تعیین هدف، بخش ضروری از برنامه‌ریزی پروژه است. مدیران پروژه موفق، اهمیت تعیین هدف درست برای موفقیت پروژه‌ها و تحت تاثیر قرار دادن مشتریان و ذینفعان را درک می‌کنند.
درباره برنامه ریزی پروژه بیشتر بخوانید.
فهرست مطالب
یک نمونه واقعی از شکست پروژه به دلیل عدم تعیین هدف، ساخت خانه اپرای سیدنی است:
هزینه این پروژه در ابتدا ۷ میلیون دلار و تکمیل آن چهار سال برآورد شد. با این حال، به دلیل فقدان اهداف و مقاصد مشخص، این پروژه ۱۰۲ میلیون دلار هزینه داشت و تکمیل آن ۱۴ سال طول کشید. این موضوع تا حد زیادی به دلیل تغییرات در طراحی، خزش از محدوده و سایر مسائلی بود که هدف‌گذاری مناسب می‌توانست از آنها جلوگیری کند. (مشتری اندکی پس از شروع ساخت، پلان طبقه را از دو سالن به چهار سالن تغییر داد.)
هدف پروژه چیست؟
هدف پروژه دستیابی به یک نتیجه مطلوب با استفاده از منابعی مانند زمان، پول، مواد و مصالح و افراد است. این هدف باید مشخص و قابل اندازه‌گیری باشد تا بتوان پیشرفت را ردیابی و موفقیت را مشخص کرد. یک هدف پروژه‌ی ضعیف، پروژه را به سمت خروج از محدوده، اختلاف، از دست دادن نقاط عطف و مشتریان ناراضی سوق می‌دهد.
درک اهمیت هدف‌گذاری و چگونگی تعیین اهداف برای دستیابی به موفقیت‌های بزرگ حیاتی است.
۴ دلیل برای تعیین هدف پروژه
۱. ایجاد تمرکز: تعیین هدف پروژه به ایجاد تمرکز برای انجام پروژه کمک کرده و اطمینان حاصل می‌کند که همه اعضای تیم در جهت رسیدن به اهداف یکسانی کار می‌کنند.
۲. اندازه‌گیری پیشرفت: تعیین هدف پروژه به شما امکان می‌دهد پیشرفت را اندازه‌گیری کرده و موفقیت را در طول پروژه ردیابی کنید. به این ترتیب مطمئن می‌شوید که پروژه در مسیر درست قرار دارد و هر گونه مشکل احتمالی را می‌توانید به سرعت شناسایی و حل کنید.
۳. ایجاد انگیزه در اعضای تیم: داشتن اهداف مشخص می‌تواند به انگیزه دادن به اعضای تیم کمک کند، زیرا آنها درک روشنی از آنچه باید به دست آید و اینکه چگونه تلاش‌های فردی آنها به موفقیت کلی پروژه کمک می‌کند، خواهند داشت.
۴. بهبود ارتباطات: تعیین اهداف به بهبود ارتباط بین اعضای تیم کمک می‌کند، زیرا همه از آنچه باید انجام شود و چگونگی انجام آنها آگاهی پیدا می‌کنند.
چگونه می‌توان هدف پروژه را تعیین کرد؟
راهنمای تنظیم هدف پروژه در ۵ مرحله
همه اعضای تیم باید ایده روشنی از اهداف پروژه داشته باشند. بهترین راه برای تعیین هدف پروژه، دنبال کردن پنج مرحله زیر است:
- مرحله ۱: اهداف خود را شناسایی کنید.
- مرحله ۲: اهداف را S.M.A.R.T تعریف کنید.
- مرحله ۳: یک برنامه عملیاتی ایجاد کنید.
- مرحله ۴: برنامه را اجرا کنید.
- مرحله ۵: بر اجرای پروژه نظارت کنید.
مرحله ۱: اهداف خود را شناسایی کنید.
شناسایی اولین گام در فرآیند تعیین هدف پروژه است. بدون شناسایی اهداف پروژه، هیچ چیز قابل تعیین نیست. اما چگونه می‌توان اهداف پروژه را شناسایی کرد؟
آنچه مهم است را مشخص کنید. هنگام انجام یک پروژه با تمام ذینفعان پروژه (مشتریان، مدیران و اعضای تیم) هماهنگ باشید، گفتگو کنید و مشخص کنید که با انجام پروژه چه چیزی باید به دست آید و هدف نهایی چیست. در نتیجه، همه افراد درگیر در پروژه متوجه خواهند شد که چه کاری باید انجام شود.
اهداف را به قسمت‌های کوچکتر تقسیم کنید.
دستیابی به اهداف بزرگ دشوار است، زیرا معمولاً مبهم بوده و به راحتی قابل درک نیستند. تصمیم‌گیری در مورد نحوه رسیدن به اهداف بزرگ برای اعضای تیم دشوار است. تقسیم کردن آنها به اهداف کوچکتری که به راحتی قابل ردیابی هستند و مسیری روشن به سوی هدف نهایی نشان می‌دهند، کمک می‌کند همه چیز در مسیر صحیح باقی بماند.
مرحله ۲: اهداف را S.M.A.R.T تعریف کنید.
قدم بعدی این است که اهدافی را که شناسایی کرده‌اید، تعریف کنید. چندین روش وجود دارد که می‌توانید استفاده کنید، اما بهترین راه برای تعریف اهداف پروژه، روش S.M.A.R.T است. این روش تمام جنبه‌های مورد نیاز را برای دستیابی به هدف پروژه، پوشش می‌دهد. S.M.A.R.T مخفف موارد زیر است:
- خاص: تمایل دارید به چه چیزی برسید؟
مثال: ۲۰% افزایش در ترافیک دریافتی از موتورهای جستجو
- قابل اندازه‌گیری: موفقیت یا شکست پروژه را چگونه ارزیابی می‌کنید؟
به عنوان مثال: اضافه کردن ۲۰ لینک جدید در وبلاگ‌های با کیفیت
- دست یافتنی: آیا هدف شما با توجه به منابع و زمان پروژه قابل دستیابی است؟
مثال: بررسی پتانسیل تیم سئو و تولید محتوا برای رسیدن به هدف
- واقع‌بینانه: آیا واقعا می‌توانید به هدف پروژه برسید؟
به عنوان مثال: تحلیل اینکه آیا می‌توان اعداد تعیین شده را در بازه زمانی تعریف شده به دست آورد
- محدود به زمان: در چه مدت زمانی می‌خواهید هدف را کامل کنید؟
مثال: افزایش ترافیک موتورهای جستجو در ۲ ماه
هدف ما این است که در عرض ۲ ماه ترافیک موتورهای جستجو را ۲۰ درصد افزایش دهیم. تیم سئو و تولید محتوای ما با یکدیگر همکاری خواهند کرد تا وبلاگ‌های با کیفیت بالا را شناسایی کرده و ۲۰ بک لینک جدید از آنها بگیرند.
درباره اهداف SMART بیشتر بخوانید.
مرحله ۳: یک برنامه عملیاتی ایجاد کنید.
هنگامی که اهداف پروژه را تعیین کردید، گام بعدی ایجاد یک برنامه عملیاتی است. در این مرحله می‌دانید چه کاری را باید انجام دهید، اما واقعاً چگونه می‌خواهید آن را انجام دهید؟
هنگام ایجاد یک برنامه عملیاتی، باید به موارد زیر فکر کنید:
- چه کسی باید بخشی از پروژه باشد؟
- هر یک از اعضای تیم روی چه چیزی کار خواهند کرد؟
- وظایف کوتاه مدت برای رسیدن به هدف نهایی چه خواهد بود؟
- سررسیدهای تعیین شده برای جدول زمانی چه خواهد بود؟
هنگامی که پاسخ همه این سؤالات را دارید، ضروری است که تمام داده‌ها را مستند کنید و اطمینان حاصل کنید که ایده روشنی از نحوه دستیابی به هدف تعریف شده خود دارید.
مرحله ۴: برنامه را اجرا کنید.
پس از ایجاد یک برنامه عملیاتی، مرحله بعدی اجرای برنامه است!
این مرحله معمولاً شامل موارد زیر است:
- واگذاری وظایف به اعضای تیم
- تعیین سررسید برای هر کار
- تهیه منابع برای اطمینان از اجرای به موقع همه چیز
مرحله ۵: بر اجرای پروژه نظارت کنید.
آخرین مرحله در فرآیند هدف‌گذاری، نظارت بر اجرای پروژه است. تصور کنید هدف S.M.A.R.T خود را تعیین کرده‌اید، یک برنامه عملیاتی ایجاد کرده‌اید و وظایف را به اعضای تیم مربوطه محول کرده‌اید، آیا این کافی است؟ نه! برای مدیران پروژه بسیار مهم است که بر اجرای پروژه نظارت داشته باشند و مطمئن شوند که همه چیز در مسیر درست است.
این کار رعایت استانداردهای کیفیت را تضمین کرده و اطمینان حاصل می‌کند که تمام سررسیدها بدون دردسر و بدون هیچ‌گونه سردرگمی رعایت می‌شوند.
برای برنامه ریزی هدف پروژه باید از یک نرم افزار مدیریت پروژه قابل اعتماد مانند بهتایم استفاده کنید.
برنامه ریزی هدف پروژه و بهتایم
هدف پروژه به نتیجه یا هدفی که یک پروژه قصد دستیابی به آن را دارد، اشاره می‌کند. در واقع، یک بیانیه واضح و قابل اندازه‌گیری است از آنچه تیم پروژه می‌خواهد به دست آورد. هدف پروژه باید مشخص، قابل اندازه‌گیری و قابل دستیابی باشد. هدف پروژه‌ای که به خوبی تعریف شده باشد به تیم کمک می‌کند تا تمرکز و انگیزه خود را برای دستیابی به نتیجه مطلوب حفظ کند. در بروزرسانی اخیر نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم، امکان جذاب تعریف و ردیابی اهداف پروژه به بهتایم اضافه شده است. به کمک این افزونه، اهدافی قابل اندازه‌گیری برای پروژه‌ها مشخص کنید و با اختصاص این اهداف به فعالیت‌های پروژه، میزان تحقق آنها را ردیابی کنید.
اضافه کردن افزونه برنامه ریزی اهداف پروژه برای مشتریان قدیمی بهتایم
- مشتریان محترم بهتایم می‌توانند برای اضافه کردن افزونه برنامه ریزی اهداف پروژه به قسمت مدیریت لایسنس، خرید یا تغییر لایسنس مراجعه کنند و این افزونه را به لایسنس فعلی خود اضافه کنند.
- عزیزانی که قصد خرید نرم افزار بهتایم را دارند، کافیست هنگام خرید لایسنس، افزونه برنامه ریزی اهداف پروژه را اضافه کنند.
مراحل تعریف هدف برای پروژه‌ها در بهتایم
- ابتدا از منو به قسمت پروژه‌ها مراجعه کنید، سپس بر روی نام پروژه مورد نظر کلیک کرده و به تب اهداف پروژه بروید.
۲. با کلیک بر روی آیکن + می‌توانید هدف جدید تعریف کنید. توجه کنید که در بهتایم می‌توانید اهداف را به سطوح مختلف بشکنید. آخرین سطح از هدف را به فعالیت‌های پروژه اختصاص دهید. برای مشخص کردن تاثیر فعالیت‌های پروژه در هدف، برای فعالیت‌های اختصاص یافته به هر هدف، وزن مشخص کنید. با اتمام یک فعالیت، تاثیرش در هدف براساس وزن آن مشخص می‌شود.
تعریف هدف پروژه
- تعیین عنوان
- مشخص کردن هدف بالاسری
- مشخص کردن کمی یا کیفی بودن هدف
- تعیین اهمیت هدف (ضروری، مهم، کم اهمیت)
- انتخاب نوع هدف با تایپ کردن آن در فیلد و یا کلیک بر روی گزینه + و انتخاب نوع هدف از بین انواع اهداف موجود (می‌توانید انواع اهداف پروژه را در قسمت تعاریف پایه سیستم تعریف کنید.)
- انتخاب دسته‌بندی هدف با تایپ کردن آن در فیلد و یا کلیک بر روی گزینه + و انتخاب دسته‌بندی هدف از بین دسته‌بندی اهداف موجود (می‌توانید دسته‌بندی اهداف را در قسمت تعاریف پایه سیستم تعریف کنید.)
- وزن هدف را در پروژه مشخص کنید.
- اگر هدف شما کمی است در قسمت مقدار هدف، مقدار آن را مشخص کنید.
- در قسمت واحد اندازه‌گیری، واحد اندازه‌گیری را مشخص کنید. با تایپ کردن آن در فیلد و یا کلیک بر روی گزینه + و انتخاب واحد اندازه‌گیری از بین واحدهای موجود (می‌توانید واحدهای اندازه‌گیری را در قسمت تعاریف پایه سیستم تعریف کنید.)
- علاوه بر محاسباتی که سیستم براساس اهداف زیرمجموعه و یا فعالیت‌های زیرمجموعه انجام می‌دهد، در قسمت درصد تحقق می‌توانید تحقق هدف را به صورت دستی هم مشخص کنید.
- بهترین حالت و بدترین حالت تحقق هدف را در فیلدهای بعدی مشخص کنید.
مشاهده نمودار اهداف پروژه
برای مشاهده نمودار درختی اهداف پروژه، بر روی آیکن ساختار درختی اهداف کلیک کنید.
برنامه ریزی اهداف خود را با نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم انجام دهید: