جلوگیری از حواس‌پرتی در محل کار
در دنیایی که با نوتیفیکشن‌ها، ایمیل‌ها، پیام‌های فوری (واتس اپ – تلگرام و…) و فضای کاری کوچک محاصره شده‌ایم، هر روز بیشتر از دیروز دچار حواس‌پرتی در محل کار می‌شویم. به طور متوسط یک کارمند روزانه ۵۰ تا ۶۰ بار دچار حواس‌پرتی در محل کار می‌شود و حدود ۸۰ درصد از آن‌ها مسائل بی‌اهمیتی هستند. در نتیجه افراد زمان کمتری را برای آنچه روانشناسان شیفتگی مرتبط با کار (the flow state) می‌نامند، صرف می‌کنند. شیفتگی حالتی است که در آن فرد کاملاً در یک فعالیت درگیر می‌شود. با توجه به تحقیقات، در این حالت، افراد تا ۵ برابر مولدتر می‌شوند.
به گفته موسسه آمریکایی استرس، حواس‌پرتی در محل کار نه تنها باعث می‌شود افراد کمتر مولد باشند، بلکه باعث می‌شود بیشتر از هر زمان دیگری استرس داشته باشند. عدم کنترل بر روی کار به عنوان یکی از عوامل اصلی استرس در محیط کار یاد می‌شود.
بنابراین، چگونه می‌توانیم از حواس‌پرتی در محل کار جلوگیری کنیم تا بتوانیم کنترل روزهای خود را به دست بگیریم و در بهترین حالت خود باشیم؟
فهرست مطالب
- ۱) ارتباطات غیر همزمان را تمرین کنید.
- ۲) بررسی کردن همه چیز را متوقف کنید.
- ۳) مزاحم نشوید.
- ۴) از داشتنِ تقویمِ بیش از حد پر، خودداری کنید.
- ۵) از لوپ‌ها در جلسات جلوگیری کنید.
- ۶) استفاده از امکان «پاسخ به همه» یا Reply All را متوقف کنید.
- ۷) از محیط سوم استفاده کنید.
- ۸) اعلان‌ها یا نوتیفیکیشنها را خاموش کنید.
- ۹) از حالت هواپیما استفاده کنید.
- ۱۰) سطوح مصوبات را محدود کنید.
۱) ارتباطات غیر همزمان را تمرین کنید.
وقتی ایمیل دریافت می‌کنید، با خود فکر می‌کنید:
«به موقع به آن رسیدگی می‌کنم.»
ارتباطات غیر همزمان با افزایش مدت زمانی که می‌توانیم به یک درخواست پاسخ دهیم، زمینه تصمیم‌گیری بهتر را فراهم می‌کنند. وقتی در یک تماس تلفنی یا تصویری هستید، باید در زمان حال و خیلی سریع تصمیم‌گیری کنید، در حالی که اگر از طریق ایمیل ارتباط برقرار کنید، زمان بیشتری برای فکر کردن در مورد پاسخ خود دارید.
برای این‌که این کار را با موفقیت انجام دهیم، باید از فوریت دوری کنیم. آیزنهاور گفت:
«من با دو نوع مشکل روبرو هستم: فوری‌ها و مهم‌ها. فوری‌ها مهم نیستند و مهم‌ها هرگز فوری نیستند.»
برای بهینه سازی پیام‌های غیرهمزمان و اجتناب از تعداد زیاد ایمیل‌های پیگیری بعدی، موارد زیر را در درخواست اولیه خود بگنجانید:
- جزئیات کافی
- آیتم‌های عملی شفاف
- ددلاین یا زمان تحویل
- و مسیر کمک و مراجعه به شما اگر گیرنده نتواند درخواست‌هایتان را برآورده کند.
۲) بررسی کردن همه چیز را متوقف کنید.
«خیلی سریع یک نگاه می‌اندازم.»
اگر از جمله افرادی هستید که برای همه چیز این جمله را به کار می‌برید، باید بدانید چک کردن همه چیز حتی برای یک دهم ثانیه، می‌تواند در طی یک روز باعث از دست دادن ۴۰٪ بازدهیتان شود. همچنین ۲۳ دقیقه طول می‌کشد تا پس از تعویض یک کار، دوباره بر روی کار قبلی خود تمرکز کنیم.
به جای این‌که بدون برنامه همه موارد را در طول روز بررسی کنید، باید در زمان‌های از پیش تعیین شده‌ای، ایمیل، پیام‌های فوری، رسانه‌های اجتماعی و حتی پیام‌های متنی خود را چک کنید.
ابزاری مانند افزونه Inbox Pause Gmail به شما این امکان را می‌دهد که به طور موقت دریافت ایمیل را متوقف کنید و سپس در صورت آماده بودن مجدد آن را فعال کنید.
۳) مزاحم نشوید.
اگر این را می‌خوانید و با خود فکر می‌کنید:
«اما من در یک دفتر بدون اتاق و با طراحی باز کار می‌کنم و جلوگیری از حواس‌پرتی در محل کار غیرممکن است»، با استفاده از یک مکانیزم به تیم خود نشان دهید که در حال کار بر روی یک موضوع مهم هستید و نباید مزاحمتان شوند، مگر این‌که از نظر قانونی ضروری باشد. این مکانیزم می‌تواند به سادگی استفاده از یک جفت هدفون باشد.
۴) از داشتنِ تقویمِ بیش از حد پر، خودداری کنید.
این موضوع به تقویم Tetris معروف است. بازی Tetris را که به خاطر دارید؟
تقویم Tetris مشکلی است که به طور مداوم مجبور هستید آیتم‌های موجود در تقویم خود را جابجا کنید زیرا به اندازه‌ای زیادند که همگی در تقویم جا نمی‌شوند. به ندرت یک نقطه خالی در تقویم خود دارید و مرتباً دو برابر کار در آن، رزرو می‌کنید. مثلا تقویمی که در هر ساعت از روز، به اندازه‌ی یک هفته کار در آن جا داده شده است.
امروزه در محل کار، این یک هنجار گسترده است که دیگران می‌توانند در تقویم شما زمان ست کنند و اولویت‌های شما را کنار بزنند.
به عنوان مثال افراد نباید بتوانند بدون داشتن توافق شما برایتان جلسه تنظیم کنند.
برای این موضوع می‌توانید زمان‌هایی را برای برگزاری جلسه در تقویم خود مشخص کنید که افراد بتوانند فقط در این زمان‌ها با شما جلسه داشته باشند. اگر در نقش یک مدیر هستید با چک کردن برنامه‌ریزی روزانه افراد و ردیابی زمان‌های کاری و درصد پیشرفت فعالیت‌هایشان در بهتایم می‌توانید، زمانی را برای جلسات تعیین کنید.
۵) از لوپ‌ها در جلسات جلوگیری کنید.
به جای قبول ریسک حواس‌پرتی‌های بعدی و جلسه برای بحث در مورد جلسه قبلی، اطمینان حاصل کنید که هر جلسه را با تعیین اقدامات بعدی، واگذاری واضح مسئولیت‌ها و تعیین زمان تحویل دقیق ترک می‌کنید.
۶) استفاده از امکان «پاسخ به همه» یا Reply All را متوقف کنید.
Reply All، به عنوان مکانیسمی برای به اشتراک گذاشتن پاسخگویی، گاهی فقط اطلاعات غیر ضروری را به Inbox و همچنین فضای ذهن افراد اضافه می‌کند. بنابراین فقط به افرادی که نیاز است مطلع شوند، ایمیل ارسال کنید.
۷) از محیط سوم استفاده کنید.
دفاتر طراحی باز علی‌رغم مزیت‌هایی که دارند، حواس‌پرتی در محل کار ایجاد کرده‌اند و باعث شدهاند حواس کارمندان از صفحه نمایششان پرت شود. این موضوع می‌تواند تفکر یا خلاقیت را مختل کند. اگر در یک دفتر با طراحی باز کار می‌کنید، سعی کنید محیط سوم بیشتری را برای تفکر در روز خود بگنجانید.
محیط سوم:
محیط اجتماعی جدا از دو محیط معمولِ اجتماعی یعنی خانه (اول) و محل کار (دوم) است. نمونه محیط‌های سوم می‌تواند محیط‌هایی مانند کافه یا کتابخانه باشد. سعی کنید یک فضای آرام در دفتر کار پیدا کنید و یا برای مدتی کار از منزل و یا دورکاری کنید.
۸) اعلان‌ها یا نوتیفیکیشنها را خاموش کنید.
یک فرد به طور متوسط روزانه ۴۶ نوتیفیکیشن دریافت می‌کند. برای جلوگیری از انگیزه‌های ذاتی ما در پاسخ به نشانه‌ها، به سادگی نوتیفیکیشنها را خاموش کنید. چون ما اصطلاحا شرطی شده‌ایم که مثلا با شنیدن صدای تلفن همراه خود به آن پاسخ دهیم. اولین بار این واکنش‌ها توسط Pavlov و با آزمایشی که بر روی سگ‌ها انجام داد، کشف شد. (در پایان مقاله درباره این آزمایش بخوانید)
۹) از حالت هواپیما استفاده کنید.
می‌توانید از حالت هواپیما برای محدود کردن پیام‌های متنی و قطع تماس تلفنی در ساعات مشخصی از روز استفاده کنید. اگر فکر انجام این کار باعث اضطرابتان می‌شود، می‌توانید به سادگی برای شماره‌های خاص، مانند خانواده یا همکارانِ مهم استثنا قائل شوید.
برای این کار:
باید از قابلیت Do not disturb تلفن همراه خود استفاده کنید.
۱۰) سطوح مصوبات را محدود کنید.
حذف مصوبات غیر ضروری برای کارهای پیش پا افتاده باعث می‌شود، کاغذبازی کمتری انجام شود و وقفه‌های کمتری برای افراد به وجود آید.
در پایان، آگاهی مهم است:
سازمان‌هایی که فرهنگ‌سازی می‌کنند تا باعث به حداقل رساندن حواس‌پرتی در محل کار شوند:
- از مزایای نیروی کار متمرکز بهره‌مند می‌شوند،
- و باعث می‌شوند که افرادشان احساس استرس کمتری داشته باشند،
- و در نهایت کارآمدتر شوند.
آزمایش پاولوف
پاولوف میزان بزاق سگ‌ها را هنگام تغذیه با پودر گوشت اندازه‌گیری کرد. او پیش‌بینی کرد که سگ‌ها در پاسخ به غذای مقابلشان بزاق ترشح می‌کنند، اما متوجه شد که هر وقت صدای پای دستیارش که غذای آن‌ها را می‌داد، می‌شنیدند هم، شروع به ترشح بزاق می‌کنند.
هنگامی که پاولوف دریافت هر چیزی که سگ‌ها فهمیدند مرتبط با غذاست (مانند دستیار آزمایشگاه)، همان واکنش را در آن‌ها ایجاد می‌کند:
فهمید که او یک کشف علمی مهم را انجام داده است. به همین دلیل بقیه کار خود را وقف مطالعه این نوع یادگیری کرد.
از آخرین مقاله‌های بهتایم در کانال تلگرام بهتایم مطلع شوید.
مطالب مرتبط: