راهکارهایی برای صرفه جویی در زمان
شاید شما هم مثل من این جمله را زیاد شنیده باشید که:
موفق ترین افراد جهان هم مانند دیگران تنها ۲۴ ساعت در روز زمان دارند،
اگرچه این جمله درست است، اما این واقعیت را نادیده می‌گیرد که این افراد مجبور نیستند زمان خود را صرف کارهایی مانند صف اتوبوس و مترو و یا شستن لباس کنند. درست است که ما افرادی را نداریم که برایمان کار کنند اما راهکارهایی وجود دارند که می‌توانیم برای صرفه جویی در زمان از آنها بهره بگیریم.
در این مقاله، ۱۷ راهکار آسان برای صرفه جویی در زمان را معرفی خواهیم داد که به شما کمک می‌کنند با ارزش‌ترین منبع خود را صرف کارهایی کنید که برای شما مهم هستند.
۱) زمان خود را ردیابی کنید.
قبل از پرداختن به هر یک از نکاتی که در مورد آنها صحبت خواهیم کرد، به عنوان یک نقطه شروع، مهم است بدانید زمان خود را دقیقاً صرف چه کارهایی می‌کنید. ساده‌ترین راه برای انجام این کار ردیابی زمان است.
می‌توانید این کار را با استفاده از قلم و کاغذ یا اکسل انجام دهید، اما استفاده از برنامه ردیابی زمان، زمان کمتری از شما می‌گیرد. استفاده از یک برنامه به شما امکان می‌دهد داده‌ها را به صورت سازمان یافته ببینید و نحوه گذران وقت خود را تحلیل کنید.
آیا چیزی وجود دارد که شما باید زمان بیشتری را صرف آن کنید؟ آیا می‌توانید زمان خود را به طور موثرتری سازماندهی کنید؟ چه تغییراتی را می‌توانید در زمانبندی خود ایجاد کنید تا بهتر با نیازهای شما مطابقت داشته باشد؟
برای ردیابی زمان بهتایم را به رایگان امتحان کنید.
با مزایای ردیابی زمان با بهتایم آشنا شوید.
۲) برای صرفه جویی در زمان مهارت‌های مدیریت زمان خود را تقویت کنید.
در انجام هر کاری، مدیریت زمان مهم است. چرا که به شما کمک می‌کند در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید، به اهداف خود برسید و استرس کمتری داشته باشید.
باید بدانید که چگونه اهداف خود را به درستی تعیین کنید، اولویت‌بندی کنید، تمرکز کنید، به طور موثر برنامه‌ریزی کنید و زمان خود را سازماندهی کنید.
اگر به اطلاعات بیشتری درباره مدیریت زمان نیاز دارید، به مقاله مدیریت زمان بهتایم مراجعه کنید.
سعی کنید کار بر روی یک وظیفه را هر چه زودتر شروع کنید. هر روز و حتی به مقدار کمی کار کردن بر روی یک وظیفه، راحت‌تر از صبر کردن تا لحظه آخر و استرس دادن به خود است.
۳) قبل از ناهار یک کار بزرگ انجام دهید.
تمرکز ما در طول روز یکسان نیست. صبح که ذهن ما هنوز تازه و آرام است، تمرکز ما بهتر است. شما باید از این زمان برای کار بر روی بزرگترین و سخت‌ترین کار روز خود استفاده کنید. به این ترتیب، راحت‌تر تمرکز خواهید کرد و اتمام آن کار زمان کمتری طول خواهد کشید.
اتمام بزرگترین کار در چند ساعت اول روز کاری به شما حس موفقیت می‌بخشد و برای باقی روز به شما انگیزه می‌دهد.
۴) بدانید چه زمانی بیشترین بازدهی را دارید و در این بازه زمانی برنامه‌ریزی کنید.
بعضی از افراد ترجیح می‌دهند زود بیدار شوند و صبح بیشترین بازده را دارند. برخی دیگر شب‌ها عملکرد بهتری دارند. بررسی کنید که شما جز کدام دسته از افراد هستید و برنامه‌ای تنظیم کنید که از ریتم طبیعی شما پیروی کند. اگر شب‌ها عملکرد بهتری دارید، بیدار شدن در ساعت ۵ صبح فقط باعث بدخلقیتان شده و کارایی شما را کم می‌کند. به همین ترتیب، اگر صبح‌ها سرحال‌ترید، نمی‌توانید از کار کردن در اواخر شب به نتیجه برسید.
اطمینان حاصل کنید که ۱) برنامه شما برای شخص شما مناسب است و ۲) خواب کافی دارید.
برای اطلاعات بیشتر مقاله (یک زمانبندی ایده‌آل، با ساعت زیستی بدن هماهنگ است) را بخوانید.
۵) برای صرفه جویی در زمان از تکنولوژی استفاده کنید.
یکی از مزایای زندگی در قرن بیست و یکم این است که با استفاده از اینترنت می‌توانید کارهای زیادی را به راحتی و از خانه خود انجام دهید.
از این مزیت استفاده کنید:
- قبوض خود را به جای مراجعه به بانک به صورت آنلاین پرداخت کنید.
- به صورت آنلاین خرید کنید.
- دورکاری کنید که نه تنها باعث صرفه جویی در زمان می‌شود، بلکه در شرایطی که قرار داریم بسیار امن‌تر است.
با ابزارهای لازم برای دورکاری آشنا شوید.
برنامه‌های زیادی وجود دارند که زندگی شما را آسانتر کرده و به شما کمک می‌کنند تا سریعتر و پربارتر باشید. احتمالاً برای هر آنچه که نیاز دارید، برنامه‌ای وجود دارد. از برنامه‌های ردیابی زمان و دورکاری و تقویم گرفته تا انواع برنامه‌های اتوماسیون.
۶) با یک تیر دو نشان بزنید.
همه ما می‌دانیم که اگر بخواهید کاملا مولد باشیم، انجام همزمان چند وظیفه ایده خوبی نیست. وقتی تنها روی یک کار تمرکز می‌کنیم، کاراییمان بیشتر است، چرا که با پریدن از یک وظیفه به وظیفه دیگر برای تمرکز کردن به مشکل برمی‌خوریم.
اما چند وظیفه‌ای بودن یا Multitasking همیشه هم بد نیست. اگر دو کار از قسمت‌های مشابه مغز شما استفاده نمی‌کنند، روش خوبی برای صرفه جویی در زمان است. به عنوان مثال، تمیز کردن و گوش دادن به کتاب صوتی.
مثال دیگر پیاده‌روی با یکی از دوستانتان است: کمی ورزش می‌کنید، دوستتان را می‌بینید و از هوای خوب لذت می‌برید.
اگر برای رفتن به محل کار خود مجبور به رفت و آمد باشید، گزینه های زیادی برای مفیدتر کردن زمان سفر خود در اختیار دارید:
- اگرمحل کارتان نزدیک باشد می‌توانید پیاده‌روی یا دوچرخه‌سواری کنید.
- در صورتی که با اتوبوس یا مترو سر کار می‌روید، می‌توانید اخبار یا کتاب بخوانید، به پادکست گوش دهید یا به ایمیل‌ها پاسخ دهید.
- اگر به استراحت بیشتری احتیاج دارید، آرامش و گوش دادن به موسیقی یا حتی انجام تمرینات ساده ذهنی هنگام رفتن به محل کار، گزینه‌های مناسبی هستند.
به آنچه بیشتر نیاز دارید فکر کنید و سعی کنید آن را در کاری که در حال انجام آن هستید، پیاده کنید.
۷) از قبل آماده بودن، یک کلید است.
اگر از قبل آماده باشید، باعث می‌شود بهترین استفاده را از زمان خود داشته باشید.
به عنوان مثال: آماده شدن برای جلسات
اگر قرار است جلسه‌ای برگزار کنید، اطمینان حاصل کنید که همه می‌دانند جلسه در مورد چه موضوعی است، تا بتوانند برای شرکت در آن آماده شوند. جلسات خود را تا حد ممکن مختصر نگه دارید. جلسات طولانی و غیرضروری زمان همه را هدر می‌دهد. اگر همه آماده باشند، می‌توانید مستقیماً سراغ اصل مطلب بروید و در مدت زمان کمتری مسئله را حل کنید.
۸) برای صرفه جویی در زمان نه گفتن را بیاموزید.
بله گفتن به همه چیز یک روش مطمئن برای فرسودگی شغلی و کار بیش از حد است، زیرا باعث می‌شود زمان خود را صرف کارهایی کنید که نمی‌خواهید یا لازم نیست انجامشان دهید.
وقت و انرژی شما یک منبع با ارزش و محدود است و باید با آنها مطابق ارزشی که دارند، رفتار کنید.
شاید در برخی شرایطی نتوانید نه بگویید، به خصوص در محل کار، اما بیشتر اوقات می‌توانید: زمان‌هایی که تمام وجود شما می‌خواهد نه بگوید، اما در نهایت به دلیل احساس بدی که از نه گفتن پیدا می‌کنید، بله می‌گویید. در ادامه مواردی بیان می‌شوند که ممکن است، کمک کنند:
- قاطع باشید، اما مودب: دلیل خوبی (نه بهانه) برای اینكه چرا باید نه بگویید، بیاورید.
به عنوان مثال:
“متشکرم که به من فکر کردید، اما در حال حاضر بر روی دو پروژه بزرگ کار می‌کنم، متأسفانه وقت هیچ کار اضافی ندارم و نمی‌خواهم کیفیت کارم را به خطر بیاندازم. “
- نیازی به بیان جزئیات بیش از حد ندارید.
به عنوان مثال:
“متأسفم، من نمی‌توانم، خواهرم با بچه‌هایش در شهر است و من ماه‌ها است که آنها را ندیده‌ام و صادقانه بگویم از این بابت احساس بدی دارم، خصوصاً به این دلیل که آنها فقط یک ساعت دورتر زندگی می‌کنند و … “
این جزئیات، خیلی زیاد است.
“از اینکه دعوتم کردید متشکرم، اما من نمی‌توانم. خواهرم و بچه‌هایش در شهر هستند و من این آخر هفته را با آنها می‌گذرانم.”
همین کافی است.
- در مورد انجام کار به روش دیگری (بدون درگیر کردن شما) یک پیشنهاد ارائه دهید.
مثلا:
“من شنبه بسیار شلوغ هستم. اگر برای شما هم مناسب است، روز پنجشنبه آزاد هستم، و می‌توانم کمکتان کنم.”.
- تمرین کنید.
هرچه بیشتر تمرین کنید، راحت‌تر و بهتر نه خواهید گفت.
۹) اگر کاری کمتر از ۵ دقیقه طول می‌کشد، فوراً انجامش دهید.
کارهای کوچک می‌توانند به سرعت روی هم جمع شوند. اگر این کارها کمتر از ۵ دقیقه طول می‌کشند، می‌توانید بلافاصله انجامشان دهید.
شستن لیوان چای یا بشقاب فقط یک دقیقه طول می‌کشد. اگر صبر کنید تا سینک ظرفشویی شما با ظرف‌های کثیف پر شود، به طور قابل توجهی زمان بیشتری از شما می‌گیرد و هر وقت به آنها نگاه می‌کنید، روحیه شما خراب می‌شود.
آنچه در این مورد به شما کمک می‌کند، قانون ۵ ثانیه‌ای مل رابینز است:
وقتی غریزه انجام کاری را دارید، ظرف ۵ ثانیه واکنش نشان دهید. در غیر این صورت مغزتان، شما را متقاعد می‌کند که می‌توانید آن را بعدا انجام دهید و مانعتان می‌شود.
شاید در وجود خود غریزه‌ای برای پرداخت قبض احساس نکنید، اما وقتی به یادش افتادید، فوراً انجامش دهید.
این قانون در مورد خارج شدن از رختخواب هم صدق می‌کند. زنگ ساعت را به تعویق نیندازید. به گفته کارشناسان، این کار منجر به طولانی شدن مدت زمان کرختی بعد از خواب می‌شود.
۱۰) از شب قبل آماده شوید.
صبح‌ها می‌توانند شلوغ باشند. برای جلوگیری از استرس اضافی و صرفه جویی در زمان، همه چیز را شب قبل آماده کنید.
- لیست کارهایتان را بنویسید تا هنگام بیدار شدن، از قبل بدانید که چه کاری باید انجام دهید.
- آنچه را که قرار است بپوشید، از شب قبل آماده کرده و در صورت لزوم اتو کنید. هیچ چیز ناامیدکننده‌تر از این نیست که عجله داشته باشید و لباسی که قصد داشتید بپوشید چروک یا لکه‌دار باشید.
- حتی می‌توانید صبحانه خود را شب قبل آماده کنید.
- اگر دوست دارید کیف خود را عوض کنید تا به لباستان بیاید، مطمئن شوید که همه وسایل مورد نیاز خود را برای آن روز در کیف جدید قرار داده‌اید. همچنین می‌توانید چندین چیز کوچک که همیشه با خود حمل می‌کنید (دستمال کاغذی، آدامس، ماسک و …) را خریداری کنید و آنها را در تمام کیف‌هایتان قرار دهید.
صبح‌ها، با تصمیمات زیادی روبرو می‌شویم و قبل از رسیدن به خستگی تصمیمی می‌توانیم مقدار محدودی تصمیم بگیریم. علاوه بر این، فکر کردن وقتی که هنوز نیمه خواب هستید دشوارتر است. به همین دلیل صبح‌ها وقتی همه چیز را شب قبل آماده می‌کنید، آسانتر هستند.
۱۱) برای صرفه جویی در زمان تعداد تصمیماتی که می‌گیرید را محدود کنید.
در مورد خستگی تصمیمی صحبت شد، راه دیگری برای صرفه جویی در زمان و انرژی ذهنی شما این است که انتخاب‌های خود را محدود کنید.
هنگامی که از مارک زاکربرگ سوال کردند که چرا هر روز یک لباس تکراری می‌پوشد، او گفت:
“من می‌خواهم زندگی خود را به گونه‌ای تنظیم کنم که در مورد هر چیزی به غیر از نحوه خدمت بهتر به این جامعه تصمیمات کمی بگیرم.”
من نمی‌گویم شما هم هر روز یک لباس مشابه بپوشید. با این حال، ایده خوبی است که با انجام موارد زیر تعداد تصمیماتی که باید بگیرید را محدود کنید:
- روتین داشته باشید، تا مجبور نباشید به مغز خود فشار بیاورید که در مورد زمان بیدار شدن، محصولات مراقبت از پوست یا ورزش‌هایی که باید انجام دهید، تصمیم بگیرد.
- یا می‌توانید یک کمد از لباس‌هایی که دوستشان دارید و احساس خوبی در آنها دارید، تهیه کنید. اطمینان حاصل کنید که همه آنها با یکدیگر مطابقت دارند بنابراین مهم نیست که چگونه آنها را ست کنید.
- به جای اینکه هر بار یک لیست جدید بنویسید، یک چک لیست برای مواد غذایی که همیشه خریداری می‌کنید، داشته باشید.
- برای هر وعده غذایی لیستی از گزینه‌های سالم، سیرکننده و سریع داشته باشید، تا زمانی که فرصت ندارید، سریع یک مورد از آن لیست را انتخاب کنید.
۱۲) برای چند وعده خود غذا درست کنید.
یکی دیگر از نکات صرفه جویی در زمان که مرتبط با غذا است، پختن غذا در حجم زیاد است.
با تهیه مقدار بیشتر غذا و نگهداری از آن برای وعده بعدی، مدت زمان صرف شده برای پخت غذا را برای دو روز آینده کاهش دهید.
۱۳) برای صرفه جویی در زمان استفاده از شبکه‌های اجتماعی را کاهش دهید.
اسکرول بی پایان در شبکه‌های اجتماعی بیشتر اوقات مسئول زمان‌های تلف شده‌ی ماست. تنها راه مبارزه با آن محدود کردن زمانی است که ما در شبکه‌های اجتماعی می‌گذرانیم.
راهکارها:
- زمان صرف شده در شبکه‌های اجتماعی را ردیابی کنید.
- نوتیفیکیشن‌ها را خاموش کنید. نه تنها حواس پرتی کمتری خواهید داشت، بلکه از سناریوی “من قفل تلفن خود را باز کردم فقط برای پاسخ دادن به یک پیام و یک ساعت بعد هنوز در شبکه‌های اجتماعی هستم” جلوگیری می‌کنید.
- قوانینی برای خود تعیین کنید که چه زمانی می‌توانید و چه زمانی نمی‌توانید گوشی خود را چک کنید. به عنوان مثال، “من نمی‌توانم قبل از اینکه برنامه صبحانه خود را تکمیل کنم، به شبکه‌های اجتماعی بروم” یا “هنگام کار به جز در زمان استراحت ناهار نمی‌توانم به اینستاگرام بروم”.
- از ذهن برود هر آنکه از دیده رود. (از دل البته) اگر می‌توانید، گوشی خود را کنارتان نگه ندارید. آن را در اتاق دیگری یا در کیف خود قرار دهید.
۱۴) زمان کمتری را به ایمیل اختصاص دهید.
باید زمانی برای پاسخگویی به ایمیل‌ها تعیین کنید. بسته به تعداد ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنید ممکن است یک بار، دو بار یا چهار بار در روز باشد. آن زمان‌ها را عاقلانه انتخاب کنید: بهترین زمان تمرکز خود را روی ایمیل‌ها تلف نکنید، بلکه آن را برای یک کار مهمتر یا سخت‌تر نگه دارید.
روش‌های دیگر برای صرف وقت کمتر برای ایمیل‌ها:
- از الگو استفاده کنید. اگر به یک پیام بارها و بارها یک پاسخ می‌دهید، به جای اینکه همیشه آن مطلب را تایپ کنید، الگو درست کنید.
- به خاطر داشته باشید که یافتن ایمیل مورد نظر با استفاده از نوار جستجو آسانتر از سازماندهی دستی ایمیل‌ها است.
- اگر نیازی نیست، پاسخ ندهید. به نظر نکته واضحی است، اما گاهی اوقات به یادآوری آن نیاز داریم.
- عضویت در خبرنامه‌ای را که دیگر به آن علاقه ندارید، لغو کنید.
۱۵) کارهای مشابه را با هم دسته‌بندی کنید.
اگر:
- مجبورید چند چیز را پرینت بگیرید، این کار را یکدفعه انجام دهید.
- مجبورید چندین تماس تلفنی برقرار کنید، به یکباره این کار را انجام دهید.
- مجبور به خرید چند چیز هستید، تنها یکبار به خرید بروید.
نه تنها با کارآیی بیشتری این کارها را انجام خواهید داد، بلکه زمان زیادی را از انجام همزمان کارهای به ظاهر کوچک ذخیره خواهید کرد. چرا باید ۵ بار از پرینتر استفاده کنید و به میز خود برگردید، وقتی می‌توانید همه اینها را یکباره انجام دهید؟
۱۶) فضای کاری مشخص داشته باشید.
اگر از خانه کار می‌کنید، از تخت خود کار نکنید. مکانی مخصوص کار، ترجیحاً میز کار پیدا کنید. به این ترتیب، وقتی پشت میز خود می‌نشینید، مغز شما می‌داند زمان کار است و سریعتر به حالت کار خواهید رسید. کار از روی تخت می‌تواند کیفیت خواب را نیز کاهش دهد: مغز شما باید تخت را با خواب و استراحت مرتبط کند، نه بیداری، تمرکز و کار.
فضای کاری خود را تمیز و منظم نگه دارید. فضای کاری باید فقط حاوی چیزهایی باشد که شما برای کار نیاز دارید، بدون هیچ مورد غیر ضروری برای جلوگیری از حواس‌پرتی.
۱۷) شخص دیگری را استخدام کنید.
اگر در شرایط مالی خوبی هستید، در نظر داشته باشید شخص دیگری را استخدام کنید تا به شما کمک کند. زمانی که پس انداز می‌کنید ارزش پولی را که صرف می‌کنید، دارد.
نتیجه‌گیری
حتی اگر زندگی ما شلوغ است، روش‌هایی وجود دارد که می‌توان با آنها زمان کمتری را صرف کارهای غیرضروری و زمان بیشتری را برای کارهای با ارزش، صرف کرد. مهمترین کار این است که روی مهارت‌های مدیریت زمان خود کار کنیم، از یادگیری نه گفتن تا اطمینان از اینکه همیشه آماده هستیم.