هر آنچه باید درباره مدیریت پروژه چابک بدانید.
- مدیریت پروژه چابک چیست؟
- چگونه کار می‌کند؟
- آیا می‌تواند به تیم شما کمک کند تا کارها را سریعتر انجام دهند؟
ده‌ها روش مدیریت پروژه برای انتخاب وجود دارد. (با انواع روش‌های مدیریت پروژه آشنا شوید.) با شروع تحقیق و مطالعه در مورد اینکه کدام روش برای شما مناسب است، یک کلمه خاص را بارها و بارها می‌شنوید:
چابک (agile)
- آیا واقعاً همه مزایای بدست آمده از مدیریت پروژه چابک حقیقت دارند؟
- چابک بودن به چه معناست؟
- و چگونه می‌توان مطمئن شد که برای تیم شما مناسب است؟
پیش از مطالعه مقاله می‌توانید برای آشنایی با چابک ویدئوی زیر را تماشا کنید:
مدیریت پروژه چابک چیست؟
مدیریت پروژه چابک یک رویکرد تکرار شونده برای مدیریت پروژه است که بر تجزیه پروژه‌های بزرگ به وظایف قابل کنترلی که در تکرارهای کوتاه در طول چرخه عمر پروژه تکمیل می‌شوند، متمرکز است. چابک بجای اینکه سعی کند کل نرم‌افزار را یکباره تحویل دهد، از ابتدای پروژه و به تدریج نرم‌افزار را می‌سازد. درخواست‌ها، برنامه‌ها و نتایج به طور مداوم مورد ارزیابی قرار می‌گیرند، تا تیم‌ها برای تغییرات سریع آمادگی داشته باشند.
پروژه‌های چابک مجموعه‌ای از وظایف هستند که به جای اینکه از قبل برنامه‌ریزی شده باشند، متناسب با شرایط اقتباس می‌شوند، مانند یک آشپز که هنگام پخت غذا آن را مزه می‌کند، و مواد لازم را در حین کار اضافه می‌کند. چابک متفاوت از سایر روش‌های مدیریت پروژه است که معمولاً فرض می‌کنند موارد تأثیرگذار بر پروژه قابل پیش‌بینی هستند، بنابراین این رویکرد بر سازگاری با شرایط متغیر، ارتباطات کافی و مداوم بین اعضای تیم پروژه و بین آنها و مشتری تأکید دارد.
تیم‌هایی که از روش Agile استفاده می‌کنند می‌توانند سریعتر کار را به اتمام برسانند، با تغییر نیازهای پروژه سازگار شوند و گردش کار خود را بهینه کنند.
تاریخچه مختصری از مدیریت پروژه چابک
بیشتر روش‌های مدیریت پروژه چابک فعلی ریشه در توسعه نرم افزار دارد. در دهه ۱۹۹۰ تیم‌های نرم افزاری دریافتند که روش‌های سنتی مانند آبشار برای آنها کافی نیست و عدم انعطاف‌پذیری و سازگاری این روش‌ها پاسخ دادن به تغییرات را هنگام کار دشوار می‌کند. در این روش‌ها زمانی که برنامه پروژه مشخص می‌شود، دیگر جایی برای تغییرات ناگهانی نیست و انحرافات از برنامه می‌تواند هزینه‌بر باشد.
برخلاف صنایع که فرآیندها در آنها ثابت است، تغییر جز اساسی از پروژه‌های نرم افزاری است. شاید نیازهای ذینفعان تغییر کند، یا شاید آزمایش‌ها نشان دهد محصولی که به کاربر نهایی می‌رسد آنطور که باید برای او کار نمی‌کند. بنابراین تیم‌های نرم افزاری به جای گیر کردن در برنامه مدیریت پروژه‌ای که در ابتدای کار ترسیم کردند، با به کارگیری روش‌های مدیریت پروژه چابک توانستند این تغییرات را برای ساخت بهترین محصول ممکن در نظر بگیرند. برای انجام این کار، آنها به چرخه‌های توسعه کوتاهتر (به نام اسپرینت)، یک روند تکرار شونده، و بازخورد و آزمایش مداوم نیاز داشتند.
در سال ۲۰۰۱، گروهی از توسعه دهندگان نرم افزار گرد هم آمدند تا در مورد اصول اصلی چابک بحث کنند. آنها بیانیه توسعه نرم افزار چابک را ارائه دادند. مجموعه‌ای از ارزش‌ها و اصولی که می‌تواند برای تیم‌هایی که می‌خواهند چابک باشند، راهنمای خوبی باشد.
فهرست مطالب
تعریف مدیریت پروژه چابک
شاید چابک بر توسعه نرم افزار متمرکز به نظر برسد، اما ارزش‌های اصلی چابک و اصول مدیریت پروژه چابک می‌تواند برای انواع مختلفی از تیم‌ها، از تیم‌های تولیدی گرفته تا تیم‌های بازاریابی مفید باشد.
مدیریت پروژه چابک یک رویکرد مدیریت پروژه مشارکتی و تکرار شونده است که دربرگیرنده آزمایش مداوم و پاسخ‌دهی به تغییرات است.
مدیریت پروژه چابک بر مبنای ۴ ارزش اصلی است:
- افراد و تعاملات بیش از فرایندها و ابزارها ازرشمندند،
- کار بر روی نرم افزار بیش از مستندسازی ارزشمند است،
- همکاری مشتری بیش از مذاکره در مورد قرارداد ارزشمند است،
- پاسخ به تغییر بیش از پیروی از یک برنامه ارزشمند است.
آنچه از ارزش‌های اصلی مشخص می شود این است که رویکردهای چابک، بیش از هر چیز مشارکتی و مبتنی بر افراد هستند.
این موضوع نه تنها در مورد فرایندهای کاری (پیشرفت از طریق “افراد و تعاملات” و “همکاری با مشتری”)، بلکه در مورد محصولات نهایی هم وجود دارد. یعنی هدف از چابک ایجاد محصولی کاربردی است که بیشترین ارزش را برای کاربر نهایی فراهم می‌کند.
۱۲ اصل مدیریت پروژه چابک
طبق بیانیه چابک، ۱۲ اصل اساسی برای مدیریت پروژه چابک وجود دارد:
- اولویت اول رضایت مشتری از طریق تحویل زودهنگام و تدریجی محصول است.
- چابک از تغییر در نیازها حتی در اواخر توسعه محصول هم استقبال می‌کند.
- در چابک نرم افزار به صورت تدریجی و ترجیحا در بازه‌های زمانی کوتاهتر تحویل داده می‌شود.
- در طول پروژه ذینفعان و اعضای تیم باید به طور روزمره با هم همکاری کنند.
- پروژه‌های چابک با همکاری افراد با انگیزه ساخته می‌شوند. به آنها محیط و پشتیبانی مورد نیازشان داده شده و برای انجام کار به آنها اعتماد می‌شود.
- در چابک کارآمدترین و موثرترین روش انتقال اطلاعات به تیم، مکالمه رو در رو است.
- محصول نهایی، معیار اصلی پیشرفت در پروژه و موفقیت است.
- توسعه پایدار از طریق تکیه بر فرآیندهای چابک اتفاق می‌افتد.
- توجه مداوم به برتری فنی و طراحی خوب، چابکی را افزایش می‌دهد.
- سادگی در چابک اصل بسیار مهمی است.
- بهترین طرح‌ها، نیازها و طراحی‌ها از تیم‌هایی که خود سازماندهی دارند، سرچشمه می‌گیرند.
- در فواصل منظم، اعضای تیم در مورد راهکارهای بیشتر موثر بودن تأمل می‌کنند، سپس رفتار خود را متناسب با آموخته‌هایشان تنظیم می‌کنند.
روش‌های چابک شما را به تحویل تدریجی اما مداوم محصول ترغیب می‌کنند، چرا که وجود یک محصول حتی ناقص برای مشتری بهتر از نبودن آن است.
مولفه‌های اصلی مدیریت پروژه چابک
داستان‌های کاربر (User stories)
به زبان ساده، داستان کاربر توصیف غیر رسمی از ویژگی‌های یک سیستم نرم افزاری است. این توصیف کوتاه و ساده از دیدگاه کاربر نوشته شده و بر بیان آنچه مشتری می‌خواهد و دلیل آن متمرکز است. داستان‌های کاربر شامل اطلاعات کافی هستند تا تیم بتواند برآورد معقولی از تلاش مورد نیاز برای انجام درخواست ارائه دهد.
اسپرینت‌ها (Sprints)
Sprint یک تکرار کوتاه است که تکمیل آن معمولاً بین یک تا سه هفته طول می‌کشد. اسپرینت جایی است که تیم‌ها روی وظایف تعیین شده در جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت کار می‌کنند. اسپرینت‌ها به طور مداوم تکرار می‌شوند تا محصول نهایی آماده شود. پس از پایان اسپرینت باید محصول را مرور کنید تا ببینید چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی کار نمی‌کند، تغیرات لازم را اعمال کنید و سپس اسپرینت دیگری را برای بهبود محصول یا خدمات شروع کنید.
جلسات ایستاده (Standup meeting)
جلسات روزانه استندآپ (زیر ۱۰ دقیقه)، یک روش عالی برای اطمینان از این موضوع است که همه در مسیر درست قرار داشته و آگاهی لازم را دارند. این جلسات ایستاده هستند چرا که این موضوع به کوتاه بودن جلسات و رسیدگی به موارد مهم کمک می‌کند.
تخته چابک (Agile Board)
یک تخته چابک به تیم کمک می‌کند تا پیشرفت پروژه را پیگیری کند. این تخته می‌تواند یک تخته سفید با یادداشت‌های چسبناک روی آن، یا برد کانبان در یک نرم افزار مدیریت پروژه باشد.
درباره تسک بورد نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم بیشتر بخوانید.
نیازمندیهای محصول (Backlog)
لیستی رتبه‌بندی شده از تمام مواردی است که باید در محصول گنجانده شوند. در طول برنامه‌ریزی اسپرینت، نیازهای موجود در بکلاگ برای تکمیل شدن به اسپرینت منتقل می‌شوند. مدیریت بکلاگ یا نیازمندیهای محصول برای مدیران پروژه در یک محیط چابک نقش حیاتی دارد.
مزایای مدیریت پروژه چابک چیست؟
اصول مدیریت پروژه چابک به همه تیم‌ها این امکان را داده است که با انعطاف‌پذیری بیشتری کار کنند و همچنین آنها را قادر می‌سازد تا با نیازهای متغییر پروژه خود سازگار شوند و تحویل سریعتری داشته باشند.
برخی از مزایای گزارش شده مدیریت پروژه چابک:
سازگاری بیشتر (و ریسک کمتر)
یکی از بزرگترین مزایای روش‌های چابک توانایی مدیریت اولویت‌های تغییر یافته است. با رویکرد تکراری چابک و تأکید بر بازخورد مداوم، می‌توانید داده‌های مورد نیاز خود را در طول فرآیند توسعه و نه پس از آن دریافت کنید، و به تیم اجازه دهید تا بر اساس شرایط واقعی و نه فقط شرایط پیش بینی شده، انتخاب‌های تأثیرگذارتری داشته باشند.
با مشخص شدن چرخه‌های اسپرینت کوتاه، دید واضح‌تر از پروژه و گزارش‌های منظم از بروزرسانی‌ها، تیم‌ها می‌توانند پیش‌بینی خود از پروژه را بهبود ببخشند و ریسک را کاهش دهند.
رضایت بیشتر مشتری
همکاری با مشتری یکی از ۴ ارزش اصلی مدیریت پروژه چابک است. یکی از مهمترین مزایای این ارزش این است که همکاری بیشتر با مشتری، رضایت بیشتر او را به ارمغان می‌آورد.
متدولوژی‌های مدیریت پروژه چابک مشتری را بیشتر از سایر روش‌ها در جریان امور قرار می‌دهند و شما را تشویق می‌کنند که با آنها و همچنین سایر ذینفعان همکاری نزدیکی داشته باشید. به این ترتیب اطمینان حاصل می‌کنید که محصول نهایی راهی برای حل مشکل آنهاست.
از آنجا که پروژه‌های چابک در هر اسپرینت آزمایش و بازبینی منظم دارند، بازخورد ذینفعان در زمان واقعی دریافت شده و تغییرات لازم اعمال می‌شود.
تیم‌های شادتر
تیم‌های چابک استقلال بیشتری دارند. یعنی آنها در پیشنهاد ایده‌های جدید، نوآوری و حل مسئله که در روش‌های سنتی مدیریت پروژه وجود ندارد، آزادی بیشتری دارند، برای اتمام کار به آنها اعتماد می‌شود و همچنین آنها تشویق می‌شوند که خود را به عنوان عضو موثری از تیم ببینند که می‌توانند تفاوت ملموسی در نتیجه پروژه داشته باشند.
علاوه بر این، تأکید بر همکاری و ارتباطات می‌تواند به پرورش تیم‌های شفاف، کارآمد، خلاق و شادتر کمک کند.
چگونه چابک شویم.
خروجی‌های با کیفیت بالاتر، مشتریان و کاربران با رضایت بیشتر و تیمی با روحیه بالاتر، خیلی بهتر از واقعیت به نظر می‌رسند. و نکته اینجاست که مدیریت پروژه چابک جادویی نیست که تمام مشکلات مدیریت پروژه شما را حل کند. برای اینکه روش‌های چابک موثر باشند، شما به پشتیبانی و افراد واقعاً استثنایی در تیم خود نیاز دارید.
اگر به چابک شدن فکر می‌کنید، در ادامه چند راهکار بخوانید:
از افراد مناسب استفاده کنید.
متدولوژی‌های مدیریت پروژه چابک به استخدام افراد مناسب و توانمندسازی آنها در راستای انجام بهترین تلاششان تکیه می‌کند. این موضوع حتی در ارزش‌های اصلی چابک هم بیان شده است:
افراد و تعاملات بیش از فرایندها و ابزارها ازرشمندند.
این بدان معناست که در ابتدا باید بر روی جذب و استخدام افراد مناسب تمرکز کنید. افراد مناسب را پیدا کنید و آنها را در استفاده از استعدادشان برای حل مشکلات آزاد بگذارید.
درباره توانمندسازی کارکنان بخوانید.
طبق تحقیقات صورت گرفته، سه مانع اصلی در استفاده از شیوه‌های مدیریت پروژه چابک وجود دارد که همه ریشه در مسائل فرهنگ سازمانی دارد:
- فرهنگ سازمانی در تضاد با ارزش‌های چابک است.
- مقاومت عمومی سازمان در برابر تغییر.
- پشتیبانی و حمایت مالی ناکافی از سمت مدیریت.
برای اینکه چابک کار کنید، باید از همه از جمله رهبری توافق و تعهد بگیرید.
از چابک بیشتر بدانید.
اگر متعهد به مدیریت پروژه چابک هستید، بر روی یادگیری و حتی دریافت گواهینامه مدیریت پروژه چابک سرمایه‌گذاری کنید تا درباره ارزش‌ها و اصول چابک بیشتر بدانید.
از ابزارهای مناسب مدیریت پروژه استفاده کنید.
به دنبال ابزار مدیریت پروژه انعطاف‌پذیر باشید که از روش کار شما پشتیبانی کند. بهتایم همه آنچه که برای شفافیت، انعطاف‌پذیری و همکاری در تیم خود لازم دارید، در اختیارتان قرار می‌دهد.
مزایای نرم افزار بهتایم برای مدیریت پروژه را بخوانید.
ثبت نام رایگان در مدیریت پروژه بهتایم
نتیجه‌گیری
مدیریت پروژه چابک یک رویکرد تکرار شونده برای مدیریت پروژه است که بر تجزیه پروژه‌های بزرگ به وظایف قابل کنترلی که در تکرارهای کوتاه در طول چرخه عمر پروژه تکمیل می‌شوند، متمرکز است. چابک بجای اینکه سعی کند کل نرم‌افزار را یکباره تحویل دهد، از ابتدای پروژه و به تدریج نرم‌افزار را می‌سازد. درخواست‌ها، برنامه‌ها و نتایج به طور مداوم مورد ارزیابی قرار می‌گیرند، تا تیم‌ها برای تغییرات سریع آمادگی داشته باشند.
تیم‌هایی که از روش Agile استفاده می‌کنند می‌توانند سریعتر کار را به اتمام برسانند، با تغییر نیازهای پروژه سازگار شوند و گردش کار خود را بهینه کنند.
تجربه حضور در یک تیم چابک را دارید و احساس می‌کنید در این مقاله چیزی از قلم افتاده است؟ آن را با ما در میان بگذارید.