کاهش زمان جلسات طولانی
مقاله مرتبط:
فهرست مطالب:
- برای کاهش زمان جلسات طولانی چه کاری باید انجام دهید؟
- ۱) با رئیس خود درباره کاهش زمان جلسات طولانی صحبت کنید.
- ۲) برای کاهش زمان جلسات طولانی به رئیس خود ایده ارائه دهید.
- ۳) مودب باشید و اجترام او را نگه دارید.
- ۴) نتایج کاهش زمان جلسات طولانی را پیگیری کنید.
رفتار با رئیسی که عاشق جلسات طولانی است.
رئیس شما عاشق جلسات طولانی است. با این حال او تنها کسی است که به این موضوع علاقه دارد.
چرا که:
این گردهمایی‌ها سازنده نیستند و زمانی را که باید صرف کارهای واقعی شود، به هدر می‌دهند.
به طوری که برای انجام کارهای مهم‌تر:
- برخی از شما صبح‌ها زودتر می‌آیید
- یا تا دیر وقت در شرکت می‌مانید
- و یا آخر هفته‌ها هم کار می‌کنید.
- تعدادی از همکاران شما حتی به دنبال شغل جدید هستند.
آیا کاری هست که بتوانید برای کاهش زمان جلسات طولانی انجام دهید؟
بله، اما باید با دقت قدم بردارید. برخی از مدیران از جلسات طولانی استفاده می‌کنند تا احساس کنند بر همه‌ی امور کنترل دارند.
بنابراین:
- انتقادات و پیشنهادات خود را در قالب کلمات مثبت به رئیستان ارائه دهید.
- به او بگویید راه‌هایی را می‌بینید که استفاده از آن‌ها موجب صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
- پیشنهاد کنید قبل از جلسه موضوعات مورد نظرش را به اطلاع همه برساند تا بقیه نیز بتوانند قبل از جلسه افکار خود را نظم دهند.
- وقتی این اتفاق بیفتد، ایده‌ها جریان پیدا می‌کنند و کارهای بیشتری انجام می‌شود. همچنین زمان با ارزشی برای مدیر شما ذخیره می‌شود.
- اگر پیشنهادات شما باعث می‌شود رئیستان احساس کند که به نگرانی‌های او توجه می‌کنید، ممکن است زمان جلسات را کمتر کند و به همه اجازه دهد سر کار خود برگردند.
این نکته مدیریتی از «جلسات خیلی زیاد» نوشته John Baldoni در hbr.org اقتباس شده است.
موقعیت زیر را در نظر بگیرید:
پاپ آپ مسنجر روی صفحه نمایش شما چشمک می‌زند.
موضوع: بروزرسانی پیشرفت پروژه، جلسه در اتاق کنفرانس.
به سرعت لیوان چای و دفترچه یادداشت خود را برمی‌دارید و همراه سایر همکاران به اتاق جلسات می‌روید. هنگامی که پروژکتور پاورپوینت در حال روشن شدن است، می‌شنوید که همکارانتان زیر لب درباره جلسات و تعداد زیاد آن‌ها شاکی هستند و با هم صحبت می‌کنند.
زمان به کندی پیش می‌رود و از فکر کارهای تلنبار شده روی میز خود کلافه‌اید. بالاخره بعد از مدت زمانی که برایتان به اندازه یک سال طول کشیده است، جلسه تمام می‌شود و رئیستان می‌گوید به زودی درباره این موضوع، جلسه دیگری خواهیم داشت.
وقتی پشت میز خود برمی‌گردید پیامی از همکار عصبانی خود دریافت می‌کنید که نوشته:
واقعا متوجه نمی‌شم. لازمه برای هر موضوعی یک پیش چلسه، یک جلسه و لابد یک پس جلسه تشکیل بشه؟ من برای این که کارهای واقعی خودمو انجام بدم صبح خیلی زود میام اینجا.
همانطور که با همکارتان همدردی می‌کنید، به یاد تمام آخر هفته‌هایی می‌افتید که مجبور شدید برای تکمیل کردن کارها در شرکت بمانید. به فکر فرو می‌روید و به دنبال یک راه حل می‌گردید.
اما برای کاهش زمان جلسات طولانی چه کاری باید انجام دهید؟
۱) با رئیس خود درباره کاهش زمان جلسات طولانی صحبت کنید.
- با او در ارتباط با مواردی که فرصت‌های تجاری به دلیل جلسات طولانی از دست رفته‌اند، صحبت کنید.
این کار را به گونه‌ای انجام دهید که او را سرزنش نکنید.
به دنبال مواردی باشید که:
درخواست مشتری به موقع پاسخ داده نشده تنها به این دلیل که کارمندان در محل کار خود حاضر نبوده و یا به دنبال جلسه (یا قبل از آن) تمرکز خود را از دست دادهاند.
- پیشنهاد کنید یک محل خاص برای جلسات اختصاص داده شود.
تلفن‌های همراه، لپ‌تاپ و هرگونه حواس‌پرتی دیگر باید از این اتاق حذف شوند تا جلسات متمرکزتر برگزار شوند.
۲) برای کاهش زمان جلسات طولانی به رئیس خود ایده ارائه دهید.
- از تشکیل جلساتی که برای تصدیق تصمیمی است که قبلاً مورد توافق قرار گرفته است خودداری کنید.
اگر در مورد به اشتراک‌گذاری اطلاعات است، این کار را با استفاده از ایمیل انجام دهید.
- زمان‌های مشخصی را برای جلسات برنامه‌ریزی کنید و همیشه به موقع شروع کنید.
با شروع به موقع تعیین می‌کنید، هر بار که کسی دیر می‌آید و جزئیات را از دست می‌دهد، وظیفه خودش است که بعد از جلسه، اطلاعات از دست رفته را به دست آورد. علاوه بر این، مدت زمان برنامه‌ریزی شده برای جلسه می‌تواند با استفاده از یک تایمر حفظ شود.
- اگر از دستور کار جلسه استفاده نمی‌کنید، دستور کار و لیست اهداف را پیشنهاد دهید.
این باعث می‌شود برگزارکنندگان جلسات در مورد دلیل تشکیل جلسه فکر کنند. و بررسی کنند که آیا واقعاً به جلسه احتیاج هست.
- اجازه ندهید که شرکت‌کنندگان در جلسه بنشینند.
به این ترتیب هیچکس بیش از حد احساس راحتی نمی‌کند و همین امر باعث می‌شود تا شرکت‌کنندگان بخواهند هرچه زودتر جلسه را پیش ببرند و شروع به کار کنند.
۳) مودب باشید و اجترام او را نگه دارید.
- در ابتدا توضیح دهید در حالی که از این فرصت جمع شدن با همکاران در محل کار و همفکری قدردانی می‌کنید، نگران طولانی شدن این جلسات هستید.
تمام تلاش خود را بکنید که او را بخاطر این موضوع مقصر جلوه ندهید.
بطور خلاصه توضیح دهید که چگونه این موضوع بر عملکرد شما و برخی از همکارانی که با آن‌ها صحبت کرده‌اید، تأثیر می‌گذارد.
- به او بگویید به این دلیل به جلساتِ کوتاه‌تر تمایل دارید که بتوانید زمان بیشتری را به انجام وظایفتان اختصاص دهید.
۴) نتایج کاهش زمان جلسات طولانی را پیگیری کنید.
- برای این‌که به رئیس خود کمک کنید که ببیند جلسات کوتاه‌تر باعث بالا بردن بهره‌وری و خلاقیت می‌شود، ردیابی نتایج را پیشنهاد دهید.
- از ابزارهای نظرسنجی و نمودارها برای تهیه این اطلاعات استفاده کنید.