ما انسان‌ها یک ساعت زیستی بدن داریم که سطوح انرژیمان را در طول روز شکل می‌دهد:
روند تغییرات روزانه ما، اغلب به عنوان ساعت زیستی بدن شناخته می‌شود.
اگر احساس خستگی ناشی از تغییرات زمانی بین دو مکان را تجربه کرده باشید، پس ساعت زیستی بدن را می‌شناسید.
این ساعت زیستی بدن بر عملکرد شما و کارکنانتان تاثیر مهمی می‌گذارد.
اگر چه مدیران انتظار دارند کارکنان در تمام ساعات روز کاری خود در بهترین شرایطشان باشند، اما همه ما می‌دانیم که حتی اگر خود کارکنان هم این را بخواهند، غیر ممکن است، چرا که ساعت زیستی آن‌ها همیشه با این تمایل سازگار نخواهد بود:
پس از شروع روز کاری، چند ساعت طول می‌کشد تا کارکنان به بالاترین سطح هوشیاری و انرژی خود برسند. مدت کوتاهی پس از ناهار، سطح انرژی شروع به کاهش می‌کند، و حدود ساعت ۳ عصر به کمترین میزان خود می‌رسد. اغلب ناهار را علت این موضوع می‌دانیم، «ناهار خوردم سنگین شدم»، اما در واقع این فقط یک بخش طبیعی از ساعت زیستی بدن ماست. پس از ساعت ۳ بعد از ظهر، هوشیاری دوباره افزایش می‌یابد تا زمانی که به پیک دوم در حدود ساعت ۶ بعد از ظهر برسد. پس از این، هوشیاری برای باقی شب و در ساعات اولیه صبح کاهش می‌یابد تا زمانی که حدود ساعت ۳:۳۰ صبح به پایین‌ترین سطح خود می‌رسد. پس از این ساعت، هوشیاری برای باقی صبح افزایش می‌یابد تا این‌که کمی بعد از ظهر، به اولین پیک خود می‌رسد.
تحقیقات زیادی این الگو را تایید می‌کند.
تغییرات فردی هم پیرامون این الگو وجود دارد که در ادامه با آن آشنا می‌شوید.
مدیرانی که می‌خواهند عملکرد کارکنان خود را به حداکثر برسانند، باید هنگام تعیین:
- وظایف،
- تاریخ سر رسید وظایف
- و انتظارات،
ساعت زیستی بدن را در نظر بگیرند.
بنابراین باید این موضوع را بپذیرند که کارکنان مختلف در اوقات مشابهی از روز، بهره‌وری متفاوتی دارند. کارکنان هم هنگام برنامه‌ریزی روز خود باید ساعت زیستی بدن خود را در نظر بگیرند.
مهم‌ترین وظایف باید زمانی انجام شوند که:
افراد در محدوده ساعات اوج خود (یک ساعت یا بیشتر از ظهر و ۶ بعد از ظهر) قرار داشته باشند.
وظایف با اهمیت کمتر باید:
برای زمانی که هوشیاری پایین‌تر است (صبح خیلی زود، حدود ۳:۰۰ عصر و اواخر شب) برنامه‌ریزی شوند.
خوابی کوتاه می‌تواند یک راه خوب برای تنظیم انرژی باشد، و هوشیاری را افزایش دهد:
شواهد نشان می‌دهند که کارایی و بهره‌وری با خوابیدن افزایش می‌یابد.
با این وجود، حتی کارکنان همیشه خواب‌آلود هم نمی‌توانند هر زمان که خواستند و برخلاف ساعت زیستی خود، بخوابند. خوشبختانه یک راه حل ساده وجود دارد: خواب بهترین برنامه برای اوقاتیست که هوشیاری ما پایین است. (هر وقت خوابت اومد، بخواب) بنابراین، مدیران و کارکنان هوشمند، حدود ساعت ۳ عصر، برای خواب برنامه‌ریزی می‌کنند، به این ترتیب در طول نقاط اوج خود، هوشیارتر خواهند بود.
متأسفانه اغلب دچار اشتباه می‌شویم.
بسیاری از کارکنان تمام صبح خود را با نوشتن و پاسخ به ایمیل سر می‌کنند، که وقتشان را تا ناهار می‌گیرد. سپس در حالی از ناهار باز می‌گردند که بیشتر ساعات اوج خود را برای کارهای ساده استفاده کرده و اکنون در حالی که به سمت حداقل هوشیاری حرکت می‌کنند باید کارهای مهمی را که نیاز به پردازش عمیق دارند، شروع کنند.
گاهی مدیران از کارکنان می‌خواهند که وظیفه را در همان روز کاری به پایان برسانند. بنابراین آن‌ها مجبور می‌شوند یک کار مهم را در بازه زمانی که انرژی و هوشیاری بسیار پایینی دارند، انجام دهند. و این در حالیست که با نزدیک شدن به پیک دوم هوشیاری، روز کاری به پایان می‌رسد. افراد سخت کوش، ممکن است یک استراحت برای شام داشته باشند، که اوج زمان هوشیاریشان را اشغال می‌کند، و سپس همزمان که از هوشیاری آن‌ها کاسته می‌شود، تمام مدت غروب و شب را کار کنند. و در بدترین حالت، کارمند تمام شب را با چشمانی نیمه باز و در حالی که سعی در بیدار ماندن دارد، حتی ساعت ۳:۳۰ صبح بر روی یک فعالیت مهم کار می‌کند.
همه این نمونه‌ها نشان‌دهنده عدم سازگاری است.
همانطور که در بالا گفته شد، تفاوت‌های فردی در ساعت زیستی وجود دارد. این الگوی معمولی که شرح داده شد تقریبا همه افراد را توصیف می‌کند. با این حال، ساعت زیستی بدن برخی از مردم متفاوت است: افرادی که به عنوان «صبح کار» نامیده می‌شوند، ساعات اوج و حداقل هوشیاریشان زودتر از متوسط مردم است، و افراد «شب کار» برعکس.
این تفاوت در ساعت زیستی بدن هم چالش برانگیز است و هم می‌تواند مفید باشد.
بزرگترین چالش سازگار کردن فعالیت‌ها با ساعت زیستی افراد است. به عنوان مثال: آدم صبح کار با برنامه‌ای که دیر شروع می‌شود، یا آدم شب کار که یک برنامه زود هنگام دارد، نمونه‌های یک عدم انطباق را نشان می‌دهند. چنین کارکنانی از کاهش هوشیاری و انرژی، رنج می‌برند و حتی اگر واقعا به کار اهمیت بدهند، مدام در حال تلاش برای بیدار ماندن هستند. تحقیقات نشان می‌دهند که این قبیل ناسازگاری‌ها شیوع رفتارهای غیر اخلاقی را افزایش می‌دهند، به این دلیل که این افراد از مقاومت در برابر وسوسه‌ها بی‌بهره‌اند.
حال تشکیل یک تیم را در نظر بگیرید.
پیدا کردن یک زمان مناسب برای یک تیم متشکل از افراد صبح کار و شب کار به منظور بهره‌وری مطلوب ممکن است دشوار باشد. با این حال، این موضوع می‌تواند فرصت هم تلقی شود: در سازمان‌ها اگر مدیران بتوانند کارکنان با ساعات اوج مختلف را در شیفت‌های مختلفی به کار گیرند، کارهای سازمان توسط کارکنانی انجام می‌شود که در ساعات اوج خود قرار دارند و یا نزدیک آن هستند.
این موضوع نیازمند شناخت هر یک از کارکنان و استفاده از این اطلاعات در هنگام تنظیم برنامه کاری است.
زمان انعطاف‌پذیر، فرصتی برای کارکنان فراهم می‌کند تا برنامه‌های کاری خود را با ساعت زیستیشان هماهنگ سازند.
با این حال، مدیران اغلب این فرصت را از دست می‌دهند. تحقیقات نشان می‌دهد، مدیران بر این باورند کارکنانی که دیرتر کار را شروع می‌کنند و یا به پایان می‌رسانند عملکرد پایین‌تری دارند، حتی اگر رفتار و عملکردشان دقیقا همانند افرادی باشد که زمانبندی زود هنگام دارند. اگر مدیران می‌خواهند برنامه‌ها را بهینه سازند تا مهم‌ترین فعالیت‌ها را با چرخه‌های طبیعی انرژی طبیعی کارکنان هماهنگ سازند، باید تعصب را کنار بگذارند، مدیرانی که این کار را انجام می‌دهند، به جای خواب‌آلودهایی که تلاش می‌کنند تا بیدار بمانند، کارکنان پر انرژی دارند. مهم‌ترین وظایف، باید توسط کارکنانی انجام شوند که در بهترین حالت خود هستند.
با دانلود این فایل اکسل سطح انرژی خود را بررسی کنید.
پس از شناسایی زمان‌های اوجتان از آن‌ها به خوبی بهره ببرید.
• طوری برنامه‌ریزی کنید که از زمان‌های اوج انرژیتان برای وظایفی که به تلاش و توجه بیشتری نیاز دارند، استفاده کنید.
• کارهای روتین را برای زمان‌هایی که انرژی کمتری دارید، بگذارید.
• راهی پیدا کنید تا بازه‌های پر انرژی خود را طولانی کنید.
• تلاش کنید که وقفه‌ها را به حداقل برسانید و یا به طور کامل حذفشان کنید.
• هرزمان که توانستید، تنفسی کوتاه داشته باشید و تمرینات آرامش‌دهنده انجام دهید.
همانطور که بدن شما به استراحت و تنفس منظم نیاز دارد، ذهن هم به تنفس نیاز دارد تا استراحت کند و تازه شود. پس سعی کنید در میز کارتان ناهار نخورید. اگر به خودتان استراحت و تنفس کوتاه و منظم بدهید، متمرکزتر و خلاق‌تر خواهید بود و توانایی رو‌به‌رو شدن با موقعیت‌های استرس‌زا را خواهید داشت.
• سطح انرژی خود را با رژیم غذایی مناسب و آمادگی جسمانی خوب افزایش دهید.
• کارها را خیلی زود انجام دهید تا مانع از استرس ناشی از روبه رو شدن با سایرکارها شوید.
• برنامه روزانه خود را طوری بریزید که از زمان باز بودن مغازه‌ها و آژانس‌ها به درستی استفاده کنید، و با کارگران، مدیران، و همکاران در ارتباط باشید، تا بتوانید از آن‌ها اطلاعات و مشورت بگیرید و مشکلات را حل کنید.
بهتایم
پس از شناخت ساعت زیستی بدن خود و کارکنانتان نوبت به برنامه‌ریزی فعالیت‌ها می‌رسد. شاید کنترل و ردیابی فعالیت کارکنانی که شب کار هستند به نظر دشوار برسد اما با استفاده از بهتایم به آسانی می‌توانید فعالیت افراد مختلف را در هر ساعتی از شبانه‌روز ردیابی کنید. چرا که بهتایم یک برنامه تحت وب و ابری است. با بهتایم کارکنان می‌توانند تایم‌شیت خود را از طریق رایانه، تبلت یا گوشی هوشمند وارد کنند. بهتایم همیشه در دسترس است، ۲۴ ساعت در روز، ۷ روز در هفته. چیزی برای نصب وجود ندارد. یک اتصال اینترنتی ساده همه چیزی است که برای استفاده از بهتایم لازم است.
از آخرین مقاله‌های بهتایم در کانال تلگرام بهتایم مطلع شوید.
مطالب مرتبط:
- شادی کارکنان – چگونه شادی را به محل کار بیاوریم؟
- انگیزه کارکنان – چگونه بدون پول در کارکنان انگیزه ایجاد کنیم؟
- راهکارهای مدیریت تعادل بین کار و زندگی
- فشار کاری-برنامه کاربردی برای مقابله با آن
- رقابت سالم چیست؟ شما تنها رقیب خود هستید!
- فرسودگی شغلی و راهکارهای مبارزه با آن
- همدلی سازمانی چیست؟ نقش همدلی سازمانی در مدیریت و رهبری
- کارمندان شاد و راضی، مشتریان راضی و وفادار را به ارمغان می‌آورند!
- نکات ساده‌ای که برای موفقیت در زندگی نمی‌دانستید.