چطور می‌توانیم کمکتان کنیم؟
بهتایم سیستم مدیریت پروژه آنلاین است که می‌تواند جایگزین بسیاری از نرم افزارهای دشوار خارجی شود. در این پست با مفاهیم پایه بهتایم آشنا شوید و کار کردن با آن را آغاز کنید.
اگر در بهتایم ثبت نام نکرده‌اید، به کمک لینک زیر اقدام کنید:
فهرست مطالب
مفاهیم مربوط به پروژه در سیستم مدیریت پروژه بهتایم
در سیستم مدیریت پروژه بهتایم می‌توانید پروژه‌های جاری سازمان را برای مدیریت بهتر تعریف کنید. برای تعریف پروژه‌ها از منو به قسمت پروژه‌ها مراجعه کنید و بر روی علامت + کلیک کنید. پیش از تعریف پروژه‌ها باید بدانید که آشنایی با مفهوم پروژه اهمیت زیادی دارد، چرا که تعریف صحیح پروژه‌ها و فعالیت‌ها در بهتایم، قدم اول در مدیریت آنهاست.
پروژه
پروژه مجموعه‌ای از وظایف است که برای رسیدن به یک هدف یا نتیجه خاص باید تکمیل شوند. بسته به اندازه و محدوده پروژه، این وظایف ممکن است ساده یا پیچیده باشند، اما همه پروژه‌ها را می‌توان به کارهایی که برای دستیابی به آنها باید انجام داد تقسیم کرد.
در واقع پروژه مجموعه‌ای از وظایف وابسته به هم است که در یک دوره زمانی مشخص و با هزینه معین و دیگر محدودیت‌ها اجرا می‌شود.
ویژگی‌های پروژه: موقتی بودن، تکرارناپذیر بودن، خروجی منحصر به فرد
به عنوان مثال، نوشتن یک برنامه نرم افزاری می‌تواند یک پروژه باشد و کارهایی که برای انجام این پروژه لازم است، فعالیت‌های آن پروژه.
پروژه: طراحی و ساخت نرم افزار و اپلیکیشن فروش
فعالیت‌ها: بررسی درخواست مشتری، تهیه پروتوتایپ، تهیه طرح گرافیکی نرم افزار، تجزیه و تحلیل سیستم نرم افزاری، تهیه سند فنی، کدنویسی، رفع باگ، پیاده‌سازی و تست، مستندسازی
بنابراین برای استفاده از سیستم مدیریت پروژه بهتایم توجه بفرمایید که پروژه‌ها، به نوعی سطحی بالاتر از وظایف هستند که برای تکمیل آنها لازم است فعالیت‌های متعددی انجام شوند.
تیم پروژه
تیم پروژه در واقع همان افرادی هستند که قرار است در تکمیل وظایف پروژه با یکدیگر همکاری داشته باشند.
تاریخ شروع و پایان پروژه (محاسباتی و وارد شده)
در سیستم مدیریت پروژه بهتایم اگر برای پروژه تاریخ شروع و پایان در نظر بگیرید، اجازه تعریف فعالیت خارج از این بازه زمانی را نخواهید داشت. اگر دو فیلد تاریخ شروع و پایان پروژه را خالی بگذارید، تاریخ شروع و پایان پروژه از روی فعالیت‌های آن در نظر گرفته می‌شود.
ساختار شکست کار (WBS)
ساختار شکست کار یا Work breakdown structure تجزیه یک کار بزرگ به مجموعه‌ای از وظایف قابل مدیریت است. در واقع پس از تعریف پروژه، باید بدانید که برای موفقیت آن چه کارهایی لازم است. ساختار شکست کار (WBS) به شما کمک می‌کند به سؤالات مهم در مورد نحوه تخصیص مقدار مناسب زمان و هزینه پاسخ دهید. ساختار شکست کار در سیستم مدیریت پروژه بهتایم محلی برای تعریف بسته‌های کاری و فعالیت‌های پروژه است.
بسته کاری (Summary Task)
بسته کاری در WBS یک پروژه، سطحی است که زیر آن وظایف فرعی وجود دارند. یک بسته کاری در واقع مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و بسته‌های کاری دیگر است. مدت زمان یک Summary Task بر اساس زمان فعالیت‌های زیر مجموعه آن محاسبه می‌گردد. از بسته‌های کاری به عنوان سطحی بین پروژه و فعالیت در بهتایم استفاده کنید.
اگر به مثال پروژه طراحی و ساخت نرم افزار و اپلیکیشن فروش برگردیم. بسته‌های کاری و فعالیت‌ها می‌توانند موارد زیر باشند:
بسته کاری ۱: تحلیل سیستم
فعالیت‌های زیرمجموعه بسته کاری تحلیل سیستم:
بررسی درخواست مشتری، تهیه پروتوتایپ، تهیه طرح گرافیکی نرم افزار، تجزیه و تحلیل سیستم نرم افزاری، تهیه سند فنی
بسته کاری ۲: توسعه سیستم
فعالیت‌های زیرمجموعه بسته کاری توسعه سیستم:
کدنویسی، رفع باگ
بسته کاری ۳: پیاده‌سازی
فعالیت‌های زیرمجموعه بسته کاری پیاده‌سازی:
پیاده‌سازی و تست، مستندسازی
فعالیت
تعریف کار در پایین‌ترین سطحی است که می‌توان هزینه و مدت زمان آن را تخمین زد و مدیریت کرد. فعالیت‌ها در سیستم مدیریت پروژه بهتایم پایین‌ترین سطح انجام کار هستند.
نمودار گانت پروژه
گانت چارت (Gantt Chart) که معمولاً در مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد، یکی از محبوب‌ترین و موثرترین روش‌های نمایش فعالیت‌ها (وظایف یا رویدادها) در طول زمان است. در سمت چپِ نمودار، لیستی از فعالیت‌ها و در قسمت بالا مقیاس زمانی مناسبی قرار می‌گیرد. هر فعالیت با یک نوار نشان داده می‌شود. موقعیت و طولِ نوار تاریخ شروع، مدت زمان و تاریخ پایان فعالیت را منعکس می‌کند. در سیستم مدیریت پروژه بهتایم برای مشاهده گانت چارت هر پروژه کافیست بر روی نام پروژه کلیک کنید و به تب نمودار گانت پروژه بروید.
نمودار پیشرفت پروژه
این نمودار، پیشرفت واقعی پروژه را با پیشرفت برنامه‌ای آن مقایسه می‌کند. (پیشرفت پروژه از روی درصد پیشرفت فعالیت‌های آن محاسبه می‌شود. در ادامه درباره درصد پیشرفت فعالیت بیشتر می‌خوانید.)
وضعیت پروژه
پروژه در سیستم مدیریت پروژه بهتایم دو وضعیت فعال و آرشیو شده دارد. پروژه‌هایی که کنسل شده و یا به اتمام رسیده‌اند، می‌توانند آرشیو شوند. با آرشیو شدن پروژه، دیگر پروژه و فعالیت‌های مربوط به آن در جدول پروژه‌ها و فعالیت‌ها نمایش داده نمی‌شوند.
مفاهیم مربوط به فعالیت در سیستم مدیریت پروژه بهتایم
همانطور که پیش‌تر توضیح داده شد، فعالیت‌ها در سیستم مدیریت پروژه بهتایم پایین‌ترین سطح انجام کار هستند. در ادامه مفاهیم مربوط به فعالیت‌ها را برای تعریف بهتر آنها در بهتایم، مطالعه کنید. تعریف فعالیت‌ها در قسمت‌های مختلف بهتایم امکان‌پذیر است، به عنوان مثال در ساختار شکست کار پروژه و یا از قسمت فعالیت‌ها در منو.
گروه فعالیت
گروه فعالیت در بهتایم در واقع نوعی دسته‌بندی برای فعالیت‌هاست. به این معنی که شما می‌توانید فعالیت‌هایی از یک جنس را در یک گروه فعالیت قرار دهید. باید توجه بفرمایید که گروه فعالیت با تیم فعالیت بسیار متفاوت است و این دو مفهوم نباید با هم اشتباه گرفته شوند.
به عنوان مثال برای اینکه ببینید در یک ماه چند ساعت را صرف جلسات مختلف می‌کنید، می‌توانید گروه فعالیتی تحت عنوان جلسات داشته باشید و فعالیت‌های مربوط به جلسات را در این گروه قرار دهید.
گروه فعالیت: جلسات
فعالیت‌ها:
جلسه فروش، جلسه با مشتریان، جلسه بازاریابی، جلسه عمومی و…
تیم فعالیت
اعضایی هستند که مسئول انجام فعالیت هستند و کار به آنها سپرده می‌شود. در سیستم مدیریت پروژه بهتایم اگر فعالیت پروژه داشته باشد، اعضای تیم فعالیت از بین اعضای تیم پروژه انتخاب می‌شوند.
تیم فعالیت: آقای حسنی، آقای رضایی، آقای امینی، خانم یادگاری، خانم ساده
زمان تخمینی
براساس تجربیات گذشته، تخمین می‌زنید انجام یک فعالیت چقدر طول می‌کشد. این زمان در سیستم مدیریت پروژه بهتایم بر حسب ساعت بوده و وزن فعالیت‌ها در پروژه هم در نظر گرفته می‌شود، بنابراین برای محاسبه درصد پیشرفت، اهمیت دارد.
زمان تخمینی: به عنوان مثال تخمین می‌زنید براساس تجربیات گذشته فعالیت بررسی درخواست مشتری، ۶ ساعت طول بکشد.
تفاوت زمان تخمینی اولیه و زمان تخمینی فعلی
زمان تخمینی اولیه، زمان تخمینی است که ابتدا برای فعالیت در نظر گرفته شده است، اما اگر مدیر فعالیت، فعالیت را بررسی کند و به این نتیجه برسد که درصد پیشرفت فعالیت با واقعیت تطابق ندارد، می‌تواند زمان تخمینی را در قسمت ویرایش فعالیت تغییر دهد تا درصد پیشرفت به درستی محاسبه شود، به این زمان تخمینی ثانویه در بهتایم زمان تخمینی فعلی گفته می‌شود.
تاریخ شروع
تاریخی است که افراد باید کار بر روی فعالیت را در این تاریخ شروع کنند.
تاریخ سررسید
تاریخ سررسید یا ددلاین، تاریخی است که فعالیت باید حداکثر تا این زمان تکمیل شود. در واقع مهلت انجام فعالیت است.
به عنوان مثال، فعالیت بررسی درخواست مشتری با زمان تخمینی ۶ ساعت، باید از تاریخ ۱۱/۲۵ شروع شود و حداکثر تا تاریخ ۱۱/۲۸ تکمیل شود.
تاریخ تکمیل
تاریخ تکمیل فعالیت، تاریخی است که صرف نظر از سررسید فعالیت، فعالیت در آن تاریخ به پایان رسیده است. در واقع تاریخی است که از ویرایش فعالیت‌ها وضعیت فعالیت را به تکمیل شده تغییر دادید، یا از تسک بورد، ستون فعالیت را به انجام شده تغییر دادید، یا تاریخ تایم شیتی است که در آن تیک خاتمه یافته را برای فعالیت زدید و یا تاریخ روزی است که در آن روز، زمان واقعیِ فعالیت بیشتر از زمان تخمینیِ آن شده است.
به عنوان مثال، فعالیت بررسی درخواست مشتری که سررسید آن ۱۱/۲۸ بوده است، توسط تیم فعالیت در تاریخ ۱۱/۲۷ تکمیل شده است.
تفاوت تاریخ ایجاد و تاریخ شروع فعالیت
تاریخ ایجاد، تاریخی است که در آن، فعالیت در سیستم مدیریت پروژه بهتایم تعریف شده است، اما تاریخ شروع، تاریخ روزی است که اعضای تیم باید کار بر روی فعالیت را آغاز کنند. به عنوان مثال، فعالیت بررسی درخواست مشتری ممکن است در تاریخ ۱۱/۲۰ ایجاد شده باشد، اما تاریخ شروع آن ۱۱/۲۵ است.
چک لیست
مهم نیست که چند بار یک کار را انجام داده‌اید یا چقدر آموزش و تجربه در نقش خود دارید، چک لیست‌ها احتمال نادیده گرفتن مراحل مهم را کاهش می‌دهند و به شما کمک می‌کنند تا مطمئن شوید که کار خود را با مهارت تکمیل کرده‌اید. مراحلی از کار که نباید فراموش شوند را در قالب آیتم‌های چک لیست در سیستم مدیریت پروژه بهتایم تعریف کنید.
به عنوان مثال، برای فعالیت نوشتن مقاله در سایت، آیتم‌های شکل زیر به عنوان چک لیست تعریف شده‌اند.
دیدگاه
نظر اعضای تیم درباره فعالیت است که تنها اعضای همان تیم می‌توانند آن را مشاهده کنند. امکان ثبت دیدگاه بر روی یک فعالیت در قسمت‌های مختلف سیستم مانند: ویرایش فعالیت، برنامه‌ریزی روزانه، تایم شیت و تسک بورد وجود دارد.
به عنوان مثال، اگر برای فعالیت بررسی درخواست مشتری دیدگاهی به نظرتان رسیده، می‌توانید در این قسمت آن را به گوش اعضای تیم برسانید و یا مستقیما کسی را منشن کنید و خطاب به او بنویسید.
برچسب
نوعی دسته‌بندی برای فعالیت است، می‌توانید فعالیت‌ها را با برچسب‌گذاری براساس معیارهای مختلف دسته‌بندی کنید. جذابیت برچسب‌های سیستم مدیریت پروژه بهتایم در این موضوع است که می‌توانید براساس آنها گزارش‌گیری کنید. برچسب فعالیت‌ها در تسک بورد هم نمایش داده می‌شوند.
مهلت یا تاخیر
در قسمت‌های مختلفی از سیستم مدیریت پروژه بهتایم مانند برنامه‌ریزی روزانه، تایم شیت و تسک بورد اعدادی برای هر فعالیت نمایش داده می‌شوند، اگر این اعداد منفی باشند، میزان تاخیر در انجام فعالیت را نمایش می‌دهند. در واقع تعداد روزهای گذشته از سررسید را نمایش می‌دهند، اگر مثبت باشند، مهلت انجام کار را نمایش می‌دهند. در واقع تعداد روزهای باقی مانده تا سررسید را نمایش می‌دهند.
به عنوان مثال عدد ۵+ برای یک فعالیت به این معنی است که تا سررسید این فعالیت ۵ روز باقی مانده است.
عدد 3- به این معنی است که از سررسید این فعالیت ۳ روز گذشته است.
فعالیت تکرار شونده
فعالیتی است که قرار است در یک بازه زمانی مشخص تکرار شود. به عنوان مثال هر هفته، یا دو هفته یکبار، یا هر ماه و … این فعالیت‌ها را می‌توانید در تب اطلاعات تکمیلی در قسمت ویرایش فعالیت سیستم مدیریت پروژه بهتایم تعریف کنید.
به عنوان مثال قرار است فعالیت جلسه فروش هر شنبه ساعت ۱۰ برگزار شود. این فعالیت را می‌توانید با تنظیمات زیر به برنامه‌ریزی و تقویم اعضای تیم فعالیت اضافه کنید.
فعالیت پیش فرض
در ویرایش فعالیت و تب اطلاعات تکمیلی می‌توانید یک فعالیت را به عنوان فعالیت پیش فرض مشخص کنید تا به این ترتیب هر فرد جدیدی که به بهتایم دعوت می‌شود، به طور خودکار عضو تیم این فعالیت شود.
درصد پیشرفت واقعی
سیستم مدیریت پروژه بهتایم درصد پیشرفت فعالیت را از تقسیم زمان واقعی ثبت شده در تایم شیت‌ها بر زمان تخمینی فعالیت محاسبه می‌کند. سپس از روی درصد پیشرفت فعالیت‌های یک پروژه، درصد پیشرفت پروژه را هم محاسبه می‌کند. این امکان وجود دارد که درصد پیشرفت را به صورت دستی وارد کنید. اگر قصد دارید درصد پیشرفت را به صورت دستی وارد کنید، کافی است در قسمت ویرایش فعالیت‌ها و تب زمانبندی و پیشرفت، تیک وارد کردن دستی درصد پیشرفت را بزنید. بعد از این می‌توانید از همان تب زمانبندی و پیشرفت یا از منوی تایم شیت و یا از تسک بورد اقدام به وارد کردن دستی درصد پیشرفت کنید.
- اگر تیک وارد کردن دستی را نزده باشید و در تایم شیت‌ها هم درصد پیشرفتی وارد نکرده باشید درصد پیشرفت توسط سیستم محاسبه می‌شود.
- اما اگر تیک وارد کردن دستی را نزده باشید و در تایم شیت‌ها درصد پیشرفت وارد کرده باشید، درصد پیشرفت وارد شده در آخرین تایم شیت مبنای محاسبات قرار می‌گیرد و از درصد پیشرفت‌های وارد شده توسط افراد مختلفی که این فعالیت به آنها اختصاص داده شده است، میانگین‌گیری می‌شود. اگر فردی که فعالیت به او اختصاص داده نشده است، درصد پیشرفت را دستی وارد نکرده باشد، سیستم اقدام به محاسبه درصد پیشرفت برای او بر طبق زمان‌های ثبت شده در تایم شیت‌های او و سهم وی از زمان تخمینی فعلی می‌کند.
فرض کنید فعالیتی با زمان تخمینی ۲ ساعت به دو نفر اختصاص داده شده باشد و تیک وارد کردن زمان دستی برای این فعالیت فعال نباشد:
نفر اول درصد پیشرفت ۱۵% دستی را برای فعالیت وارد کرده باشد.( پس درصد پیشرفت او ۱۵% است.)
نفر دوم تنها ۱ ساعت در تایم شیت‌های خود برای فعالیت زمان زده باشد. ( یعنی وی سهمش را از زمان تخمینی انجام داده باشد. پس درصد پیشرفت او ۱۰۰% است)
در این صورت درصد پیشرفت فعالیت ۵۷.۵% محاسبه می‌شود:
۲/ (۱۰۰+۱۵)
- اگر تیک وارد کردن دستی درصد پیشرفت را زده باشید، درصد پیشرفت وارد شده در ویرایش فعالیت‌ها (و نه در منوی تایم شیت) مبنای محاسباتی خواهد بود.
درصد پیشرفت برنامه‌ای
درصد پیشرفت برنامه‌ای تنها برای فعالیت‌هایی که تاریخ شروع و تاریخ سر رسید دارند، محاسبه می‌شود. به این ترتیب که تعداد روزهای گذشته از تاریخ شروع فعالیت به کل روزهایی که برای تکمیل فعالیت در نظر گرفته شده است، تقسیم می‌شود.
به عنوان مثال یک فعالیت دارای درصد پیشرفت برنامه‌ای ۲۲% است، چرا که این عکس در روز ۱۴۰۱/۱۱/۱۴ گرفته شده و با توجه به اینکه تاریخ شروع فعالیت ۱۴۰۱/۱۱/۱۲ و تاریخ پایان آن ۱۴۰۱/۱۱/۲۰ است، این درصد با تقسیم روزهای گذشته از تاریخ شروع فعالیت، بر کل روزهایی که برای انجام فعالیت در نظر گرفته شده، محاسبه می‌شود.
وضعیت فعالیت
وضعیت فعالیت می‌تواند شروع نشده، شروع شده، کامل شده و کنسل شده باشد. در قسمت‌هایی مانند تسک بورد و ویرایش فعالیت می‌توانید وضعیت فعالیت را تغییر دهید. تا زمانی که تمام کاربران تخصیص داده شده به یک فعالیت، آن را به خاتمه نرسانده باشند، وضعیت آن فعالیت به صورت شروع شده نشان داده می‌شود و در صورتی که تمام کاربران تخصیص داده شده، آن فعالیت را به اتمام برسانند، وضعیت آن فعالیت به صورت کامل شده نشان داده می‌شود.
وضعیت تخصیص فعالیت
فقط وضعیت فعالیت مربوط به یکی از اعضای تیم را نشان می‌دهد. به عنوان مثال بیان می‌کند که آیا کاربر انتخاب شده این فعالیت را تعلیق، تکمیل و کنسل نموده است و یا همچنان در حال انجام آن است. (وضعیت کلی فعالیت به وضعیت تخصیص تک تک اعضای تیم فعالیت بستگی دارد.)
فعالیت سررسید شده
فعالیتی است که از تاریخ سررسید آن گذشته اما هنوز انجام نشده است.
فعالیت تعلیق شده
فعالیتی است که کاربران در تایم شیت یا تسک بورد خود آن را تعلیق کرده‌اند. تعلیق فعالیت برای آن است که کاربر در زمان کنونی تصمیمی برای انجام آن فعالیت ندارد، پس آن را تعلیق می‌کند تا در تایم شیت و برنامه‌ریزی روزانه ظاهر نشود. برای ردیابی این فعالیت‌ها گزارشی در بهتایم وجود دارد.
تسک بورد (بورد فعالیت‌های من)
بوردی است که وضعیت فعالیت‌های اختصاص یافته به فرد را به صورت بصری نمایش می‌دهد. از متود کانبان برگرفته شده و وضعیت فعالیت‌ها را در ۳ حالت منتظر انجام، در حال انجام و انجام شده برای مدیریت فعالیت‌ها نمایش می‌دهد.
آشنایی بیشتر با تسک بورد بهتایم
مفاهیم مربوط به تایم شیت و برنامه‌ریزی در سیستم مدیریت پروژه بهتایم
در مدیریت زمان، ردیابی زمان و برنامه‌ریزی دو عنصر حیاتی هستند. در سیستم مدیریت پروژه بهتایم به این موضوع به طور تخصصی پرداخته شده است. برای ثبت تایم شیت و برنامه، قسمت‌های تایم شیت و برنامه ریزی روزانه در منو در نظر گرفته شده است.
تایم شیت
تایم شیت یا گزارش کار روشی است برای ثبت و پیگیری میزان زمانی که هریک از کارکنان روی فعالیت‌های مختلف صرف می‌کنند. ثبت زمان در سیستم مدیریت پروژه بهتایم می‌تواند به صورت دستی و یا با تایمر انجام شود.
زمان واقعی
زمان واقعی یک فعالیت در بهتایم مجموع زمان‌های ثبت شده در تایم شیت‌ها برای آن فعالیت است.
به عنوان مثال فعالیت بررسی درخواست مشتری به آقای رحیمی و خانم بهاری به عنوان تیم فعالیت سپرده شده است، اگر خانم بهاری از تاریخ ۱۱/۲۵ که شروع فعالیت است تا روز جاری ۴ ساعت و آقای رحیمی از تاریخ شروع فعالیت تا روز جاری ۱ ساعت زمان در تایم‌شیت‌های خود برای این فعالیت وارد کرده باشند، زمان واقعی برای این فعالیت ۵=۱+۴ ساعت است.
زمان برنامه‌ریزی شده
زمان برنامه‌ریزی شده یک فعالیت در بهتایم مجموع زمان‌های ثبت شده در برنامه‌ریزی روزانه برای آن فعالیت است.
تفاوت مهلت ثبت تایم‌شیت و حداکثر زمان هر تایم‌شیت
مهلت ثبت تایم شیت، زمانی را مشخص می‌کند که شما اجازه دارید تا آن زمان، تایم شیت خود را ثبت کنید. این زمان توسط ادمین سیستم مدیریت پروژه بهتایم و در قسمت تنظیمات مشخص می‌شود. به عنوان مثال، افراد تا ساعت ۱۰ صبح روز بعد فرصت دارند، تایم شیت روز جاری خود را ثبت کنند.
حداثکر زمان هر تایم شیت، حداکثر زمانی است که افراد در روز اجازه دارند وارد تایم شیت خود کنند. به عنوان مثال، مدیر مشخص می‌کند افراد اجازه ندارند بیشتر از ۹ ساعت در روز تایم شیت بزنند.
تفاوت زمان برنامه‌ریزی شده و زمان تخمینی
گاهی زمان برنامه‌ریزی با زمان تخمینی اشتباه گرفته می‌شود. اما این دو موضوع کاملا متفاوت هستند. زمان تخمینی، تخمینی از مدت زمانی است که یک فعالیت به طور کلی طول می‌کشد و این زمان توسط مدیر فعالیت تعیین می‌شود. اما زمان برنامه‌ریزی شده، مجموع زمانی است که تیم فعالیت در برنامه‌ریزی روزانه خود وارد کرده‌اند.
مفاهیم مربوط به گزارش‌ها در سیستم مدیریت پروژه بهتایم
در بهتایم گزارش‌ها و نمودارهای متعددی برای کمک به مدیریت برای بررسی وضعیت سازمان و برنامه‌ریزی برای پیشرفت کارها وجود دارد. برای مشاهده گزارش‌های سیستم مدیریت پروژه بهتایم از منو به قسمت گزارش‌ها و همه گزارش‌ها مراجعه کنید. برای مشاهده نمودارها هم به داشبورد مدیریتی بهتایم.
تفاوت گزارش ورود و خروج کاربر به سامانه و گزارش ورود و خروج
گزارش ورود و خروج کاربر به سامانه گزارشی است که زمان و سایر اطلاعات Log in و Log out شدن کاربران به سیستم مدیریت پروژه بهتایم را نمایش می‌دهد. اما گزارش ورود و خروج کاربر، گزارشی بر مبنای تنظیمات ماژول حضور و غیاب است. در واقع جایگزینی برای سیستم حضور و غیاب است و شما می‌توانید با تعیین IP و مختصات جغرافیایی مجاز و یا هردوی آنها، ساعت ورود و خروج و زمان حضور کاربران در سازمانتان را کنترل کنید.
تفاوت زمان حضور و زمان حضور محاسباتی
این دو مفهوم در گزارش تایم شیت‌ها و زمان حضور استفاده می‌شوند. زمان حضور محاسباتی از اطلاعات گرفته شده از ماژول حضور و غیاب، محاسبه می‌شود. در واقع از روی ساعت ورود و خروج افراد، زمان حضور آنها در سازمان محاسبه می‌شود.
زمان حضور اما، زمانی است که توسط فایل اکسل به سیستم وارد می‌شود. مشتریانی که خود سیستم حضور و غیاب دارند می‌توانند خروجی آن سیستم را به بهتایم وارد کنند.
تفاوت گزارش‌ها با گزارش‌ساز
گزارش‌ها، گزارش‌های موجود در سیستم مدیریت پروژه بهتایم هستند که وابسته به هیچ افزونه خاصی نیستند و شما با مراجعه به گزارش‌ها در منو می‌توانید به آنها دسترسی پیدا کنید. اما گزارش‌ساز یکی از امکانات افزونه تحلیلگر بهتایم است، مشتریانی که گزارش‌های خودِ بهتایم برایشان کافی نیست به کمک این ابزار گزارش جدید می‌سازند که مطابق با نیاز آنهاست.
تفاوت نمودارها با نمودارساز
نمودارها، نمودارهای موجود در بهتایم هستند که با مراجعه با داشبورد بهتایم می‌توانید از آنها استفاده کنید. اما نمودارساز وابسته به افزونه تحلیلگر بهتایم است و به کمک آن می‌توانید نمودارهای جدید بسازید.
مفاهیم مربوط به مجوزها در سیستم مدیریت پروژه بهتایم
دسترسی افراد مختلف به قسمت‌های مختلف سیستم مدیریت پروژه بهتایم می‌تواند متفاوت باشد. مدیر می‌تواند در قسمت مدیریت، مدیریت کاربران و ویرایش مجوزها، دسترسی‌های هر کاربر را مشخص کند.
تفاوت مجوز مدیریت پروژه‌ها و مدیر پروژه
مدیریت پروژه‌ها نسبت به مدیر پروژه دسترسی کلی‌تری است. فردی که دسترسی مدیریت پروژه‌ها را دارد می‌تواند به کل پروژه‌های سازمان دسترسی کامل داشته باشد، اما فردی که دسترسی مدیر پروژه را دارد تنها به پروژه‌ای که به عنوان مدیر آن انتخاب شده، دسترسی دارد.
مجوز مدیریت تایم شیت
فردی که این مجوز را داشته باشد، می‌تواند به عنوان مدیر کاربران دیگر انتخاب شود تا در قسمت مدیریت و بررسی برنامه و تایم‌شیت به بررسی تایم شیت کاربران زیرمجموعه خود بپردازد.
گروه کاربری
با تیم پروژه و یا تیم فعالیت متفاوت است، در واقع کاربرانی که قرار است مجوزهای یکسانی داشته باشند در یک گروه کاربری قرار می‌گیرند. پس از تعریف گروه‌های کاربری ابتدا مجوزها برای آنها تعیین می‌شوند و سپس اعضا به عضویت این گروه‌ها درمی‌آیند. عضویت در یک گروه کاربری کافیست تا مجوزهای آن گروه به کاربران عضو شده هم تخصیص یابد.
به عنوان مثال، به جای اینکه دسترسی مدیران پروژه را جداگانه مشخص کنیم، گروه کاربری با نام مدیران پروژه تعریف می‌کنیم و به این گروه دسترسی مدیر پروژه را می‌دهیم و اعضایی را که قرار است مدیر پروژه باشند، به عضویت این گروه در می‌آوریم. (برای این منظور در بهتایم به مدیریت و مدیریت گروه‌های کاربری مراجعه کنید.)
