قانون پارکینسون چیست و چگونه می‌توان بر آن غلبه کرد؟

قانون پارکینسون چیست؟

قانون پارکینسون بیان می‌کند که کار گسترش می‌یابد تا زمان تعیین شده برای تکمیل آن را پر کند.

یعنی اگر برای انجام یک کارِ دو ساعته، به خودتان یک هفته فرصت دهید، از نظر روانشناسی پیچیدگی کار را افزایش می‌یابد وسخت‌تر می‌شود تا هفته شما را پر کند. حتی ممکن است این زمان اضافی با استرس و تنش در مورد انجام کار پر شود.

بر اساس این قانون، تاریخ‌های سررسید می‌توانند باعث به تعویق افتادن کارها شوند یا حتی باعث شوند افراد وقت خود را با مسائل بی‌اهمیت پر کنند.

قانون پارکینسون
قانون پارکینسون

پیش از مطالعه مقاله می‌توانید ویدئوی زیر را تماشا کنید:

تاریخچه قانون پارکینسون

این قانون توسط Cyril Northcote Parkinson مورخ و نویسنده مشهور بریتانیایی در سال 1955 بیان شد. او در مقاله‌ای طنز‌آمیز داستان فردی را به اشتراک گذاشت که تنها وظیفه او در یک روز کاری، ارسال کارت پستال بود، کاری که برای یک فرد با مشغله‌های دیگر تقریبا سه دقیقه زمان می‌برد. اما این فرد یک ساعت وقت می‌گذارد تا کارت را پیدا کند، نیم ساعت دیگر به دنبال عینک خود می‌گردد، 90 دقیقه کارت را می‌نویسد، 20 دقیقه تصمیم می‌گیرد که در راه رفتن به صندوق پستی چتر را با خود ببرد یا نبرد و  … آنقدر ادامه می‌دهد تا روزش پر شود.

یک نمونه بروز شده از قانون پارکینسون:

شما و تیمتان دو هفته فرصت دارید تا یک باگ نسبتاً ساده را برطرف کنید. باگی که شاید برطرف کردن آن فقط چند ساعت طول بکشد. اما از آنجا که می‌دانید بیش از مقدار مورد نیاز، زمان در اختیار دارید، محدوده پروژه گسترش پیدا می‌کند. در حالی که به آن باگ نگاهی می‌اندازید، تصمیم می‌گیرید که چند مورد مرتبط را نیز بررسی کنید. ممکن است این انحرافات از مشکل اصلی در نهایت مفید واقع شوند، اما شما را به رفع باگ نزدیک نمی‌کنند.

در نهایت، کاری که واقعاً ساده بود، به یک پروژه دو هفته‌ای تبدیل می‌شود. این قانون پارکینسون در عمل است.

چرا طبق قانون پارکینسون کار گسترش می‌یابد تا زمان موجود را پر کند؟

1. قانون Yerkes-Dodson

گذشته از پیچیده‌تر شدن کار، به تعویق انداختن آن یکی دیگر از عوامل قانون پارکینسون است. دانستن اینکه ما زمان مشخصی برای انجام کاری داریم، اغلب ما را ترغیب می‌کند تا انجام آن را به لحظات آخر موکول کنیم.

قانون Yerkes-Dodson می‌گوید که سطح بهینه‌ای از برانگیختگی و هیجان وجود دارد که عملکرد کار ما را بهبود می‌بخشد. بنابراین، آن سررسیدی که به سرعت نزدیک می‌شود، به ما انگیزه کافی برای تمرکز بر کار و انجام آن را می‌دهد. بر طبق این قانون، برانگیختگی زیاد یا کم باعث کاهش عملکرد می‌شود.

قانون Yerkes-Dodson
قانون Yerkes-Dodson

2. قانون پیش ‌پا افتادگی سیریل پاركینسون 1 یا پارکینگ دوچرخه 2

در حالی که قانون پارکینسون بیشتر در مورد بهره‌وری شخصی مورد بحث قرار می‌گیرد، اما بر روی کار گروهی هم تاثیر می‌گذارد. به عنوان مثال، قانون پیش ‌پا افتادگی پارکینسون بیان می‌کند که افراد درون سازمان‌ها اغلب به مسائل بی‌اهمیت زمان و توجه غیرضروری اختصاص می‌دهند. اتلاف وقت بر روی جزئیات پیش پا افتاده و بی‌اهمیت در حالی که موارد مهم توجه کافی دریافت نکرده‌اند، به عنوان پارکینگ دوچرخه یا bikeshedding شناخته می‌شود. این اصطلاح از مشاهده پارکینسون از کمیته‌ای که قصد داشت درباره طرح ساخت یک راکتور بزرگ هسته‌ای و ساخت پارکینگ دوچرخه بحث کند، گرفته شد. همانطور که پارکینسون خاطر نشان می‌کند، کمیته مدت زمان زیادی را به جزئیات نسبتاً بی‌اهمیت مانند متریال مورد نیاز برای ساخت پارکینگ دوچرخه اختصاص داد و در نتیجه زمان موجود برای تمرکز بر طراحی راکتور هسته‌ای محدود شد. چرا که افراد بیشتری درباره ساخت پارکینگ دوچرخه، صاحب نظر بودند.

3. کم‌کاری یا طفره‌روی اجتماعی 3

افرادی در پروژه‌های گروهی نسبت به پروژه‌های انفرادی تلاش کمتری می‌کنند.

Nick Wignall، روانشناس بالینی توضیح می‌دهد:

احساس مسئولیت نسبت به کار بین گروه تقسیم می‌شود و از آنجا که می‌دانید افراد دیگری هم مسئول هستند، مسئولیت و پاسخگویی شما به نوعی کاهش می‌یابد.

چگونه بر قانون پارکینسون غلبه کنید؟

درک قانون پارکینسون تنها نیمی از راه است. آنچه باید بدانید این است که چگونه می‌توانید بر قانون پارکینسون غلبه کنید؟

1. چشم‌انداز و محرک‌ها را به طور واضح بیان کنید.

تصور کنید رئیستان از شما خواسته که مجموعه بزرگی از پرونده‌ها را به ترتیب حروف الفبا مرتب کنید (بدون عجله و هر زمان که توانستید). هیچ ایده‌ای ندارید که این پرونده‌ها چه هستند، آیا مهم هستند یا اینکه چرا باید به ترتیب حروف الفبا مرتب شوند. چقدر انگیزه دارید که بلافاصله این کار را شروع کنید؟

احتمالا هیچی.

این به این دلیل است که اهمیت یا تأثیر مشخصی برای این کار وجود ندارد. تحقیقات نشان می‌دهد تیم‌هایی که ارتباط وظیفه خود با تصویر بزرگتر که می‌تواند هدف سازمان یا پروژه باشد را بهتر درک می‌کنند، موثرتر هستند.

در شروع پروژه موارد زیر باید برای تیم شما آشکار شوند:

  • ارزش این پروژه چیست. (چشم‌انداز)
  • چرا انجام این پروژه برای تیم شما و سازمانتان منطقی است. (اینها محرک‌ها هستند.)

حصول اطمینان از همسویی با این دو موضوع، اعضای تیم را قادر می‌سازد تا تأثیر کار خود را مشاهده کنند، و این امر انگیزه و احساس مالکیت آنها را بر روی وظایف محوله را افزایش می‌دهد.

2. برای غلبه بر قانون پارکینسون نقش‌ها و مسئولیت‌ها را شفاف‌ کنید.

برای هر پروژه‌ای، به ویژه پروژه‌هایی که تعداد زیادی بازیکن و تیم مختلف در ترکیب آنها وجود دارد، بسیار مهم است که به طور واضح جایگاه همه مشخص شود.

از چارچوب DACI برای تعیین نقش‌های واضح مربوط به کار گروهی و تصمیم‌گیری استفاده کنید. “DACI” مخفف موارد زیر است:

  • D =Driver: هدایتگر

شخصی که مسئول جمع‌آوری ذینفعان، جمع‌آوری اطلاعات لازم و تصمیم‌گیری در تاریخ توافق شده است. به طور کلی شخصی که مسئولیت مدیریت تیم را به عهده دارد و تضمین می کند که همه چیز به نتیجه می رسد.

  • A =  Approver: تصویب کننده

کسی که تصمیم گیرنده نهایی است.

  • C = Contributors: مشارکت کننده

آنها دانش یا تخصصی دارند که ممکن است بر تصمیمات تأثیر بگذارد. (یعنی آنها نظرات خود را بیان می‌کنند، اما حق رای ندارند).

  • I = Informed: شخص مطلع

آنها از تصمیم نهایی مطلع می‌شوند.

از این چارچوب برای نشان دادن جایگاه اعضای تیم استفاده کنید تا از طفره‌روی اجتماعی جلوگیری شود، زیرا به این ترتیب آنها مجبورند درباره مسئولیت‌ها و مشارکت‌های محوله خود پاسخگو باشند.

این چارچوب همچنین به شفافیت انتظارات در مورد ارتباطات و بازخوردها کمک می‌کند که در پروژ‌ه‌های گروهی مساله مهمی است.

این چارچوب تعیین می‌کند که چه کسی حرف آخر را در مورد تصمیمات و پروژه‌ها می‌زند، که در بسیاری از موارد مانع از تجدید نظرها و پیشنهاداتی می‌شود که باعث گسترش محدوده و به تعویق افتادن پروژه‌ها می‌شوند.

3. موارد داخل یا خارج از محدوده را مشخص کنید.

به یاد داشته باشید، قانون پارکینسون بیش از یک اصطلاح فانتزی برای به تعویق افتادن کار است. این قانون می‌گوید: هر کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده طول می‌کشد. این همان تعریف خزش محدوده 4 است.

در شروع پروژه، شما و تیمتان باید در مورد موارد داخل و خارج از محدوده پروژه، توافق کنید.

با ایجاد این دستورالعمل‌ها از ابتدا، کل تیم شما می‌توانند قانون پارکینسون را شکست دهند. هنگامی که درخواست یک ویژگی جدید یا پیشنهاد در طول پروژه مطرح می‌شود، می‌توانید به شروع پروژه خود اشاره کنید و به تیم یادآوری کنید که همه شما موافقید که چنین چیزی خارج از محدوده پروژه است.

این مرحله را به عنوان ساختن یک جعبه برای پروژه خود در نظر بگیرید: پارامترهایی را تعیین کنید که پروژه باید در داخل آنها جا شود. این راهی مطمئن برای جلوگیری از افزایش کار در حین وقوع است.

4. برای غلبه بر قانون پارکینسون مبادلات 5 خود را مشخص کنید.

در طول پروژه ممکن است اتفاقات پیش‌بینی نشده زیادی رخ دهد که کل پروژه شما را از محدوده و زمانبندی تعیین شده خارج کند.

در این لحظات، خوشحال می‌شوید که مبادلات را زود مشخص کرده‌اید. مبادلات به شما این امکان را می‌دهد که ببینید در صورت نیاز به اصلاحات، بیشترین ظرفیت اصلاح در کدام قسمت‌های پروژه وجود دارد.

زمان‌بندی، محدوده و بودجه رایج‌ترین فاکتورهایی هستند که در مبادلات نقش دارند و باید در زمان شروع اولویت‌بندی شوند.

به عنوان مثال، اگر تیم شما در تلاش است تا محصول جدیدی را قبل از یک جلسه‌ی رونمایی آماده کند، زمان‌بندی مهمترین معیار شماست. این به این معنی است که باید مبادلات خود را بر روی فاکتورهای محدوده (کاهش ویژگی ها) و/یا بودجه (سرمایه‌گذاری بیشتر) انجام دهید.

این تقریباً برعکس قانون پارکینسون است. به جای اینکه کار متناسب با زمان تعیین شده گسترش یابد، در واقع ممکن است نیاز به کاهش کار یا سایر انتظارات برای تناسب با زمان تعیین شده داشته باشید.

Trade-off : مبادله

به طور سنتی، اصطلاح “مبادله” در مدیریت پروژه به تصمیماتی برای ایجاد و حفظ تعادل بین “زمان” و “هزینه” پروژه اشاره دارد.

5. جدول زمانی تنظیم کنید.

جالب است بدانید که جدول زمانی آخرین مرحله شروع پروژه است. به ساختن یک خانه فکر کنید. اینطور نیست که نزد سازنده بروید و بگویید:

“من به خانه‌ای با این اندازه و دقیقاً شبیه این نمونه و تا این تاریخ نیاز دارم.”

شما و سازنده در مورد انتظارات خود و کارهای مورد نیاز صحبت می‌کنید و سپس با اتخاذ این اطلاعات، تاریخ تکمیل را تعیین می‌کنید.

پروژه‌های گروهی به همین شیوه عمل می‌کنند. جدول زمانی در آخرین لحظه و زمانی که شما و اعضای تیم در مورد محدوده توافق کرده‌اید، تعیین می‌شود.

برای تعیین جدول زمانی باید نقاط عطف و سررسیدهایی را که در پروژه رخ می‌دهند، مشخص کنید. Wignall توضیح می‌دهد:

 “شما باید واقعاً در مورد تجزیه پروژه‌ها یا اهداف به زیر گروه‌ها با دقت عمل کنید.”

این امر باعث می‌شود پروژه بزرگتر مدیریت پذیرتر شود و احساس فوریت بیشتری برای شروع کار ایجاد شود. چرا که حتی اگر تاریخ پایان کل پروژه نزدیک نباشد، قطعاً سررسید اولین کار آن نزدیک است. به علاوه، این به تیم این امکان را می‌دهد که احساس کنند در پروژه پیشرفت معناداری دارند که بسیار انگیزه‌دهنده است.

6. زمان را شکست دهید.

لیستی از وظایف خود را تهیه کنید و آنها را بر اساس مدت زمان لازم برای تکمیلشان تقسیم کنید. سپس نصف آن زمان را برای تکمیل هر کار به خود اختصاص دهید. شما باید این محدودیت زمانی را بسیار مهم تلقی کنید و با آن مانند هر سررسید دیگری رفتار کنید.

از آن اشتیاق غریزی انسان برای رقابت، که به صنعت ورزش دامن می‌زند، استفاده کنید تا این کار برای شما مفید باشد. شما باید زمان را طوری شکست دهید که انگار حریف شماست، البته بدون نیاز به میانبر و یا تولید خروجی با کیفیت پایین.

زمان را شکست دهید.
زمان را شکست دهید.

7. برای غلبه بر قانون پارکینسون موانع بهره‌وری را کنار بگذارید.

هنگام اجرای قانون پارکینسون، به دنبال قاتلان کوچک زمان مانند چک کردن ایمیل و خواندن خبر باشید. اینها موانع بهره‌وری هستند.

هر کسی در زندگی خود قاتل زمان دارد. تماشای تلویزیون و انجام بازی‌های رایانه‌ای، خواندن رمان‌های معروف، گشت‌و‌گذار در اخبار اینترنت و اظهار نظر در مورد مقالات خبری، فعالیت‌هایی هستند که زمان شما را هدر می‌دهند. هر کاری که لازم است انجام دهید تا خودتان را متقاعد کنید که قاتلان زمان، شما را از اهداف زندگیتان دور می‌کنند.

به جای چک کردن 20 تا 30 دقیقه‌ای ایمیل صبح زود، پنج دقیقه به انجام این کار اختصاص دهید. تا زمانی که همه کارهای فهرست خود را در آن روز به پایان نرساندید، دیگر به این وظایف توجه نکنید، بعد از این می‌توانید ازخواندن ایمیل، شبکه‌های اجتماعی و خواندن مطالب دلخواه خود لذت ببرید.

8. وظایف و سررسیدهای خود را تجزیه کنید.

قانون پارکینسون زمانی که وظایف بزرگ با سررسیدهای دور دارید، بیشترین آسیب را وارد می‌کند. بهترین راه برای رفع این مشکل این است که کارهای بزرگ را به کارهای کوچک‌تر و سررسید‌های نزدیکتر تقسیم کنید.

سررسیدهای نزدیکتر و قابل دستیابی علاوه بر اینکه وضعیت پیشرفت شما را نشان می‌دهند، در طول مدت انجام کار احساس فوریت ایجاد می‌کنند و شما را بر آنچه باید انجام شود، متمرکز نگه می‌دارند.

9. تعیین کنید”انجام شده” به چه معناست.

همیشه نمی‌توان به طور قطعی دانست که چه زمانی یک کار به پایان رسیده است. هرچه بیشتر کمال‌گرا باشید، بیشتر قربانی قانون پارکینسون می‌شوید: چرا که همیشه یک چیز کوچک دیگر برای اضافه کردن وجود دارد، یا یک اصلاح کوچک باید انجام شود.

اگر از این مشکل رنج می برید، یکی از مواردی که بسیار به شما کمک می‌کند این است که خروجی وظایف خود را به طور دقیق مشخص کنید. تا آنجا که می‌توانید در مورد آنها دقیق باشید و سپس با تکمیل آنها به سادگی کار را متوقف کنید.

10. برای شکست قانون پارکینسون مرزهای مشخص تنظیم کنید.

بیشتر اوقات، قانون پارکینسون زمانی که کارهای زیادی را همزمان انجام می‌دهیم، اتفاق می‌افتد و روزهای ما با مجموعه‌ای از وظایف تکمیل نشده به پایان می‌رسد.

برای جلوگیری از اثرات قانون پارکینسون و زودتر انجام دادن وظایف، باید یکی یکی بر روی آنها تمرکز کنید و تا حد ممکن با کمترین حواس‌پرتی کار کنید.

یک راه حل برای انجام این کار استفاده از تکنیک بلوک‌بندی زمانی 6 است. با استفاده از روش بلوک‌بندی زمانی، روز خود را به بلوک‌های مشخص تقسیم کنید. به عنوان مثال 9:30 صبح تا 11:30 صبح. سپس، بدون حواس‌پرتی کار کنید و هر بلوک زمانی را به انجام یک کار خاص اختصاص دهید.

آیا می‌دانید نرم افزار آنلاین بهتایم، بهترین ابزار برای برنامه‌ریزی است؟ ثبت نام کنید.

در مورد تکنیک‌های مدیریت زمان و برنامه‌ریزی بیشتر بخوانید.

11. خودتان را به چالش بکشید.

هنگامی که محدودیت دارید مثلا یک تاریخ سررسید نزدیک، مغزتان شما را مجبور می‌کند راه‌هایی را برای انجام کار در زمان موجود پیدا کنید.

بنابراین، زمان آن فرا رسیده است که هنگام تخمین و اختصاص زمان برای انجام وظایف خود از افزودن زمان زیادی پرهیز کنید.

پس برای خود سررسیدهای چالش ‌برانگیز تعیین کنید. البته تنها کمی چالش برانگیز. توجه کنید که آنها باید قابل باور باشند، در غیر این صورت آنها را نادیده می‌گیرید.

آن بلوک‌های زمانی را که برای خود در مرحله قبل تعیین کرده‌اید، کوچکتر کنید! آیا می‌توانید همان کار را 10 درصد سریعتر انجام دهید؟ یا شاید 20 درصد؟

قانون پارکینسون می‌گوید با تعیین زمان برای انجام یک کار، کار گسترش می‌یابد تا زمان تعیین شده برای تکمیل آن را پر کند. پس از این قانون با تعیین سررسیدهای نزدیکتر به نفع خود استفاده کنید.

خود را مرتبا به چالش بکشید تا:

  • مهارت‌های برآورد خود را بهبود ببخشید.
  • راه‌های خلاقانه‌ای برای پیروز شدن در این چالش‌های خودخواسته پیدا کنید.
خودتان را به چالش بکشید.

12. برای اتمام زودهنگام کارها انگیزه ایجاد کنید.

یکی از دلایلی که قانون پارکینسون به ویژه در شرکت‌ها بسیار رایج است، این است که افراد به ندرت انگیزه‌های مناسبی برای پایان زودهنگام دارند:

– کارتان تمام شده؟ بسیار خب در اینجا کار بیشتری برای شما وجود دارد.

– شما سریع هستید! فکر کنم می‌توانیم دفعه بعد سررسید را جلو بیندازیم.

گاهی حتی بدون وجود رئیس در اطرافتان، سعی می‌کنید به وظیفه فعلی پایبند بمانید. این موضوع دلایل زیادی دارد، یکی از آنها این است که کار بعدی سخت و غیرشفاف است، پس از رسیدن به آن با ادامه دادن به کار فعلی اجتناب می‌کنید.

بنابراین اگر زودتر کار را تمام کردید، به خودتان پاداش‌های کوچکی بدهید: یک استراحت سریع، وبگردی، پیاده‌روی یا هر کاری که دلتان می‌خواهد انجام دهید و از این احساس که سزاوار آن هستید لذت ببرید. نکته اصلی این است که پاداش‌ها را با نتایج مرتبط بدانید نه با زمان صرف شده، بنابراین خودتان را گول نزنید. تعریف دقیق از نتیجه کار و تکمیل شدن کار در اینجا بسیار اهمیت دارد.

13. برای شکست قانون پارکینسون بدانید مرحله بعدی چیست.

گاهی به این دلیل که دقیقاً نمی‌دانیم مرحله بعد باید چه کاری انجام دهیم، به انجام یک کار برای مدت طولانی ادامه می‌دهیم.

یک راه حل این است که برای آینده و مراحل بعدی حتما برنامه‌ریزی داشته باشید.

  1. Law of triviality
  2. Bikeshedding
  3. Social loafing
  4. Scope Creep
  5. Trade-offs
  6. Time blocking

مراجع:

, ,
نوشتهٔ پیشین
نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب
نوشتهٔ بعدی
چگونه با بهتایم کار کنیم؟

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست