مدیریت کارآمد وظایف برای بهبود بهره‌وری و دستیابی به اهداف بسیار مهم است. فرقی نمی‌کند مدیر پروژه باشید یا یک دانش‌آموز، در هر صورت اولویت‌بندی وظایف می‌تواند به شما کمک کند روی آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید، از زمان خود بهترین استفاده را ببرید و وظایفتان را به بهترین نحو مدیریت کنید. به همین دلیل، در این پست ۵ راهکار موثر برای اولویت بندی کارها معرفی می‌شود.
راهکارهای اولویت بندی کارها
۱) ماتریس آیزنهاور برای اولویت بندی کارها
افرادی که سرشان شلوغ است، وقتی می‌خواهند تصمیم بگیرند که روز کاریشان چگونه پیش برود، دو گزینه دارند، می‌توانند صبر کنند تا کار اورژانسی پیش بیاید و نسبت به این موارد واکنش نشان دهند، یا کارهایی را که تصمیم می‌گیرند مهمتر است، در اولویت قرار داده و انجامشان دهند. تنها راه رسیدن به همه وظایف، اولویت بندی کارها به شیوه‌ای صحیح و کاهش توجه به موارد فوری برای کار بر روی موارد مهم است.
بنابراین برای اولویت بندی کارها به شیوه‌ای صحیح باید بین موارد فوری و مهم تفاوت قائل شویم.
وظایف فوری
شامل مواردی مانند یک ایمیل ترسناک است که نیاز به پاسخ فوری دارد. یک درخواست ناگهانی که به نظر می‌رسد فقط دو دقیقه طول می‌کشد، اما اغلب یک ساعت به طول می‌انجامد؛ مثلا گزارشی که باید قبل از جلسه بنویسید. بیشتر اوقات ترجیح می‌دهید موارد این چنینی را ابتدا انجام دهید زیرا از لیست کارهای پروژه فعلی شما آسانتر هستند. وظایف فوری معمولاً کوتاه مدت هستند و ما جذب آنها می‌شویم، چرا که ما را مشغول نگه می‌دارند و باعث می‌شوند احساس کنیم به ما نیاز است. (وقتی سرمان شلوغ است حتما آدم مهمی هستیم!)
اما پرداختن به یک جریان مداوم از کارهای فوری، باعث می‌شود تا در پایان روز در حالی که بسیار خسته‌اید به لیست کارهای واقعی و مهم خود نگاه کنید و با تعجب از خود بپرسید با این همه زمانی که داشته‌اید، چه کرده‌اید؟
وظایف مهم
از طرف دیگر، کارهای مهم، شما و کسب و کارتان را به سمت اهداف سوق می‌دهند. موارد مهم همانند درخواست‌های فوری آدرنالین شما را بالا نمی‌برند و گاهی کسالت آورند. از نظر شخصی، موارد مهم ممکن است شامل ورزش کردن باشد. در سطح شغلی، موارد مهم ممکن است کارهایی مانند ارزیابی عملکردتان باشد.
ماتریس آیزنهاور
من دو نوع فعالیت دارم: ضروری و مهم. مشکل این است که ضروری‌ها مهم نیستند و مهم‌ها هرگز ضروری نیستند.
– آیزنهاور
این نقل قول بود که ماتریس آیزنهاور را ایجاد کرد.
برای استفاده از این روش با استفاده از چک لیست زیر به دسته‌بندی سریع وظایف بپردازید:
چک لیست کارهای مهم:
- در صورت تکمیل نشدن، بر روی بسیاری از افراد یا پروژه‌ها تأثیر خواهد گذاشت.
- سایر وظایف به اتمام آن بستگی دارد.
- ارزش زیادی ایجاد می‌کند.
- با تلاش کم به نتایج زیاد منجر می‌شود.
چک لیست کارهای فوری:
- به تأخیر افتاده است.
- به زودی موعد تحویل آن فرا می‌رسد.
- نیازمند توجه فوری است.
- عواقب عدم انجام آن فوری است.
برای اعمال این ماتریس در لیست کارهایتان، از برچسب‌ها استفاده کنید.
- اولویت اول) فوری و مهم.
- اولویت دوم) مهم و غیر فوری.
- اولویت سوم) فوری و غیر مهم.
- اولویت چهارم) نه مهم و نه فوری.
بنابراین، وظایف مربوط به ربع اول اولویت شما است. پس از اتمام آنها به سراغ ربع دوم بروید. می‌توانید کارهای ربع سوم را به همکاران خود محول کنید. در آخر وظایف ربع چهارم باید حذف شوند.
برای آشنایی بیشتر با ماتریس آیزنهاور ویدئوی زیر را تماشا کنید:
۲) روش ABCDE برای اولویت بندی کارها
روش ABCDE که توسط برایان تریسی معرفی شده است، به شما کمک می‌کند وظایف را با برچسب‌گذاری با حروفی که اهمیت و فوریت آنها را نشان می‌دهد، اولویت بندی کنید.
نحوه استفاده:
- وظایف خود را فهرست کنید: تمام کارهایی را که باید انجام دهید یادداشت کنید.
- هر کار را برچسب بزنید:
- وظایف A: حتما باید انجام شود. این موارد حیاتی هستند و در صورت تکمیل نشدن عواقب جدی دارند.
- وظایف B: باید انجام شود. مهم هست اما حیاتی نیست.
- وظایف C: خوب است انجام شود. در صورت عدم انجام عواقبی ندارد.
- وظایف D: محول شود. وظایفی که می‌تواند به شخص دیگری محول شود.
- وظایف E: حذف شود. کارهایی که ضروری نیستند.
فواید:
- سلسله مراتب واضحی از اهمیت کار ارائه می‌دهد.
- تفویض اختیار و حذف وظایف غیر ضروری را تشویق می‌کند.
مثال:
اگر لیست وظایف شما شامل تکمیل یک گزارش، شرکت در جلسه، پاسخ دادن به ایمیل‌های غیر فوری و تعیین وقت دندانپزشکی است، می‌توانید آنها را به صورت زیر مشخص کنید:
تکمیل گزارش: A
حضور در جلسه: B
پاسخ به ایمیل های غیر فوری: C
تعیین وقت دندانپزشکی: B
۳) روش آیوی لی (Ivy Lee) برای اولویت بندی کارها
روش آیوی لی یک روتین روزانه ساده برای اولویت بندی وظایف است که بر برنامه‌ریزی مهمترین وظایف برای روز بعد تمرکز دارد.
نحوه استفاده:
- شش مورد از وظایف خود را لیست کنید: در پایان هر روز کاری، شش وظیفه مهم را که باید روز بعد انجام دهید، یادداشت کنید.
- وظایف را اولویت بندی کنید: وظایف را بر اساس اهمیت آنها مرتب کنید.
- فقط روی یک کار تمرکز کنید: با اولین کار شروع کنید و روی آن تمرکز کنید تا زمانی که آن را کامل کنید، سپس به سراغ کار بعدی بروید.
- وظایف ناتمام را جابجا کنید: کار های ناتمام را به لیست روز بعد منتقل کنید.
فواید:
- تمرکز بر مهمترین وظایف را تضمین می‌کند.
- اجرای آن ساده و آسان است و نیاز به ابزار خاصی ندارد.
۴) اصل پارتو يا قانون ۸۰/۲۰ برای اولویت بندی کارها
اصل پارتو که با عنوان قانون ۸۰/۲۰ هم شناخته می‌شود، روشی برای اولویت بندی وظایف است. از فرضیات این روش این است که ۸۰٪ نتایج ناشی از ۲۰٪ تلاش‌هاست.
نحوه استفاده:
- وظایف کلیدی را شناسایی کنید:
- تمام کارهایی را که باید تکمیل کنید، فهرست کنید.
- وظایفی را که بیشترین تأثیر را بر اهداف یا بهره‌وری شما خواهند داشت، شناسایی کنید. این وظایف اغلب چالش برانگیزترین یا وقت‌گیرترین کارها هستند.
- موارد حیاتی را در اولویت قرار دهید:
- روی ۲۰ درصد از کارهایی که بیشترین نتایج را به همراه خواهند داشت، تمرکز کنید.
- این وظایف باید بالاترین اولویت شما باشند و بیشتر وقت و انرژی خود را برایشان صرف کنید.
- موارد بی‌اهمیت را به حداقل برسانید:
- ۸۰ درصد کارهای باقیمانده را که کمک قابل توجهی به اهداف شما ندارند، محول کنید، خودکار کنید یا حذف کنید.
- این وظایف دارای اولویت پایین‌تری هستند و فقط باید پس از تکمیل وظایف حیاتی به آنها پرداخته شود.
فواید:
- به شما کمک می‌کند تا روی آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید و مهمترین نتایج را به همراه دارد.
- زمان و تلاش هدر رفته برای کارهای کم تاثیر را کاهش می‌دهد.
۵) بهتایم برای اولویت بندی کارها
بهتایم نرم افزار مدیریت پروژه و وظایف آنلاین است. این نرم افزار برای مدیریت و اولویت‌بندی کارها امکانات متعددی دارد، امکاناتی مانند برچسب، فیلد سفارشی، تسک بورد و…
تعریف فیلد سفارشی برای اولویت بندی کارها در بهتایم
امکان تعریف فیلد سفارشی انتخابی در جدول فعالیت‌های بهتایم فراهم شده است. مراحل زیر را طی کنید:
- بر روی آیکن چرخ دنده و سپس فیلد سفارشی کلیک کنید.
- بر روی + کلیک و عنوان فیلد را اولویت فعالیت وارد کنید. نوع فیلد را متنی انتخاب و سپس گزینه انتخابی را روشن کنید.
- اولویت فعالیت‌ها را در هر سطح وارد کنید. به عنوان مثال: اولویت بالا، اولویت متوسط، اولویت پایین.
- هنگام تعریف فعالیت برای خود و دیگران می‌توانید اولویت فعالیت را مشخص کنید. اولویت فعالیت برای افراد تیم نمایش داده می‌شود.
برچسب بهتایم برای اولویت بندی کارها
می‌توانید اولویت فعالیت‌ها را با برچسب مشخص کنید. برای تعریف برچسب برای فعالیت‌ها هنگام تعریف یا ویرایش فعالیت می‌توانید عنوان برچسب را در تب اطلاعات تکمیلی وارد کنید و آن را به فعالیت اختصاص دهید. برچسب‌ها در تسک بورد به کاربران نمایش داده می‌شود تا اولویت فعالیت را با یک نگاه شناسایی کنند.
توجه کنید که در بهتایم می‌توانید براساس برچسب‌ها گزارش بگیرید. به عنوان مثال می‌توانید در پایان هر ماه ببینید چقدر از زمان خود را صرف کارهای با اولویت بالا کرده‌اید و اگر این مقدار کم است این روند را اصلاح کنید.
چیدن فعالیت‌ها بر حسب اولویت در بهتایم
چیدن فعالیت‌ها برحسب اولویت در تسک بورد و منوی برنامه ریزی یا تایم شیت بهتایم با Drag and Drop امکان‌پذیر است. توجه کنید که اگر اولویت فعالیت‌ها را با برچسب مشخص کنید، این برچسب‌ها در تسک بورد هم نمایش داده می‌شود.
