بهبود عملکرد کارکنان با بهره‌وری پایین

راهکارهایی برای بهبود عملکرد کارکنان با بهره وری پایین

به نظر من قبل از توضیح مسائل از منظر مدیریتی، در هر جایگاهی که هستیم باید دیگران را درک کنیم. باید به مسائل از دید آنها نگاه کنیم. اگر یکی از افراد تیم بهره‌وری خود را از دست داده، به دنبال جایگزینی او نباشیم، حداقل به سرعت این کار را انجام ندهیم، در این شرایطی که همه درگیر آن هستیم و زندگی که هر روز پیچیده‌تر از دیروز می‌شود، برای بهبود عملکرد به او فرصت صحبت کردن دهیم. به عبارتی یکدیگر را درک کنیم.

وقتی تمام تیم مانند ساعت کار می‌کنند، رهبری آسان است. همه می‌دانند که از آنها چه انتظاری می‌رود و کار خود را با حداقل دخالت مدیر انجام می‌دهند. متأسفانه، مدیران به خوبی می‌دانند که واقعیت هرگز انقدر ایده‌آل نیست. رهبری افراد کار سختی است و حتماً در موقعیت‌هایی قرار خواهند گرفت که یکی از افراد از پس کارهای خود بر نمی‌آید.

این به این معنی است که سررسیدها از دست می‌روند و روحیه کل تیم را هم با خود می‌برند. چرا که افراد با بهره‌وری بالا زمانی که احساس کنند، وظایف یک فرد ضعیف هم بر گردن آنهاست، ناامید می‌شوند و انگیزه خود را از دست می‌دهند.

در ادامه نحوه برخورد موثر با افراد با عملکرد پایین را بخوانید، به این امید که با حداقل ناراحتی بتوانید انگیزه و روحیه را به این افراد برگردانید و در راستای بهبود عملکرد آنها قدم بردارید:

مرحله ۱: برای بهبود عملکرد همدلی را اولویت خود قرار دهید.

عدم تعهد و کم‌کاری یک کارمند موضوعی نیست که مانند یک راز باقی بماند. تصور کنید مدتی است که شما و اعضای تیمتان متوجه این موضوع شده‌اید. کم کم این جریان آزاردهنده می‌شود و همین آگاهیِ باقی اعضای تیم کافیست تا شما را وادار کند که با این جمله دخالت کنید: باید خودت را جمع و جور کنی و وظایفت را انجام دهی!

شاید این رفتار طبیعی به نظر برسد اما لطفا برای یک دقیقه تامل کنید. قطعا شما برای این در جایگاه مدیریتی قرار نگرفته‌اید که کارمندان را در آغوش بگیرید و با آنها درد دل کنید اما باید بدانید بیشتر افراد خارج از محل کار با مسائل زیادی سر و کار دارند، به خصوص در سال‌های اخیر و با شروع ویروس کرونا.

به چند مورد از این مسائل توجه کنید:

• یک نظرسنجی نشان داد که ۵۵٪ از افراد اعتراف می‌کنند که از زمان شروع همه‌گیری با مشکلات سلامت روان دست و پنجه نرم می‌کنند.
• ۴۱% از افراد اعتراف می‌کنند که دچار خستگی و یا حتی فرسودگی شغلی شده‌اند.
• بسیاری از افراد از زمان دورکاری با وظایف بیشتر و روزهای کاری طولانی‌تر مواجه شدند.

به‌علاوه، بسیاری از اعضای تیم، یا با تعطیلی مدارس و مهد کودک‌ها دو سال گذشته خود را صرف نگهداری و آموزش فرزندان کرده‌ و یا در صورت باز بودن مدارس در استرس و نگرانی دائمی در مورد سلامت و ایمنی عزیزانشان به سر برده‌اند.

همانطور که می‌بینید، حتی با صرف نظر کردن از مسائل اقتصادی، بیرون از سازمان شما هم افراد دغدغه‌های فراوانی دارند و اکنون اصلا زمان مناسبی نیست که مکالمات بهبود عملکرد را با نشانه گرفتن انگشت اتهام شروع کنید.

برای بهبود عملکرد افراد با دلسوزی و نگرانی واقعی در جایگاه یک انسان شروع کنید:

• به جای اینکه بگویید:

این دومین سررسیدی است که این ماه از دست داده‌اید و یک مورد دیگر کافیست تا درباره آینده شما در این سازمان تصمیم جدی گرفته شود.

• این را امتحان کنید:

من متوجه شده‌ام که برای رسیدن به سررسیدهای خود به دردسر افتاده‌اید. می‌خواهم شرایط را با شما بررسی کنم. اوضاع از چه قرار است؟

• به جای اینکه بگویید:

آخرین گزارش شما پر از اشتباه است. باید آن را در اسرع وقت اصلاح کنید و از این به بعد بهتر گزارش بدهید.

• این را امتحان کنید:

همیشه تحت تأثیر گزارش‌های شما قرار می‌گرفتم، اما اخیراً به نظر می‌رسد که در نوشتن آنها عجله می‌کنید و کیفیت آنها پایین آمده است. چگونه می‌توانم به شما کمک کنم تا آنها را به روال قبلی برگردانید؟

متوجه تفاوت طرز برخورد می‌شوید؟ بحث در مورد بهبود عملکرد می‌تواند هم برای شما و هم برای افرادتان اعصاب خردکن باشد، بنابراین برای بهبود عملکرد به جای توبیخ، در کنار آنها قرار بگیرید و به افرادتان نشان دهید که موفقیت آنها برای شما اهمیت دارد.

درباره همدلی سازمانی بیشتر بخوانید.

مرحله ۲: اقدامات لازم برای بهبود عملکرد را با شرایط خاص آنها تنظیم کنید.

یک مزیت دیگر شروع مکالماتِ بهبود عملکرد با ابراز نگرانی و پرسیدن سؤالات واقعی به جای متهم کردن افراد این است که برای شما این فرصت را فراهم می‌کند که علت اصلی عملکرد ضعیف افراد را درک کنید. این موضوع برای مدیریت مؤثر آنها بسیار مهم است.

قطعا انگیزه دادن به فردی که با فرسودگی شغلی دست و پنجه نرم می‌کند با الهام بخشیدن به فردی که به درستی متوجه انتظارات از او نشده، متفاوت خواهد بود.

با در نظر گرفتن این موضوع، چند سناریو معمولی را که منجر به عملکرد ضعیف می‌شوند، مطرح می‌کنیم:

۱) اگر فردی به درستی انتظارات را درک نکند.

تصور کنید در مکالمه با یکی از افردتان مشخص شد که دلیل رعایت نکردن استانداردها توسط او این است که واقعاً نمی‌داند استانداردهای شما چیست. شاید او به تازگی این نقش را در سازمان پذیرفته و یا شاید انتظاراتی که فرض می‌کردید واضح و شفاف هستند، به درستی به او منتقل نشده‌اند.

در ادامه بخوانید چگونه می‌توانید این کارمند را با ایجاد شفافیت در انتقال انتظارات، توانمند کنید:

• درباره مسئولیت‌ها و انتظارات با هم صحبت کنید و به او فرصت کافی بدهید تا سؤالات خود را بپرسد و بازخورد ارائه دهد.
• برای مسئولیت‌ها شاخص کلیدی عملکرد یا KPI مشخص کنید تا او نه تنها بفهمد که چه کاری باید انجام دهد، بلکه به درستی دریابد موفقیت چگونه شناسایی شده و اندازه‌گیری می‌شود.
• جلسات متعددی را برای بررسی میزان پیشرفت و حجم کاری او، بین خودتان برنامه‌ریزی کنید.
• برای کارهایی که برای انجامشان اعتماد به نفس کافی ندارد، آموزش یا منابع بیشتر فراهم کنید و یا به او اجازه دهید با مشاهده کار یکی از همکاران با تجربه‌تر خود، کار را یاد بگیرد.

به این ترتیب اجازه نمی‌دهید سردرگمی و یا ابهام عاملی باشد که افراد را از ارائه بهترین عملکردشان باز می‌دارد.

درباره توانمندسازی کارکنان بیشتر بخوانید.

۲) اگر فرد نسبت به کار خود اشتیاق نداشته باشد.

حتی اگر این فرد سعی کند آن را بپوشاند، باز هم شما متوجه این موضوع می‌شوید که او از انجام کارهای خود رنج می‌کشد و کاملا به کار بی‌علاقه است.

در این مورد، روشن کردن مسئولیت‌ها برای فرد انگیزه ایجاد نمی‌کند. او از قبل می‌داند که باید چه کار کند. هدف شما این است که به او کمک کنید تا به کارش علاقه‌مند شود.

چند راهکار برای انجام این کار وجود دارد:

• درباره اهداف شغلی او گفتگوی صریح داشته باشید و به او نشان دهید که چگونه مسئولیت‌های فعلیش به او کمک می‌کند تا به آنجا برسد.
• مسئولیت‌های فردی او را به کار بزرگ‌تر تیم یا حتی کل سازمان‌ متصل کنید، تا او ببیند که چگونه کار او برای رسیدن به این تصویر بزرگتر کمک می‌کند.
• برخی از وظایف یا چالش‌های جدیدی را که به آن‌ها علاقه‌مند است، شناسایی کنید و برنامه‌ای برای انجام آن‌ها در نظر بگیرید.
• ببینید آیا کارهای پیش پا افتاده یا تکراری وجود دارد که می‌توانند خودکارسازی، برون‌سپاری یا حتی به طور کامل حذف شوند.

البته، افراد همچنان باید وظایفی را انجام دهند که همچون قورت دادن همان قورباغه معروف به نظر می‌رسند، اما این ماهیت هر کاری است. با این حال، این نکات می‌تواند به آنها کمک کند تا شور و اشتیاق خود را برای کاری که انجام می‌دهند دوباره کشف کنند و در نتیجه موجب بهبود عملکرد آنها می‌شود.

۳) اگر فرد با استرس شدید و فرسودگی شغلی مواجه است.

هنگامی که برای گفتگو درباره بهبود عملکرد (و نه دعوا) به افراد خود نزدیک شدید، می‌توانید ببینید که یک نفس راحت می‌کشند. چرا که این فرصت را به آنها می‌دهید تا به شما بگویند که برای انجام کار حسابی به دردسر افتاده‌اند و غرق در استرس و خستگی هستند. خودشان می‌دانند که نتوانسته‌اند سهم کار خود را انجام دهند، اما احساس می‌کنند در چرخه‌ای از فرسودگی گیر کرده‌اند که باعث می‌شود نتوانند کنترل کار را به دست گیرند.

اول باید بدانید که پذیرش این نکته برای افراد دشوار است. صحبت در مورد سلامت روان یا کمبودهایی که داریم ما را در موقعیتی آسیب‌پذیر قرار می‌دهد. بعلاوه، بسیاری از مدیران نمی‌دانند در برخورد با فرسودگی شغلی افراد چه رویکردی را پیش بگیرند.

درباره فرسودگی شغلی بیشتر بخوانید.

چگونه با حمایت و تشویق مناسب به این پذیرش پاسخ دهید؟ چند ایده وجود دارد:

• وظایف و مسئولیت‌های فعلی آنها را مرور کنید و ببینید چگونه می‌توانید به آنها در اولویت‌بندی مجدد یا حتی حذف وظایف کمک کنید.
• برای برقراری ارتباط با آنها در مورد حجم کاری و حال روحیشان، جلسات منظمی را برنامه‌ریزی کنید.
• آنها را با پشتیبانی سلامت روان و سایر منابعی که شما یا سازمان در حال حاضر ارائه می‌دهید، مرتبط کنید.
• در مورد نیازهای برنامه‌ریزی و زمانبندی آنها بپرسید و ببینید چگونه می‌توانید در ایجاد برنامه‌ای که بهترین کارکرد را برایشان دارد، از آنها حمایت کنید.

هیچ پاسخ آسان یا راه حل سریعی برای فرسودگی شغلی وجود ندارد. اما، کمک نکردن به فرد برای رسیدگی به این موضوع، باعث عدم مشارکت او و در نهایت ترک سازمان می‌شود.

مرحله ۳: اتفاق‌های بعدی را زیر نظر بگیرید.

هنگامی که به مسائل مربوط به بهبود عملکرد رسیدگی کردید و حمایت و راهنمایی کافی را به فرد ارائه دادید، کار شما تمام نشده است. اکنون باید پیشرفت او را زیر نظر داشته باشید.

آیا شاهد پیشرفت قابل توجهی در عملکرد او هستید؟ یا همه چیز ثابت مانده یا حتی بدتر شده است؟

همانطور که وضعیت او را در هفته‌ها یا ماه‌های آینده ارزیابی می‌کنید، می‌توانید برای قرار گرفتن فرد در جهت درست قدم بردارید. برای انجام یک کار خوب بازخورد مثبت ارائه دهید یا مسئولیت‌های او را هرچه بیشتر شفاف‌سازی کنید.

البته شاید به این نتیجه رسیدید که برخی از افراد بهبود پیدا نمی‌کنند. شاید برای فرهنگ تیم یا سازمان شما مناسب نیستند یا کاملاً کار را رها کرده‌اند و فعالانه به دنبال شغل جدیدی هستند. اگر فردی همچنان و علیرغم تمام تلاش شما برای کمک، انتظارات را برآورده نمی‌کند، باید تصمیمات سخت بگیرید. او را در یک برنامه رسمی بهبود عملکرد قرار دهید یا حتی اجازه دهید که سازمان را ترک کند. قطعا این انتخاب‌ها آسان نیستند، اما برای اینکه اجازه ندهید یک کارمند ضعیف، روحیه و انگیزه تیم شما را به‌ طور کلی نابود کند، بسیار مهم هستند.

به افراد خود کمک کنید تا به اوج عملکردشان دست یابند.

حقیقت این است که برخورد با یک کارمند ضعیف می‌تواند برای همه افراد درگیر چالش‌برانگیز باشد. خود فرد احساس می‌کند که دائماً تحت نظارت و ارزیابی قرار دارد، شما احساس می‌کنید چاره‌ای جز میکرو مدیریت کردن ندارید و بقیه اعضای تیم هم نسبت به تغییر اوضاع خوش‌بین نیستند. بی‌شک شرایط سختی است، اما زمانی که این شرایط را با همدلی مدیریت می‌کنید، به فرد با عملکرد ضعیف و حتی کل تیم نشان می‌دهید که مشتاق کمک به آنها و موفقیتشان هستید.