کاربردهای نرم افزار تایم شیت و اهمیت تایمشیت در سازمان‌ها
فهرست مطالب
- تایمشیت چیست و چگونه کار می‌کند؟
- هدف از تایمشیت چیست؟
- چرا باید از تایمشیت برای ردیابی ساعت‌های کاری استفاده کنید؟
- تایمشیت الکترونیکی برای پیمانکاران
- ۴ دلیل که نرم افزار تایم شیت می‌تواند در کسب و کار شما تغییر اساسی ایجاد کند.
نرم افزار تایم شیت – هدف، استفاده و اهمیت آن
تایمشیت یک صفحه از پیش طراحی شده است، که هر فردی کارهای روزانه‌ی خود را در آن وارد می‌کند. هدف استفاده از تایمشیت در هر سازمانی متفاوت است. برخی از سازمان‌ها از آن برای ارائه فاکتور استفاده می‌کنند در حالی که برخی برای ردیابی وظایف اختصاص داده شده به کارکنان از آن استفاده می‌کنند. تایم شیت معمولا شامل نام فرد، تاریخ، نام پروژه، برنامه روزانه و وظایفیست که در روز انجام شده است. تایمشیت اصلا پیچیده نیست، اما اطلاعات ارزشمندی را به ارمغان می‌آورد.
تایمشیت پر شده معمولا به مدیران مربوطه ارسال می‌شود. علاوه بر مدیر، ممکن است یک کپی از آن برای اداره منابع انسانی و یا حسابداری ارسال شود. همچنین از تایمشیت ها برای اختصاص منابع هم استفاده می‌شود. هدف از تایمشیت این نیست که فرد را ردیابی کند، بلکه یک پایگاه اطلاعاتی برای اهداف مختلف آماده می‌کند.
این اهداف می‌توانند:
- محاسبه کل ساعت صرف شده بر روی یک پروژه،
- هزینه‌های مربوط به یک پروژه،
- زمان اختصاص داده شده هر فرد در یک پروژه،
- تحلیل کار باقیمانده در هر مرحله از پیشرفت پروژه و
- تخصیص مجدد وظیفه باشد.
نرم افزار تایم شیت ابزار خوبی برای مدیر منابع انسانی است تا روند مرخصی هر فرد را ببیند. مدیر منابع انسانی یا پروژه همچنین می‌تواند برنامه‌های آموزشی و مرخصی برای هر فرد را براساس تایمشیت او برنامه‌ریزی کند. همچنین تایمشیت ها به وضوح میزان بار کاری افراد را مشخص می‌کنند.
تایمشیت چیست و چگونه کار می‌کند؟
از لحاظ فنی، تایمشیت یک قطعه کاغذ است که برای ردیابی زمان هر نفر بر روی یک وظیفه استفاده می‌شود. این روش سنتی در حال حاضر جای خود را به فرمت‌های دیجیتال (نرم افزار تایم شیت) داده است. کارفرمایان از تایمشیت استفاده می‌کنند تا ساعت‌های کاری، زمان‌های غیر کاری، پرداخت حقوق و دستمزد را مدیریت کنند.
هدف از تایمشیت چیست؟
فراتر از ورود ساعات کاری، تایمشیت دیگر نیازهای فرآیندهای کسب و کار را برطرف می‌کند. تایمشیت یک روش ارزشمند برای ثبت و ردیابی زمان کاری هر کارمند است، به این ترتیب مدیران می‌توانند ساعت‌های کاری مورد نیاز برای موقعیت‌های شغلی و وظایف مختلف را مشاهده کنند. این اطلاعات به برنامه‌ریزی، اختصاص دادن وظایف و تعیین نیازهای استخدامی کمک می‌کند. با استفاده از تایمشیت برای پرداخت حقوق، کارفرمایان می‌توانند اطمینان حاصل کنند که حقوق کارمندان به طور دقیق پرداخت می‌شود. همچنین شرکت‌ها می‌توانند از نرم افزار تایم شیت برای ارائه صورت‌حساب به هر مشتری استفاده کنند.
چرا باید از تایمشیت برای ردیابی ساعت‌های کاری استفاده کنید؟
این روش ردیابی زمان، بین تعداد کارکنان و سطح بهره‌وری هماهنگی ایجاد می‌کند و مدیران را قادر می‌سازد بدون خطا (برخلاف فرآیندهای دستی) برنامه‌ریزی کنند. مدیران می‌توانند عملکرد را ردیابی کنند و تصمیمات موثری بگیرند. موارد استفاده از تایمشیت بیشتر از محاسبه حقوق و دستمزد است. مدیران می‌توانند زمان شروع و پایان وظایف را ثبت کنند و مشکلاتی که ممکن است باعث تاخیر در تکمیل پروژه‌ها شود را شناسایی کنند.
یک استفاده عمده برای تایمشیت در محیط مدیریت پروژه است. کارفرمایان از تایمشیت برای برآورد هزینه و ارزیابی پروژه‌ها استفاده می‌کنند. علاوه بر این، مدیران می‌توانند هزینه‌های برنامه‌ریزی شده را با هزینه‌های واقعی پروژه‌ها و برنامه‌های مختلف مقایسه کنند. این اطلاعات به پروژه‌های فعلی و همینطور برنامه‌ریزی پروژه‌های آینده کمک می‌کند. اگر بهره‌وری کارکنان کاهش یابد و یا بر روی یک وظیفه بدون سود کار کنند، مدیران با اطلاعاتی که از سیستم ردیابی زمان جمع‌آوری کرده‌اند، دید واضحی از این موارد خواهند داشت.
وارد کردن تایمشیت کار دوست‌داشتنی نیست. تعداد کمی از کارکنان از وارد کردن تایمشیت لذت می‌برند. این موضوع هدف از طراحی برنامه‌های نرم افزار تایم شیت را که در آن‌ها با تعدادی کلیک تایمشیت ها تکمیل می‌شوند را، توضیح می‌دهد. کارکنان زمان انجام پروژه‌ها و فعالیت‌های مختلف را وارد می‌کنند. پس از وارد کردن زمان، کارکنان تایمشیت خود را برای تأیید ارسال می‌نمایند. مدیران پروژه یا نمایندگان مشتری ممکن است مجوز تأیید داشته باشند. آن‌ها زمان‌های وارد شده را مرور می‌کنند و تایمشیت را تایید یا رد می‌کنند. تایمشیت رد شده برای اصلاح به کارکنان فرستاده می‌شود. تایمشیت تایید شده به واحد پردازش حقوق و دستمزد ارسال می‌شود. پس از تصویب، مدیریت می‌تواند از داده‌ها برای اهداف مختلف استفاده کند.
برخی از این اهداف عبارتند از:
- صورت حساب مشتریان
- محاسبه دستمزد کارکنان
- ردیابی بهره‌وری کارکنان
- نظارت بر پروژه‌ها
- تعیین بودجه دپارتمان
- پیش‌بینی نیازهای آینده
- تعیین سود
تایمشیت الکترونیکی برای پیمانکاران
بعضی از کارفرمایان ممکن است سوال داشته باشند فایده تایمشیت برای پیمانکاران چیست. شرکت‌ها باید اطمینان حاصل کنند که به طور صحیح به پیمانکاران پرداخت می‌کنند. حتی زمانی که پیمانکاران فصلی هستند یا در مکان‌های مختلفی کار می‌کنند، نرم افزار تایم شیت می‌تواند به اطمینان از اطلاعات دقیق حقوق و دستمزد کمک کند.
۴ دلیل که نرم افزار تایم شیت می‌تواند در کسب و کار شما تغییر اساسی ایجاد کند.
۱) برنامه‌ریزی آسان
بهتایم مدیریت هزینه‌های کارکنان را آسان می‌کند. با جمع‌آوری اطلاعات، می‌توانید یک برنامه متعادل و مقرون به صرفه را در کسری از زمان ایجاد کنید. این ابزار می‌تواند به کاهش هزینه‌های اضافی کمک کند.
۲) توانمندسازی نیروی کار
یکی دیگر از مزایای نرم افزار تایم شیت برای کسب و کارهای کوچک این است که:
به کارکنان اجازه می‌دهد تا نقش مهمی در مدیریت زمان و حضورشان داشته باشند.
سیستم آنلاین ردیابی زمان به کارکنان اجازه می‌دهد تا با استفاده از لپ‌تاپ‌ها، رایانه‌های شخصی یا حتی دستگاه‌های تلفن همراه برنامه خود را مدیریت کنند.
این مدیریت می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- بررسی برنامه‌های فردی
- نمایش ساعت‌های کاری
- پیگیری زمان باقیمانده
۳) صرفه‌جویی در زمان و پول
نرم افزار تایم شیت می‌تواند به کسب و کار شما برای صرفه‌جویی در هزینه کمک کند. این نرم‌افزارها می‌توانند با جلوگیری از سرقت زمان و شما را از درستی داده‌های زمانی مطمئن کنند. خودکار‌سازی روند پرداخت حقوق، به میزان قابل توجهی کار پرسنل بخش حقوق و دستمزد را کاهش می‌دهد، به این ترتیب می‌توانند بر روی سایر جنبه‌های کاری خود تمرکز کنند. همچنین به کاهش خطاهای انسانی در روند پرداخت حقوق کمک می‌کند.
۴) به شما کمک می‌کند تصویر بزرگتر و واضح‌تری از کسب و کارتان ببینید.
سیستم‌های برنامه‌ریزی کارکنان به کسب‌و‌کارها کمک می‌کنند با استفاده از گزارش زمان واقعی تصویر واضح‌تری از سازمان داشته باشند. با یک کلیک، داده‌های حضور و غیاب را می‌توان چاپ، یا ایمیل کرد یا در یک نمودار قرار داد. بر خلاف تایمشیت دستی، نرم افزار تایم شیت اجازه می‌دهد تا مدیران به آسانی همه چیز را از زمان کاری گرفته تا تعطیلات هر کارمند مشاهده کنند. همچنین می‌توانند بر موارد زیر نظارت کنند:
- اضافه‌کاری: نرم افزار تایم شیت اجازه می‌دهد تا ناظران اضافه کاری یک شیفت را مشاهده کنند. این یک ابزار عالی بازنگری مجدد حجم کارهاست.
- با استفاده از نرم افزار تایم شیت مدیران می‌توانند ببینند که یک کارمند چقدر تاخیر داشته است و اقدامات انضباطی مناسبی را انجام دهند.
گزارش‌ها در نرم افزار تایم شیت بهتایم
بهتایم
راه‌های زیادی وجود دارد که نرم افزار تایم شیت می‌تواند به کسب و کار شما کمک کند تا کاراییش را افزایش دهد. نرم‌افزار بهتایم با ده‌ها ابزار، کسب و کار شما را قادر می‌سازد تا هزینه‌ها را کاهش دهد، بهره‌وری را افزایش دهد و فرایندهای مختلف حقوق و دستمزد و منابع انسانی را تسریع کند.
ما با بیش از ۲۱ سال تجربه در حوزه مدیریت پروژه و تایمشیت، بهتایم را به شما پیشنهاد می‌کنیم. سامانه تایمشیت ابری بهتایم نمونه‌ی خوبی جهت دستیابی به اهداف فوق می‌باشد. بهتایم را به رایگان امتحان کنید. اگر سوال، مشکل یا پیشنهادی داشتید با ما در میان بگذارید.