چطور می‌توانیم کمکتان کنیم؟
مدیریت جلسات به صورت افزونه ارائه می‌شود تا تنها در صورت نیاز آن را خریداری نمایید. این ماژول امکانات متنوعی را برای بهبود فرآیند جلسات ارائه می‌دهد که شامل موارد زیر است:
- ایجاد دستور جلسه: ایجاد و اشتراک‌گذاری دستور جلسه با شرکت‌کنندگان، که به سازماندهی بهتر جلسه کمک می‌کند.
- زمانبندی جلسات: یافتن بهترین زمان برگزاری جلسات، با بررسی برنامه‌ریزی اعضای جلسه.
- حضور و غیاب: حضور و غیاب شرکت‌کنندگان.
- تخصیص وظایف: امکان تعیین وظایف از روی مصوبات جلسه و پیگیری انجام آن‌ها.
- ابزارهای همکاری: امکاناتی مانند به اشتراک گذاشتن اسناد و برقراری ارتباط برای تسهیل همکاری در حین و بعد از جلسه.
- پیگیری و یادآوری‌ها: پیگیری‌های خودکار و یادآوری‌ها برای اطمینان از تکمیل کارهای تعریف شده.
راهنمای استفاده از ماژول مدیریت جلسات
برای تعریف و ویرایش جلسات، مجوز جدیدی تعریف شده که در قسمت مجوزهای سیستم قرار گرفته است. با داشتن مجوز لازم، با مراجعه به منوی جلسات می‌توانید جلسه تعریف کنید:
- بر روی آیکن + کلیک کنید.
- عنوان جلسه، پروژه‌ی مربوطه و دبیر جلسه را در تب اول مشخص کنید. (انتخاب پروژه برای جلسه اجباری نیست)
- در همین تب می‌توانید دستور جلسه را مشخص کنید تا پس از انتشارِ جلسه به افراد اطلاع‌رسانی شود.
- در تب زمانبندی اجباریست که تاریخ جلسه و زمانِ شروع و پایان آن را مشخص کنید.
- در تب بعدی افراد جلسه را دعوت کنید. دبیر جلسه به طور پیش فرض عضوی از جلسه است.
- در تب اطلاعات تکمیلی، برای جلسه مکان و یا در صورت آنلاین بودن، لینک مشخص کنید.
- از جذاب‌ترین امکانات این قسمت، یادآوری‌هاییست که می‌توانید برای جلسات تعیین کنید. برای هر جلسه می‌توانید ۳ یادآوری تنظیم کنید تا بهتایم جلسه را به اعضا یادآوری کند.
پس از طی کردن این مراحل، جلسه در حالت پیش‌نویس قرار می‌گیرد تا پس از مطمئن شدن از وقوع جلسه، آن را منتشر کنید. پس از انتشار جلسه، دعوتنامه‌ی جلسه به اشکال مختلف مانند ایمیل، نوتیفیکیشن داخل برنامه و در صورت خرید اطلاع‌رسانی پیامکی به شکل پیامک برای افراد جلسه ارسال می‌شود. در این دعوتنامه عنوان، تاریخ، ساعت، دستور و مکان جلسه از طرف دبیر جلسه ارسال می‌شود.
ماژول مدیریت جلسات، امکان حضور و غیاب در جلسات و همچنین مشخص کردن مصوبات جلسات را امکان‌پذیر می‌کند.
می‌توانید برای هر یک از مصوبات جلسه مسئول مشخص کنید.
امکان اضافه کردن فعالیت از مصوبات جلسه وجود دارد. به طور پیش فرض مسئول جلسه عضو تیم فعالیت خواهد بود که این موضوع قابل تغییر است.
موضوعات زیر از جلسه اطلاع‌رسانی می‌شود:
- تغییرات مربوط به تاریخ، ساعت، محل، موضوع و دستورجلسه
- کنسل شدن جلسه
- حذف کاربر از افراد جلسه
- یادآوری زمان جلسه قبل از شروع آن با توجه به تنظیمات یادآوری
جلسه در روز جلسه در منوی برنامه‌ریزی و تایم‌شیت فرد قرار می‌گیرد و به محض منتشر شدن در تقویم کاری فرد نمایش داده می‌شود. هنگام تعیین زمانبندی جلسه، اگر اعضای جلسه برای روز و ساعت جلسه برنامه‌ی دیگری ثبت کرده باشند، این موضوع هشدار داده می‌شود تا از ایجاد تداخل در برنامه‌ها جلوگیری شود.
