مدیریت زمان با استفاده از روش برنامه‌ ریزی سریع (RPM)

چگونه مهارت‌های مدیریت زمان خود را با استفاده از روش برنامه‌ ریزی سریع (RPM) بهبود ببخشیم؟

این روش نه تنها به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می‌کند، بلکه روش‌هایی را به شما می‌آموزد که بر روی مسائلی که اهمیت دارند، تمرکز کنید.

RAPID PLANNING METHOD = RPM

روش برنامه ریزی سریع (RPM) چیست؟

روش برنامه ریزی سریع، همانطور که خالق آن Tony Robbins اشاره می‌کند، یک سیستم تفکر است، نه یک تکنیک مدیریت زمان.

به طور خلاصه، RPM با راهنمایی شما در مراحل مختلف تحقق یک نتیجه، به شما کمک می‌کند روی یک نتیجه خاص متمرکز بمانید. به جای انجام کارهای بیشتر، تأکید بر تصمیم‌گیری دقیق برای این موضوع است که چه کاری و به چه طریقی باید انجام شود. سیستم RPM واقعاً نحوه تفکر شما را در مورد نتایج مورد نظرتان تغییر می‌دهد. Tony Robbins معتقد است که مردم از همان ابتدا نگرش اشتباهی در مورد کارهایی که باید انجام دهند اتخاذ می‌کنند.

به عنوان مثال، شما می‌خواهید یک فعالیت را کامل کنید، اما فقط به این فکر می‌کنید که چقدر این فعالیت سخت است یا چقدر طول می‌کشد. سیستم RPM تمرکز شما را روی آنچه می‌خواهید به دست آورید، یعنی نتیجه نهایی نگه می‌دارد. به این ترتیب، می‌توانید تمام مشکلاتی را که در این راه پیش می‌آید، پشت سر بگذارید. درست مانند آن فیلم‌های جنگی که سربازان فقط با فکر کردن به خانه، همسر و فرزندانشان، یا با دیدن عکس‌های عزیزانشان، سختی‌ها را تحمل می‌کردند. این همان چیزی بود که آنها را به ادامه وا می‌داشت. تمرکز بر آنچه واقعاً می‌خواستند یعنی هدف نهاییشان برای بازگشت به خانه. هیچ چیز در این بین مهم نبود.

همانطور که خود Tony Robbins می‌گوید: تمرکز برابر است با قدرت.

درباره تکنیک‌های مدیریت زمان بیشتر بخوانید.

تجزیه روش برنامه ریزی سریع (RPM)

با اینکه RPM به معنای روش برنامه ریزی سریع است، مخفف عبارات زیر هم هست:

• Results-oriented – نتیجه‌گرا: توضیح می‌دهد که واقعاً می‌خواهید به چه چیزی برسید (هدف نهایی من چیست؟)

• Purpose-driven– هدف محور: به شما کمک می‌کند دلیلی پیدا کنید که چرا می‌خواهید کاری را انجام دهید (دلایل و انگیزه‌های من برای انجام این کار چیست؟)

• Massive action plan – برنامه عملیاتی بزرگ: به شما می‌گوید چگونه آن را انجام دهید (برای انجام این کار باید چه کاری انجام دهم؟ برنامه من چیست؟)

بنابراین، قبل از شروع به تحقق بخشیدن به یک برنامه، سوالات گفته شده را از خود بپرسید. اما به خاطر داشته باشید که ترتیب این سوالات بسیار مهم است. فرقی نمی‌کند که فعالیت‌های روزانه، یک پروژه یا یک هدف بلندمدت را برنامه‌ریزی می‌کنید، با پرسیدن این سه سوال به این ترتیب خاص، شروع کنید. به گفته Tony، وقتی ابتدا نتیجه دلخواه را بدانید و به دنبال آن یک دلیل قانع کننده برای انجام کاری بیاورید، در نهایت خواهید فهمید که چگونه آن را به دست آورید. این تنها راه موفقیت در دستیابی به هدفتان است: بدانید که چه چیزی را، چرا و چگونه آن را انجام خواهید داد.

مثال روش برنامه ریزی سریع

به یاد داشته باشید از عبارات مبهم خودداری کنید و خاص باشید.

❌ مثال ضعیف: من می‌خواهم مهارت‌های مدیریت زمان خود را بهبود بخشم.

این یک مثال بد است چرا که بیش از حد مبهم است، یعنی فقط یک هدف کلی را تعریف می‌کند، اما دلیل پشت آن یا چگونگی دستیابی به آن را بیان نمی‌کند.

✅ مثال خوب: من می‌خواهم مهارت‌های مدیریت زمان خود را برای افزایش بهره‌وری در کار، غلبه بر اهمال کاری و انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر با ایجاد عادت ردیابی زمان، بهبود بخشم.

در این مثال یک هدف دقیقاً تعریف شده همراه با دلایل پشت آن و یک برنامه مشخص برای چگونگی دستیابی به آن داریم.

• راهکارهای غلبه بر اهمال کاری

چگونه روش برنامه‌ ریزی سریع (RPM) را پیاده‌سازی کنیم؟

اکنون زمان آن است که هدف خود را در مسیر درست هدایت کنید. برای درک بهتر روش RPM، به مثال ذکر شده در مورد بهبود مهارت‌های مدیریت زمان و گسترش آن اشاره می‌کنیم.

۵ مرحله وجود دارد که به شما کمک می‌کند یک برنامه RPM موفق برای دستیابی به نتیجه نهایی خود ایجاد کنید:

1. افکار خود را ثبت کنید.
2. یک طرح RPM ایجاد کنید.
3. اقدام کنید و زمانبندی انجام دهید.
4. هویت خود را شکل دهید.
5. پیشرفت خود را بررسی کنید.

مرحله ۱: افکار خود را ثبت کنید.

هنگامی که به هدف خود فکر می‌کنید، مهم است که از طوفان فکری استفاده کنید تا برای تعیین دقیق آنچه می‌خواهید به دست آورید، ایده پیدا کنید. قلم و کاغذ همیشه جواب می‌دهد! سعی کنید فهرستی از چیزهایی که می‌خواهید به دست آورید تهیه کنید و ایده‌هایی را که ارزشمندتر از همه می‌دانید، ثبت کنید.

وقتی موارد زیادی در لیست شما وجود دارد، آنها را به گروه‌هایی مانند سلامتی، شغل، روابط یا هر دسته‌بندی دیگری تقسیم کنید، تا افکارتان مرتب شود.

بازگشت به مثال قبلی، ایده این است:

بهبود مهارت‌های مدیریت زمان.

مرحله ۲: یک طرح RPM ایجاد کنید.

برای ایجاد یک طرح قابل دستیابی برای هدف (یا اهداف) خاص خود، باید به سؤالات زیر پاسخ دهید (با این ترتیب خاص):

نتیجه (R) – نتیجه‌ای را که دنبال می‌کنید، مشخص و با جزئیات در نظر بگیرید.

• من می‌خواهم به چه چیزی برسم؟ می‌خواهم مهارت‌های مدیریت زمان خود را بهبود ببخشم.

هدف (P) – هر زمان که کاری را انجام می‌دهید، باید دلیلی برای انجام آن وجود داشته باشد. وقتی دلیل را شناسایی کنید، شانس موفقیت بسیار بیشتری دارید.

• چرا من این نتیجه را می‌خواهم؟ زیرا می‌خواهم بهره وری خود را در کار افزایش دهم، اهمال کاری را شکست دهم و کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهم.

برنامه عملیاتی بزرگ (M) – اکنون که می‌دانید به چه چیزی می‌خواهید برسید و دلیل آن را دارید، وقت آن است که برنامه عملیاتی بزرگ خود را تعیین کنید.

برای رسیدن به نتایج دلخواهم چه باید بکنم؟

• کتاب‌های مربوط به بهبود بهره‌وری را مطالعه کنم.
• to-do list و یا برنامه‌ریز داشته باشم.
• از انجام چند کار به طور همزمان خودداری کنم.
• زمانم را با استفاده از یک برنامه ردیابی زمان ردیابی کنم.
• یاد بگیرم چگونه کارها را اولویت‌بندی کنم.
• زمانبندی بنویسم و به آن پایبند باشم.
• عوامل حواس‌پرتی را شناسایی کنم.

در ابتدا، ترک عادت‌های بد، تغییر روتین‌ها و طرز فکرتان می‌تواند سخت باشد.

با این حال، وقتی هدفی در ذهن دارید، در این مورد، افزایش بهره‌وری در کار، غلبه بر اهمال کاری و انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر، افزایش تمرکز روی آنچه واقعاً مهم است و تحمل هر کار سختی در راه رسیدن به هدف آسان‌تر می‌شود.

بلوک برنامه ریزی RPM برای هدف شما (در این مورد، برای تقویت مهارت‌های مدیریت زمان شما) باید به شکل زیر باشد:

مرحله سوم: اقدام کنید و زمانبندی انجام دهید.

اکنون که می‌دانید به چه چیزی می‌خواهید برسید، چرا آن را می‌خواهید و برنامه‌ای برای چگونگی انجام آن دارید، وقت آن است که آستین‌ها را بالا بزنید و دست به عمل بزنید! وقتی چندین کار در یک روز دارید، عاقلانه است که وظایف خود را اولویت‌بندی کنید. علاوه بر این، زمان خاصی را در تقویم خود به کارها اختصاص دهید تا مطمئن شوید که هیچ موردی را از لیست کارهای خود حذف نمی‌کنید.

از فناوری استفاده کنید و زمانبندی خود را با نرم افزار بهتایم سازماندهی کنید.

این تصویر زمان‌بندی در بهتایم است. بینش روشنی از وظایف روزانه، هفتگی یا ماهانه شما در اختیارتان قرار می‌دهد. می‌توانید از آن برای زندگی کاری و شخصی خود استفاده کنید زیرا به شما امکان می‌دهد:

• پروژه‌ها / وظایف را حذف و اضافه کنید،
• وظایف را به آسانی مدیریت کنید،
• زمان شروع و پایان اختصاص دهید،
• به آسانی اولویت‌بندی کنید،
• زمانبندی خود را با دیگران به اشتراک بگذارید و ….

علاوه بر این، شروع به ردیابی منظم زمان خود کنید و آن را به یک عادت تبدیل کنید. تصویر ردیابی زمان در بهتایم:

می‌توانید هنگام کار، تایمر را روشن و خاموش کنید، یا ساعت‌ها را به‌صورت دستی وارد کنید. هر کدام برای شما بهتر جواب می‌دهد.

مرحله چهارم: هویت خود را شکل دهید.

به نظر من این مرحله انگیزه‌بخش‌ترین و هیجان‌انگیزترین مرحله است. کاری که باید در اینجا انجام دهید این است که برای هر نتیجه خاصی که دنبال آن هستید یک اصطلاح ایجاد کنید. این کار توجه شما را از تمام کارهای ترسناکی که باید انجام دهید و فداکاری‌هایی که برای رسیدن به نتیجه باید انجام دهید، منحرف می‌کند.

بازگشت به مثال مدیریت زمان، کار بر روی مدیریت زمان چیزی نیست که یک شبه اتفاق بیفتد. بلکه مستلزم تداوم و اراده‌ای آهنین برای شکستن عادت‌های قدیمی و شکل دادن به روتین‌های جدید است. برای شروع، خود را یک آدم اهمال کار تصور نکنید. در عوض هویت خود را به گونه‌ای شکل دهید که به شما انگیزه دهد و به شما کمک کند در مسیر رسیدن به هدف نهایی خود بمانید. مثلاً به چیزی قدرت‌بخش فکر کنید، مثلاً ارباب زمان. وقتی خود را ارباب زمان می‌پندارید، همه ترس‌ها و موانعی را که بین شما و موفقیت شما قرار دارد، فراموش می‌کنید.

هویت تازه شکل گرفته شما احساس شما را نسبت به خودتان تغییر می‌دهد، انگیزه شما را حفظ می‌کند و مهمتر از همه تمرکز شما را روی نتیجه نهایی حفظ می‌کند.

مرحله پنجم: پیشرفت خود را بررسی کنید.

فراموش نکنید که دستاوردهای خود را جشن بگیرید و پیشرفت خود را مرور کنید. شاید بتوانید موفقیت خود را با نگاه کردن به کارهایی که قبلاً انجام می‌دادید و تمام کارهایی که اکنون انجام می‌دهید، اندازه‌گیری کنید. در بهتایم می‌توانید پیشرفت پروژه‌ها و فعالیت‌های خود را با یک نگاه بررسی کنید:

می‌توانید نرم افزار مدیریت پروژه و وظایف بهتایم را در آدرس زیر به رایگان امتحان کنید:

ثبت نام رایگان در بهتایم

مراجع:

• theprocesshacker.com
• clockify.me