مدیریت احساس ناخوشایند ناشی از پیام‌های بی پاسخ
مقاله مرتبط:
چگونه احساس ناخوشایند ناشی از پیام‌های بی پاسخ را مدیریت کنیم.
همه ما تجربه ایمیل یا پیام‌های بی‌پاسخ را داشته‌ایم. در این موقعیت معمولا با چنین احساسی روبرو می‌شویم:
چه اشتباهی مرتکب شده‌ام؟
در ادامه ۳ نکته برای مقابله با حس ناخوشایند ناشی از پیام‌های بی پاسخ آورده شده است:
۱) فکر نکنید با شما مشکل شخصی دارند.
معمولا توضیحی منطقی برای این سکوت وجود دارد. شاید کارفرما هنوز برای این سمت بودجه دریافت نکرده است یا همکارتان هیچ اطلاعات جدیدی برای به اشتراک گذاشتن با شما ندارد. فرض نکنید که کار اشتباهی انجام داده‌اید، اما درک کنید که ممکن است فرد اولویت‌های دیگری داشته باشد.
۲) مرتبا با ارسال پیام‌های پیگیری، مزاحمت ایجاد نکنید.
در دنیای پر مشغله امروز، گاهی اوقات همه کاری که افراد می‌توانند انجام دهند، پاسخگویی به مسائل حیاتی و اولویت‌های اصلی است. اگر کار شما جز این موارد نیست، با ایمیل یا تماس‌های مکرر برای پیگیری مزاحمت ایجاد نکنید.
۳) احساسات خود را مدیریت کنید.
پس از پیگیری، فرض کنید که دیگر جوابی نخواهید شنید. در این صورت اگر دوباره جوابی بشنوید، سورپرایز خواهید شد. اگر نه، انرژی خود را صرف ناراحتی و استرس برای آن نکرده‌اید.
این نکته مدیریتی از «هنگامی که تماس‌های شما بی‌پاسخ می‌مانند، چه باید بکنید؟» نوشته peter Bregman اقتباس شده است.
چند ماه پیش، الکس که یک مشاور بازاریابی است با سم که رئیس بازاریابی در یک شرکت داروسازی بود، ملاقات کرد تا احتمال انجام یک پروژه برندسازی را بررسی کند. آن‌ها جلسه عالی داشتند. یا حداقل الکس اینطور فکر می‌کرد.
اما یک ماه بعد، پس از آن که ایمیل‌ها و پیام‌های صوتی که الکس برای سم ارسال می‌کرد بی‌پاسخ ماند، الکس نظرش را عوض کرد. او با خود فکر کرد که در مصاحبه اشتباهی مرتکب شده است و بنابراین موقعیت کاری را از دست داده است.
این وضعیت فقط برای الکس پیش نیامده است. حداقل هفته‌ای یک بار داستان‌هایی از این دست می‌شنوم:
یک نفر پاسخ فرد دیگر را نمی‌دهد و آن فرد هم سکوت او و پیام‌های بی پاسخ را به منفی‌ترین شکل تعبیر می‌کند.
با سم که اتفاقاً آشنای من بود تماس گرفتم و از او درباره جلسه‌ای که با الکس داشت، سوال کردم.
او به من گفت:
جلسه خیلی خوب پیش رفت، من الکس را دوست دارم. شخص مناسبی برای پروژه است.
پس چرا ایمیل‌ها و پیام‌های او را پاسخ نداد؟
سم به من گفت:
چون هنوز توافق مالی برای این پروژه را دریافت نکردیم با الکس تماس نگرفتم. به محض این که دریافت کنم، تماس می‌گیرم.
این یک توضیح کاملاً منطقی است. سم چیز جدیدی برای به اشتراک گذاشتن با الکس ندارد، هنوز نمی‌تواند کار را به الکس بسپرد، بنابراین چرا اصلاً پاسخش را بدهد؟
همه ما خیلی مشغول هستیم پس تا مجبور نباشیم تماس نمی‌گیریم و ایمیل نمی‌زنیم.
اما این باعث می شود الکس در موقعیت ناخوشایندِ بی‌خبری قرار بگیرد. آیا او باید ایمیل پیگیری ارسال کند، و به سم اطلاع دهد که هنوز به پروژه علاقه‌مند است و منتظر پاسخ اوست؟
برای پاسخ به این پرسش من به برادرم آنتونی که تهیه‌کننده فیلم است و روزانه بیش از ۴۰۰ ایمیل دریافت می‌کند، ایمیل زدم تا از او بپرسم که درباره این موضوع چه فکر می‌کند.
او گفت:
اگر جای سم بودم و یک سری ایمیل از الکس با مضمون نگرانی برای سکوت، دریافت می‌کردم، فقط اذیت میشدم. من می‌دانم که چگونه شغل خود را اداره کنم، و اگر به کسی پاسخ ندهم، دائما مزاحم شدن به آن‌ها کمک نمی‌کند. باید منتظر بمانند تا من آماده پاسخگویی باشم، نمی‌توانم نیازهای آن‌ها را به نیازهای خودم برتری دهم.
من به او پاسخ دادم:
آیا این بی احترامی نیست؟ آیا سم نباید یک ایمیل سریع ۳۰ ثانیه‌ای به او بزند و بگوید که بودجه لازم را دریافت نکرده و به محض این‌که اطلاعات بیشتری دریافت کند، با او تماس می‌گیرد؟
پاسخ آنتونی:
اگر سم روزانه ۴۰۰ ایمیل برای پاسخ دادن داشته باشد و ۲۰۰ مورد از آن‌ها ایمیل‌های حیاتی هستند که او در اولویت قرارشان می‌دهد و پاسخشان را می‌دهد، پس این وظیفه سم نیست که ۲۰۰ ایمیل ۳۰ ثانیه‌ای دیگر هم برای افرادی بنویسد که نیازی به نوشتن برای آن‌ها نمی‌بیند. الکس فقط باید صبر کند.
این واقعیت زندگی ما در این روزها است:
- همه ما خیلی بیشتر از آنچه بتوانیم پاسخ دهیم، ایمیل دریافت می‌کنیم.
- بنابراین اولویت‌بندی می‌کنیم.
- ابتدا با موارد حیاتی مقابله می‌کنیم و سپس بعد از آنکه زمان کمی پیدا کردیم، شاید در راه یا در یک تعطیلات آخر هفته، با موارد با فوریت کمتر برخورد می‌کنیم.
باید اعتراف کنم که بارها در موقعیت الکس بوده‌ام و به اشتباه چندین پیام به شخصی که پاسخم را نمی‌داد ارسال کردم. اما همانطور که در مورد ایمیل آنتونی فکر می‌کردم متوجه شدم هیچ یک از آن پیگیری‌ها نتیجه نداده‌اند.
اگر می‌خواستند کار را به من بسپارند، بدون این‌که اصرار کنم این کار را می‌‌کردند و ارسال ایمیل‌های مکرر تنها باعث می‌شود محتاج به نظر برسم.
بنابراین در این شرایط که الکس از قبل رابطه کاری با سم ندارد، الکس باید چه کند؟
دو راه برای مدیریت پیام‌های بی پاسخ وجود دارد:
۱، اولویت ایمیل پیگیری را از طریق تبدیل کردن آن به یک ایمیل حیاتی بالا ببرید.
به عنوان مثال:
اگر الكس به سم اطلاع دهد كه يك پروژه رقابتی وجود دارد كه الكس قصد دارد هفته بعد آن را بپذیرد، سم مجبور می‌شود فوراً پاسخ او را بدهد یا این‌که ریسک از دست دادن الكس را بپذیرد.
من پیشنهاد می‌کنم اگر چنین موقعیتی صحت دارد، این حرف را بزنید، اگر این‌گونه نیست، قمار خطرناکی می‌کنید.
۲، متوجه باشید که این ایمیل حداقل برای فردی که منتظر پاسخ او هستید حیاتی نیست.
بپذیرید که آن‌ها به موقع پاسخ شما را خواهند داد یا شاید اصلاً پاسخ ندهند.
سپس این بسیار مهم است که احساسات خود را مدیریت کنید.
اما چطور؟
پیگیری را یک بار، بعد از جلسه انجام دهید و لحظه‌ای که آن را پیگیری می‌کنید، فرض کنید که آن‌ها علاقه‌ای به ادامه موضوع ندارند و پاسخ منفی داده‌اند. موضوع را تمام شده بدانید و پیگیری را از لیست خارج کنید.
در آینده اگر با شما تماس برقرار کردند یا ایمیل ارسال کردند، سورپرایز خواهید شد و می‌توانید در مورد نحوه ادامه بحث صحبت کنید. اگر تماسی نگرفتند، شما کارهای دیگر خود را متوقف نکرده‌اید، و یا انرژی خود را صرف استرس داشتن برای این موضوع نکرده‌اید.
همیشه می‌توانید سایر اطلاعات غیر مرتبط با موضوع باز مثل: مقالات، به‌روزرسانی‌ها،یا مراجع را ارسال کنید، زیرا ممکن است مورد علاقه فرد قرار بگیرد و روابط را عمیق‌تر کند. اما مسئله باز را دنبال نکنید.