مقدمه‌ای بر مدیریت پروژه سازمانی – Enterprise project management (EPM)
پروژه‌ها مانند بلوک‌های سازنده برای موفقیت یک شرکت بوده و برای کمک به اجرای روان و کارآمد آنها، شرکت‌ها به مدیریت پروژه متکی هستند. برای سازمان‌های بزرگی که چندین پروژه را به‌طور همزمان اجرا می‌کنند، مدیریت پروژه را می‌توان تا سطح مدیریت پروژه سازمانی (EPM) افزایش داد. یک مدیر پروژه سازمانی بر پروژه‌های مختلف که به طور همزمان در بخش‌های مختلف اتفاق می‌افتند، نظارت می‌کند تا اطمینان حاصل کند که آنها انتظارات و اهداف شرکت را برآورده می‌کنند.
فهرست مطالب:
مدیریت پروژه سازمانی چیست؟
EPM عمل مدیریت پروژه‌های متعدد در مقیاس شرکت است. این موضوع نیاز به توسعه فرآیندهای استاندارد برای ساده کردن مدیریت پروژه در سراسر شرکت دارد. هدف EPM پیوند دادن اهداف و مقاصد شرکت با پروژه‌های در حال انجام است تا اطمینان حاصل شود که شرکت منابع خود را به مکان‌های مناسب و در زمان مناسب هدایت می‌کند. همچنین به معنای مدیریت عناصر وابسته بین پروژه‌ها و اطمینان از رسیدن پروژه‌ها به‌خط پایان در محدوده زمان و بودجه است.
مزایای دفتر مدیریت پروژه سازمانی EPMO
- ارائه مشاوره به مدیران پروژه
- اطمینان از اینکه پروژه‌ها با اهداف تجاری سطح بالا هماهنگ هستند.
- نظارت بر و هماهنگی با تلاش‌های دفاتر مدیریت پروژه (PMOs)
- حل یا کاهش مشکلات در پروژه‌ها
- بررسی‌های منظم پروژه
- ایجاد دستورالعمل‌ها و بهترین شیوه‌ها برای تیم‌های مدیریت پروژه
- بهبود مدیریت منابع
در اصل، هدف EPM بهبود کیفیت و اثربخشی مدیریت پروژه در مقیاس بزرگ و اطمینان از ارائه ارزش پروژه‌ها به شرکت است.
مدیر پروژه سازمانی چه کاری انجام می‌دهد؟
یک مدیر پروژه سازمانی بر پروژه‌های مختلفی که در بخش‌های مختلف اتفاق می‌افتند، مسلط است. نقش اصلی آنها این است اطمینان حاصل کنند که این پروژه‌ها انتظارات و اهداف سازمانی را برآورده می‌کنند. مهارت‌های کلیدی یک مدیر پروژه سازمانی شامل اولویت‌بندی و برجسته‌کردن اهداف تجاری سازمان و سپس مدیریت و گروه‌بندی پروژه‌ها بر اساس آنهاست.
درباره وظایف مدیر پروژه بخوانید.
در برخی مواقع پروژه‌های خاصی دیگر قابل ادامه دادن نیستند یا بازگشت سرمایه کمتری نسبت به برنامه‌ریزی اولیه ارائه می‌کنند. در چنین مواقعی ضروری است که مدیریت بتواند بگوید کدام پروژه باید برای موفقیت دیگری قربانی شود. زمانی که پروژه‌هایی که عملکرد ضعیفی دارند ممکن است مانع پیشرفت پروژه‌های دیگر شود، این موضوع مهمتر می‌شود.
عناصر مدیریت پروژه سازمانی
براساس PMI، هفت عنصر وجود دارد که EPM را تشکیل می‌دهد.
۱. تحلیل ریسک
این عنصر مربوط به شناسایی و ارزیابی تأثیر کمی و کیفی ریسک‌ها بر یک پروژه است تا بتوان اقدامات مناسبی برای کاهش آنها انجام داد. تحلیل ریسک می‌تواند پیچیده باشد زیرا به تجربه و دانش کامل از مجموعه پروژه و شرکت نیاز دارد. برای اینکه تحلیل ریسک قابل کنترل‌تر باشد، می‌توانید استانداردهای EPM را اعمال کنید:
- داشتن مدیر محصول سازمانی تضمین می‌کند که مدیران پروژه مسئول برنامه‌های کاهش ریسک خود هستند.
- معیاری برای اندازه‌گیری ریسک‌های پیش‌بینی شده و ریسک‌های جاری ایجاد می‌کند.
- استفاده از تکنیک برآورد پروژه که امکان کاهش ریسک را از طریق برنامه‌های اضطراری فراهم می‌کند.
ادغام تحلیل ریسک با فرآیندهای EPM می‌تواند به تیم مدیریت، کنترل بیشتری را در هنگام تصمیم‌گیری در مورد تعیین سطح ریسکی که مایل به پذیرش آن هستند، بدهد.
درباره مدیریت ریسک بیشتر بخوانید.
۲. برآورد (تخمین) ساختار یافته
برآورد پروژه جزء کلیدی مدیریت پروژه است که شامل برآورد هزینه‌ها، منابع یا مدت پروژه می‌شود. EPM استانداردهایی را برای برآورد تعیین می‌کند. به‌عنوان مثال، EPMO چرخه عمر استاندارد را برای تحویل پروژه تعریف می‌کند و نمونه‌هایی از پروژه‌های قبلی را برای مدیران پروژه ارائه می‌دهد.
EPMO همچنین آموزش‌هایی را در مورد استراتژی‌های تخمینی مانند برآورد سه نقطه‌ای و تکنیک دلفی به PMOها ارائه می‌دهد.
۳. بررسی پروژه
بررسی پروژه در (EPM) به ارزیابی سیستماتیک و جامع پروژه‌ها در پورتفولیوی یک سازمان برای ارزیابی پیشرفت، عملکرد و همسویی آنها با اهداف استراتژیک اشاره دارد. این بررسی‌ها نقش مهمی در حصول اطمینان از مدیریت موثر پروژه‌ها، تخصیص بهینه منابع و برآورده شدن اهداف سازمان ایفا می‌کنند.
۴. مربیگری مدیریت پروژه
مدیریت پروژه بدون آموزش و منابع کافی می‌تواند شغلی پر استرس باشد. EPMOها برای کمک به مدیران پروژه در توسعه مهارت‌های فنی و مدیریتی مورد نیاز برای کار، آموزش‌هایی را ارائه می‌دهند. آموزش می‌تواند توسط کارشناسان مدیریت پروژه داخلی یا خارجی ارائه شود.
بعلاوه، EPMOها به مدیران پروژه مربیانی ارائه می‌دهند تا از آنها در طول برنامه‌ریزی پروژه، اجرای پروژه، تصمیم‌گیری و حل مسئله حمایت کنند.
درباره مدیریت پروژه بیشتر بخوانید.
۵. مدیریت مسائل تشدید شده
تشدید در مدیریت پروژه یک موضوع را به سطح بالاتری از اولویت می‌برد. این مسائل ممکن است نیاز به مداخله تیم اجرایی داشته باشد. برای بهبود سیستم مدیریت مسائل، EPMO مسئول توسعه قوانین و فرآیندهای مشترک برای تشدید است که در سراسر بخش‌ها اعمال می‌شوند.
EPMO فهرستی از مسائل تشدید شده‌ی باز را در جلسات مدیریت بررسی می‌کند تا علل مشترک این مسائل را شناسایی کند و هرگونه تغییر دپارتمان، سیستمی یا سازمانی لازم را پیشنهاد دهد.
۶. ردیابی زمان
زمان می‌تواند در چرخه عمر پروژه نقش اساسی داشته باشد. وجود یک سیستم ردیابی زمان امکان اندازه‌گیری دقیق محل صرف زمان برای یک پروژه را فراهم می‌کند. EPMO می‌تواند از داده‌های جدول زمانی هر تیم برای توسعه دستورالعمل‌هایی برای برنامه‌ریزی و برآورد پروژه آینده استفاده‌کند.
از بهتایم برای ردیابی زمان استفاده کنید.
۷. سیستم اطلاعاتی
سیستم اطلاعاتی پایه و اساس EPM است. استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی قوی می‌تواند در زمان برنامه‌ریزی، گزارش‌دهی و ردیابی پروژه‌ها صرفه‌جویی زیادی ایجاد کند.
برای مثال، ابزار گزارش‌دهی بهتایم برای ردیابی پیشرفت پروژه‌ها در زمان واقعی مناسب است و انعطاف‌پذیری را برای جمع‌آوری و به اشتراک‌گذاری بینش در میان تیم‌ها و بخش‌های پروژه فراهم می‌کند.
داده‌های جمع‌آوری شده پروژه ممکن است در این چهار نوع گزارش استفاده شود:
- تخصیص منابع
- استفاده از منابع
- پیشرفت پروژه
- فعالیت پروژه
بهره‌گیری از بینش‌های حاصل از این گزارش‌ها به شما کمک می‌کند تا تیم خود را برای ارتقای عملکرد در طول فرآیند توانمند کنید.
نحوه پیاده‌سازی مدیریت پروژه سازمانی
اگر تیم شما در پیگیری پروژه‌های جاری و نظارت موثر بر پیشرفت و نتایج مشکل دارند، EPM یک راه‌حل بالقوه است.
ابتدا، ساختار شرکت باید برای پشتیبانی از سیستم EPM تنظیم شود که ممکن است تغییراتی را در شرکت ایجاد کند. قبل از انتقال به EPM، تیم مدیریت باید ساختار فعلی شرکت را تحلیل کند، موانع بالقوه را از نقطه نظر عملیاتی شناسایی کند و تصمیم بگیرد که آیا این یک استراتژی بلند مدت خوب است یا خیر.
هنگامی‌که شرکت شما آماده اجرای EPM شد، برای شروع، مراحل زیر را دنبال کنید:
۱. نحوه استفاده از EPM را مشخص کنید.
مرحله اولیه شامل تعیین نحوه استفاده از EPM از طریق بررسی فرآیندهای جاری و شناسایی مشکلات است. سوالاتی مانند:
- EPMO چه وظایفی دارد؟
- چه منابعی برای انجام این حرکت مورد نیاز است؟
- EPM چگونه به اهداف استراتژیک شرکت کمک خواهد کرد؟
- چه‌کسی نقش(های) جدید را بر عهده خواهد گرفت؟
هر یک از این سوالات به‌شما کمک می‌کند تا یک فرآیند EPM موفق را پیاده‌سازی کنید.
۲. ذینفعان را مشارکت دهید.
مرحله بعدی شامل انتقال برنامه شما به ذینفعان یا اعضای هیئت مدیره است. مزایای انتقال به EPM و نحوه اجرای آن را توضیح دهید.
۳. فرآیندهای EPM را معرفی کنید.
این مرحله پیاده‌سازی یا معرفی فرآیندهای مدیریت پروژه سازمانی (EPM) در یک سازمان است. برای راه‌اندازی و اجرای EPM، باید فهرستی از الزامات و مراحل برنامه پیاده‌سازی خود را ایجاد کنید. این فهرست تغییرات تیم‌ها، فن‌آوری‌ها و آموزش‌های فعلی را که ذینفعان بر آن توافق کرده‌اند، به‌تفصیل شرح می‌دهد. معرفی EPM می‌تواند در طول زمان به‌تدریج انجام شود یا تاریخ مشخصی داشته باشد.
۴. اجرای EPM را بررسی کنید.
برای نظارت بر پیشرفت اجرایEPM ارزیابی‌های منظم انجام دهید. عملکرد EPMO تازه تأسیس و ادغام آن با سایرPMOها را ارزیابی کنید و هر گونه موانع احتمالی را در طول انتقال مشخص کنید. علاوه بر این، از این فرصت برای انتقال هرگونه نگرانی به تیم مدیریت استفاده‌کنید.
در پاسخ به سازماندهی مجدد تیم، بخش منابع انسانی ممکن است نیاز به تنظیم رویه‌های خود برای همسویی با چارچوب جدید EPM داشته باشد. علاوه بر این، اعضای تیم EPMO ممکن است به منابع تکمیلی از جمله تجهیزات، نرم افزار EPM و آموزش تخصصی نیاز داشته باشند.
متدولوژی‌های مدیریت پروژه سازمانی
هیچ رویکرد یکسانی برای EPM وجود ندارد زیرا به منابع، فرآیندها و اهداف شرکت شما بستگی دارد. در ادامه چند راه معرفی می‌شوند که با استفاده از آنها EPM می‌تواند با فرآیندهای مدیریت پروژه فعلی یکپارچه شود.
درباره متدولوژی‌های مدیریت پروژه بخوانید.
انتخاب پروژه
انتخاب پروژه فرآیند ارزیابی ایده‌های پروژه و اولویت‌بندی ایده‌هایی است که از هدف کلی سازمان حمایت می‌کند. پروژه‌ها باید تایید شوند و به موفقیت سازمانی کمک کنند، در غیر این صورت ممکن است منابع شرکت را هدر دهند.
برنامه‌ریزی پروژه
قبل از ورود به یک پروژه، مهم است که با یک برنامه پروژه واضح شروع کنید. این موضوع به‌ویژه برای پروژه‌های پیچیده‌ای که دارای جدول زمانی طولانی‌تری هستند یا با چندین دپارتمان در تعامل هستند، بسیار مهم است. هنگام برنامه‌ریزی، استفاده از نمودارهای گانت یا بوردهای کانبان برای زمان‌بندی وظایف مفید است. EPMO باید استانداردهایی را برای ایجاد برنامه‌های پروژه و پیش‌بینی بودجه تعیین کند.
خاتمه پروژه
همه پروژه‌های انتخاب شده موفق نمی‌شوند یا نتایج مورد انتظار را ارائه نمی‌دهند. مدیران پروژه‌های سازمانی باید بتوانند پروژه‌هایی را که دارای پتانسیل ارائه بازده وعده داده شده هستند و پروژه‌های کم بازده را که باید زودتر خاتمه داده شوند، تشخیص دهند. EPMO همچنین باید برای پروژه‌های موفق و ناموفق برنامه‌های خاتمه طراحی کند.
کنترل‌های پروژه
کنترل‌های پروژه فرآیندهایی برای جمع‌آوری داده‌های پروژه و پیگیری پیشرفت هستند. فعالیت‌ها ممکن است شامل نظارت بر هزینه‌ها، ایجاد ساختار شکست کار برای تجسم محصولات تحویلی و ارائه استراتژی‌هایی برای بهبود عملکرد پروژه باشد.
EPMO و PMO
مدیریت پروژه سازمانی و مدیریت پروژه سنتی دارای مسئولیت‌هایی هستند که با هم همپوشانی دارند، اما از نظر هدف و محدوده متفاوت هستند. در ادامه مقایسه دقیق‌تری از این دو سیستم ارائه شده است.
مدیریت پروژه سنتی
اصطلاح مدیریت پروژه حول محور این سوال می‌چرخد که چگونه می‌توان یک پروژه را به‌طور موثر و کارآمد انجام داد.
- چگونه عمل می‌کند: یک دفتر مدیریت پروژه (PMO) مسئول برنامه‌ریزی، مدیریت و اجرای پروژه‌ها برای برآورده‌کردن الزامات بدون تمرکز بر اهداف سطح بالای شرکت است. PMOها در سطح عملیاتی عمل می‌کنند و به EPMO گزارش می‌دهند.
- آنچه که این نقش نیاز دارد: مدیران پروژه باید در رهبری، برقراری ارتباط و حل مسئله مهارت داشته باشند. مدیران پروژه باید بر نقشه راه پروژه، برنامه‌ریزی و مدیریت وظایف به‌خوبی مسلط باشند. علاوه بر این، آنها باید با سبک‌های مختلف مدیریت مانند Agile، Scrum و Waterfall آشنا باشند.
مدیریت پروژه سازمانی
EPM بیشتر بر این سؤال متمرکز است که‌چگونه می‌توان تجارت را تطبیق پذیرتر، پاسخگوتر و در نتیجه در یک محیط پویا و چند پروژه‌ای سودآورتر کرد.
- چگونه عمل می‌کند: EPMOها وظایفی مشابه PMOها دارند، به‌علاوه آنها مسئول همسویی سبد پروژه با اهداف کلی شرکت هستند. EPMOها در سطح استراتژیک عمل می‌کنند.
- آنچه که این نقش نیاز دارد: مدیران پروژه سازمانی باید به جزئیات توجه داشته باشند، بتوانند وابستگی‌های پروژه‌های مختلف را متعادل کنند و درک عمیقی از شرکت و صنعت داشته باشند. این شغل ممکن است به آموزش تخصصی برای مهارت‌های فنی اضافی نیز، نیاز داشته باشد.
علیرغم تمایزات آنها، PMOs و EPMOs پتانسیل همکاری موثر برای افزایش شفافیت در پروژه‌های کل سازمان را دارند.
مزایای مدیریت پروژه سازمانی
بزرگترین امتیازِ آوردن EPM به یک شرکت این است که می‌تواند شیوه‌های مدیریت پروژه فعلی را به‌طور قابل توجهی بهبود بخشد تا با اهداف استراتژیک شرکت هماهنگی بیشتری داشته باشد.
EPM شما را به منابع مورد نیاز مجهز می‌کند.
EPMO مسئولیت تخصیص منابع را بر عهده می‌گیرد تا مطمئن شود که منابع مورد نیاز پروژه‌های خود را دریافت می‌کنید. EPMO همچنین می‌تواند پروژه‌هایی را که بودجه کافی ندارند شناسایی کرده و به آنها توجه کند. آنها می‌توانند پروژه‌های با عملکرد ضعیف را شناسایی کرده و تغییرات لازم را برای کاهش ضرر توصیه کنند.
پشتیبانی اضافی برای تیم شما فراهم می‌کند.
اگر زمانی با مسائلی مواجه شدید که فراتر از محدوده وظایف شماست، می‌توانید از EPMO درخواست کمک کنید. آنها می‌توانند راهنمایی‌هایی را در مورد چگونگی حل مسائل ارائه دهند یا از تیم رهبری بخواهند در صورت نیاز وارد عمل شوند. EPMO همچنین می‌تواند برای حمایت از رشد حرفه‌ای شما، راهنمایی و آموزش ارائه دهد.
شانس موفقیت پروژه را بهبود می‌بخشد.
تیم‌ها هر هفته بخشی از زمانشان را صرف کارهای تکراری می‌کنند. EPM با تحلیل داده‌های زمانی تیم شما و شناسایی راه‌هایی برای ساده‌سازی گردش کار پروژه، اطمینان حاصل می‌کند که زمان تیم به‌خوبی صرف شده و بنابراین به حل این مشکل و بهبود کارایی کمک می‌کند.
استانداردهای کلی مدیریت پروژه را بهبود می‌بخشد.
EPM شامل ایجاد یک چارچوب ثابت برای گزارش‌دهی، فرآیندهای مدیریت ریسک و مدیریت وظایف است. پیروی از این دستورالعمل‌ها به شما کمک می‌کند تا زمانی که پروژه‌ها را هماهنگ می‌کنید و به EPMO گزارش می‌دهید، ساختاریافته بمانید.
نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی چیست؟
نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی اساساً هر ابزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند چندین پروژه را هم به صورت روزانه و هم در دراز مدت مدیریت کنند. این شامل همه چیز است، از اندازه‌گیری‌های مختلف، نظارت بر خزش از محدوده و موارد دیگر می‌شود. در بسیاری از موارد، نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی یک ابزار مدیریت پروژه تمام عیار خواهد بود که فراتر از مدیریت پروژه واحد به مدیریت پورتفولیو و ارزیابی و گزارش چند پروژه می‌پردازد.
قابلیت‌های ضروری نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی خوب چیست؟
مدیریت پورتفولیو پروژه
مدیریت پورتفولیو یک ویژگی است که برای EPMهایی که پروژه‌ها را در حوزه‌های مختلف تجاری مدیریت می‌کنند، مهم است. ویژگی‌های متمرکز بر پورتفولیو به PMها اجازه می‌دهد تا بازده بالقوه پروژه‌ها را تحلیل کنند، هزینه‌ها و محدوده را بررسی کنند و تصویری بزرگ از پروژه‌های فعلی یا بالقوه به‌دست آورند.
درباره مدیریت پورتفولیو بیشتر بخوانید.
مدیریت تیم‌های دورکار
امروزه، مدیریت یک تیم پروژه از راه دور یا در واقع چندین تیم غیرعادی نیست. شرکت‌های بزرگ سازمانی به نرم‌افزار مدیریت پروژه نیاز دارند که امکان مدیریت تیم‌های از راه دور را فراهم می‌کند، ارتباطات تیمی را الهام می‌بخشد و بروزرسانی‌ها را در زمان واقعی ارائه می‌کند.
همکاری
مدیریت پروژه سنتی، البته، اغلب یک تلاش مشترک است، اما مدیریت پروژه سازمانی این تلاش را به سطحی بالاتر می‌برد و نیاز به همکاری بین چندین تیم، واحدهای تجاری و اغلب چندین مدیر پروژه دارد.
نرم افزار EPM نه تنها باید این شکل از همکاری را در پروژه‌ها فعال کند، بلکه باید آن را آسان کند.
انعطاف‌پذیری
از آنجایی که EPM پروژه‌های مختلف و نیازهای سازمانی زیادی را در بر می‌گیرد، نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی که انتخاب می‌کنید باید به اندازه‌کافی انعطاف‌پذیر باشد تا این نیازها را برآورده کند. برای مثال، می‌توانید از بهتایم برای ایجاد اسناد کاری، ایجاد پایگاه دانش یا حتی نظارت بر پیشرفت پروژه استفاده کنید.
مدیریت پروژه سازمانی با بهتایم
برای ساده نگه داشتن گردش کار و کار کردن در محدوده بودجه به چیزی بیش از یک نرم افزار مدیریت پروژه ساده نیاز دارید. شما به سیستمی که به مدیریت پورتفولیو مجهز باشد نیاز دارید، مانند بهتایم.
بهتایم خدمات زیر را ارائه می‌دهد:
- نمای متعدد از پروژه‌های شما از جمله نمودار گانت، بورد کانبان و تقویم
- ارتباطات تیمی قوی
- حفاظت از داده‌ها در سطح سازمانی
- مدیریت منابع انسانی
- ردیابی هزینه‌های منابع انسانی
- ردیابی زمان
- گزارش‌گیری و تحلیل پیشرفته
- ادغام با ابزارهایی مانند گوگل درایو و گوگل کلندر
- هماهنگی با اهداف استراتژیک
- اتوماسیون قوی
با بهتایم مدیران پروژه سازمانی توانسته‌اند پروژه خود را سریعتر انجام دهند، محصولات تحویلی خود را به‌موقع و در محدوده بودجه ارائه کنند و هزاران ساعت در وقت کارمندان صرفه‌جویی کنند.
مراجع: