واقع بینی در مدیریت زمان: عادت غلط خیالبافی درباره زمان را کنار بگذارید.
وقتی فرض می‌کنیم در مدت زمان کم می‌توانیم کارهای بسیاری انجام دهیم، روز کاری خود را بیش از حد شلوغ می‌کنیم و در پایان روز از حجم کارهای ناتمام خود متعجب می‌شویم. علی رغم شواهد گذشته، توانایی پیش‌بینی ما ممکن است ما راه به اشتباه بیندازد و باعث شود تصور کنیم که در یک روز عادی می‌توانیم کارهای غیرعادی انجام دهیم. این موضوع “خیالبافی“ نام دارد و باعث می‌شود:
- دیگران را ناامید کنیم،
- سررسیدها را از دست بدهیم،
- احساس کنیم تواناییمان کم شده و
- اشتیاق خود را از دست بدهیم.
خبر خوب این است که برای واقع بینی در مدیریت زمان می‌توانید این عادت را ترک کنید.
- اول، درک کنید که حجم کاری شما موقت نیست. پروژه‌های گذشته و آنچه که بیشتر وقت شما را به خود اختصاص داده است، مرور کنید تا در آینده بتوانید اولویت‌بندی بهتری داشته باشید.
- دوم، دیگر باور نکنید که دفعه بعدی راحت‌تر خواهد بود و برای کار خود زمان بیشتری را برنامه‌ریزی کنید، نه کمتر.
- سوم، در مورد پایان کار و آنچه که انجام دادن آن واقعا در توان شماست، قبل از موافقت با یک پروژه فکر کنید.
- چهارم، به دیگران کمک کنید تا استقلال را یاد بگیرند، نه اینکه وقت بگذارید و خودتان اشتباهات آنها را برطرف کنید.
- سرانجام، تصور نکنید که وجود شما ضروری است. انحصارطلبی خود در کار را کنار بگذارید و به جای آن در دیگران ظرفیت ایجاد کنید.
واقع بینی در مدیریت زمان
هرکدام از ما گاهی خیالباف می‌شویم. برای خودمان داستان‌های تخیلی تعریف می‌کنیم تا به خود انگیزه دهیم کارهای زیادی را در مدت زمان کم انجام دهیم. در لیست کارهای خود پشت سرهم وظایف مختلف را یادداشت می‌کنیم و مطمئن هستیم که می‌توانیم همه آنها را در یک روز کاری استاندارد تکمیل کنیم. با این حال، در پایان روز، از حجم کارهای باقی مانده متعجب می‌شویم. ما عمداً خودمان را درباره اینکه چه کاری می‌توانیم با زمانمان انجام دهیم، فریب نمی‌دهیم. بلکه این توانایی پیش بینی ماست که در لحظه درست کار نمی‌کند و ما باعث می‌شود تصور کنیم می‌توانیم در یک روز عادی به دستاوردهای خارق العاده و غیرعادی برسیم.
گاهی خودمان را متقاعد می‌کنیم که برنامه‌هایی که بیش از حد جاه طلبانه به نظر می‌رسند، به ما کمک می‌کنند تا از توانایی‌های بیشتری برخوردار شویم. به خصوص در این روزهای دورکاری، متقاعد شده‌ایم که باید از طریق کار زیاد ارزش خود را به دیگران نشان دهیم. با این وجود با چنین تفکری، ممکن است افرادی را که به ما وابسته‌اند ناامید کنیم، سررسیدها را از دست بدهیم، احساس ناتوانی کرده و اشتیاق خود را از دست بدهیم. رهایی از فانتزی‌های مربوط به زمان و واقع بینی در مدیریت زمان پیچیده است.
Sabina Nawaz مربی رهبری در بیش از ۲۶ کشور جهان است. از زبان او بخوانید:
مثال زیر را در نظر بگیرید:
Francesca محقق یکی از برترین شرکت‌های بیوتکنولوژی است. او در حوزه کاری خود رهبری برجسته و ناشری پرکار است. یک همکار ارزشمند برای چندین نفر و مربی ده‌ها زن در اوایل زندگی حرفه‌ایشان است. همه اینها در حالی است که به زمانبندی سخنرانی‌های خود در کنفرانس‌های مختلف پایبند بوده و از برادرزاده بیمار خود حمایت می‌کند. با وجود اینکه فرانچسکا به کار خود افتخار می‌کند، متوجه می‌شود که برای برخی از مسئولیت‌هایش در مدیریت افراد، ورزش و یا برنامه‌های خانوادگی زمان ندارد. او قصد دارد که واقع بینی در مدیریت زمان خود را افزایش دهد.
فرانچسکا به تدریج فهمید که بیش از حد توانش متعهد شده است. به این ترتیب، نه تنها سلامتی و روابط شخصیش آسیب می‌بینند، بلکه همکارانش هم ناامید و آزرده خاطر می‌شوند.
الگوهای رفتاری فرانچسکا تله‌های واقع بینی در مدیریت زمان را آشکار کرد.
ما برای هر یک از این تله‌ها یک راه گریز پیدا کردیم:
۱) حجم کاری سنگین من، موقتی است.
فرانچسکا وسوسه شد که به موقعیت فریبنده‌ای بله بگوید، با وجود صدها ساعت کاری لازم برای این موقعیت، ریاست یک کنفرانس بین المللی را پذیرفت. او اینگونه استدلال کرد که اضافه بار کاری فعلی وی موقتی است و در حالی که جریان بی پایان درخواست‌های جدید را نادیده می‌گرفت، سه پروژه را نام برد که تقریباً کامل شده‌اند. اگر شما نیز مانند فرانچسکا عادت دارید در دام این تفکر بیفتید، پروژه‌های مهم خود را در سال گذشته بررسی کنید. کدام یک برنامه‌ریزی شده بوده و کدام یک در پی استفاده از یک فرصت به دست آمده‌اند؟ این کار، تصویری واقع‌بینانه‌تر از چگونگی تنظیم تقویم آینده شما ترسیم می‌کند و اولویت‌بندی تأثیرگذارترین موارد و مذاکره مجدد برای نه گفتن به باقی موارد، همچنین کاهش انتظارات یا درخواست کمک را آسان می‌کند.
۲) دفعه بعدی راحت‌تر خواهد بود.
تجربه یک معلم حکیم است اما با سرعت تغییر ما، در هر اقدام جدیدی چالش‌های جدیدی هم ظاهر می‌شوند. فرانچسکا خود را قانع کرد که یک پروژه جدید سریعتر از پروژه قبلی پیش خواهد رفت، اما در پایان، او مجبور شد شب‌های زیادی را دیر وقت کار کند. سرانجام او فهمید که علی رغم تجربه و برنامه‌ریزی، برخی از پروژه‌ها حدود ۲۰٪ بیشتر از مقدار تخمین زده شده طول می‌کشند. به عنوان مثال، اگر فکر می‌کرد نوشتن یک خلاصه ۲ روز طول می‌کشد، نیم روز به برآورد خود اضافه می‌کرد. به جای اینکه قول دهد روز سه شنبه تحویل داشته باشد، ظهر چهارشنبه را برای اتمام تخمین زد و متعهد شد که تا پایان روز پنجشنبه کار را تحویل دهد.
۳) دنبال کسب رضایت فوری از افراد هستم.
تمایل ما برای جلب رضایت دیگران مانع بزرگی در برابر دید واقع بینانه نسبت به زمان است. تأیید رئیس یا کسب اعتبار در بین همکاران، ما را وادار می‌کند تا هنگام انجام کارهای جدید، داوطلب شویم. اما باید به این فکر کنید که اگر در پایان کار بی‌کیفیتی ارائه دهید و باعث شوید کار اعضای تیم به تأخیر بیفتد همکارانتان چه احساسی خواهند داشت. کاری را که می‌دانید در پایان پروژه باعث خشنود کردن دیگران می‌شود، بپذیرید.
۴) دیگران از دستورات من به طور کامل پیروی می‌کنند.
افراد از سراسر شرکت (و گاهی اوقات خارج از آن) قبل از هر کاری، نظر فرانچسکا را جویا می‌شدند. بیشتر این افراد مرتکب اشتباهات تکراری می‌شدند. برای کمک به آنها، فرانچسکا دستورالعمل‌های مناسبی را نوشت تا قبل از ارسال کارهایشان برای او، این دستورالعمل‌ها را بخوانند و دنبال کنند.
با این حال، اکثر همکاران او دستورالعمل‌هایش را نادیده می‌گرفتند و به ارسال کارهای بی‌کیفیت خود برای او ادامه دادند و انتظار داشتند فرانچسکا بازخورد مناسبی ارائه دهد یا حتی به جای آنها بنویسد و البته او بارها این کار را انجام داده بود.
فرانچسکا مجبور شد دوباره به آنها آموزش بدهد. به جای اینکه ساعت‌های با ارزشی را صرف اصلاح کار آنها کند، کارهای ناقصشان را به راحتی پس می‌دهد و از آنها می‌خواهد که مثلاً قبل از مراجعه به او سراغ دستورالعمل‌های ۵ و ۷ بروند.
۵) بدون من، این کار بی‌کیفیت خواهد بود.
فرانچسکا به ندرت اشتباه می‌کرد و کارهای مورد استناد و ستایش قرار می‌گرفت. او می‌دانست زمانی که وقت زیادی را به یک پروژه اختصاص نمی‌دهد، از کیفیت آن کاسته می‌شود و خود را متقاعد می‌کرد که فقط او می‌تواند بعضی کارها را به خوبی انجام دهد. اما فرانچسکا یاد گرفت به جای اینکه همه کارها را خودش انجام دهد، مقداری از وقتش را به آموزش همکارانش اختصاص دهد.
ممکن است مدت بیشتری طول بکشد تا آنها بتوانند یک کار به خصوص را درست به خوبی شما انجام دهند، اما برای داشتن نتیجه بهتر در آینده، آنها را با مهارت مسلح کنید.
همه ما علاقه داریم که مورد توجه و قدردانی قرار بگیریم. اما اگر کمی از انحصار طلبی خود کم کنیم، باعث ایجاد ظرفیت در افراد بسیاری می‌شویم.
مطالب مرتبط: