نرم افزار مدیریت زمان و سیستم ثبت تایم شیت برای مدیریت عملکرد کارکنان
مدیریت کارکنان بدون داشتن اطلاعات از چگونگی عملکرد آن‌ها امکان‌پذیر نیست. نمی‌توان گفت کسی که بیشتر در شرکت حضور داشته، عملکرد بهتری هم داشته است. مثلا فرض کنید:
آقای فلانی ۱۲ ساعت در شرکت حضور داشته ولی بیشتر ساعات کاری را به پراندن پشه، خوردن چایی و احوالپرسی از عمه و خاله و دایی گذرانده است. خانم بهمانی ۷ ساعت در شرکت بوده، اما شما می‌دانید که همیشه وظایفی را که به او سپرده می‌شود، به موقع و بدون نقص انجام می‌دهد. حالا موقع پرداخت حقوق است و اگر حقوق خانم بهمانی ببیشتر باشد آقای فلانی عصبانی می‌شود و با خود فکر می‌کند فروش عمرش به شرکت کافیست. بنابراین طلبکار پیش شما می‌آید و می‌پرسد چرا؟
این لحظه و لحظات حساس دیگر، به شما نشان می‌دهند که به اطلاعات نیاز دارید. اطلاعاتی که زمان مفید کاری فرد، تحویل به موقع فعالیت‌ها و پروژه‌ها و… را به شما نشان دهد. درست اینجاست که متوجه می‌شوید، برای مدیریت کارکنان و افزایش بهره‌وری آنان، باید به فکر راه حل مناسبی باشید:
به کارگیری نرم افزار مدیریت زمان و سیستم ثبت تایم شیت بهتایم شاید راه حل مناسبی باشد.
برای آشنایی با این سیستم و امکانات آن خواندن مقاله را ادامه دهید:
چرا به نرم افزار مدیریت زمان و سیستم ثبت تایم شیت بهتایم نیاز دارید؟
به نرم افزار مدیریت زمان و سیستم ثبت تایم شیت نیاز دارید برای:
مدیریت زمان
مدیریت زمان در محیط کار به این معنی نیست که کارکنان باید بیشتر کار کنند، بلکه کارکنان باید به طور مؤثر و در راستای اهداف سازمان کار کنند. بدین معنی که با مدیریت زمان در محیط کار، می‌توان کار بیشتری را در زمان کمتری انجام داد و پروژه‌ها و فعالیت‌ها را به موقع به اتمام رساند.
برای مدیریت زمان در محیط کار لازم است کارهای زیر انجام شود:
-
تهیه لیستی از کل فعالیت‌ها؛
نرم افزار مدیریت زمان و سیستم ثبت تایم شیت بهتایم وظایفی را که به شما اختصاص یافته در تاریخ شروع آن فعالیت، به طور خودکار در لیست وظایفتان قرار می‌دهد و در صورتی که به موعد تحویل آن وظیفه نزدیک شوید، به شما هشدار می‌دهد.
-
تخصیص فعالیت‌های شناسایی شده به کارکنان؛
این مرحله برای اکثر مدیران یک چالش محسوب می‌شود، چرا که نمی‌دانند بهتر است کدام فعالیت را به کدام فرد اختصاص دهند که هم آن فعالیت به بهترین شکل انجام شود و هم این‌که زمان کمتری صرف انجام آن شود. به همین دلیل با اختصاص نادرست فعالیت‌ها، از کارایی سازمان تا حد زیادی کاسته می‌شود. بنابراین ابزاری برای قدرتمند ساختن مدیران در این زمینه نیاز است. ابزاری جهت پیگیری زمان کارکنان (تایم شیت) از بهترین ابزار در این زمینه محسوب می‌شود. با نرم افزار مدیریت زمان و سیستم ثبت تایم شیت بهتایم به آسانی وظایف مختلف را به افراد تیمتان اختصاص دهید، برای آن‌ها تاریخ سر رسید تعیین کنید و روند انجام فعالیت‌ها را پیگیری کنید.
-
تخمین زمان مورد نیاز فعالیت‌ها؛
بعد از این‌که فعالیت‌ها و اولویت آن‌ها مشخص و به کارکنان مختلف اختصاص داده شد، وقت آن است که تخمین زده شود تکمیل هر فعالیت چقدر طول می‌کشد.
در قسمت برنامهریزی بهتایم:
می‌توانید زمان انجام وظایف خود را تخمین بزنید.
-
ثبت زمان واقعی فعالیت‌هایی که در طی روز انجام داده‌اید؛
با ثبت زمان فعالیت‌ها بعد از چند روز می‌توانید یک تصویر دقیق از این‌که زمانتان صرف چه کارهایی می‌شود، در اختیار داشته باشید. به این ترتیب می‌توانید، زمان‌های صرف شده بر روی فعالیت‌های با ارزش کمتر را شناسایی کنید و آن‌ها را به فعالیت‌های با اولویت‌های بالاتر اختصاص دهید. منوی تایم‌شیت نرم افزار مدیریت زمان و سیستم ثبت تایم شیت بهتایم چنین امکانی را برای شما فراهم می‌کند.
-
تحلیل داده‌های ثبت شده؛
از مقایسه‌ی زمان واقعی انجام فعالیت‌ها و زمان تخمین زده شده برای آن‌ها می‌توانید شناخت بهتری نسبت به سازمان و کارکنانتان به دست آورید و بفهمید برای انجام چه فعالیت‌هایی نیاز به زمان بیشتری دارید و چه فعالیت‌هایی را می‌توانید در مدت زمان کمتری انجام دهید. از این نتایج می‌توانید برای برنامهریزی دقیق‌تر در آینده استفاده نمایید، برآوردهای بهتری برای فعالیت‌های مشابه داشته باشید و زمان پیش رویتان را بهتر مدیریت نمایید. در منوی گزارشات نرم افزار مدیریت زمان و سیستم ثبت تایم شیت بهتایم، می‌توانید داده‌های ثبت شده توسط خود و یا کارکنان را به خوبی تحلیل کنید.
مدیریت پروژه، مهارت برنامهریزی، اجرا و کنترل وظایف یک تیم برای دستیابی به اهدافی خاص در زمانی مشخص است. چالش اصلی مدیریت پروژه دستیابی به اهداف پروژه در محدودیت‌های داده شده است.
برای برنامهریزی پروژه لازم است؛
- تعریف دقیقی از پروژه داشته باشید. با استفاده از منوی پروژه بهتایم می‌توانید به آسانی پروژه‌ها را تعریف کنید و آن‌ها را به مشتریان و قراردادهای مختلف وصل کنید.
- مهارت‌های مورد نیاز برای پروژه را ارزیابی کنید تا بتوانید افراد مناسب را در اختیار داشته باشید. پس از شناسایی افراد با توانایی‌های مختلف زمان آن می‌رسد که تیم پروژه را جمع کنید. با استفاده از بهتایم می‌توانید پروژه را به افراد مختلف اختصاص دهید.
- وظایف را برنامهریزی کنید. افراد تیم و مهارت‌های مورد نیاز را فهرست کنید و قبل از تعیین وظایف، با هر عضو تیم درباره مهارت‌هایشان صحبت کنید. این رویکرد، موجب انسجام تیم می‌شود. با استفاده از منوی فعالیت‌های بهتایم می‌توانید هر پروژه را به فعالیت‌های مختلف تقسیم‌بندی کنید و آن‌ها را به تیم پروژه اختصاص دهید.
- زمان‌بندی کنید. با نرم افزار مدیریت زمان و سیستم ثبت تایم شیت بهتایم برای فعالیت‌های مختلف، تاریخ سررسید تعیین کنید و با یادآوری این تاریخ به تیم پروژه، پروژه‌ها را در مهلت تعیین شده به پایان برسانید.
برای اجرای پروژه؛
- با استفاده از منوی برنامهریزی روزانه بهتایم، مطمئن شوید که اعضای تیم پروژه قصد کار کردن بر روی فعالیت‌های مورد نیاز برای پیشروی پروژه را دارند.
- منوی تایم‌شیت، اعضای تیم پروژه زمان واقعی صرف شده بر روی فعالیت‌های مختلف را به همراه توضیحات و یا در صورت نیاز فایل‌های مربوطه در سیستم وارد می‌کنند، تا شما با استفاده از گزارش تایم‌شیت‌ها بتوانید برای ادامه پروژه برنامهریزی کنید.به عنوان مثال با استفاده از تحلیل داده‌های ثبت شده می‌توانید پیش‌بینی کنید کدام پروژه در مسیر ضرردهی قرار گرفته است و به موقع از آن جلوگیری کنید.
کنترل وظایف تیم؛
- ارزیابی عملکرد کارکنان:
با استفاده از گزارش‌های مختلف بهتایم می‌توانید زمان صرف شده بر روی پروژه را به تفکیک اعضای تیم پروژه مشاهده کنید، و از آن برای ارزیابی عملکرد آن‌ها استفاده کنید.
- نمودارها:
با استفاده از نمودار دادهها می‌توانید پروژه را برای ذینفعان آن به خوبی شرح دهید و همچنین برای پروژه‌های بعدی به خوبی برنامهریزی کنید.
اندازه‌گیـری میـزان اثـربـخشی و کارآیی افـراد
ابتدایی‌ترین هدف ارزیابی عملکرد کارکنان، ارائه بازخورد به کارکنان با توجه به توانمندی‌ها و شایستگی‌های آنان در جهت ایجاد انگیزش و افزایش بهره‌وری است.
ارزیابی عملکرد کارکنان به روشی درست و جامع می‌تواند این نتایج و خروجی‌ها را به همراه داشته باشد:
- شناسایی نقاط قوت و قابل بهبود کارکنان
- تدوین برنامه‌های آموزشی و یادگیری انفرادی
- عادلانه کردن سیستم‌های جبران خدمات کارکنان
ردیابی زمان فقط در مورد ثبت ساعت و تایم‌شیت نیست. داده‌هایی که به ما می‌دهد یک معدن طلا برای افزایش بهره‌وری است.
با استفاده از ابزار دقیق ردیابی زمان:
شما و تیمتان می‌توانید به طور قابل توجهی کارایی، انگیزه و تمرکز خود را بدون صرف تلاش اضافی افزایش دهید.
چگونه ردیابی زمان بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد؟
با استفاده از ردیابی زمان:
- حجم کار را عادلانه توزیع می‌کنید.
- موانع بهره‌وری را می‌بینید.
- بر روی آن‌چه که مهم است، تمرکز می‌کنید.
- زمان را به صورت مولدتری مصرف می‌کنید.
گزارشـات در نرم افزار مدیریت زمان و سیستم ثبت تایم شیت بـهتـایـم
با استفاده از گزارشات بهتایم می‌توانید به ارزیابی عملکرد اعضای تیم پروژه بپردازید.
گزارش‌ساز بـهتـایـم
اگر به گزارش خاصی نیاز داشتید که در منوی گزارشات بهتایم آن را پیدا نکردید، با استفاده از منوی فوق‌العاده گزارش‌ساز قادر به ساخت آن خواهید بود. یعنی می‌توانید تنها با زدن چند کلیک گزارشی دلخواه با سطر و ستون‌های انتخابی و بر اساس شاخص‌های مختلف بسازید.
نمودارساز- داشبوردساز بهتایم
اگر نمودارهای خودِ بهتایم پاسخگوی نیازتان نبود، از این امکان برای ساخت نمودارها و داشبورد دلخواه خود استفاده کنید. نمودارساز در قسمت گزارشات بهتایم برای کاربرانی که به آن‌ها اجازه مشاهده تمام گزارشات داده شده باشد، در دسترس است. در این قسمت می‌توانید اطلاعات مورد نیاز خود را بر روی انواع مختلف نمودارها و همراه با قابلیت ریز شدن کل به جزء مشاهده نمایید.
ثبت نام رایگان در سامانه مدیریت زمان و ثبت تایم شیت بهتایم
مطالب مرتبط:
- مدیریت زمان – راهکارهای آسان برای مدیریت زمان
- مزایای استفاده از سیستم ردیابی زمان برای ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟
- اشتباهات مدیریت زمان
- مدیریت هوشمندانه زمان
- بهترین تکنیک مدیریت زمان
- چرا ردیابی زمان باعث افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود؟
- مدیریت زمان در محیط کار، چرا و چگونه؟
- آیا هنوز هم از یک سیستم مدیریت زمان دستی استفاده می‌کنید؟