راهکارهای مدیریت زمان آسان
- تکنیک های مدیریت زمان آسان فردی
- تکنیک های مدیریت زمان آسان گروهی
- چرا مدیریت هوشمندانه زمان مهم است؟
- ۳ مرحله مدیریت زمان مؤثر
مدیریت زمان در سازمان ها
تکنیک های مدیریت زمان آسان فردی:
- قاعده ۲۰/۸۰
- یک TO DO List درست کنید.
- همزمان چند کار انجام ندهید.
- یاد بگیرید نه بگویید.
- برای هر کاری تاریخ سررسید تعیین کنید.
- تنفس و استراحت داشته باشید.
- مدیریت زمان را با اهدافتان هماهنگ کنید.
- قورباغه‌ات را قورت بده!
قاعده ۲۰/۸۰
راه‌های بسیاری برای مدیریت زمان آسان شخصی و گروهی وجود دارد اما یکی از موثرترین آنها اجرای قاعده ۲۰/۸۰ است. این قاعده بیان می‌کند که رابطه تساوی بین ورودی و خروجی وجود ندارد. به عبارت دیگر، شما با ۲۰ درصد تلاش به ۸۰ درصد از نتیجه می‌رسید. از بقیه زمانتان برای کارهایی مثل، جلسات، ایمیل، تماسهای تلفنی و… استفاده می‌کنید. نکته کلیدی برای افزایش کارآیی این است که بر روی آن ۲۰ درصد از وظایفی که منجر به نتیجه می‌شوند، تمرکز کنید. این وظایف ممکن است پیچیده، دشوار، زمانبر باشند، اما باید بالای TO DO List قرار بگیرند. بقیه مسولیت‌هایتان باید اولویت پایین‌تری بگیرند.
یک TO DO List درست کنید.
مدیریت زمان با برنامه‌ریزی شروع می‌شود. هر روز صبح لیستی از وظایفی که به توجه و رسیدگی فوری شما نیاز دارند، تهیه کنید. از قانون ۲۰/۸۰ استفاده کنید تا به کارهایی که باعث پیشرفت دپارتمان شما می‌شوند، اولویت بالاتری بدهید.
TO DO List مزایای زیادی دارد:
- تمرکز شما را بر روی اهداف نگه می‌دارد.
- به شما کمک می‌کند حتی وظایف کوچک را به یاد داشته باشید.
- به شما کمک می‌کند به کاری که مهم یا اورژانسی است، اولویت بدهید.
- موجب ذخیره زمان می‌شود.
- شما را تحت کنترل و در مسیر درست نگه می‌دارد.
- از آنچه انجام داده‌اید و زمان آن سند تهیه می‌کند.
- زمانی که کارهای کامل شده را علامت می‌زنید، حس دستیابی و موفقیت ایجاد می‌کند.
(ما در بهتایم وظایفی را که به شما اختصاص یافته، در لیستی مانند TO DO List لیست قرار می‌دهیم و در صورتی که به موعد تحویل آن وظیفه نزدیک شوید، به شما هشدار می‌دهیم.)
TO DO List برای مدیریت زمان آسان
همزمان چند کار انجام ندهید.
برای اینکه بیشترین بازدهی را داشته باشیم، احساس می‌کنیم که:
باید چند کار را همزمان انجام دهیم، اما در واقع وقتی روی یک کار متمرکز می‌شویم، موفقیت بیشتری کسب می‌کنیم.
با انجام همزمان چند کار در واقع بهره‌وری خود را پایین می‌آوریم زیرا به پایان رساندن کارها بیشتر طول می‌کشد.
تمرکز بر روی یک کار از تکنیک های مدیریت زمان آسان است.
یاد بگیرید نه بگویید.
اگر احساس خستگی و فشار می‌کنید، مودبانه از قبول وظایف بیشتر سرباز بزنید. با TO DO List لیست مشورت کنید تا ببینید قبول وظیفه جدید می‌تواند در به موقع کامل کردن کاری که در اولویت شماست، اختلال ایجاد کند یا خیر.
توانایی نه گفتن:
از مهم‌ترین تکنیک های مدیریت زمان آسان است.
برای هر کاری تاریخ سررسید تعیین کنید.
تاریخ‌های واقع‌بینانه تعیین کنید و به آن پایبند باشید. این موضوع، از تکنیک های مدیریت زمان آسان و در عین حال کاربردی است.
(با بهتایم این کار را به سادگی انجام دهید)
تنفس و استراحت داشته باشید.
بدن شما به استراحت و تنفس منظم نیاز دارد تا دچار فشار در ماهیچه‌ها و چشم، سر‌درد و گرفتگی عضلات پا نشوید، ذهن هم به تنفس نیاز دارد تا استراحت کند و تازه شود. سعی کنید در میز کارتان ناهار نخورید. اگر به خودتان استراحت و تنفس کوتاه و منظم بدهید، متمرکزتر و خلاق‌تر خواهید بود و توانایی رو به رو شدن با موقعیت‌های استرس‌زا را خواهید داشت.
مدیریت زمان را با اهدافتان هماهنگ کنید.
- اهداف کاری شما چیست؟
- آیا طوری زمان خود را می‌گذرانید که واقعا به آن اهداف کمک کند؟
بدون پاسخ به این سؤال‌ها، نمی‌دانید وظایف لیست کاری طولانی شما باید چگونه اولویت‌بندی، سازماندهی و در نهایت انجام شوند.
۱) اهداف خود را فهرست کنید.
- در حالت ایده‌آل، شما و مدیرتان باید در ابتدای هر سال برای تنظیم مجموعه‌ای از اهداف عملکردی، دیدار کنید. با استفاده از این دیدار، متوجه ارتباط این اهداف با ماموریت شرکت می‌شوید.
- اهداف را مرور کنید، و در کاغذ یا در یک برنامه بنویسید. شما از این اهداف به دو روش استفاده می‌کنید: اول، برای اولویت‌بندی کار روزانه، و دوم، برای اندازه‌گیری پیشرفتتان (به عبارت دیگر، برای ارزیابی آنچه که انجام می‌دهید)
- با مراجعه مرتب به این فهرست، قادر به شناسایی وظایف مهم برای رسیدگی به آنها خواهید بود، بنابراین می‌توانید برنامه‌ریزی کنید.
۲) زمان خود را پیگیری کنید.
هنگامی که اهداف خود را شناسایی کردید، وقت آن است بررسی کنید که چگونه زمان خود را سپری می‌کنید:
آیا بر روی مسائلی که باید انجام دهید، کار می‌کنید؟ (مسائلی که به شما اجازه می‌دهند به اهدافتان دست یابید)
و یا آنها را از طریق انجام وظایف غیر مرتبط به خطر می‌اندازید؟
برای اینکه به درستی درک کنید، زمان خود را چگونه و بر روی چه کارهایی سپری می‌کنید و برای تعیین اینکه حجم کاریتان باید تنظیم شود یا خیر، کارهای خود را به مدت دو هفته با تکمیل تمرین زیر ردیابی کنید. ممکن است، کشف کنید که نتایج با اهداف شما مطابقت ندارد. همین که بفهمید این اختلاف و ناهماهنگی کجا رخ می‌دهد کمک می‌کند تا بتوانید آن را اصلاح کنید.
۲-۱) فعالیت‌های خود را بنویسید.
این را یک تخلیه مغزی در نظر بگیرید و هیچ چیزی را از قلم نیندازید. لیست تمام وظایفی که انجام می‌دهید، جلساتی که در آن شرکت می‌کنید و حتی زمانی را که با همکارانتان خوش و بش می‌کنید یا کارها را به تعویق می‌اندازید فهرست کنید. زمانی که لیست را کامل کردید، آن را دسته‌بندی کنید، سپس می‌توانید میزان زمان صرف شده برای انجام وظایف هر دسته را ردیابی کنید.
این دسته‌بندی می‌تواند چیزی شبیه به لیست زیر باشد:
- مسئولیت‌های اصلی: وظایف روزمره که مهم‌ترین قسمت شغل شما را تشکیل می‌دهند.
- رشد شخصی: فعالیت‌ها و پروژه‌هایی که برایتان معنی‌دار و ارزشمند هستند، اما ممکن است بخشی از مسئولیت‌های روزمره شما نباشند.
- مدیریت افراد: ارتباط شما با دیگران، از جمله همکاران و حتی مدیرانتان.
- بحران‌ها: وقفه ها و مسائل فوری که گاهی اوقات به صورت غیر منتظره بوجود می‌آیند.
- زمان آزاد: وقفه ناهار و وقت صرف شده برای نوشتن ایمیل‌های شخصی، مرور وب و یا دور زدن در شبکه‌های اجتماعی.
- وظایف اداری: کارهای ضروری که هر روز انجام می‌دهید، مانند تایید تایمشیت یا صورت‌حساب، یا جمع‌آوری گزارش‌های هزینه.
این دسته‌بندی به شما کمک می‌کند از چگونگی صرف زمان خود سر نخی به دست آورید، و بفهمید که در حال حاضر کارهایتان با اهداف شما هماهنگ هستند یا خیر.
۲-۲) سپس زمان خود را پیگیری کنید.
زمانی که دسته‌بندی خود را ایجاد کردید، شروع به ردیابی زمان صرف شده بر روی انجام وظایف هر کدام از دسته‌ها کنید. می‌توانید ردیابی زمان را بر حسب ساعت و یا اگر می‌خواهید عمیق‌تر به بررسی عادت‌های خود بپردازید از دقیقه استفاده کنید. برای ثبت نتایج خود، از ابزار سنجش زمان آنلاین استفاده کنید. برای تحلیل این نتایج، از یک صفحه مانند تصویر زیر استفاده کنید. و دو هفته آینده خود را با این روش ردیابی کنید.
مدیریت زمان با ردیابی فعالیت‌های مختلف
شاید فکر کنید:
«سرم شلوغه؛ من وقت ندارم همه کارهایی را که انجام می‌دهم وارد کنم»
البته این سیستم نیاز به سرمایه‌گذاری زمان و تلاش دارد.
اما وارد کردن وظایفتان و اینکه چقدر طول می‌کشد تا آنها را تکمیل کنید باعث می‌شود به وضوح ببینید که برای کدام کارها زمان زیادی صرف کرده‌اید و باید برای انجام چه کارهایی زمان خالی کنید. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید مهارت‌های مدیریت افراد خود را بهبود ببخشید، ممکن است متوجه شوید که اختصاص ده ساعت در هفته کافی نیست؛ شاید نیاز باشد که بعضی از کارهای اداری را کم کنید، تا برای این هدف زمان اضافی به دست آورید. با ایجاد تغییرات کوچک در چگونگی گذراندن روزهایتان، اطمینان حاصل خواهید کرد، به وظایفی که بیشترین اهمیت را دارند، زمان مناسبی اختصاص داده‌اید، و با این کار در دستیابی به اهدافتان مولدتر می‌شوید. و این از بهترین تکنیک‌های مدیریت زمان آسان است.
قورباغه‌ات را قورت بده!
وقتی درباره مدیریت زمان آسان سرچ می‌کنیم، زیاد می‌شنویم که:
« اگر می‌دانید امروز باید یک قورباغه را قورت دهید، اولین کاری که صبح باید انجام دهید این است که هرچه زودتر آن را قورت دهید! اگر باید دو قورباغه بزرگ را ببلعید، بزرگترین آنها را اول قورت دهید!»
این عبارت به این معنی است که:
اگر قرار است امروز یک کار بسیار سخت انجام دهید، حتی به سختی قورت دادن یک قورباغه، اولین کاری که باید انجام دهید خوردن آن قورباغه است، تا بقیه روز، خیالتان راحت باشد که سخت‌ترین کار آن روز را انجام داده‌اید.
اطمینان از اینکه هر روز یک قورباغه از فهرست کارهایتان را قورت می‌دهید برای پیشرفت در زندگی شخصی و کاری شما ضروری است. بهترین قسمت قورت دادن قورباغه اول صبح این است که باقی روز را صرف فکر کردن به آن نمی‌کنید. انجام شد. تمام شد رفت. اکنون می‌توانید از مغز خود در راه‌های دیگری استفاده کنید. و چون قسمت سخت را با موفقیت پشت سر گذاشته‌اید در باقی روز هر اتفاق بدی هم بیفتد، با توجه به آن قورباغه بزرگی که اول صبح میل کردید، چندان دشوار به نظر نمی‌رسد.
«هر روز صبح یک قورباغه زنده بخورید، بعد از این هیچ چیز بدتری برای شما در بقیه روز اتفاق نخواهد افتاد.»
-مارک تواین
بنابراین اگر کاری که اصلا به آن علاقه ندارید امروز در لیست کاریتان هست، ابتدا آن را حل کنید. به این ترتیب می‌توانید بقیه روز خود را در حالی بگذرانید که می‌دانید سخت‌ترین قسمت روز را پشت سر گذاشته‌اید. مطمئناً کارهای دشوار دیگری هم وجود دارد، اما وقتی می‌دانید قسمت سخت روزتان تمام شده، انگیزه لازم برای انجام موارد دیگر را به دست می‌آورید.
چه کاری را اول انجام ندهید!
ابتدا باید از انجام کارهای مورد علاقه خود یا حداقل ساده‌ترین کار، خودداری کنید.
همه ما صبحی را تجربه کرده‌ایم که با اهداف عالی و با انگیزه آن را شروع کرده‌ایم، اما ابتدا ایمیل خود را بررسی کردیم و دو ساعت بعد وقتی شور و شوق و زمان ارزشمندی را که می‌توانستیم از آن برای انجام کارها استفاده کنیم، از دست دادیم، با اکراه به سراغ سایر وظایفمان رفته‌ایم.
در عوض چه باید کرد؟
۱) ابتدا لیستی را ایجاد کنید که وظایف شما را برای روز مشخص کند.
می‌توانید از بهتایم استفاده کنید، یا می‌توانید از یک سر رسید قدیمی استفاده کنید. هر کاری که برای شما مفید است را انتخاب کنید. فقط لیست دقیق کارهای روزتان را ایجاد کنید.
۲) لیست خود را تا ده مورد کوتاه کنید.
نباید انتظار داشته باشید بتوانید تعداد زیادی قورباغه در یک روز میل کنید، بنابراین لیست خود را به حداکثر ده مورد محدود کنید. البته اگر موفق شدید این ده مورد را تکمیل کنید، می‌توانید به آن اضافه کنید. وقتی یک لیست کوتاه را می‌بینید کمتر وحشت می‌کنید و تازه نکته دیگر اینکه تکمیل کردن ۷ کار از ۱۰ کار نسبت به ۷ کار از ۲۵ کار، حس موفقیت بیشتری دارد. خط زدن موارد انجام شده لیست کاری حس بسیار خوبی دارد.
۳) از میان آن ده کار، سه کار مهم را انتخاب کنید.
این سه مورد کارهایی هستند که واقعاً باید انجام شوند. وظایفی که انجام آنها به معنای یک روز موفق است.
۴) از بین این سه مورد، بدترین را انتخاب کنید.
این کار را ابتدا انجام دهید تا قورباغه خود را انتخاب کنید.
۵) از لیست ده موردی خود، ساده‌ترین مورد یا آن موردی که بیشتر به آن علاقه دارید را انتخاب کنید.
در مورد من نوشتن مقاله آن کاری است که بیشترین علاقه را به انجام آن دارم. با این حال نباید آن را اول از همه انجام دهم. در واقع نباید تا قبل از کامل کردن آن سه مورد مهم‌تر و سخت‌تر به سراغش بیایم. می‌توانیم این کارهای دوست داشتنی و ساده‌تر را به عنوان پاداش اتمام آن سه مورد سخت در نظر بگیریم.
تکنیک های مدیریت زمان آسان گروهی:
- هوشمندانه کارها را به دیگران بسپارید.
- شفاف و واضح ارتباط برقرار کنید.
- فرآیندها را مرور کنید.
- به عنوان یک مدیر مهلت یا هدف تعیین کنید.
- از تکنولوژی استفاده کنید.
- الگو باشید.
- فرصت آموزش فراهم کنید.
- میمون پیش چه کسیست؟
هوشمندانه کارها را به دیگران بسپارید.
رهبران موفق یا اثربخش، قدرت و مسئولیت را با کارکنان تقسیم می‌کنند. واگذاری اختیارات و مسئولیت‌ها به اعضای زیرمجموعه به این معنی است که مدیر به اعضای تیم خود اعتماد دارد، آنها را تشویق می‌کند، به آنها انگیزه می‌دهد و بر امورشان نظارت دارد. محول کردن کارها به دیگران از تکنیک های مدیریت زمان برای مدیران است.
شفاف و واضح ارتباط برقرار کنید.
برای شفاف‌سازی ارتباطات باید با دقت گوش دهید، بخوانید، صحبت کنید و بنویسید، تا به این ترتیب، اطلاعات را به درستی انتقال دهید. زمانی که اعضا برای توضیح بیشتر در مورد وظایف دوباره مراجعه می‌کنند، درحالی که تمام صبح را برای کشف یک موضوع گذرانده‌اند، و یا وظیفه را به دلیل دستورالعمل ضعیف نادرست انجام می‌دهند، زمان با ارزشی به هدر می‌رود.
فرآیندها را مرور کنید.
پیدا کردن اطلاعات، یافتن مناسب‌ترین شخص برای همکاری در یک موضوع، دعوت شدن به جلسه‌ای که بر دپارتمان شما تاثیری نمی‌گذارد و داشتن پروسه‌های طولانی‌مدتِ تصویب، زمان هر کسی را به هدر می‌دهد. با کارکنان جلسه داشته باشید تا متوجه شوید به گمان آنها زمان در کدام قسمت در حال به هدر رفتن است و در کدام قسمت‌ها فرآیندها می‌توانند بهبود پیدا کنند.
به عنوان یک مدیر مهلت یا هدف تعیین کنید.
زمانی که وظیفه‌ای را به دیگران می‌سپارید، مهلت واقع‌بینانه‌ای برای تحویل کار و هدف قرار دهید. از کارمندان بپرسید چه کار دیگری برای انجام دادن دارند و کدام یک باید اول انجام شود. برای تغییر اولویت‌ها انعطاف‌پذیر باشید. کارکنانی که اکثرا کار را در موعد مقرر تحویل نمی‌دهند و یا به اهداف توافق شده دست پیدا نمی‌کنند، نیاز دارند مهارت‌های مدیریت زمان خود را بهبود ببخشند و با تکنیک های مدیریت زمان آسان آشنا شوند.
از تکنولوژی استفاده کنید.
نرم‌افزارهایی هستند که می‌توانند در مدیریت و پیگیری پروژه‌ها کمک کنند. سیستمی را پیدا کنید که به کار شما و تیمتان می‌آید، و با آن پیش بروید. تغییر مداوم سیستم‌ها کارکنان را گیج می‌کند و زمان زیادی برای یادگیری نرم‌افزار جدید به هدر می‌دهد. با استفاده از پیگیری آنلاین تصویر بزرگ و واضحی از وضعیت پروژه و جایی که به مداخله شما نیاز است، می‌بینید.
(ما با بیش از ۱۷ سال تجربه در حوزه مدیریت پروژه و تایمشیت، بهتایم را به شما پیشنهاد می‌کنیم. سامانه تایمشیت ابری بهتایم نمونه‌ی خوبی جهت دستیابی به اهداف فوق می‌باشد. بهتایم را به رایگان امتحان کنید. و اگر سوال، مشکل یا پیشنهادی داشتید با ما در میان بگذارید.)
الگو باشید.
تحویل به موقع چندکار برای بعضی از کارکنان آسان است، آنها به خوبی می‌توانند فشار کاری خود را مدیریت کنند. اما این موضوع برای برخی دیگر یک چالش است. به عنوان یک مدیر،
نیاز است که :
الگویی برای بهترین مهارت‌های مدیریت زمان آسان باشید، تعداد دفعاتی که مهلت تحویل کاری را از دست می‌دهید بسیار کم باشد، و همیشه یک کار درجه یک تحویل دهید. (درحالی که به جلسات، ایمیل‌ها، تماسهای تلفنی و سایر وظایف هم رسیدگی می‌کنید!) اگر خودتان استثنایی نباشید اینکه کارمندانتان خریدار تکنیک های مدیریت زمان باشند، دشوار است.
فرصت آموزش فراهم کنید.
برای آموزش تکنیک های مدیریت زمان آسان به کارکنان، کارگاه، سمینار و کنفرانس تشکیل دهید و تشویقشان کنید در آنها شرکت کنند. خودتان هم با آنها در این فرصت‌های آموزشی شرکت کنید، با این کار نشان می‌دهید:
مدیریت زمان برای شما چه جایگاه مهمی دارد.
میمون پیش چه کسیست؟
آیا تا به حال احساس کرده‌اید، که کل روزتان صرف حل کردن مشکلات دیگران شده است؟
آیا تا به حال از خودتان پرسیده‌اید:
«چرا در حالی که اعضای تیمم کار کم می‌آورند، من زمان کم می‌آورم؟»
اگر چنین چیزی را تجربه کرده‌اید، به احتمال زیاد به مشکل مدیریت زمان و محول کردن کارها دچار هستید.
سعی کنید چنین وضعیتی را به یاد بیاورید:
برای خوردن چای از اتاقتان خارج شده‌اید که یکی از اعضای تیم پس از دیدن شما، راهتان را سد می‌کند و می‌گوید مشکلی برایش پیش آمده و باید یک دقیقه در مورد آن با شما صحبت کند.
تکنیک مدیریت زمان – میمون پیش چه کسی است؟
میمون بر دوش همکارتان بود که ناگهان به پشت شما پریده و در آنجا می‌ماند تا زمانی که آن را به صاحب مناسب خود برگردانید. در حقیقت، کارمند شما طی چند ساعت یا چند روز آینده مدام به دفتر شما سرک می‌کشد و می‌پرسد که کار چگونه پیش می‌رود؟
• بگذارید آنچه اتفاق افتاده را تحلیل کنیم. قبل از ملاقات مدیر و کارمند، میمون کجا بود؟
پیش همان عضوی که مدیر تیم را صدا زد.
• بعد از اینکه آنها جدا شدند،کجا بود؟
پیش مدیر.
اکثر مدیران هیچ تصوری از زمانی که صرف کارهای تحمیلی از زیردستانشان می‌شود، ندارند. همه چیز درست از لحظه‌ای که میمون از پشت یک کارمند به پشت مدیر می‌پرد، شروع می‌شود. به عبارت دیگر، زمان تحمیلی از لحظه‌ای آغاز می‌شود که مسئولیت مشکل فرد دیگری را قبول کردید. ممکن است فکر کنید می‌توانید به راحتی از شر میمون خلاص شوید.
به عنوان مثال،
ممکن است بلافاصله از پذیرش مشکل خودداری کنید و به جای آن بخواهید که جزئیات آن را در ایمیلی توضیح دهد. میمون دوباره به پشت کارمندتان برمی‌گردد، اما به محض ارسال ایمیل کارمند، میمون پیش شماست. علاوه بر این، اگر به ایمیل پاسخ ندهید، کارمندتان یک بار دیگر از طریق تماس، ایمیل یا سر زدن به دفتر کارتان درخواست بررسی مشکل را دارد.
اگر ۱۰ کارمند دارید که هر یک از آنها هر روز میمونشان را به شما منتقل می‌کنند:
تا پایان هفته ۵۰ میمون در پشت خود خواهید داشت. تمام وقت خود را صرف سر و کله زدن با این میمون‌ها علاوه بر مسئولیت‌های خودتان خواهید کرد. نه تنها کیفیت عملکرد خود را به مخاطره می‌اندازید، بلکه به سرعت دچار فرسودگی شغلی خواهید شد.
زمان مدیران به ۳ دسته زیر تقسیم می‌شود:
۱) زمان تحمیلی توسط رئیس:
برای انجام فعالیت‌های خواسته شده از مدیر توسط رئیسش استفاده می‌شود. در واقع مدیر نمی‌تواند بدون مجازاتِ مستقیم و سریع از آنها چشم پوشی کند.
۲) زمان تحمیلی سیستم:
برای کمک و پشتیبانی از همکاران در صورت درخواست آنها استفاده می‌شود. نادیده گرفتن این درخواست‌ها نیز، عواقبی خواهد داشت، اما همیشه مستقیم نیست.
۳) زمان خود_تحمیلی:
برای کارهایی استفاده می‌شود که مدیر موافق انجام آن‌هاست. می‌تواند بخشی از آن را هر طوری که خود تصمیم می‌گیرد استفاده کند (زمان اختیاری)، اما بخشی از آن صرف پرداختن به مشکلات زیردستان (کارهای تحمیلی زیردستان) می‌شود.
هدف مدیر به حداقل رساندن یا از بین بردن کارهای تحمیلی زیردستان، کنترل کار تحمیلی رئیس و سیستم، و به حداکثر رساندن زمان اختیاری است.
چگونه می‌توان از شر میمون‌ها خلاص شد؟
انتقال میمون‌ها
میمون‌ها پشت شما می‌پرند زیرا به آنها اجازه می‌دهید. نکته اصلی مدیریت میمون این است که در وهله اول از جمع شدن میمون‌ها خودداری کنید، و سریع آن‌هایی را که پیدا کرده‌اید از پشت خود دور کنید.
برای این کار:
۱) ملاقات ترتیب دهید.
به کارمندان خود اطلاع دهید که از این مرحله به بعد، هر مشکلی فقط در قرار ملاقات‌ها مطرح می‌شود. وقتی کارمندان سرزده به دفتر شما می‌آیند یا شما را برای بحث در مورد مشکلات در راهرو متوقف می‌کنند، از آنها بخواهید که جلسه‌ای ترتیب دهند. با انجام این کار، حداقل تا زمان ملاقات از میمون‌ها دوری کرده‌اید.
۲) بر روی توانمندسازی کارکنان تمرکز کنید.
وقتی مسئولیت‌ها را واگذار می‌کنید، باید اطمینان حاصل کنید که کارکنان تمایل و توانایی پذیرش آنها را دارند، که همیشه این‌گونه نیست. وقتی کارمندان را تشویق می‌کنید که میمون‌های خود را اداره کنند، مهارت‌های جدیدی کسب می‌کنند و شما برای انجام کارهای خود زمانتان را خالی می‌کنید. شاید این کار در ابتدا بیشتر از این که خودتان آن را انجام دهید زمان ببرد اما در طولانی مدت اعضای تیم یاد می‌گیرند آن کار را درست به خوبی شما انجام دهند.
موانع مدیریت میمون‌ها
ترس از واگذاری مسئولیت‌ها.
بسیاری از مدیران تمایل دارند میمون‌های کارمندان خود را به دست بگیرند. اگر می‌ترسید که دادن قدرت به یک کارمند موقعیت شما را تضعیف کند، اجتناب از میمون‌ها کار سختی است. برای واگذاری میمون‌ها باید این واگذاری را بخواهید.
کارمندان شما فاقد تمایل و مهارت هستند.
وقتی کارمندان سعی می‌کنند میمون‌های خود را به شما دهند، به این دلیل است که آنها تمایل یا توانایی انجامشان را ندارند. می‌توانید با توسعه مهارت‌های حل مسئله کارکنان، میمون‌ها را در جایی که به آنها تعلق دارند، نگه دارید.
کارمندان شما از اشتباه کردن می‌ترسند.
اگر کارمندان شما از شکست می‌ترسند، همیشه میمون‌های خود را به شما واگذار می‌کنند.
برای نگه داشتن میمون بر روی پشت کارمندان:
وقتی یاد می‌گیرید که چگونه میمون‌ها را به درستی نگهداری کنید، دیگر افرادتان را به چشم منبع مشکلات نمی‌بینید بلکه آنها را به چشم نیروی محرک اصلی برای رشد سازمانتان می‌بینید.
چرا مدیریت هوشمندانه زمان مهم است؟
با توجه به رقابت روز افزون در بازار کار، هر کسی که می‌تواند هنر مدیریت هوشمندانه زمان را اعمال کند، شانس بیشتری برای موفقیت در زندگی دارد. زمان نقش بسیار مهمی در زندگی همه بازی می‌کند. افرادی که به طور موثری زمان خود را مدیریت می‌کنند، مشکلی در عمل کردن به وظایف خود ندارند و همیشه به عنوان افراد موفق شناخته می‌شوند. مدیریت زمان مجموعه‌ای است از ابزارهایی که منجر به:
جلوگیری از هدر دادن منابع
کاهش بار و فشار کاری بیش از حد
نظارت بر پیشرفت پروژه
اختصاص منابع (زمان) به طور مناسب به وظایف
اطمینان از اینکه پروژه‌های بلند مدت نادیده گرفته نمی‌شوند
برنامه‌ریزی موثر روزانه و…
می‌شود.
زمان محدود است:
زمان یک منبع بسیار ویژه است که نمی‌توانید آن را ذخیره کنید. همه هر روز مقدار مشابهی زمان دارند. اگر از وقت خود عاقلانه استفاده نکنید، ممکن است تمام ساعاتی که در یک روز دارید را از دست بدهید.
زمان محدود به ۲۴ ساعت در روز است. بنابراین باید عاقلانه برای زندگیتان برنامه‌ریزی کنید.
زمان کمیاب است:
اکثر مدیران احساس می‌کنند که کارهای زیادی برای انجام دادن دارند اما وقت کافی ندارند. این روزها کمبود زمان را مقصر همه چیز می‌دانیم:
- در حال خوردن پیتزا و نوشابه غر می‌زنیم که اضافه وزن داریم و آرزو می‌کنیم کاش برای ورزش کردن زمان کافی داشتیم.
- وضعیت مالی خوبی نداریم و دائما می‌گوییم که اگر ۴۸ ساعت زمان در یک روز داشتیم می‌توانستیم هم ۲۴ ساعت راحت بخوابیم و هم باقی زمانمان را کار کنیم.
- به اهدافمان نرسیدیم و بعد از مقصر دانستن همه اعضای خانواده و شرایط بد اقتصادی و اجتماعی و فرهنگی و تاریخی و جغرافیای و ژن خوب (که البته تقریبا موافقم) از کمبود زمان شاکی هستیم،
- برای عقب انداختن دائم کارها استرس می‌گیریم و همچنان زمان ناکافی را مقصر می‌دانیم.
- بجای زمان گذاشتن برای آدم‌های واقعی زندگیمان دائما در اینستاگرام و زبانم لال توییتر و تلگرام با آدم‌های مجازی وقت می‌گذرانیم و باز هم کمبود زمان را دلیل رابطه بد و حتی زندگی ناموفقمان می‌دانیم.
مدیریت هوشمندانه زمان به ما کمک می‌کند از زمان عاقلانه استفاده کنیم و برای زندگیمان اولویت داشته باشیم.
زمان به ما کمک می‌کند، آنچه در زندگی می‌خواهیم را به دست بیاوریم:
برای انجام هر آنچه که در زندگی ارزشمند است، نیاز به زمان داریم. انتظار برای اینکه روزی بالاخره زمان آزاد بیشتری به دست بیاوریم، یک انتظار بیهوده است. به عنوان مدیر، باید یاد بگیریم که چگونه برای مسائلی که مهم هستند زمان بگذاریم. مدیریت زمان به ما کمک می‌کند که انتخابهای آگاهانه داشته باشیم تا بتوانیم زمان بیشتری را برای انجام کارهای مهم و ارزشمند صرف کنیم.
زمان کمک می‌کند با تلاش کمتر کارهای بیشتری انجام دهیم:
هنگامی که افراد به کارآیی بیشتری می‌رسند با استفاده از مهارت‌ها و ابزارهای مدرن مدیریت زمان، می‌توانند با تلاش کمتر، کارهای بیشتری انجام دهند. کاهش زمان‌های هدر رفته در طول روز، زمان‌های موثری به ما می‌دهد. و به این ترتیب می‌توانیم زمان بیشتری برای انجام فعالیت‌هایی که به تحقق اهدافمان منجر می‌شوند، داشته باشیم.
باید برای مسائلی که برایمان مهم هستند، زمان پیدا کنیم.
حتی مقدار کمی زمان در روز و یا حتی هفته، ما را به اهدافمان نزدیک‌تر می‌کند.
مدیریت زمان برای افزایش بهره وری
انتخابهای زیادی برای زمان:
راه‌های زیادی وجود دارد که می‌توانیم زمانمان را مصرف کنیم و صبحمان را به شب برسانیم، اما به دلیل محدود بودن زمان باید انتخابهای هوشمندانه‌ای داشته باشیم! مدیریت زمان کمک می‌کند تا:
- آگاهانه انتخاب کنیم، و
- به این ترتیب زمان بیشتری برای انجام کارهایی که برایمان ارزشمند و مهم هستند داشته باشیم.
زمان ما را در مسیر نگه می‌دارد:
چه یک لیست کار روزانه باشد یا یک حرفه طولانی‌مدت، برنامه و مدیریت زمان کمک می‌کند از مسیر منحرف نشویم. با تعیین اهداف و اختصاص زمان، احتمال این که در مسیر رسیدن به اهدافمان باقی بمانیم، بیشتر است.
زمانی برای آرامش:
با مدیریت هوشمندانه زمان می‌توانیم استراحت داشته باشیم. بخشی از زمان را کار کنیم و بخش دیگری از زمان را به تفریح و آرامش بگذرانیم. اگر یک فرد بتواند به تعادل زمان اختصاص داده شده بین کار و آرامش برسد، فرد موفقی خواهد بود.
اهمیت مدیریت هوشمندانه زمان
بهبود کیفیت زندگی:
مدیریت هوشمندانه زمان کیفیت زندگی را بهبود می‌بخشد. با مدیریت زمان، برخی از شایع‌ترین مشکلات مانند استرس و عدم توجه به علایق شخصی، برطرف می‌شود.
کاهش ناامیدی:
زمان تنها وسیله ای است که می‌تواند باعث ساختن یا نابودی شما شود. باید برای انجام هر کاری که از صمیم قلب آن را می‌خواهید، زمان پیدا کنید. با مدیریت زمان با یک شیوه‌ی مناسب، از ناامیدی خلاص خواهید شد.
آرامش ذهنی:
آرامش ذهنی برای یک زندگی سالم و بدون بیماری ضروری است. عدم استراحت و استرس علت اصلی عدم آرامش است. استرس باعث می‌شود به طور نامطلوبی فکر و عمل کنیم و این بر روی اطرافیانمان هم تاثیر می‌گذارد. با مدیریت هوشمندانه زمان، قادر خواهیم بود برای افراد با ارزش زندگیمان زمان بگذاریم و به آنها توجه کنیم. از آنجا که با مردم اطرافمان در تعامل هستیم و در یک جزیره زندگی نمی‌کنیم به مدیریت زمان نیاز داریم.
سطح انرژی را افزایش می‌دهد:
مدیریت هوشمندانه زمان سطح انرژی مدیران را تا حد زیادی افزایش می‌دهد. این به این دلیل است که مدیریت مناسب زمان، ذهن درهم ریخته را ساماندهی می‌کند. با مدیریت زمان، کارهای ناتمام را می‌توان در مهلت مقرر انجام داد. با مدیریت درست زمان سطح انرژی افراد نسبت به گذشته افزایش می‌یابد. این، به نوبه خود ما را قادر می‌سازد تا بر روی وظیفه‌ای که در دست داریم تمرکز کنیم بدون اینکه ناراحت و نگران آن‌هایی که در نوبت هستند باشیم.
موانع مدیریت زمان
تلویزیون:
تلویزیون ثابت کرده است که یک ابزار عالی برای سرگرمی یا دستیابی به اطلاعات کل جهان با فشار یک دکمه است، اما از سوی دیگر، مانع بزرگی برای مدیریت زمان است. دیدن برنامه‌های غیر ضروری در تلویزیون یک مانع است. تنها در این صورت باید تلویزیون را روشن کنیم که یک برنامه خاص برای اهداف کاری تماشا کنیم. (توصیه نویسنده این است که اصلا روشن نکنید! خیلی بعید است که این روزها برنامه‌ای به کارتان بیاید و ارزشی به شما اضافه کند.)
تلفن:
یکی از موانع مداوم مدیریت زمان، تلفن است. در حالی که تلفن یکی از روش‌های عالی ارتباطیست، می‌تواند برنامه‌ریزی شخصی را خراب کند. تماسهای غیر ضروری باید برای جلوگیری از مشکلات ناشی از آن پاسخ داده نشوند. باید تماسهای ضروری را از غیر ضروری تشخیص دهید. پس از تکمیل کار، یا زمانی که آیتم‌های موجود در تقویم روزانه کامل شدند، می‌توانید برای تماسهای غیر ضروری زمان بگذارید. این موضوع علاوه بر گوشی‌های همراه در مورد تلفن ثابت هم صدق می‌کند. استفاده از پیامک به جای تلفن در اولویت است. (ما در بهساد استفاده از تلفن همراه را ممنوع کرده‌ایم، در مقام یک کارمند شاید سخت‌گیرانه به نظر برسد اما باید قبول کنیم که روشی موثر برای تمرکز و مدیریت زمان است.)
اینترنت:
اینترنت ابزار خوبی برای تحقیق، پروژه‌ها و یکی از سریعترین راه‌ها برای برقراری ارتباط است.
با این حال، معایبی هم دارد:
گوشه‌ای از ذهن ما همیشه متمایل به بازیگوشی و انجام کار غیر ضروری است، به عنوان مثال:
چت زیادی در اینترنت باعث تاخیر در وظایف مهم یا فوری می‌شود. مدیران زمان زیادی را صرف دور زدن در فیسبوک یا توییتر می‌کنند و این رفتار بر زمان آنها تاثیر می‌گذارد.
مهمان غیرمنتظره:
یکی از موانع متداول مدیریت زمان مهمانان ناخوانده هستند. دوستان و اعضای خانواده‌ای که بدون اطلاع به دیدن ما می‌آیند. باید خانواده و دوستان بدانند که ما ترجیح می‌دهیم از قبل اطلاع داشته باشیم که قصد دیدنمان را دارند. باید زمان خاصی را برای این موضوع در نظر بگیریم.
عدم توانایی در گفتن نه:
یکی دیگر از موانع متداول مدیریت زمان، عدم تونایی در مخالفت کردن است. باید یاد بگیریم که گاهی نه بگوییم. اگر قادر به انجام این کار نباشیم، از همه چیز عقب میفتیم و هرگز به موفقیتی دست نخواهیم یافت. البته مهم است احساس افراد را هم در نظر بگیریم اما بقیه هم باید احساس واقعی ما را درباره مسائل مختلف بدانند (به عبارتی باید زمان و احساس خودمان را در اولویت بگذاریم و در بیان احساساتمان صادق باشیم). این موضوع ساده، برای کنترل زمان موثر است. (اخیرا به این فکر می‌کنم که به همان اندازه توانایی نه شنیدن هم مهم است)
تعویق:
عادت به تاخیر انداختن هر کاری تا دقیقه آخر مهم‌ترین مانع مدیریت زمان است (باور نمی‌کنید؟ به شب‌های امتحان فکر کنید). وقتی می‌دانیم که چه کارهایی باید انجام شوند، باید آنها را در اسرع وقت انجام دهیم. تنها راهی که می‌توانیم برای غلبه بر تعویق انجام دهیم، این است که برای انجام کارهای پیش رو مصمم باشیم.
مدیریت ناموفق زمان در سازمان ممکن است منجر به موارد زیر شود:
افزایش اتلاف سازمانی
تجمع کار در دفتر کار
عدم نظارت و ارزیابی بر زیرمجموعه‌ها
کمبود منابع (این شامل سرمایه و منابع انسانی است.)
رد کردن پروژه‌ها
فقدان نظم لازم
آرزوهای غیرقابل دستیابی
زمان وقتی به طور موثری مدیریت می‌شود منجر به موارد زیر می‌شود:
افزایش رقابت در محل کار
افزایش فرصت‌های موفقیت در زندگی
حداکثر بهره‌برداری از منابع در محل کار
رضایت شغلی
برنامه‌ریزی مناسب، سازماندهی، هدایت، پیش‌بینی و کنترل فعالیت‌ها درتمام سطوح در یک سازمان
تکنیک‌ها، مهارت‌ها و توانایی انجام کارها به شیوه درست
کاهش ناامیدی در کار
تلاش کمتر و کار بیشتر از این رو آرامش بیشتر
افزایش بهره‌وری برای دستیابی به اهداف.
در نتیجه
مدیریت هوشمندانه زمان برای زندگی متعادل مفید است. چگونگی استفاده از زمان چیزی است که در زندگی ما تفاوت ایجاد می‌کند. اگر سبک زندگی و نگرش خود را تغییر دهیم:
- می‌توانیم یک خانواده شاد داشته باشیم،
- در کار خود پیشرفت کنیم
- و اهداف شخصی خود را در زمان در دسترسمان تحقق ببخشیم.
مدیریت هوشمندانه زمان، وقت می‌برد:
ممکن است گاهی اوقات ماه‌ها و سال‌ها طول بکشد تا نیازها و خواسته‌های خود را برآورده کنیم.
باید زمان صرف کنیم برای:
کار، چرا که بهای موفقیت است
برای فکر کردن، زیرا منبع قدرت است
برای بازی، زیرا راز جوانی است
برای مطالعه، چرا که غذای عقل است
بودن با دوستان، برای اینکه شادی را به ارمغان می‌آورد
راضی و خشنود بودن، زیرا موسیقی روح است
برای عشق، برای آنکه لذت زندگی است
برای خوابیدن، چرا که با رویا ما را تا ستاره ها می‌برد.
۳ مرحله مدیریت زمان مؤثر
مراحل مدیریت زمان موثر
• زمان‌بندی موثر
• هدف‌گذاری خوب
• انگیزه برای پیروی از زمان‌بندی و هدف‌گذاری
هدف‌گذاری خوب
هدف در واقع نتیجه خاصی است که به دنبال آن هستیم.
اهداف باید:
خاص باشند: در مورد کار مورد نظر خاص باشید. یعنی به جای گفتن مطالعه کتاب X ، اهداف خاص‌تری بنویسید، مانند: من صفحه ۱۲۹ – ۱۴۵ را می‌خوانم.
قابل اندازه گیری باشند: باید مدارک ملموسی از موفقیت وجود داشته باشد.
قابل دستیابی باشند: در مورد کارهایی که باید در زمان تعیین شده انجام شوند، واقع‌بین باشید. با آگاهی از نقاط قوت و ضعفتان، شانس انجام وظایفی که برنامه‌ریزی کرده‌اید را به حداکثر برسانید.
واقع‌بینانه باشند: تعیین اهداف برای هر دقیقه از روز واقع‌بینانه نیست. افراد مختلف نیاز به برنامه‌ریزی با درجات مختلفی از جزئیات دارند. در صورت داشتن یک زمان‌بندی شلوغ ممکن است لازم باشد برای هر ساعت، نیم ساعت، پانزده دقیقه یا حتی زمان‌های کمتری برنامه‌ریزی کنید.
چهارچوب زمانی: زمانی که برنامه‌ریزی کردید کار کنید و مدت زمانی که پیش‌بینی می‌کنید طول بکشد تا به هر هدف برسید را مشخص کنید. سعی کنید از نظر زمانی تابع برنامه‌ریزی خود باشید اما در نظر داشته باشید که بعضی موارد ممکن است بیشتر از برنامه‌ریزی اولیه طول بکشند.
زمان‌بندی:
• برای اینکه بفهمید چگونه زمان خود را صرف می‌کنید، از یک نرم افزار ثبت زمان استفاده کنید. هر وظیفه‌ای شامل غذا خوردن، خوابیدن، اوقات فراغت و غیره، و مقدار زمانی که هرکدام طول کشیده را ثبت کنید. سپس نحوه صرف زمان و زمان‌هایی را که می‌توانستید از وقت خود کارآمدتر استفاده کنید، تحلیل کنید. ( برای ثبت زمان خود بهتایم را امتحان کنید.)
• لیستی از همه کارهایی که باید در یک هفته انجام دهید و مقدار زمانی که برای تحقق این کارها نیاز دارید، شامل همه چیز (خواب، غذا خوردن، مطالعه، کار، وقت استراحت، فیلم، کلاس، ورزش، بیرون رفتن با دوستان، زمان سفر و غیره) تهیه کنید، سپس مقدار کل زمان این فعالیت‌ها را جمع کنید. هر هفته تنها ۱۶۸ ساعت (۷ روز ۲۴ ساعته) است. برخی از افراد بیشتر از ساعت‌های واقعی یک هفته برنامه‌ریزی می‌کنند. که این موضوع نشان می‌دهد، افراد باید فعالیت‌های زندگیشان را اولویت‌بندی کنند.
• هر روز لیستی از کارهایتان را تهیه کنید، و کامل کردن همه کارهای لیست را یک هدف در نظر بگیرید.
• از یک ابزار استفاده کنید تا آنچه را که می‌خواهید انجام دهید؛ پیگیری کنید.
انگیزه:
• مدیریت زمان، به شما زمان خالی بیشتری می‌دهد. اگر این موضوع به تنهایی برای مدیریت زمان به شما انگیزه نمی‌دهد، هیچ چیز دیگری نخواهد داد.
• چیزی را پیدا کنید که به شما برای تکمیل اهدافتان در زمان اختصاص یافته انگیزه می‌دهد.
• برای تکمیل اهداف به خودتان جایزه بدهید.
یکی از سخت‌ترین قسمت‌های مدیریت زمان، انگیزه دادن به خود برای پیروی از برنامه است.
اصول کلی مدیریت زمان:
• بسیاری از افراد موفق ۵ تا ۱۰ دقیقه از صبح یا قبل از رفتن به رختخواب، را برای برنامه‌ریزی روز خود زمان می‌گذارند.
• برای کار دشوار یا جدید زمان بیشتری بگذارید.
• برنامه روزانه خود را رعایت کنید. اگر به خودتان اجازه دهید عقب بمانید، کارها تلنبار می‌شوند و ممکن است مدت زمان بیشتری طول بکشد تا انجام شوند.
• تقسیم و تسلط. پروژه‌های بزرگ را به پروژه‌های قابل مدیریت تقسیم کنید و برای هر بخش برنامه‌ریزی کنید. ( برای مطالعه بیشتر در این زمینه کلیک کنید.)
کلید مدیریت زمان موثر:
• بدانید که چگونه وظایف را بر اساس اهمیت، ارزیابی و تکمیل کنید.
• راهزنان زمان خود را بشناسید:
چه چیزهایی شما را از انجام کارهایی که برایشان برنامه‌ریزی کردید، باز می‌دارند (T.V.، تلفن، دوستان)؟ در طول زمان برنامه‌ریزی از آنها دوری کنید و به عنوان پاداش اتمام وظایف از آنها استفاده کنید.
یک منطقه کاری مناسب پیدا کنید. محیط کاری خود را کنترل کنید. (T.V را خاموش کنید، به تلفن جواب ندهید، در اتاق خود را ببندید، از افراد بخواهید که برای چند ساعت مزاحم شما نشوند.)
• یاد بگیرید که نه بگویید. از زمان برنامه‌ریزی شده خود محافظت کنید و با فعالیت‌های خارج از برنامه، زمان خود را از دست ندهید.
• زمان استراحت را فراموش نکنید. مثلا به اندازه کافی بخوابید. خواب مناسب به شما امکان می‌دهد در استفاده از زمان خود کارآمدتر باشید.
• گاهی برای جلوگیری از کسالت، تنوعِ کار ممکن است لازم باشد.
• بدانید که چگونه کار را به صورت کارآمد و سریع، بدون فدا کردن کیفیت انجام دهید.
نکاتی برای متوقف ساختن تعویق:
• فورا شروع به کار کنید.
• اگر یک موضوع سخت است، هر روز روی آن کار کنید. هر روز برایش زمان بگذارید تا از تجمع کار جلوگیری کنید.
• بعد از اتمام کار از پاداش استفاده کنید، تا به انجام دوباره کار ترغیب شوید. هیچ احساسی بهتر از تکمیل کار وجود ندارد!
نتیجه‌گیری
اهمیتی ندارد حرفه ما چیست، یک مدیر هستیم یا تازه کارمان را شروع کرده‌ایم، همگی با کمبود وقت دست و پنجه نرم می‌کنیم. بهبود مهارت‌های مدیریت زمان آسان برای همه‌ی کسانی که در تیم شما فعالیت می‌کنند از جمله خودتان:
کلید موفقیت حرفه‌ای و بهبود کارآییست.
دائما مشغول بودن و موثر بودن، دو مساله متفاوت هستند.
دائما مشغول بودن این است که روزتان را به از این شاخه به آن شاخه پریدن و در پایان با دستاوردی بسیار کم بگذرانید. موثر بودن یعنی اینکه از زمان هوشمندانه استفاده کنید و در مدت زمان کمتری موفقیت بیشتری به دست آورید. مدیریت زمان آسان بین پیشرفت و در جا زدن تفاوت ایجاد می‌کند.
یک رهبر موفق می‌تواند توانایی‌ها، استعدادها و ویژگی‌های شخصیتی زیادی داشته باشد، تکنیک مدیریت زمان شاید یکی از مهم‌ترین آنها باشد.
برای دانلود مقاله مدیریت زمان آسان به فرمت پی دی اف کلیک کنید.
