نرم افزار مدیریت پروژه با تقویم فارسی
تقویم پروژه چیست؟
تقویم پروژه کمک می‌کند تا جلساتِ نزدیک، سررسیدها و نقاط عطف را پیگیری کنید. همچنین تقویم‌ها می‌توانند به عنوان یادآور رویدادهای مهم مانند زمان تعطیلات استفاده شوند. گاهی افراد از چندین تقویم به طور همزمان استفاده می‌کنند. وقتی این تقویم‌ها با وظایف حرفه‌ای شما لینک نبوده و با یکدیگر هماهنگ نباشند، می‌توانند باعث سردرگمی و سررسیدهای از دست رفته شوند. عملکرد یک تقویم مدیریت پروژه به موفقیتِ حتی پیچیده‌ترین پروژه‌های شما هم کمک می‌کند. یک تقویم مدیریت پروژه به تیم پروژه کمک می‌کند تا نقاط عطف پروژه و وظایف پروژه را در یک نما تجسم کنند و کل سازمان را بر روی سررسیدهای کلیدی متمرکز نگه می‌دارد.
فهرست مطالب
- چرا باید از تقویم آنلاین استفاده کرد؟
- مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه با تقویم فارسی کدام است؟
- چگونه یک مدیریت پروژه با تقویم فارسی می‌تواند از تیم شما حمایت کند؟
- نحوه استفاده از مدیریت پروژه با تقویم فارسی برای مدیریت زمان در ۴ مرحله
- نرم افزار مدیریت پروژه با تقویم فارسی بهتایم
- ۲۲ مزیت ایجاد یک زمانبندی به کمک مدیریت پروژه با تقویم فارسی برای وظایف
- نتیجه‌گیری
چرا باید از تقویم آنلاین استفاده کرد؟
یک برنامه مدیریت وظایف و پروژه که شامل تقویم است، مزایای مختلفی دارد. به عنوان مثال، شاید تقویم‌های سنتی برای تنظیم کارهای روزانه شما مانند نوبت دندان‌پزشکی فوق‌العاده به نظر برسند، اما برای برنامه‌ریزی، تجسم و بحث در مورد کارهای پروژه ضعیف هستند. تقویم‌های آنلاین می‌توانند یک سررسید نزدیک را به شما یادآوری کنند، اما به این منظور طراحی نشده‌اند که به شما اطلاع دهند چه وظایفی برای رسیدن به این سررسید باید تکمیل شوند یا اینکه چه کسی باید روی آنها کار کند.
یک نرم افزار مدیریت پروژه با تقویم فارسی پاسخ مناسبی برای این نگرانی‌هاست.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه با تقویم فارسی کدام است؟
- به شما امکان می‌دهد کارهای مهم را به صورت دقیق، ردیابی و برنامه‌ریزی کنید.
- کمک می‌کند به جای داشتن تقویم‌های مختلف، همه کارهای خود را در یک تقویم ردیابی کنید.
- ویرایش و تماشای اطلاعات وظایف یک پروژه را مستقیماً از نمای تقویم ممکن می‌کند.
- اطلاع‌‌رسانی بروزرسانی‌های تقویم در زمان واقعی با سایر ذینفعان را ساده می‌کند.
چگونه یک مدیریت پروژه با تقویم فارسی می‌تواند از تیم شما حمایت کند؟
برنامه‌ریزی وظایف
نرم افزار مدیریت پروژه با تقویم فارسی به شما کمک می‌کند تا وظایف را به خوبی برای اعضای تیم برنامه‌ریزی کنید. با مشاهده‌ی تقویم هر یک از اعضای تیم، می‌توانید حجم مناسبی از کار را به هر فرد اختصاص دهید. وقتی پروژه را به قطعات کوچکتر تقسیم می‌کنید و آنها را به اعضای تیم اختصاص می‌دهید، هر یک از اعضا سررسید‌هایی دارد که باید برای به پایان رساندن پروژه بر روی آنها کار کند، به این ترتیب دچار سردرگمی نمی‌شود.
مستندات
نرم افزار مدیریت پروژه با تقویم فارسی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با نگه‌داشتن فایل‌های دیجیتالی در کنار هم، در وقت و انرژی صرفه‌جویی کنند. بهم ریختگی دیجیتال برای شرکت شما بسیار بیشتر از آن چیزی که فکر می‌کنید، هزینه دارد. تلاش برای پیدا کردن فایل‌ها انرژی ذهنی ارزشمندی را می‌طلبد که بهتر است صرف انجام یک کار واقعی شود. فایل‌های نامرتب زمان با ارزشی را تلف می‌کنند که می‌توان آن را به انجام کارهای مهم اختصاص داد.
نظارت بر پروژه
ویژگی بارز هر پروژه‌ی خوب، نظارت دقیق بر پروژه است. نظارت بر پروژه هنر اطمینان از برنامه‌ریزی همه چیز است تا از دست رفتن سررسیدها و مشکلات مربوط به منابع جلوگیری شود. از آنجایی که یک تقویم مدیریت پروژه همه را آگاه نگه می‌دارد، افراد تیم به راحتی می‌توانند تا هشدار رویدادهای مهم پروژه را در زمان واقعی دریافت کنند و اطلاعات مربوط به وظایف و مسئولیت‌هایشان را به سرعت مشاهده کنند.
برقراری ارتباط
یک تقویم مدیریت پروژه به ارتباط بهتر کمک می‌کند زیرا همه چیز در یک پلتفرم واحد قرار دارد. به عنوان مثال پیام‌ها، دیدگاه‌ها، مستندات و ارجاع کارها.
ترتیب وظایف
یک تقویم مدیریت پروژه خوب یک نمایش بصری برای ترتیب فعالیت‌های پروژه خواهد بود. به این ترتیب هر یک از اعضا با یک نگاه و با توجه به تاریخ شروع و پایان فعالیت‌ها دید مناسبی از نحوه برنامه‌ریزی برای انجام فعالیت‌های خود به دست می‌آورند.
نحوه استفاده از مدیریت پروژه با تقویم فارسی برای مدیریت زمان در ۴ مرحله
تقویم‌ها می‌توانند یک سیستم سازماندهی شده برای مدیریت زمان ارائه دهند و به شما در ایجاد و پیروی از یک برنامه و افزایش بهره‌وری کمک کنند. اگر می‌خواهید مهارت‌های خود را در مدیریت زمان بهبود ببخشید، در ادامه بخوانید چگونه از تقویم برای برنامه‌ریزی روز خود استفاده کنید.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان توانایی برنامه‌ریزی مسئولیت‌های خود و سازماندهی زمان بر اساس آن است. این توانایی ممکن است شامل تعیین اهداف، اولویت‌بندی وظایف، برنامه‌ریزی برای آینده و نظارت بر زمان باشد. می‌توانید زمان مناسبی را به فعالیت‌های خود اختصاص دهید تا بهره‌وری و کارآمدی بیشتری داشته باشید. مدیریت زمان شامل ایجاد تعادل بین خواسته‌های مربوط به کار، زندگی اجتماعی، علایق فردی، خانواده، سرگرمی‌ها و سایر تعهدات است. مدیریت موثر زمان می‌تواند به افراد اجازه دهد محل صرف زمان خود را انتخاب کنند. هنگام برنامه‌ریزی می‌توانید از طیف وسیعی از ابزارها، مهارت‌ها و تکنیک‌ها استفاده کنید. فعالیت‌های مدیریت زمان شامل موارد زیر است:
- ایجاد لیستی از کارهایی که باید انجام دهید.
- زمانبندی کارها
- بازنگری اهداف
- مشاهده نتایج
- بهبود استراتژی‌های مدیریت زمان
با مهارت‌های مدیریت زمان بیشتر آشنا شوید.
نحوه استفاده از مدیریت پروژه با تقویم فارسی برای مدیریت زمان
۱. اهداف خود را مشخص کنید.
برای اینکه بدانید دقیقاً باید روی چه چیزی کار کنید، ابتدا اهداف خود را مشخص کنید سپس تصمیم بگیرید که برای انجام آنها چه وظایفی را باید انجام دید. ممکن است اهداف روزانه، هفتگی یا ماهانه داشته باشید. برنامه‌ریزی اهدافتان به شما کمک می‌کند تا بفهمید چگونه می‌توانید آنها را در تقویم خود جای دهید. می‌توانید اهداف بلندمدت خود را به کارهای کوچکتر که قابل کنترل هستند، تقسیم کنید. به این ترتیب می‌توانید پیشرفت خود را ردیابی کنید و اهداف خود را در صورت نیاز اصلاح کنید.
۲. وظایف خود را اولویت بندی کنید.
می توانید فعالیت‌های خود را بر اساس اولویت سازماندهی کنید تا به شما کمک کند از صرف زمان زیاد برای یک کار کم اهمیت یا نادیده گرفتن یک مسئولیت با اولویت بالا جلوگیری کنید. اولویت‌بندی کارهایتان به شما این امکان را می‌دهد کارهایی را که باید انجام دهید به ترتیب و با سرعت مناسب انجام دهید. ممکن است بخواهید کارها را براساس درجه دشواری و یا فوریت آنها دسته‌بندی کنید. تخصیص رنگ‌های مختلف به کارهای با اولویت بالا، متوسط و پایین می‌تواند به شما کمک کند اهمیت مسئولیت‌های خود را تجسم کنید.
۳. زمانبندی کنید.
وظایف خود را مرور کنید و برای هر یک از آنها در تقویم خود زمانبندی داشته باشید. تقویم خود را برای جلسات یا قرار ملاقات‌های پیش روبررسی کنید و زمان باقی مانده را به مسئولیت‌های خود اختصاص دهید. مسدود کردن زمان یک روش زمانبندی ساده است که در آن روز، هفته یا ماه خود را به فعالیت‌های مختلف تقسیم می‌کنید و بلوک‌های زمانی را به هر کار اختصاص می‌دهید. مهم است که در تقویم خود مقداری زمان آزاد برای کارهای غیرمنتظره در نظر بگیرید و یا به خودتان استراحت دهید.
۴. برنامه خود را تحلیل کنید.
اگر متوجه شدید که وقت آزاد کمی دارید، می‌توانید برنامه خود را تحلیل کنید. به عقب برگردید و بررسی کنید که آیا هر کار ضروری است و آیا زمان مناسبی را برای هر کدام اختصاص داده‌اید یا خیر. شاید متوجه شوید که می‌توانید با واگذاری وظایف به افراد دیگر یا استفاده از فناوری برای خودکارسازی برخی کارهایتان، به مسئولیت‌های خاص به شیوه‌ای کارآمدتر رسیدگی کنید. نگاهی به تقویم‌های گذشته می‌تواند به شما کمک کند بزرگ‌ترین اولویت‌های خود را شناسایی کرده و زمان خود را با موفقیت برنامه‌ریزی کنید.
نرم افزار مدیریت پروژه با تقویم فارسی بهتایم
نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم با تقویم فارسی به شما امکان می‌دهد تا کارهای برنامه‌ریزی شده را با تمام اطلاعات، فایل‌ها و دیدگاه‌های مربوطه بررسی کنید. داشتن یک تقویم مدیریت پروژه فارسی مشترک به شما امکان می‌دهد وظایف پروژه‌های مختلف سازمان را یک نمای واحد مشاهده کنید. این دید واحد به شناسایی اختلافات احتمالی و هماهنگی فعالیت‌ها بین افراد و تیم‌ها کمک می‌کند. نرم افزار مدیریت پروژه با تقویم فارسی شما را قادر می‌سازد تا به سرعت اطلاعات بروز را با ذینفعان داخلی و خارجی در میان بگذارید.
تقویم‌های مدیریت پروژه، برخلاف تقویم‌های سنتی، مستقیماً به پروژه‌ها و وظایف داخل برنامه شما متصل می‌شوند. این به این معنی است که اگر وظایف و زمانبندی تغییر کند، تقویم به‌طور خودکار بروزرسانی می‌شود. علاوه بر این، این تقویم ها از هماهنگی دو طرفه پشتیبانی می‌کنند. این بدان معناست که اگر نیاز به به تعویق انداختن یا زمانبندی مجدد یک کار دارید، می‌توانید آن را مستقیماً از نمای تقویم هم انجام دهید.
ویژگی‌های تقویم فارسی بهتایم برای استفاده شخصی
برای برنامه‌ریزی کارهایتان ابتدا آنها را در بهتایم تعریف کنید و با توجه به تجارب خود به آنها سررسید اختصاص دهید. به این ترتیب تاریخ شروع و پایان فعالیت برای شما در تقویم فارسی بهتایم نمایش داده می‌شود.
با مشاهده تقویم و فرصت باقی مانده برای انجام این فعالیت و با بررسی سایر کارهایتان در قسمت برنامه‌ریزی بهتایم، روزهایی که قرار است برای این فعالیت (نوشتن مقاله) زمان بگذارید، مشخص کنید. حتی می‌توانید تعیین کنید که قصد دارید در چه بازه یا بازه‌های زمانی روی این فعالیت کار کنید. امکان برنامه‌ریزی از تقویم هم وجود دارد. در روز مورد نظر بر روی + در تقویم کلیک کنید و فعالیت یا فعالیت‌هایی را که قرار است برایشان برنامه‌ریزی کنید، انتخاب نمایید.
به این ترتیب و با یک نگاه کارهای روزانه خود را مشاهده می‌کنید و از انجام هیچ کاری غافل نمی‌شوید. توجه کنید که تقویم و برنامه‌ریزی بهتایم با گوگل کلندر لینک می‌شود و بنابراین می‌توانید از گوگل هم برای فراموش نکردن بازه‌هایی کاری برنامه‌ریزی شده، هشدار دریافت کنید.
ویژگی‌های تقویم فارسی بهتایم برای استفاده تیمی
تصور کنید که به عنوان مدیر یک تیم باید فعالیت‌های انجام یک پروژه را به اعضا اختصاص دهید، در بهتایم این امکان را دارید که تقویم کاری افراد زیرمجموعه خود را مشاهده کنید و به این ترتیب با توجه به بار کاری افراد، فعالیت‌های جدید را به آنها اختصاص دهید، همچنین با کلیک روی آیکن i می‌توانید تمامی اطلاعات فعالیت از جمله زمان صرف شده بر روی آن توسط افراد مختف، دیدگاه‌های رد و بدل شده، فایل‌های پیوست شده به فعالیت و از همه مهمتر درصد پیشرفت آن را بررسی کنید.
۲۲ مزیت ایجاد یک زمانبندی به کمک مدیریت پروژه با تقویم فارسی برای وظایف
۱. یک روتین ایجاد می‌کند.
وقتی برنامه‌ای را ایجاد می‌کنید و به آن پایبند می‌شوید، در حال ایجاد یک روتین هستید. در نتیجه ساختار و نظم بیشتری در زندگی خود دارید. شاید لازم به نظر نرسد. اما، زمانی که به روتین صحیح پایبند هستید، می‌توانید با عدم قطعیت‌هایی که می‌توانند منجر به استرس و عادات ناسالم شوند، مقابله کنید.
روتین‌ها علاوه بر مفید بودن برای سلامت روحی و جسمی، می‌توانند به کاهش خستگی نیز کمک کنند. عمدتاً به این دلیل است که زمان و انرژی کمتری برای تصمیم‌گیری صرف می‌کنید. شما دقیقا می دانید چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهید.
۲. به شما آرامش می‌دهد.
استرس اغلب به عنوان قاتل خاموش در نظر گرفته می‌شود، چرا که می‌تواند بر ذهن و بدن شما آسیب جدی وارد کند. یک برنامه به طور کامل استرس را از بین نمی‌برد، اما می‌تواند کمک شایان توجهی کند.
داشتن یک برنامه زمانی شما را در تعیین اولویت‌هایتان راهنمایی می‌کند تا بتوانید زمان مناسبی را برای کارهای درست صرف کنید. همچنین سررسیدهای آینده را به شما یادآوری می‌کند. با دانستن این موضوع، می‌توانید زمان کافی برای رسیدن به آنها را اختصاص دهید. علاوه بر این، مانع از انباشته شدن کار شما و ایجاد یک کار عظیم و طاقت‌فرسا می‌شود که تصور می‌کنید هرگز بر آن غلبه نخواهید کرد.
باید بدانید که استرس مسری است. وقتی ناامید هستید، این احساسات می‌تواند به همکاران یا اعضای خانواده شما هم سرایت کنند. اگر به این موضوع توجه نشود، می‌تواند یک محیط کاری ناسالم ایجاد کند یا بر روابط شما تاثیر بگذارد.
۳. با ارزش‌ترین منبع شما را حفظ می‌کند.
زمان. بدون شک با ارزش‌ترین منبع شماست. به هر حال، وقتی از دست رفت، دیگر نمی‌تواند برگردد.
وقتی یک برنامه ثابت داشته باشید، نمی‌توانید به طور جادویی ساعات بیشتری را به روز خود اضافه کنید. با این حال، زمان کمتری را برای تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و آماده‌سازی صرف خواهید کرد و از اتلاف زمانتان برای فعالیت‌های غیرمولد، مانند غرق شدن در رسانه‌های اجتماعی، جلوگیری می‌کنید و به دلیل اینکه کارآمدتر هستید، زمان کافی برای انجام وظایف خود خواهید داشت و حتی کمی زمان اضافی برای کارهایی که از انجامشان لذت می‌برید.
۴. یک مبنا ایجاد می‌کند.
با گذشت زمان، داشتن یک برنامه روزانه مبنایی در مورد مدت زمانی که واقعاً طول می‌کشد تا وظایف خود را انجام دهید، ارائه می‌دهد. می‌توانید از این دانش برای ایجاد بلوک‌های زمانی موثرتر استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر یک ساعت را برای نوشتن یک پست وبلاگ روزانه اختصاص داده‌اید و این کار نزدیک دو ساعت طول می‌کشد، می‌توانید برنامه خود را مجدد تنظیم کنید.
مهمتر از آن، اگر متوجه شدید که زمان زیادی را صرف کارهای کم اهمیت می‌کنید، می‌توانید این کارها را به شخص دیگری واگذار کنید.
۵. اهداف ملموس‌تر می‌شوند.
مانند نواختن گیتار، هر کسی می‌تواند اهدافی را تعیین کند. اما، اگر می‌خواهید به هر کدام برسید، باید یک برنامه و یک زمانبندی واقعی داشته باشید. اینطور نیست که برای اولین بار یک گیتار را بردارید و مانند شادمهر شروع به نواختن کنید.
در عوض، استراتژی‌های برنامه‌ریزی و مدیریت زمان به شما کمک می‌کنند تا با اختصاص زمان کافی به اهدافتان در آنها موفق شوید.
درباره برنامه‌ریزی بیشتر بخوانید.
۶. کمتر دوباره‌کاری می‌کنید.
وقتی سازماندهی شده عمل کنید. کمتر احتمال دارد چیزهایی مانند جزئیات یا دستورالعمل‌ها را فراموش کنید. اگر این موارد را فراموش کنید، باید دوباره برگردید و آنها را اضافه کنید. علاوه بر این، اشتباهات کمتری خواهید داشت. اشتباهات نه تنها می‌توانند به شهرت شما آسیب برسانند، بلکه باعث اتلاف زمان برای تصحیح آنها هم می‌شوند. تکنیک‌هایی مانند اضافه کردن چک لیست به فعالیت‌ها می‌تواند شما را در این زمینه بیشتر یاری کند. درباره چک لیست‌ها بیشتر بخوانید.
۷. احساس موفقیت می‌کنید.
آیا حسی بهتر از احساس موفقیت وجود دارد؟ وقتی فکر می‌کنید که روز پربار و معناداری داشته‌اید، احساس خوبی نسبت به خودتان دارید. به نوبه خود، این احساس شما را تشویق می‌کند و به شما انگیزه می‌دهد تا این احساس را تکرار کنید.
۸. تعهد ایجاد می‌کند.
اضافه کردن یک کار به تقویم مانند زمانی است که یک ورزشکار قراردادی را امضا می‌کند و متعهد می‌شود که برای برای مدت معینی در یک تیم بازی کند.
وقتی کاری را در تقویم خود قرار می‌دهید، تعهد مشابهی ایجاد می‌کند. زمانی را برای تمرکز روی یک کار خاص اختصاص داده‌اید. در این بازه زمانی، این تنها تیمی است که شما در آن بازی می‌کنید.
اگر تیمی را مدیریت می‌کنید، می توانید وظایف را به هر یک از اعضا اختصاص دهید. این یک راه ساده برای جلوگیری از سردرگمی در هنگام همکاری در یک پروژه است، چرا که همه می‌دانند چه مسئولیتی دارند.
۹. شهرت حرفه‌ای شما را بهبود می‌بخشد.
همه ما شخصی را در زندگی خود داریم که همیشه دیر می‌کند، یا سررسیدهای مهم را از دست می‌دهد. این موضوع می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد. اما مهمترین دلیل این است که برنامه‌ریزی مناسب ندارد.
نباید اجازه دهید که شما هم به این موضوع مشهور شوید. چه از نظر شخصی و چه حرفه‌ای برای شما خوب نیست. درعوض، باید به عنوان فردی شناخته شوید که قابل اعتماد و خوش‌قول است.
۱۰. شما را برای موارد غیرمنتظره آماده می‌کند.
مهم نیست چقدر سازماندهی شده عمل کنید، همیشه کارهای غیرمنتظره پیش می‌آیند. خوشبختانه، وقتی برنامه دارید، در موقعیت بهتری برای رسیدگی به این موضوع خواهید بود. این به این دلیل است که شما از قبل، هرگونه مشکل احتمالی را شناسایی کرده‌اید. مهمتر از آن، همیشه مقداری زمان خالی در تقویم خود برای این مسائل در نظر گرفته‌اید.
۱۱. حواس‌پرتی را به حداقل می‌رساند.
فرقی نمی‌کند در خانه باشید یا دفتر کار یا یک فضای کاری مشترک، حواس‌پرتی‌ها همه جا هستند. برخی از این موارد ممکن است اجتناب‌ناپذیر باشند. اما، زمانی می‌توانید آنها را به حداقل برسانید که بدانید باید ۱۰۰ درصد توجه و انرژی خود را به یک کار خاص و در یک زمان خاص اختصاص دهید.
به عنوان مثال، اگر از ۹ تا ۱۱ صبح را به انجام کارهای عمیق اختصاص داده‌اید، دفتر خود را ببندید و گوشی خود را در حالت « Do Not Disturb » قرار دهید. به جای انجام چند وظیفه به طور همزمان بر روی یک کار با تمرکز بالا کار کنید.
۱۲. عجله کمتر
عجله کردن فقط استرس‌زا نیست. بر کیفیت کار شما هم تأثیر می‌گذارد. در تلاش برای انجام هر چه سریع‌تر تعهدات خود در نهایت، کیفیت را فدای کمیت می‌کنید.
برنامه‌ریزی می‌تواند این کار را متوقف کند. این موضوع به این دلیل است که فقط کارهایی را که به طور واقع بینانه می‌توانید در یک زمان مشخص انجام دهید، برنامه‌ریزی می‌کنید.
۱۳. مهارت شما را بهبود می‌بخشد.
انجام منظم کار تکراری ممکن است در برخی مواقع آزاردهنده باشد. با این حال می‌تواند شما را ماهرتر کند. به مثال گیتار برگردیم، اگر ۳۰ دقیقه در روز را برای تمرین برنامه‌ریزی کرده باشید، به خوبی در راه تبدیل شدن به یک نوازنده قابل اعتماد هستید، زیرا این کار را بارها و بارها انجام داده‌اید. کار نیکو کردن از پر کردن است.
۱۴. تصویر بزرگ را در معرض دید شما قرار می‌دهد.
داشتن یک برنامه تصویر واضح‌تری را از کاری که باید انجام دهید، نشان می‌دهد. همچنین شما را تشویق می‌کند تا کارهایی را که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می‌کند، اولویت‌بندی کنید. به عبارت دیگر، به شما یادآوری می‌کند که آنچه در حال حاضر روی آن تمرکز کرده‌اید، در تصویر بزرگ نقش دارد.
۱۵. پیگیری پیشرفت را آسانتر می‌کند.
اگر اهداف خود را مشخص کرده‌اید و وظایفی را که شما را به آنجا می‌رساند برنامه‌ریزی کرده‌اید، پیگیری پیشرفتتان بسیار آسانتر است. می‌توانید تقویم خود را مرور کنید تا در مورد آنچه به دست آورده‌اید فکر کنید. اگر با دیگران کار کنید، می‌توانید ببینید که آنها تا چه اندازه روی پروژه زمان می‌گذارند.
۱۶. در را به روی فرصت‌های بیشتر باز می‌کند.
زمانی که اولویت‌های خود را رعایت کنید، فرصت‌های بیشتری به شما ارائه می‌شود. به عنوان مثال به دلیل رعایت سرسیدها در محل کار، شهرت فوق العاده‌ای کسب می‌کنید که می‌تواند منجر به ارتقاء شود.
۱۷. شما را تشویق می‌کند تا کاری را که شروع کرده‌اید، به پایان برسانید.
برنامه‌ریزی وظایف تضمین می‌کند که همیشه کاری را که شروع کرده‌اید، به پایان می‌رسانید. از نظر استراتژیک زمانی را برای تمرکز روی یک کار خاص اختصاص داده‌اید. در طول این مدت، این تنها چیزی است که شما روی آن متمرکز هستید و تا زمانی که کامل نشود، به سراغ چیز دیگری نمی‌روید.
۱۸. همه را در جریان نگه می‌دارد.
حتی اگر یک فریلنسر هستید، زمان‌هایی وجود دارد که باید برنامه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. به عنوان مثال، یک مشتری جدید می‌خواهد شما را استخدام کند و در مورد در دسترس بودن شما پرس و جو می‌کند. اشتراک‌گذاری تقویم خود با او باعث می‌شود بداند چه زمانی می‌توانید روی پروژه آنها کار کنید. همچنین می‌تواند پیشرفت شما را ردیابی کند.
همچنین ممکن است بخواهید برنامه خود را با خانواده یا کارکنان خود به اشتراک بگذارید تا بدانند چه زمانی مشغول هستید و چه زمانی آزاد.
۱۹. برنامه خود را تبدیل به بازی کنید.
Deep Patel در Entrepreneur توضیح می‌دهد:
گیمیفیکیشن، تبدیل یک کار به یک بازی برای ایجاد انگیزه برای انجام آن است.
زیبایی گیمیفیکیشن در این است که اگر برای تکمیل یک کار پاداش داشته باشید، دشواری آن را کم می‌کند.
چگونه می‌توانید برنامه خود را به بازی تبدیل کنید؟ خوب، فرض کنید که شما دو ساعت را برای انجام یک فعالیت خاص اختصاص داده‌اید. می توانید سعی کنید با اتمام کار در یک ساعت و نیم، برنامه خود را شکست دهید و این ۳۰ دقیقه زمان اضافی را برای کارهای سرگرم‌کننده مانند گوش دادن به پادکست یا ترک زودهنگام محل کار استفاده کنید. حتی ممکن است انگیزه پیدا کنید دفعه بعدی که روی یک کار مشابه کار می‌کنید، آن رکورد را بشکنید.
۲۰. ردیابی موثرتر بودجه
برنامه‌ریزی مناسب می‌تواند به شما کمک کند تعیین کنید که برای تکمیل وظایف یا پروژه‌های خاص چقدر هزینه می‌کنید. فرض کنیم شما یک فریلنسر هستید. آگاهی از مقدار زمان مورد نیاز برای انجام یک کار به شما کمک می‌کند تا یک قول دقیق به مشتری احتمالی بدهید.
۲۱. مرزها را می‌سازد و از آنها محافظت می‌کند.
آیا برای «نه» گفتن به دیگران مشکل دارید؟ آیا آرزو دارید که در نهایت بتوانید تعادل بین کار و زندگی سالم را حفظ کنید؟ خوب، داشتن مرز می‌تواند در هر دوی این زمینه‌ها به شما کمک کند. زمانی که برنامه‌ای دارید، ساختن و محافظت از مرزها بسیار آسانتر است.
به عنوان مثال، اگر یک همکار از شما بخواهد تا با او ملاقات کنید و در مورد یک پروژه آینده صحبت کنید. می‌توانید مودبانه این درخواست را رد کنید. می‌توانید به او اطلاع دهید که زمان شما قبلاً رزرو شده است و تقویم خود را با او به اشتراک بگذارید تا بتوانند زمان و تاریخی را انتخاب کنید که هر دوی شما برای ملاقات در دسترس باشید.
۲۲. به شما امکان می‌دهد زمانتان را در جایی که واقعاً مهم است، صرف کنید.
در نهایت، داشتن یک برنامه زمانی برای همه کارهایتان به شما این امکان را می‌دهد که زمان خود را در جایی که بیشتر اهمیت دارد، صرف کنید. چه آن کار اختصاص زمان برای یک کار عمیق باشد، چه مراقبت از خود، در هر حال برنامه‌ریزی تضمین می‌کند که برای انجام کارهایی که برایتان مهم است، زمان دارید.
نتیجه‌گیری
- وقتی بتوانید برنامه خود را در تقویم ترسیم کنید، می‌توانید به دستاوردهای بیشتری برسید. مزایای اصلی استفاده از تقویم مدیریت پروژه همکاری بهتر تیمی، نمای گرافیکی از جدول زمانی پروژه و محدودیت‌های پروژه مذکور است.
- اگر نقاط عطف شروع به عقب افتادن کنند، پروژه‌ها از مسیر خارج می‌شوند. توانایی دیدن نقاط عطف در یک نمای کلی بصری، کلید حفظ سررسید پروژه است.
- بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند بهتایم به شما امکان می‌دهند بین نماهای مختلف جابه‌جا شوید، به نمودار گانت یا نمای تقویم بروید و با مراجعه به داشبورد پیشرفت پروژه‌های مختلف را ارزیابی کنید.
مراجع:
- https://projectsly.com
- https://www.calendar.com