنند، تمرکز کنند.

.افزایش دید بر روی داده‌ها

یک داشبورد مدیریت پروژه خوب داده‌های مهم را جمع‌آوری می‌کند و آن‌ها را درست در جایی که تیم به آن نیاز دارد، نمایش می‌دهد. تیم مدیریت پروژه در واقع می‌تواند به جای صرف زمان برای یافتن اطلاعات در حال تغییر پروژه، بر روی دریافت آن‌ها و تبدیلشان به اقدامات عملی و نتایج نهایی تمرکز کند.

.بینش عملی

دلیل استفاده از داشبورد مدیریت پروژه در وهله اول، ارائه اطلاعاتی است که می‌توانند تفسیر شوند و برای ترسیم یک مسیر عملیاتی استفاده شوند. به کمک داشبوردهای پویا به راحتی می‌توانید ببینید چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی نه، بنابراین تیم می‌تواند به راحتی تصمیم‌گیری کند و اقدامات مناسب را در سریع‌ترین زمان ممکن انجام دهد.

.راحتی بیشتر

.افزایش بهره‌وری

.بهبود دقت

.ارتباط بهتر

به خاطر داشته باشید که داشبورد مدیریت پروژه فقط برای مدیر پروژه نیست. وقتی همه ذینفعان دسترسی داشته باشند، هر یک از اعضای تیم و تصمیم‌گیرندگان می‌توانند در جریان تحولات، نیازها و پیشرفت باشند و بنابراین ارتباطات بین تیم‌ها و افراد بهبود پیدا می‌کند.

.شواهد متقاعد کننده

علاوه بر این، نمایش داده‌های کلیدی در یک مکان، به مدیران کمک می‌کند تا ارائه‌های قانع‌کننده‌تری را همراه با شواهد بصری داشته باشند.  

انتخاب داشبورد مدیریتی مناسب

هنگام انتخاب داشبورد مدیریتی، ابتدا مشخص کنید که دقیقاً می‌خواهید با داده‌هایی که از داشبورد به دست می‌آورید، به چه چیزی برسید. برای انجام این کار، با پرسیدن سوالاتی که به شما کمک می‌کند تا دریابید که چرا به داشبورد نیاز دارید، اهداف مورد نظر خود را شناسایی کنید.

• این داشبورد چه داده‌هایی را باید ارائه دهد؟
• این داشبورد برای چه کسانی است؟ تیم؟ مدیر؟
• تحلیل داده‌هایی که ارائه می‌دهد، چقدر زمان می‌برد؟ داشبورد مدیریتی باید داده‌هایی با قابلیت تحلیل آسان ارائه دهد.

در اصل، این سؤالات همگی یک سؤال را مطرح می کنند: ما در تلاش هستیم به چه چیزی برسیم؟ این سؤالات به شما کمک می‌کند تا کاربرد مورد نظر داده‌هایی را که داشبوردتان ارائه می‌دهد، بیابید و تجسم کنید.

پس از اینکه توانستید به این سؤالات پاسخ دهید، تلاش بعدی شما شناسایی ابزار مدیریت پروژه مناسب برای داشتن داشبورد مدیریتی خواهد بود. افراد تازه‌کار معمولاً با اکسل کار می‌کنند، اما جایگزین‌های زیادی در بازار وجود دارد که ردیابی معیارهای شما را آسان می‌کند.

داشبورد مدیریتی بهتایم چگونه به بهبود شفافیت کمک می‌کند؟

راه حل بی‌نظیر همکاری تیمی ما به تیم شما اجازه می‌دهد در زمان واقعی از پیشرفت پروژه مطلع شوند.

به طور خلاصه، بهتایم:

• ساده و انعطاف‌پذیر است،
• شما را از ردیابی مداوم هم تیمی‌ها رها می‌کند،
• چندین نمای مختلف برای تجسم پروژه‌ها ارائه می‌دهد،
• حالت‌های «انجام شده»، «در حال انجام» و «منتظر انجام» را برای شفافیت در مورد وضعیت فعالیت‌ها ارائه می‌دهد.
• گزارش‌های قدرتمندی را برای تصمیم‌گیری‌ مبتنی بر داده‌ها ارائه می‌کند و
• به شما یادآوری می‌کند که چه زمانی وظایف به سررسید خود نزدیک هستند.

بهترین نمونه‌های داشبورد مدیریت پروژه به راحتی قابل خواندن هستند، برای کسب‌وکار شما سفارشی‌سازی می‌شوند و قابلیت بروزرسانی خودکار در زمان واقعی را دارند و در وقت گران‌بهای شما صرفه‌جویی می‌کنند.

داشبورد مدیریتی بهتایم چه معیارهایی را دنبال می‌کند؟

موفقیت یک پروژه اغلب به کیفیت و دقت معیارهایی که دنبال می‌کنید، بستگی دارد. در داشبورد مدیریتی بهتایم معیارهای زیر در قالب‌های متنوع نمایش داده می‌شود:

• وضعیت وظایف
• پیشرفت پروژه
• حجم کار افراد
• وضعیت وظایف هر فرد
• ساعت کاری و…

اینکه چه معیارهایی را در داشبورد مدیریت پروژه خود دنبال می‌کنید به پروژه و اهداف شما برای داشبورد بستگی دارد.

ویژگی‌های مهم در داشبورد مدیریتی بهتایم

.بروزرسانی در زمان واقعی

به دنبال داشبوردهایی باشید که بروزرسانی‌هایی را در زمان واقعی ارائه می‌دهند. در دنیای توسعه محصول و مدیریت پروژه، داده‌ها می‌توانند در عرض چند ساعت و حتی چند دقیقه تغییر کنند. با بهتایم بروزرسانی وظایف را در زمان واقعی مشاهده کنید، معیارهای کلیدی را نظارت کنید و همه چیز را با داشبورد مدیریت پروژه در مسیر صحیح نگه دارید.

.سفارشی‌سازی

به کمک ابزار تحلیلگر بهتایم، داشبورد خود را سفارشی‌سازی کنید تا کاملا با نیاز سازمان شما مطابقت داشته باشد.

.دید کلی

داشبورد مدیریتی بهتایم داده‌های پروژه را در نمودارهای رنگارنگ و خوانا به تصویر می‌کشد، بنابراین شفافیت و دید کاملی را در پروژه‌ها به دست خواهید آورد.

.ردیابی همه وظایف در یک نما

داشبورد مدیریت پروژه زمانی که وظایف، تیم‌ها و پروژه‌ها پیشرفت می‌کنند فوراً بروزرسانی می‌شود، بنابراین همیشه می‌دانید که آیا در مسیر درست هستید یا خیر و می‌توانید بروزرسانی‌های فوری در مورد پیشرفت تیم خود دریافت کنید و در مسیر برنامه بمانید و به هدف خود ادامه دهید.

.مشاهده حجم کاری تیم

ویجت حجم کاری داشبورد ما دریچه‌ای رو به پیشرفت هر یک از اعضای تیم در اختیار شما قرار می‌دهد، بنابراین می‌توانید به راحتی میزان حجم کاری هر یک از افراد تیم را ردیابی کنید، میزان زمانی را که تیم شما برای انجام کارها صرف می‌کند، مشاهده کنید و تفاوت بین پیشرفت برنامه‌ریزی شده و واقعی را مشاهده کنید.

.راه اندازی فوری

بدون نیاز به تنظیمات خاصی بلافاصله برای پروژه شما نمایش داده می‌شود.

معرفی نمودارهای موجود در داشبورد مدیریتی نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین بهتایم

داشبورد مدیریتی بهتایم در زمان واقعی بروزرسانی می‌شود. نوع نمودارها و چینش آنها در داشبورد کاملا در اختیار شماست و علاوه بر این اگر نمودارهای بهتایم برای شما کافی نبود به کمک ابزار نمودارساز ما قادر خواهید بود به آسانی و با زدن چند کلیک نمودارهای دلخواه خود را بسازید.

 در ادامه به معرفی نمودارهای موجود در بهتایم می‌پردازیم:

.ده پروژه با بیشترین زمان صرف شده

ده پروژه‌ای را که بیشترین زمان سازمان صرف آن‌ها شده است به همراه میزان زمانی که بر روی هر یک کار شده است، در بازه زمانی انتخابی نشان می‌دهد. بازه زمانی را به کمک آیتم‌های پایین نمودار انتخاب کنید.

.سهم پروژه‌ها از زمان صرف شده

 نمودار نشان‌دهنده سهم پروژه‌‌های مختلف از زمان صرف شده در طول دوره‌‌ی زمانی مشخصی است. می‌‌توانید دوره زمانی مورد نظر خود را انتخاب کنید.

.نمودار خطی زمان صرف شده برای پروژه‌ها (ماه جاری و ۱۲ ماه گذشته)

به کمک این نمودار می‌توانید زمان واقعی صرف شده بر روی پروژه‌ها را در ماه جاری و ۱۲ ماه گذشته ببینید. پروژه‌ها را می‌توان با کلیک بر روی عناوین آن‌ها انتخاب کرد.

.زمان واقعی کاربران در پروژه‌ها

با استفاده از این نمودار بسیار کاربردی می‌توانید در بازه زمانی مورد نظرتان، زمان صرف شده توسط کاربران انتخاب شده را بر روی پروژه‌های مختلف (تا سقف ۱۰ پروژه) مشاهده نمایید. نمودار، مجموع زمان صرف شده بر روی پروژه را نشان می‌دهد و با قرار دادن موس بر روی نمودار می‌توانید ببینید هر کاربر به تفکیک، چه مقدار زمان بر روی پروژه صرف کرده است. با استفاده از گزینه‌های پایین نمودار می‎‌توانید، پروژ‌ه‌ها، بازه زمانی و کاربران دلخواهتان را انتخاب کنید.

.زمان واقعی کاربران

در این نمودار می‌توانید در بازه زمانی انتخابی، زمان واقعی را که کاربران برای انجام پروژه و فعالیت‌های مختلف صرف کرده‌اند، مشاهده نمایید.

.میانگین بار کاری افراد

در صورتی که دسترسی لازم را داشته باشید، در این نمودار می‌توانید میانگین بار کاری همه کاربران را در بازه زمانی دلخواه مشاهده نمایید.

این نمودارها تنها تعدادی از نمودارهای متعدد بهتایم بود، برای آشنایی کامل با نمودارهای بهتایم می‌توانید به این آدرس مراجعه کنید.

داشبورد زیر پروژه

علاوه بر این نمودارهای کلی، به تفکیک هر پروژه هم نمودار داریم. برای مشاهده آنها کافیست بر روی نام پروژه در منوی پروژه‌ها کلیک کنید و به تب داشبورد پروژه مراجعه کنید.

.نمودار دایره‌ای وضعیت فعالیت‌ها

این نمودار درصد فعالیت‌های کامل شده، شروع نشده و شروع شده پروژه را نشان می‌دهد تا با یک نگاه از وضعیت وظایف پروژه مربوطه آگاه شوید.

.گیج (gauge) تاخیر/ زمان باقی‌مانده پروژه

اطلاعات این گیج (gauge) از نسبت تاخیر یا زمان باقی‌مانده پروژه به طول پروژه محاسبه می‌شود. با یک نگاه می‌توانید میزان تاخیر یا مهلت پروژه را مشاهده کنید.

.اکتیویتی گیج (activity gauge) درصد پیشرفت

درصد پیشرفت واقعی و برنامه‌ای پروژه را به شکل اکتیویتی گیج (activity gauge) نمایش می‌دهد.

در بهتایم نمودار S مقایسه پیشرفت برنامه‌ای و واقعی پروژه هم وجود دارد:

به گزارش‌ها مراجعه کنید تا گزارش پیشرفت پروژه‌ها را هم مشاهده کنید:

.سالید گیج (solid gauge) تخمین اشتباه فعالیت‌ها

زمان واقعی فعالیت‌های تکمیل شده پروژه را با زمان تخمینی و زمان فعلی مقایسه می‌کند و در دو سالید گیج (solid gauge) مجزا نمایش می‌دهد.

.اکتیویتی گیج (activity gauge) کیفیت تعریف فعالیت‌ها

کیفیت تعریف فعالیت‌های پروژه را از نظر دارا بودن زمان شروع، زمان سررسید و زمان تخمینی نشان می‌دهد.

.نمودار دایره‌ای سهم افراد از زمان تخمینی

زمان تخمینی فعلی فعالیت‌های پروژه به طور مساوی بین اعضای تیم فعالیت تقسیم می‌شود و سهم آنها از زمان تخمینی فعالیت‌های پروژه را مشخص می‌کند.

.اکتیویتی گیج (activity gauge) تاخیر فعالیت‌ها

• عدم تعهد به زمان سررسید

میزان تاخیر فعالیت‌هایی که از سررسید آنها گذشته و تاریخ تکمیلشان بیشتر از زمان سررسیدشان بوده را بر طول پروژه تقسیم می‌کند و به این ترتیب اکتیویتی گیج عدم تعهد به زمان سررسید را آماده می‌کند.

• فعالیت‌های سررسید گذشته کامل نشده

تعداد فعالیت‌های پروژه را که از سررسیدشان گذشته و هنوز کامل نشده‌اند، در اکتیویتی گیج نمایش می‌دهد.

.نمودار دایره‌ای سهم افراد از زمان واقعی پروژه

با یک نمودار دایره‌ای نمایش می‌دهد هر یک از اعضای تیم پروژه چه سهمی از زمان‌های صرف شده بر روی این پروژه داشته‌اند.

اطلاعات بیشتر درباره این نمودارها در این لینک

اگر تمام این نمودارها برای شما کافی نبود به ابزار تحلیلگر مراجعه کنید و نمودار جدید براساس پارامترهای متنوع بسازید، ویدئوی زیر نحوه انجام این کار را به شما نمایش می‌دهد:

 

برای دستیابی به نمودارها و گزارش‌های بهتایم به رایگان در آدرس زیر ثبت نام کنید و با ما در ارتباط باشید:

ثبت نام در مدیریت پروژه آنلاین بهتایم