یادگیری بهتایم
یادگیری گام به گام نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم
اگر تا اینجا آمدید، پس حتما می‌دانید بهتایم نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین است که امکانات مختلفی برای مدیریت و کنترل پروژه و همینطور مدیریت وظایف دارد، اما برای یادآوری در ادامه به برخی از امکانات بهتایم اشاره می‌کنیم:
مدیریت پروژه‌ها، مدیریت وظایف، برنامه‌ریزی روزانه، تایم‌شیت یا گزارش کار، گفتگوی آنلاین، تسک بورد بهتایم، پیوست مستندات، گانت چارت، گزارش‌های مختلف، داشبورد مدیریتی، تحلیلگر، تقویم فارسی، لینک شدن با گوگل درایو و گوگل کلندر و…
در این پست قسمت‌های پرکاربرد بهتایم را توضیح داده و لینک ورود به راهنمای اختصاصی هر قسمت را هم قرار می‌دهیم. در هر مرحله که به مشکل برخوردید، می‌توانید با ما در ارتباط باشید:
۰۹۰۲۸۰۱۰۶۹۵ (تلگرام- واتس اپ- تماس)
۰۸۶۳۳۱۲۱۵۳۰
اگر هنوز در بهتایم ثبت نام نکرده‌اید؛ در لینک زیر ثبت نام کنید و مراحل را ما با پیش ببرید:
۱) اگر گروهی کار می‌کنید، اعضای تیم را به بهتایم دعوت کنید.
از منو به قسمت مدیریت و مدیریت کاربران مراجعه کنید و برای تعریف فرد جدید بر روی دکمه + کلیک کنید. با تعیین پسورد، کار به پایان می‌رسد. می‌توانید نام کاربری و پسورد را در اختیار فرد جدید قرار دهید تا به بهتایم وارد شود.
به خاطر داشته باشید دسترسی افراد به قسمت‌های مختلف بهتایم توسط مدیر سیستم و در قسمت ویرایش مجوزها تعیین می‌شود.
در این منو حتما برای افرادتان مدیر تعیین کنید تا گزارش کارهایشان برای او ارسال شود.
۲) اگر پروژه دارید، آنها را به بهتایم وارد کنید.
برای تعریف پروژه‌ها از منو به قسمت پروژه‌ها مراجعه کنید. برای تعریف پروژه جدید بر روی دکمه + کلیک کنید و اطلاعات پروژه را وارد کنید. نگران نباشید اگر پروژه‌های سازمان شما از یک جنس هستند بعدها می‌توانید پروژه‌های جدید را با کپی کردن پروژه‌های قبلی ایجاد کنید. قسمت قرارداد و مشتری می‌توانند خالی باشند البته اگر چنین دسته‌بندی در سازمانتان هست چه بهتر که در تعاریف پایه سیستم و یا از طریق همین فرم آنها را تعریف کنید. برای پروژه مدیر داشته باشید تا همه چیز را تحت کنترل داشته باشد. تیم پروژه را در تب بعدی به پروژه دعوت کنید و به آنها دسترسی‌های مناسب بدهید. اگر به فیلد دیگری در تعریف پروژه نیاز دارید بر روی دکمه چرخ دنده در بالای جدول پروژه‌ها کلیک کنید و فیلد جدید بسازید.
3) فعالیت‌های پروژه را تعریف کنید.
در مرحله بعدی فعالیت‌های لازم برای انجام پروژه را وارد کنید. برای این کار بر روی نام پروژه‌ای که تعریف کردید، کلیک کنید. در صفحه جدید برای تعریف فعالیت‌های پروژه بر روی دکمه + کلیک کنید. عنوان فعالیت را وارد کنید. تیم فعالیت را از بین اعضای تیم پروژه انتخاب کنید. اختصاص کار به افراد بدون تعیین زمانبندی بی‌فایده است. در تب بعدی زمان تخمینی انجام کار را وارد کنید. به خاطر داشته باشید که این زمان، وزن فعالیت در پروژه است. تاریخ شروع و سررسید آن را هم وارد کنید.
بهتایم تخصیص فعالیت جدید را به تیم فعالیت اطلاع می‌دهد. (هشدار سیستم، ایمیل و یا پیامک) با تعیین وزن فعالیت‌ها گزارش پیشرفت فعالیت و پروژه را آماده می‌کند. فعالیت جدید را در تقویم کاری فرد نمایش می‌دهد و نزدیک شدن به سررسید فعالیت را به طرق مختلف مثل ارسال ایمیل، پیامک و یا هشدار درون سیستمی به تیم فعالیت اطلاع می‌دهد.
۴) با تعریف فعالیت‌های پروژه، بهتایم گانت چارت پروژه را برای شما آماده می‌کند.
در بالای جدول فعالیت‌ها آیکن گانت چارت را مشاهده می‌کنید. بعد از وارد کردن فعالیت‌های پروژه روی آن کلیک کنید تا گانتی را که بهتایم برای پروژه آماده کرده است، مشاهده کنید. این گانت تعاملی است و به کمک حرکت موس خود می‌توانید تاریخ شروع و پایان یا بازه انجام فعالیت‌ها را تغییر دهید و به طور کلی در یک نما وضعیت فعالیت‌ها را مشاهده کرده و آنها را مدیریت کنید.
۵) فعالیت‌های سازمان را در بهتایم تعریف کنید.
فعالیت‌های سازمان را در منوی فعالیت‌ها هم می‌توانید تعریف کنید و با امکانات مختلف بهتایم آنها را مدیریت کنید. توجه داشته باشید که فیلد تعیین پروژه برای فعالیت اختیاری است و شما می‌توانید فعالیت بدون پروژه داشته باشید.
برای دسته‌بندی فعالیت‌های شما دو امکان گروه فعالیت و برچسب را در نظر گرفتیم. برخی از مشتریان ما از این امکان برای جداسازی فعالیت‌های دپارتمان‌های مختلف سازمان خود استفاده میکنند.
دیدگاه خود درباره فعالیت‌های مختلف را در قسمت دیدگاه به گوش اعضای تیم برسانید.
اگر لازم است مستنداتی را به فعالیت پیوست کنید.
۶) افرادتان فعالیت‌هایشان را در جدول فعالیت‌های من مشاهده میکنند.
در جدول فعالیت‌های من، اگر افراد دسترسی لازم را داشته باشند می‌توانند فعالیت‌ها را ویرایش کنند. در غیر این صورت در جدول فعالیت‌های من جزئیات فعالیت‌هایشان را مشاهده میکنند. می‌توانند در چت روم اختصاصی فعالیت درباره آن گفتگو کنند. به فعالیت فایل پیوست کنند و به طور کلی آن را مدیریت کنند.
توجه داشته باشید تمام فرم‌های بهتایم قابلیت خروجی اکسل دارند، می‌توانید به ترتیب دلخواه آنها را بچینید، ستون‌های مورد نظر خود را اضافه یا کم کنید و بر اساس اطلاعات مختلف فیلترشان کنید.
۷) فعالیت‌ها را با تسک بورد بهتایم مدیریت کنید.
اعضای تیمتان فعالیت‌هایشان را در بورد فعالیت‌ها مشاهده و مدیریت میکنند. فعالیت‌ها در این بورد در سه حالت منتظر انجام، در حال انجام و انجام شده قرار دارند. کار کردن با تسک بورد بهتایم آسان است، اعضا می‌توانند با موس ستون فعالیت‌ها را تغییر دهند و آنها را اولویت‌بندی کنند. می‌توانند بر اساس معیارهای مختلف به فعالیت‌ها رنگ اختصاص دهند و آنها را مرتب کنند. جزئیات فعالیت‌ها برای برنامه‌ریزی بهتر در تسک بورد نمایش داده می‌شود. امکان دسترسی به چت روم فعالیت هم وجود دارد. پیوست فایل به فعالیت از این قسمت هم انجام می‌شود و مهمتر اینکه افرادتان می‌توانند از همین بورد برنامه‌ریزی کرده و گزارش کار خود را وارد کنند.
اگر مدیر باشید، می‌توانید تسک بورد افرادتان را هم مشاهده کنید.
۸) از تقویم فارسی بهتایم برای برنامه‌ریزی بهتر استفاده کنید.
تقویم فارسی بهتایم جزئیات کاملی را از فعالیت‌های شما، وضعیت آنها و بار کاریتان نمایش می‌دهد تا بهترین برنامه‌ریزی را داشته باشید. روز شروع و پایان فعالیت، جزئیات و وضعیت برنامه‌ریزی آن به شما نشان داده می‌شود. می‌توانید تقویم کاری افراد زیرمجموعه خود را هم مشاهده کنید.
۹) با بهتایم آسانتر برنامه‌ریزی کنید.
بهتایم فعالیت‌هایی که به شما اختصاص پیدا کرده و از تاریخ شروعشان گذشته را به طور خودکار در صفحه برنامه‌ریزی برای شما لیست می‌کند تا از فراموشی آنها جلوگیری شود. البته می‌توانید فعالیت‌های دیگری را هم به کمک فیلد افزودن فعالیتی که در بالای جدول است به برنامه روزتان اضافه کنید. بعد از این فعالیت‌ها را بر حسب اولیت بچینید. توضیحات لازم را به برنامه اضافه کنید. تصمیم بگیرید در چه بازه زمانی قصد دارید بر روی فعالیت کار کنید و آن را در بهتایم وارد کنید. مشاهده جزئیات فعالیت، رفتن به چت روم و افرودن دیدگاه در برنامه‌ریزی هم امکان‌پذیر است. توجه داشته باشید که برنامه کاربران توسط مدیرشان چک می‌شود. به عنوان مدیر سیستم می‌توانید تعیین کنید افراد تا چه ساعتی از روز اجازه برنامه‌ریزی داشته باشند.
تصور کنید یک روز کاری شلوغ در حال شروع شدن است و شما سررشته امور را گم کرده‌اید، بهتایم را باز می‌کنید و در منوی برنامه‌ریزی مشاهده می‌کنید که امروز از ساعت ۱۰ تا ۱۱ با مشتری مهمی جلسه دارید. حضور در این جلسه را مدیون این هستید که هفته گذشته آن را در بهتایم وارد کرده بودید.
۱۰) با بهتایم به آسانی تایم‌شیت (گزارش کار) بزنید.
گزارش کار خود را وارد کنید و از مزایای معجزه ردیابی کارها بهره‌مند شوید. شعار ما در بهتایم این است که برای مدیریت هر کاری ابتدا باید آن را اندازه‌گیری کنید. پس زمان سپری شده بر روی وظایف خود را به بهتایم وارد کنید و با استفاده از گزارش‌هایی که برای شما آماده می‌شود، زمان و فعالیت‌های خود را به بهترین شکل مدیریت کنید. توجه کنید که وارد کردن زمان کارها در بهتایم کار سختی نیست، می‌توانید آن را به تایمر بهتایم بسپارید و خودتان تنها به انجام آنها فکر کنید.
با وارد شدن به صفحه تایم شیت، فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده برای شما نشان داده می‌شوند، می‌توانید فعالیت‌های بدون برنامه را به کمک فیلد افزودن فعالیت به گزارش کار اضافه کنید. فعالیت‌ها را اولویت‌بندی کنید و در پایان زمان انجام آنها را وارد کنید. توجه کنید که می‌توانید از تایمر استفاده کنید. با شروع فعالیت تایمر را روشن کنید و بهتایم را ببندید و به سراغ انجام کار بروید، زمانی که کار تمام شد، به بهتایم برگردید و تایمر را خاموش کنید. بهتایم بازه انجام کار و زمان واقعی صرف شده بر روی آن را برای شما ثبت می‌کند. توضیحات لازم را به تایم‌شیت اضافه کنید و اگر لازم است مستنداتی را به تایم شیتتان پیوست کنید.
اگر به مشکلی برخورد کردید یا ایده‌ای به ذهنتان رسید از تایم‌شیت به چت روم بروید و آن را مطرح کنید. توجه داشته باشید که تایم‌شیت شما به طور خودکار برای مدیرتان ارسال خواهد شد.
پر کردن این گزارش کار از هر نقطه‌ای (چه در داخل مجموعه و چه خارج از آن) که باشید امکان‌پذیر است و به دست مدیر شما می‌رسد. تصور کنید که به کمک این ابزار هماهنگی و همکاری در دورکاری چقدر آسان می‌شود.
۱۱) از قسمت بررسی برنامه و تایم‌شیت از هر مکانی بر کار مجموعه خود نظارت کنید.
در این قسمت مدیر مستقیم فرد برنامه و تایم‌شیت او را بررسی می‌کند و اگر لازم است تایم‌شیت او را رد می‌کند و یا برای اعمال اصلاحات مورد نظرش برای کاربر ارسال می‌کند. بازگردانده شدن تایم‌شیت به اطلاع کاربر می‌رسد.
۱۲) از گزارش‌های بهتایم برای مدیریت بهتر استفاده کنید.
از گزارش‌های متنوع بهتایم برای مدیریت هرچه بهتر مجموعه خود استفاده کنید. پیشرفت کارها را بررسی کنید، ببینید بر روی هر پروژه و فعالیت چقدر زمان صرف شده و زمان افرادتان در سازمان چگونه گذشته است. به طور کلی ارزیابی از زمان حال سازمانتان به دست بیاورید و برای آینده بهتر برنامه‌ریزی کنید.
از جمله گزارش‌های محبوب بهتایم، گزارش پیشرفت فعالیت‌ها و پروژه‌هاست که وضعیت آنها را برای برنامه‌ریزی بهتر به مدیریت نشان می‌دهد.
اگر نیاز به ارزیابی عملکرد افرادتان دارید، به سراغ گزارش فعالیت‌های کاربر بروید:
با انتخاب نام کاربر:
- فعالیت‌های او،
- وضعیت انجام آنها،
- تعداد روزهای باقی‌مانده تا سررسید و یا گذشته از آن،
- و زمان واقعی را که صرف آنها کرده است، مشاهده می‌کنید.
گزارش فعالیت‌های سررسید شده را مشاهده کنید:
ببینید سررسید کدام فعالیت‌ها گذشته، در چه وضعیتی قرار دارند و به چه افرادی سپرده شده بودند. این گزارش راهی است برای پیدا کردن گره‌هایی که موجب تاخیر در پروژه‌ها می‌شوند.
با مشاهده کاربرانی که کارهایشان با تاخیر مواجه شده، می‌توانید موضوع را بررسی کنید، اینکه این تاخیر به دلیل بار کاری زیاد بوده و یا قصور از جانب کاربرتان بوده است. به هرحال اولین مرحله در حل هر مشکلی شناسایی آن مشکل و مسببان آن است.
در روزهای دورکاری از گزارش ورود و خروج کاربر استفاده کنید:
ببینید افرادتان:
چه ساعاتی وارد بهتایم شده‌اند،
چه ساعاتی از آن خارج شده‌اند،
و اینکه از چه IP وارد سیستم شده‌اند.
در گزارش تایم شیت‌ها به تفکیک کاربران:
به تفکیک افرادتان، زمان صرف شده در سازمان را بررسی کنید. با کلیک بر روی نام فرد ببینید در بازه زمانی انتخابی:
بر روی چه فعالیت‌هایی کار کرده است،
این فعالیت‌ها مربوط به چه پروژه‌هایی بوده‌اند،
و چقدر بر روی هر یک زمان صرف کرده است.
به کمک گزارش تایم‌شیت‌ها به تفکیک پروژه‌ها:
ببینید در بازه زمانی مورد نظرتان بر روی هر پروژه چقدر زمان صرف شده است. اگر یکبار بر روی نام پروژه کلیک کنید جزئیات بیشتری دریافت می‌کنید.
ریز تایم شیت‌های افرادتان را در گزارش ریز تایم شیت مشاهده کنید.
مثلا گزارش را بر روی یک کاربر و یک روز خاص فیلتر کنید تا ببینید که در آن روز بر روی چه فعالیت‌هایی کار کرده و چقدر زمان صرف آنها کرده است.
در گزارش تایم‌شیت‌ها به تفکیک قرارداد،
بررسی کنید بر روی هر طرح یا قرارداد به تفکیک چقدر زمان صرف شده است.
۱۳) داشبورد مدیریتی بهتایم
عملکرد سازمان خود را در قالب یک داشبورد تشکیل شده از نمودارهای جذاب مشاهده کنید. نمودارهای داشبورد را به دلخواه خود انتخاب کرده و بچینید.
۱۴) تحلیلگر بهتایم: گزارش‌ساز و نمودارساز
اگر گزارش و نموداری در نظر دارید که در بهتایم نیست، با چند کلیک ساده آن را بسازید.