مدیریت تغییر در سطح پروژه یک فرآیند حیاتی است که اجرای موفقیت‌آمیز تغییرات در یک پروژه را تضمین می‌کند و در واقع مدیریت تغییر در منابع، فرآیند و افراد درگیر در یک پروژه است. این فرآیند شامل شناسایی، تحلیل و مدیریت ریسک‌های بالقوه مرتبط با تغییرات در محدوده پروژه، زمان‌بندی، بودجه و منابع است. مدیریتِ تغییر ِموثر، نیازمند یک رویکرد ساختاریافته است که شامل ارتباطات شفاف، مشارکت ذینفعان، ارزیابی ریسک و استراتژی‌های کاهش ریسک باشد.
یک مثال ساده از مدیریت تغییر در مدیریت پروژه این است که یک تیم ۱۲ ماه فرصت داشته تا یک پروژه را به پایان برساند، اما یک ماه بعد، زمان پروژه به ۸ ماه کاهش یافته است. بنابراین تیم باید تغییر را مدیریت کند و مطمئن شود که پروژه در بازه زمانی جدید و با کیفیت مورد انتظار انجام می‌شود.
مدیریت تغییر مناسب کمک می‌کند:
- با تغییرات جدید به طور فعال سازگار شوید.
- گردش کار را برای تطابق با زمان‌بندی جدید، بهینه کنید.
- هزینه تحمیل شده به دلیل توسعه‌های جدید پروژه را کنترل کنید.
- ریسک‌های ناشی از الزامات پروژه جدید را کاهش دهید.
فهرست مطالب
تفاوت بین مدیریت تغییر و مدیریت پروژه چیست؟
هدف مدیریت پروژه تکمیل یا دستیابی به نتیجه نهایی پروژه است. مدیریت تغییر باید به جای تمرکز بر یک هدف نهایی، راه‌حل‌ها و اصلاحاتی را برای تغییراتی که افراد دیگر را تحت تأثیر قرار می‌دهند، پیدا کند. تفاوت‌های ظریف و جزئی زیادی بین مدیریت پروژه و مدیریت تغییر وجود دارد که نمی‌توان همه آنها را فهرست کرد، اما مهمترین آنها در ادامه ذکر شده است.
مدیریت پروژه:
- نیازهای ذینفعان را شناسایی می‌کند.
- وظایف، نقاط عطف، جدول زمانی و محصول نهایی در آن تعریف شده است.
- متمرکز بر افراد است.
- با هدف دستیابی به اهداف خاصی انجام می‌شود.
مدیریت تغییر:
- نیاز به تغییر را شناسایی و تایید می‌کند.
- وظایف، نقاط عطف و جدول زمانی در آن تعریف نشده است.
- متمرکز بر سیستم است.
- هدف آن مدیریت تغییرات سازمانی است.
انواع مدیریت تغییر در مدیریت پروژه
مدیریت تغییر در پروژه می‌تواند انواع مختلفی داشته باشد:
۱. پیش‌بینی کننده – Anticipatory
همانطور که از نام آن پیداست، این نوع مدیریت تغییر با پیش‌بینی یک تغییر انجام می‌شود. این بدان معنی است که شما به کمک یک برنامه عملیاتی برای مقابله با تغییراتی که در آینده به وجود می‌آیند، آماده هستید.
هنگامی که مدیر پروژه احتمال یا حتی اجتناب‌ناپذیر بودن چنین رخدادی را تأیید کرد، می‌تواند برنامه‌هایی را برای زمان وقوع آن تنظیم کند. به عنوان مثال، برنامه مدیریت تغییر برای زمانی که یک کارمند استعفا می‌دهد.
۲. واکنشی – Reactive
رویکرد واکنشی به این معنی است که تغییر پیش‌بینی نشده بوده و باید به سرعت مدیریت شود. این نوع تغییر زمانی اتفاق می‌افتد که هیچکس رویداد را پیش‌بینی نکرده و زمان کمی برای برنامه‌ریزی وجود داشته باشد، بنابراین مدیران باید سریع فکر کنند تا راه حل جدیدی پیدا کنند. مدیریت تغییر واکنشی یک رویکرد ایده‌آل نیست، اما اغلب ضروری است.
۳. تدریجی – Incremental
گاهی اوقات، تغییرات مورد نیاز خیلی فوری نیستند، یعنی شرکت باید این تغییرات را در یک دوره زمانی و گام به گام اجرا کند. به عنوان مثال نصب نرم افزارهای جدید برای کارایی بهتر در سازمان. در حالی که بعید است که این تغییرات کل پروژه را از مسیر خارج کند، باید به درستی مدیریت شوند.
۴. استراتژیک – Strategic
این نوع تغییرات بسیار تأثیرگذار هستند و می‌توانند بر کل پروژه یا شرکت تأثیر بگذارند. یک نمونه تغییر استراتژیک می‌تواند اضافه کردن فناوری جدید باشد که به مستندات جدید، آموزش، گردش کار و شاید حتی اعضای جدید نیاز دارد. این سطح از تغییر قابل توجه است و باید به درستی مدیریت شود تا همه در مسیر تغییرات قرار گیرند.
اعمال مدیریت تغییر در مدیریت پروژه
۱) یک متدولوژی ساختاریافته اعمال کنید.
در ده سال گذشته مدیریت تغییر توسعه یافته و پیشرفت چشمگیری داشته است. استفاده از یک رویکرد سیستماتیک در این زمینه، شما را قادر می‌سازد متمرکز بمانید و از نادیده گرفتن عوامل مهم جلوگیری کنید.
- نحوه اجرای مدیریت تغییر را برای پروژه بیان کنید.
- وظایف متعددی را که باید تکمیل شوند، تعریف کنید.
- تعیین کنید که کدام وظایف باید با اولویت بالا انجام شوند.
- وابستگی بین وظایف را برای یک گردش کار شفاف تنظیم کنید.
۲) رویکرد خود را سفارشی‌سازی کنید.
یک مدیریت تغییر یکسان برای همه وجود ندارد. استراتژی مدیریت تغییر و برنامه‌های مربوط به تغییر تدریجی که بر ۵۰ کارمند تأثیر می‌گذارد، بسیار متفاوت از برنامه‌های بنیادینی است که بر ۵۰۰۰ کارمند تأثیر می‌گذارند. در حالی که می‌توان از یک فرآیند مدیریت تغییر مشابه استفاده کرد، نتایج باید متناسب با خود تغییر و تأثیر آن بر افراد تنظیم شوند.
۳) یک منبع به مدیریت تغییر اختصاص دهید یا برای آن پیدا کنید.
اگر کسی برای مدیریت تغییر منصوب نشود، به احتمال زیاد این کار انجام نخواهد شد. تحقیقات یک همبستگی مستقیم را بین داشتن یک منبع اختصاصی و اثربخشی مدیریت تغییر، نشان می‌دهند. یک منبع اختصاصی تمرکز ایجاد می‌کند. منبع می‌تواند فردی در تیم یا شخصی باشد که از تیم حمایت می‌کند، اما باید شخصی وجود داشته باشد که روی مدیریت تغییر تمرکز کند.
۴) با تیم پروژه همکاری کنید.
مدیریت تغییر را نمی‌توان در سطح پروژه بدون مشارکت تیم پروژه اعمال کرد. رابطه بین تیم پروژه و منابع مدیریت تغییر را به وضوح بیان کنید. نقش‌ها و مسئولیت‌ها را مشخص کنید. مشارکتی با یک هدف منحصر به فرد ایجاد کنید: ارائه نتایج مورد نظر پروژه.
چرا باید مدیریت تغییر در مدیریت پروژه را اعمال کنیم؟
مدیریت تغییر در پروژه مهم است زیرا مدیریت پروژه سرعت بالایی دارد و همه چیز می‌تواند به سرعت تغییر کند. این بدان معناست که مدیران پروژه باید بتوانند با این تغییرات سازگار شوند. وجود یک فرآیند مدیریت تغییر ساختاریافته حیاتی است تا اعضای تیم بدانند که چگونه به تغییرات واکنش نشان دهند و در مسیر رسیدن به اهداف پروژه باقی بمانند.
۱. همسویی چشم‌انداز در رهبران
گاهی اوقات، رهبران پروژه و سازمان متقاعد نمی‌شوند که نیاز به ایجاد تغییرات وجود دارد. آنها فکر می‌کنند که تغییر هر جنبه‌ای از برنامه اجرای پروژه، توزیع منابع موجود را مختل می‌کند و بودجه را فراتر از حد از پیش تعیین شده خواهد برد. در اینجا، باید نیاز به مدیریت تغییر و چگونگی تأثیر آن بر نتیجه پروژه توضیح داده شود. اگر دلایل واقعی باشد، آنها موظفند با تغییر موافقت کنند.
۲. مقابله با مقاومت کارکنان
هنگام کار بر روی پروژه‌ها، اعضای تیم مایلند در برابر تغییر در جریان کار و فرآیندهای جاری مقاومت کنند. در چنین سناریویی، باید به آنها توضیح دهید که هدف از اجرای تغییر چیست و چه ارزشی برای سازمان ایجاد خواهد کرد. وقتی دلایل شفاف باشد، اعضای تیم می‌توانند خود را با تغییر وفق دهند و استراتژی‌های جدید را اجرا کنند.
۳. ایجاد یک برنامه عملیاتی به خوبی تحلیل شده
هنگامی که تیم برای اجرای تغییر آماده شد، به یک برنامه جامع نیاز دارد که بتواند به آن پایبند باشد. در این مرحله، باید یک چارچوب دقیق در مورد چگونگی انجام کارها در اختیار تیم قرار دهید. چارچوب باید وظایف، اولویت‌های جدید و وابستگی‌های وظایف را مشخص کند.
۴. همه چیز را در مسیر خود نگه می‌دارد.
مدیریت تغییر با واگذاری مسئولیت‌های جدید به تیم به اتمام نمی‌رسد. باید نظارت کنید که اوضاع چگونه پیش می‌رود. آیا تغییرات جدید به نفع شما هستند یا نیاز به بررسی دارند؟ اگر در هر مرحله متوجه شدید که تغییرات منجر به نتایج دلخواه نمی‌شوند، آماده باشید که در مورد تغییرات تجدید نظر کنید و هر جا که لازم است اصلاحات انجام دهید.
۳ فاکتور اصلی مدیریت تغییر در مدیریت پروژه
- محدوده
- بودجه
- کیفیت
برای مدیران پروژه ضروری است که این سه محدودیت را هنگام اجرای کنترل تغییر یکپارچه در نظر بگیرند. این فرآیند نیازمند ارزیابی، رسیدگی و تایید درخواست‌های تغییر است. اجرای به موقع این تغییرات بسیار مهم است زیرا هرگونه تاخیر می‌تواند به طور بالقوه پروژه را از مسیر خارج کند و عواقب جبران ناپذیری داشته باشد. تأیید درخواست‌های تغییر، اهداف پروژه را تغییر می‌دهد و ضروری است که این اهداف جدید را به تیم خود منتقل کنید تا آنها بتوانند راحت‌تر با تغییرات سازگار شوند.
چگونه بهتایم به مدیریت تغییر کمک می‌کند؟
نرم افزار مدیریت پروژه بهتایم امکاناتی ارائه می‌دهد که می‌تواند به مدیریت تغییر کمک کند:
یک داشبورد مدیریتی ارائه می‌دهد.
برای مدیریت موفقیت‌آمیز تغییرات، به سیستمی نیاز دارید که به شما امکان برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و ردیابی تغییرات در زمان واقعی را بدهد. تصور کنید که شما و تیمتان باید مسیر فعالیت‌ها را در میانه راه تغییر دهید و با مشکلاتی روبرو شوید. بهتایم داشبوردی ساده و بصری ارائه می‌دهد که شما را قادر می‌سازد همه چیز را از یک پلتفرم واحد انجام دهید. استفاده از این ابزار آسان است و مدیریت تغییر را آسان می‌کند.
با استفاده از این ابزار، همه اعضای تیم می‌توانند پیشرفت پروژه را زیر نظر داشته باشند و نحوه پیشرفت کار روی تغییرات مورد نظر را اریابی کرده و در صورت مشاهده مانع، فوراً آن را اصلاح کنند.
درباره داشبورد مدیریتی بیشتر بخوانید.
گانت چارت، بورد کانبان و تقویم فارسی در اختیار شما قرار می‌دهد.
نماهای تعاملی بهتایم به وضوح نشان می‌دهد که چگونه فرآیند تغییر در حال پیشرفت است. آیا در مسیر درست است؟ آیا باید اصلاحاتی انجام شود؟ می‌توانید به نمای مورد علاقه خود بروید و به سرعت پیشرفت وظایف محول شده را تحلیل کنید. بنابراین، با نماهای دقیق، از مدیریت تغییر یکپارچه لذت ببرید.
درباره گانت چارت بیشتر بخوانید.
دریافت هشدار را برای اعضای تیم ممکن می‌کند.
در حین اجرای مدیریت تغییر، باید در جریان تغییرات لحظه‌ای باشید. برای این کار، بهتایم هشدارهایی را ارائه می‌دهد که شما را از هرگونه تغییر در پروژه مطلع می‌کند. این کار میکرو مدیریت را حذف می‌کند و به شما کمک می‌کند از همه چیز در پروژه مطلع شوید و در زمان و تلاش صرفه‌جویی کنید.
امکاناتی را برای همکاریِ آسان فراهم می‌کند.
بدون مشارکت صحیح اعضای تیم نمی‌توانید یک برنامه مدیریت تغییر را اجرا کنید. بهتایم بستری را در اختیار شما قرار می‌دهد که برای همکاری اعضای تیم به آن نیاز دارید. ارائه یک منبع حقیقت به همه، همکاری را ساده می‌کند. به این ترتیب، همه می‌توانند پیگیری کنند که چه کاری باید انجام شود و در چه زمانی.
بهتایم همچنین به شما امکان می‌دهد در بخش بازخوردها و در چت روم‌های اختصاصی هر پروژه و یا فعالیت بازخورد ارائه دهید و دریافت کنید. این کار به اجرای به‌موقع تغییرات کمک می‌کند. علاوه بر این، اعضای تیم می‌توانند فایل‌ها را به وظایف پیوست کنند و برای دسترسی آسان‌تر به اطلاعات مربوط به یک کار خاص، آنها را با همه به اشتراک بگذارند.
مضمون مدیریت تغییر در پرینس ۲
هدف از مضمون تغییر شناسایی، ارزیابی و کنترل هرگونه تغییر بالقوه و تایید شده در خط مبنا یا baseline پروژه است. خط مبنا سطح مرجعی که یک موضوع بر اساس آن نظارت و کنترل می‌شود.
پروژه‌ها در محیط سازمانی انجام شده و در طول زمان دچار تغییر می‌شوند. به ندرت پیش می‌آید که پروژه‌ای با ارائه دقیقاً آنچه در زمان شروع پروژه در نظر گرفته شده، بسته شود. اغلب گفته می‌شود که تغییر اجتناب‌ناپذیر است و این قطعاً در مورد پروژه‌های طولانی و پیچیده صدق می‌کند.
این به این معنی است که پروژه‌ها به یک رویکرد سیستماتیک برای شناسایی، ارزیابی و کنترل مسائلی نیاز دارند که ممکن است منجر به تغییر شوند. کنترل مسئله و تغییر یک فعالیت مستمر است که در طول عمر پروژه انجام می‌شود. بدون یک رویه کنترل تغییر موثر و مداوم، پروژه از کنترل خارج می‌شود.
تغییرات در PRINCE2
در PRINCE2، تغییرات به عنوان “مسائل” شناخته می‌شوند. PRINCE2 از اصطلاح “مسئله” برای پوشش هر رویداد مرتبطی که رخ داده، برنامه‌ریزی نشده و نیاز به اقدامات مدیریتی دارد استفاده می‌کند. مسائل ممکن است در هر زمانی در طول پروژه توسط هر کسی که به پروژه یا نتیجه آن علاقه دارد، مطرح شود.
جدول زیر خلاصه‌ای از انواع مختلفی از مسائلی را که باید در طول یک پروژه به آنها رسیدگی شود، ارائه می‌کند.
پس از شناسایی یک مسئله، باید یک فرآیند کنترل شده برای ارزیابی مسئله و تعیین اینکه در پاسخ باید چه اقدامی انجام شود، وجود داشته باشد. پاسخ به یک مسئله ممکن است برخی از ابعاد پروژه مانند زمان، هزینه یا محدوده را تغییر دهد. با این حال، درک این نکته مهم است که پاسخ مناسب به مسئله ممکن است رد کردن آن باشد. لزوماً اینطور نیست که فقط به این دلیل که یک مسئله شناسایی و کشف شده است، کاری باید انجام شود. تنها دو دلیل برای اجرای یک تغییر وجود دارد: معرفی یک مزیت جدید یا محافظت از یک مزیت موجود.
تغییر را فقط می‌توان از نظر تأثیر آن بر یک “وضعیت فعلی” مورد توافق ارزیابی کرد.
رویکرد PRINCE2 به تغییر
برای پیروی از PRINCE2، یک پروژه حداقل باید:
۱)رویکرد کنترل تغییر خود را تعریف کند. این رویکرد باید حداقل شامل موارد زیر باشد:
- چگونگی شناسایی و مدیریت مسائل
- ارزیابی اینکه آیا مسائل شناسایی شده ممکن است تأثیر با اهمیتی بر توجیه تجاری پروژه داشته باشد.
- نقش‌ها و مسئولیت‌ها برای کنترل تغییر
۲) نحوه ایجاد، نگهداری و کنترل خطوط مبنا محصول را تعریف کند.
۳) برای ثبت مسائل شناسایی شده و تصمیمات مربوط به تحلیل، مدیریت و بررسی آنها، نوعی از ثبت مسئله را حفظ کند.
۴) اطمینان حاصل کند که مسائل پروژه در طول چرخه عمر پروژه ثبت، بررسی، مدیریت و بازبینی می‌شوند.
۵) از درس‌ها برای اطلاع از شناسایی و مدیریت موضوع استفاده کند.
ادامه دارد…
مراجع:
- https://www.prosci.com
- https://www.wrike.com
- https://www.proprofsproject.com
- David Hinde, 2017, PRINCE2 Study Guide