4 نکته برای آشتی دوباره با صندوق ورودی ایمیل (inbox)
مقاله مرتبط:
۴ نکته برای آشتی دوباره با صندوق ورودی ایمیل(inbox)
برای بسیاری از ما، وضعیت صندوق ورودی ایمیل استرس‌آور است:
بزرگ، بی‌نظم و پر از ایمیل‌های پاسخ داده نشده!
این نکات را امتحان کنید تا بتوانید پیام‌های خود را بهتر مدیریت کنید:
۱) ذخیره کنید، اما نه بیش از حد.
برای یافتن ایمیل قدیمی از امکان جستجو استفاده کنید. زمانی که صرف می‌کنید تا تصمیم بگیرید که یک ایمیل را کجا قرار دهید، و همینطور زمانی که بعدا تلاش می‌کنید تا به یاد بیاورید آن را در چه پوشه‌ای قرار داده‌اید، می‌تواند صرف پاسخ به پیام‌های مهم امروزتان شود.
۲) از هر مبحث فقط یک ایمیل را نگه دارید.
اگر آخرین ایمیل، زنجیره پاسخ‌ها را در خود داشته باشد، نیازی به نگه داشتن همه ایمیل‌های یک زنجیره نیست.
۳) نگهداری روزانه انجام دهید.
هر روز چند لحظه صرف کنید تا ایمیل‌هایی را که لازم ندارید، پاک کنید.
این نکته مدیریتی از «چگونه صندوق ورودی ایمیل خود را تحت کنترل نگه دارید.» نوشته david silverman اقتباس شده است.
چگونه با یک صندوق ورودی ایمیل پر که باعث می‌شود احساس بدی داشته باشید، برخورد کنید؟
۱) اسکرول نکنید.
inbox لیست کاری من است. من می‌توانم حدود ۲۰ تا ایمیل را درصفحه لپ‌تاپم ببینم، یعنی ۲۰ کار. بیشتر از این احساس می‌کنم کنترل اوضاع را از دست داده‌ام. بنابراین اسکرول نمی‌کنم.
۲) بخوانید، اقدام کنید، و حذف یا ذخیره کنید.
هر کار کوچک یا بزرگی اگر در صندوق ورودی ایمیل من باشد، انجامش می‌دهم.
۳) اگر این کار برای شخص دیگری است، آن را بایگانی کنید.
به نظرم به اندازه کافی سخت است که بتوانم To-Do لیست خود را ردیابی کنم. نگه داشتن ایمیل‌های دیگران در inbox من، تعداد پیام‌ها را سه برابر می‌کند و باعث می‌شود به سمت میکرو مدیریت هدایت شوم.
۴) یک ایمیل برای هر موضوع.
اگر زنجیره‌ای از ایمیل در یک موضوع وجود داشته باشد، فقط جدیدترین مورد در صندوق ورودی ایمیل من قرار میگیرد. بقیه بایگانی می‌شوند.
۵) هر چیزی را که مفید است، ذخیره کنید.
کدام ایمیل مهم است و کدام نیست؟ شاید تشخیصش سخت باشد. اما مثلا ایمیل با یک موز رقصنده؟ احتمالاً پاک کردنش خطری ندارد.
۶) تعداد پوشه‌های کمی داشته باشید.
تقریباً همه موارد لازم را در پوشه‌ای با عنوان «ذخیره شده‌ها» دخیره می‌کنم. با وجود پوشه‌های بسیار زیاد، زمان لازم برای مرتب‌سازی و سازماندهی ایمیل افزایش می‌یابد. در عوض، من از ویژگی جستجو یا (سرچ) استفاده می‌کنم.
۷) شستشوی روزانه.
روزی دو بار مسواک می‌زنم. و همینطور هر روز، هر ایمیلی را که در صندوق ورودی دارم، بررسی می‌کنم تا ببینم که می‌توانم در مورد آن تصمیم قطعی بگیرم.
۸) ایمیل قدیمی‌تر از یک ماه در صندوق ورودی ایمیل من نیست.
اگر مطمئن نیستم که چه کاری باید با یک ایمیل انجام دهم، یا اگر دوست دارم انجام دهم اما به نظر نمی‌رسد هرگز به انجام آن برسم، تا یک ماه آن را نگه می‌دارم. اما بعد از یک ماه، برایم مشخص است که باید آن را انجام دهم یا حذفش کنم.