سیستم مدیریت پروژه چیست؟

سیستم مدیریت پروژه

سیستم مدیریت پروژه یک روش سازمان‌یافته برای برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و مدیریت تمام وظایف، منابع، بودجه و زمان‌بندی‌های لازم برای تکمیل یک پروژه است. این سیستم به شما کمک می‌کند تا اهداف پروژه را مشخص کنید، مسئولیت‌ها را تقسیم کنید، پیشرفت کار را پیگیری کنید و ارتباطات بین اعضای تیم را حفظ کنید.

به طور کلی، کلمه سیستم دارای دو تعریف متمایز است:

• مجموعه‌ای از اصول و روش‌هایی که نحوه انجام کار را مشخص می‌کنند.
• مجموعه‌ای از اجزا که برای رسیدن به یک هدف خاص با هم در ارتباط هستند.

بنابراین سیستم مدیریت پروژه هم می‌تواند دو معنای متفاوت داشته باشد:

اول، سیستم مدیریت پروژه به مجموعه‌ای از فرآیندها و اصولی اشاره دارد که برای تکمیل یک پروژه به کار می‌روند. این شامل تیم‌ها، روش‌ها، گردش کار و ابزارها می‌شود. به عبارت دیگر، می‌توانید آن را به عنوان یک اکوسیستم در نظر بگیرید که در آن پروژه‌ها به انجام می‌رسند.

دوم، به دلیل نقش بزرگ فناوری در دنیای امروز، سیستم مدیریت پروژه برای اشاره به پلتفرم‌ها و نرم‌افزارهایی استفاده می‌شود که تیم‌ها برای برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و مدیریت پروژه‌های پیچیده از آن‌ها استفاده می‌کنند. این نرم‌افزارها می‌توانند شامل ابزارهای عمومی مانند اکسل و ایمیل یا نرم‌افزارهای خاص مدیریت پروژه مانند بهتایم باشند.

ثبت نام رایگان در بهتایم

مثالی برای هر دو تعریف سیستم مدیریت پروژه

فرض کنید یک تیم بازاریابی مسئول طراحی کاتالوگ معرفی یک محصول است. در ابتدا، آن‌ها برای سازمان‌دهی کار خود، وظایف و مسئولیت‌های هر عضو تیم را مشخص می‌کنند. سپس یک برنامه دقیق برای پروژه تنظیم و برای انجام کارها، جدول زمانی تعیین می‌کنند. همچنین مهم‌ترین مراحل پروژه (نقاط عطف) را مشخص می‌کنند و برنامه‌ریزی می‌کنند که چطور پروژه را به‌طور مؤثر پیش ببرند و برای نظارت بر پیشرفت، جلسات منظم برگزار می‌کنند.

وقتی که صحبت از سیستم مدیریت پروژه به میان می‌آید، این تیم از یک پلتفرم آنلاین مثل بهتایم استفاده می‌کند تا تمام اطلاعات مرتبط با پروژه، مثل مسئولیت‌ها، جدول زمانی، وظایف و گردش کار را ذخیره و هماهنگ کند.

در اینجا، سیستم مدیریت پروژه هم شامل فرآیندهای کاری (مثل برنامه‌ریزی، تقسیم وظایف و پیگیری پیشرفت) و هم استفاده از ابزارهای فناوری (مثل نرم‌افزارهای مدیریت پروژه) است. این دو بخش با هم کار می‌کنند تا به تیم کمک کنند کاتالوگ را به‌طور مؤثر و سازمان‌یافته طراحی کنند.

چرا باید از سیستم مدیریت پروژه استفاده کنیم؟

براساس PMI، سازمان‌هایی که از مدیریت پروژه به عنوان یک استراتژی کلیدی برای ایجاد تغییر استفاده نمی‌کنند، گزارش می‌دهند که احتمال شکست پروژه‌هایشان ۵۰ درصد بیشتر است. فرقی نمی‌کند در مورد فرآیندها و اصول کلی صحبت کنیم یا راه‌حل‌های فناوری، در هر دو حالت، سیستم‌های مدیریت پروژه به تیم‌ها رویکردی ساختاریافته می‌دهند. این سطح از سازمان‌دهی می‌تواند مزایای زیادی به همراه داشته باشد، از جمله:

وضوح بیشتر: فرآیندهای شفاف و ارتباطات متمرکز یعنی سردرگمی کمتر در مورد اهداف پروژه و نحوه رسیدن به آن‌ها.

افزایش مسئولیت‌پذیری: سیستم‌های مدیریت پروژه به اعضای تیم کمک می‌کنند تا دید بهتری از نحوه ارتباط وظایف خود با پروژه کلی پیدا کنند، که این باعث احساس مالکیت بیشتر بر کارهای محول‌شده می‌شود.

همکاری بهتر: وقتی افراد بدانند که برای چه هدفی تلاش می‌کنند و چه مسئولیتی دارند، می‌توانند با اصطکاک و ناامیدی کمتری با هم همکاری کنند.

موفقیت مداوم: یک سیستم مدیریت پروژه مانند یک چهارچوب است که می‌توان از آن بارها و بارها استفاده کرد، بنابراین تنها به موفقیت یک پروژه کمک نمی‌کند، بلکه باعث موفقیت تمام پروژه‌ها می‌شود.

در نتیجه دلیل اصلی استفاده از سیستم مدیریت پروژه این است که به تیم شما امکان می‌دهد پروژه‌های بیشتری را به‌موقع و در محدوده بودجه ارائه دهند.

انواع سیستم‌های مدیریت پروژه

می‌تواند به شش زیرسیستم اصلی تقسیم شود:

سازمان‌دهی تسهیل‌کننده

این بخش به‌ویژه برای تیم‌های بزرگ که افراد مختلف از بخش‌های مختلف درگیر پروژه هستند، بسیار مهم است. با داشتن ساختار واضح برای گزارش‌دهی و مسئولیت‌ها، از سردرگمی جلوگیری می‌شود و همه می‌دانند دقیقا به چه کسی باید گزارش بدهند و کدام تصمیمات را باید اتخاذ کنند. این موضوع برای هماهنگی بهتر و کاهش تداخل وظایف اهمیت زیادی دارد.

 برنامه‌ریزی پروژه

هر پروژه بدون یک برنامه‌ریزی دقیق به احتمال زیاد به نتیجه نمی‌رسد. این زیرسیستم به شما کمک می‌کند تا مسیر دقیق انجام پروژه، زمان‌بندی‌ها و تخصیص وظایف را تنظیم کنید. از آنجا که پروژه‌ها معمولاً با چالش‌ها و تغییرات زیادی روبرو می‌شوند، داشتن انعطاف‌پذیری برای تنظیم مجدد برنامه‌ها بر اساس شرایط جدید، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

درباره برنامه‌ریزی پروژه بیشتر بخوانید.

کنترل پروژه

برای اطمینان از پیشرفت صحیح پروژه، پیگیری وضعیت پروژه و رفع سریع مشکلات ضروری است. این بخش کمک می‌کند تا تیم از مسیر خود خارج نشود و به‌موقع از تأخیرات و مشکلات پیش‌آمده جلوگیری شود. ویژگی‌های مدیریت تسک در ابزارهای دیجیتال به این روند سرعت می‌بخشند و به تیم‌ها کمک می‌کنند که همیشه بروز باشند.

اطلاعات مدیریت پروژه

از آنجایی که اطلاعات در پروژه‌ها می‌تواند بسیار زیاد و پیچیده باشد، مدیریت صحیح و به اشتراک‌گذاری آن در یک بستر مرکزی بسیار حیاتی است. داشتن یک پایگاه‌داده مشترک برای اسناد و اطلاعات، علاوه بر اینکه از گم شدن اطلاعات جلوگیری می‌کند، باعث می‌شود که همه اعضای تیم به اطلاعات یکسان و بروز دسترسی داشته باشند.

 تکنیک‌ها و متدولوژی‌ها

استفاده از تکنیک‌های خاص مثل CPM یا PERT به تیم‌ها کمک می‌کند تا پروژه‌ها را به‌طور علمی و بهینه مدیریت کنند. این روش‌ها به‌ویژه در پروژه‌های پیچیده و طولانی‌مدت می‌توانند نقش مهمی در تصمیم‌گیری‌ها و پیش‌بینی مشکلات احتمالی ایفا کنند.

PERT:

برای ایجاد نمودار PERT این مراحل را دنبال کنید.

۱. شناسایی فعالیت‌ها: تمام فعالیت‌های مورد نیاز برای تکمیل پروژه را تعیین کنید.

۲. تعیین وابستگی‌ها: فعالیت‌هایی را که تیم باید قبل از شروع دیگران به پایان برساند شناسایی کنید و روابط بین آنها را برقرار کنید.

۳. ایجاد نمودارPERT: نمودار PERT را با استفاده از گره‌ها برای نمایش فعالیت‌ها و فلش‌ها برای نشان دادن توالی کارها بسازید. هر گره باید نام یک فعالیت و تخمین زمانی داشته باشد.

۴. تخصیص تخمین‌های زمانی: تخمین‌‎های زمانی را تعیین کنید. معمولاً سه تخمین وجود دارد: خوش‌بینانه (O)، با احتمال زیاد (M) و بدبینانه (P).

مدیران پروژه می‌توانند از فرمول PERT برای تخمین زدن مدت زمان فعالیت‌ها استفاده کنند.

 (O + (4 × M) + P) / 6

۵. تعریف مسیر بحرانی: مسیر بحرانی مسیری است که بیشترین مدت زمان را دارد.

۶. ردیابی پیشرفت: با پیشرفت پروژه فعالیت‌های تکمیل شده را مشخص و زمان‌های تخمین زده شده را اصلاح کنید.

درباره نمودار PERT در مدیریت پروژه بیشتر بخوانید.

CPM:

برای رسیدن به مسیر بحرانی:

• فعالیت‌های لازم برای تکمیل یک پروژه هر یک با یک نماد شناسایی منحصر به فرد (مانند یک حرف یا شماره) به همراه زمان مورد نیاز برای تکمیل آنها و فعالیت‌های پیش‌نیازشان لیست می‌شوند. برای سهولت در رسم نمودار، فعالیت‌ها به ترتیب تکنولوژیکی مرتب شوند، به این معنی که تا زمانی که همه پیش‌نیازهای یک فعالیت فهرست نشده‌اند، آن فعالیت در لیست ظاهر نمی‌شود.

• سپس هر فعالیت همراه با نماد شناسایی آن به صورت یک دایره بر روی نمودار کشیده می‌شود و زمان در داخل دایره قرار می‌گیرد. روابط توالی با فلش‌هایی که هر دایره (فعالیت) را به فعالیت‌های پسین آن متصل می‌کند، نشان داده می‌شود.
• برای سهولت، همه حلقه‌های بدون پیش‌نیاز به حلقه‌ای با علامت شروع متصل می‌شوند. به همین ترتیب، همه حلقه‌های بدون فعالیت پسین به حلقه‌ای با علامت پایان متصل می‌شوند.
• نمودار مسیرهای مختلف شروع تا پایان را نشان می‌دهد. زمان لازم برای پیمایش هر مسیر، مجموع زمان‌های مرتبط با تمام فعالیت‌های موجود در مسیر است. مسیر بحرانی (یا مسیرها) طولانی‌ترین مسیر زمانی از شروع تا پایان است.

درباره مسیر بحرانی بیشتر بخوانید.

جو فرهنگی (Cultural Ambiance)

این زیرسیستم به مجموعه‌ای از ارزش‌ها، نگرش‌ها، رفتارها و آداب‌ و رسوم فرهنگی سازمان یا تیم اشاره دارد که می‌تواند نحوه انجام پروژه‌ها و تعاملات میان اعضای تیم را شکل دهد. به عبارت دیگر، جو فرهنگی مجموعه‌ای از ویژگی‌ها و نگرش‌های مشترک است که به نحوه برقراری ارتباطات، پذیرش تغییرات، همکاری و تصمیم‌گیری‌ها در تیم پروژه بستگی دارد.

جو فرهنگی به‌طور غیرمستقیم تأثیر زیادی بر روی موفقیت پروژه‌ها دارد. اگرچه این بخش از مدیریت پروژه ممکن است به اندازه زیرسیستم‌های فنی مثل برنامه‌ریزی و کنترل پروژه مورد توجه قرار نگیرد، اما نقش آن را در ایجاد یک محیط همکارانه، انعطاف‌پذیر و سالم نمی‌توان نادیده گرفت. در نهایت، یک جو فرهنگی مثبت می‌تواند به هم‌افزایی تیمی و دستیابی به اهداف پروژه کمک شایانی کند.

ویژگی‌های ضروری نرم افزار سیستم مدیریت پروژه

اکنون که نگاهی دقیق‌تر به سیستم جامع مدیریت پروژه انداخته‌ایم، بیایید روی بخش فناوری زوم کنیم. در نرم افزار سیستم مدیریت پروژه باید به دنبال چه چیزی باشید؟ پاسخ به این سوال بسته به اندازه تیم و سازمان شما، ماهیت کار و پیچیدگی پروژه‌های شما متفاوت خواهد بود. اما، به طور کلی، توصیه می‌شود دنبال پلتفرمی باشید که دارای امکانات زیر باشد:

1. تخصیص وظایف و سررسید‌ها: این ویژگی به شما کمک می‌کند تا مسئولیت هر فرد را مشخص کنید و تعیین کنید که هر وظیفه چه زمانی باید انجام شود.

2. گردش کارقابل تنظیم: گردش‌های کاری که می‌توانید آن‌ها را با توجه به نیازهای تیم خود تنظیم کنید، باعث می‌شود که پلتفرم دقیقا مطابق با شیوه کار شما باشد.

3. ذخیره‌سازی متمرکز اسناد: برای دسترسی راحت به تمامی اسناد پروژه، باید فضایی داشته باشید که همه‌ چیز را در یک مکان ذخیره کند.

4. ادغام با ابزارهای موجود: نرم‌افزار باید با سایر ابزارهایی که تیم شما استفاده می‌کند (مانند ایمیل، تقویم) ادغام شود تا کارها ساده‌تر و هماهنگ‌تر شوند. به عنوان مثال سیستم مدیریت پروژه بهتایم با گوگل کلندر و گوگل درایو لینک می‌شود.
5. دسترسی از هر دستگاهی: از آنجایی که تیم‌ها ممکن است از مکان‌های مختلف و با دستگاه‌های متفاوت کار کنند، امکان دسترسی به سیستم از هر دستگاهی بسیار مهم است. بهتایم یک سیستم تحت وب است که برای دسترسی به آن تنها داشتن دستگاهی که به اینترنت متصل می‌شود، کافیست.

این‌ها ویژگی‌های پایه‌ای هستند که باید در نرم‌افزار مدیریت پروژه جستجو کنید. علاوه بر این‌ها، ممکن است بخواهید با توجه به نیازهای خاص تیم خود به دنبال ویژگی‌هایی مانند ردیابی زمان، محاسبه هزینه دستمزد، مدیریت جلسات و … باشید.

نکاتی برای انتخاب راه‌حل مناسب مدیریت پروژه

۱. نیازهای خود را بشناسید.

قبل از انتخاب سیستم مدیریت پروژه، باید نیازهای خاص تیم و پروژه‌های خود را شناسایی کنید. هر سیستم باید ویژگی‌های کلیدی مورد نیاز شما را پوشش دهد، بنابراین مهم است که بدانید دقیقاً چه چیزهایی برای تیم شما ضروری است.

برای مثال:

• تیم شما به سیستمی نیاز دارد که در ردیابی پیشرفت پروژه عملکرد خوبی داشته باشد؟
• تاییدیه‌ها برای شما تبدیل به گلوگاه شده‌اند و به ابزاری نیاز دارید که این فرآیند را ساده‌تر کند؟
• به اتوماسیون برای ساده‌سازی فرآیندها نیاز دارید؟

با تیم خود بنشینید و نه تنها ویژگی‌های ضروری، بلکه ویژگی‌هایی که می‌توانند به بهبود عملکرد پروژه‌های شما کمک کنند را شناسایی کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا هنگام ارزیابی گزینه‌ها، انتخاب بهتری داشته باشید.

۲. بودجه خود را مشخص کنید.

سیستم‌های مدیریت پروژه از نظر هزینه و ویژگی‌ها تفاوت‌های زیادی دارند. بنابراین، قبل از انتخاب هر راه‌حل، باید بدانید که چقدر می‌توانید هزینه کنید.

اگر بودجه شما محدود است، به سراغ ابزارهای رایگان یا با هزینه کم بروید که ویژگی‌های اساسی را ارائه می‌دهند. همچنین، دقت کنید که قیمت‌گذاری سیستم‌ها می‌تواند به روش‌های مختلف باشد:

• برخی سیستم‌ها بر اساس تعداد کاربران هزینه می‌گیرند.
• برخی بر اساس مدت زمان استفاده قیمت‌گذاری می‌شوند.
• و برخی دیگر ممکن است هزینه‌ها را بر اساس ویژگی‌ها تعیین کنند.

قبل از خرید، جزئیات قیمت‌گذاری را به دقت بررسی کنید تا از هزینه‌های پنهان جلوگیری کنید. درباره فلسفه قیمت‌گذاری بهتایم بخوانید.

۳. چند راه‌حل را آزمایش کنید.

بیشتر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه دوره آزمایشی رایگان ارائه می‌دهند، مانند بهتایم که اجازه می‌دهد تمام ویژگی‌های آن را برای ۱۴ روز به رایگان تست کنید. استفاده از این دوره‌های رایگان به شما کمک می‌کند تا عملکرد واقعی سیستم‌ها را درک کنید.

اما این کار را به تنهایی انجام ندهید. از چند نفر از اعضای تیم خود بخواهید در این آزمایش‌ها شرکت کنند. آن‌ها می‌توانند وظایف و فعالیت‌های مختلفی را که مسئولیت آن‌ها را بر عهده دارند، امتحان کنند و بازخورد دقیقی به شما ارائه دهند. این کار به شما کمک می‌کند تا تصمیمی آگاهانه و بهتر بگیرید.

نکته اضافه: همچنین، به پشتیبانی از مشتری و آموزش‌های ارائه شده توسط نرم‌افزار توجه کنید. پشتیبانی خوب و منابع آموزشی کافی نقش پررنگی در موفقیت استفاده از سیستم دارد.

• بهتایم در تمام مراحل استفاده از سیستم شما را پشتیبانی می‌کند.
• سیستم مدیریت پروژه بهتایم آموزش‌های ویدئویی و تصویری و متنی کاملی دارد.

 چگونه سیستم مدیریت پروژه بهتایم می‌تواند برای شرکت شما مفید باشد.

سیستم مدیریت پروژه بهتایم با توجه به ویژگی‌ها و ابزارهای متنوعی که دارد، می‌تواند به طور چشمگیری به بهبود بهره‌وری و عملکرد تیم‌ها در هر نوع سازمان و شرکتی کمک کند. در ادامه، چند دلیل اصلی که چرا انتخاب بهتایم می‌تواند برای شرکت شما مفید باشد، آورده شده است:

۱. ساده‌سازی فرآیندهای پیچیده پروژه

با استفاده از بهتایم، می‌توانید تمامی مراحل پروژه از برنامه‌ریزی تا اجرا را در یک بستر واحد مدیریت کنید. این سیستم به شما امکان می‌دهد تا تمام وظایف، مسئولیت‌ها، و منابع پروژه را به راحتی تخصیص دهید و پیشرفت آن‌ها را به دقت پیگیری کنید. با داشبوردهای قابل تنظیم و ابزارهای کارآمد، مدیریت پیچیدگی‌ها برای تیم شما بسیار آسان‌تر خواهد بود.

۲. پشتیبانی از همکاری تیمی

بهتایم به گونه‌ای طراحی شده که همکاری بین اعضای تیم را بهبود می‌بخشد. با امکاناتی همچون به اشتراک‌گذاری فایل‌ها، گفتگوی آنلاین، دیدگاه و بروزرسانی‌های لحظه‌ای، اعضای تیم می‌توانند به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و در جریان آخرین تغییرات پروژه باشند. این ویژگی‌ها به کاهش احتمال بروز اشتباهات و افزایش دقت در انجام وظایف کمک می‌کند.

۳. کنترل دقیق زمان و منابع

با استفاده از سیستم مدیریت پروژه بهتایم، می‌توانید به راحتی زمان‌بندی پروژه را تنظیم کرده و منابع مورد نیاز را به دقت تخصیص دهید. این ابزار به شما کمک می‌کند تا از هدر رفت منابع و زمان جلوگیری کرده و پروژه‌ها را به‌موقع و با هزینه کمتر به پایان برسانید.

۴. ارتباط مؤثر با ذینفعان

از طریق سیستم مدیریت پروژه بهتایم می‌توانید وضعیت پروژه را به‌طور منظم و شفاف با ذینفعان مختلف به اشتراک بگذارید. گزارشات و ‌بروزرسانی‌های دقیق به شما کمک می‌کنند تا همواره در جریان آخرین وضعیت پروژه باشید و نیازهای مشتریان و سایر ذینفعان را برآورده کنید.

۵. پشتیبانی از گردش کار پروژه و سفارشی سازی آن

بهتایم به شما این امکان را می‌دهد که فرآیندهای پروژه را به‌صورت خودکار تنظیم کنید. با طراحی گردش‌های کاری پیچیده، بهتایم می‌تواند به شما کمک کند تا کارها را به‌صورت مؤثرتری انجام دهید.

نتیجه‌گیری

در دنیای امروز، مدیریت پروژه به یک ضرورت اساسی برای موفقیت سازمان‌ها و تیم‌ها تبدیل شده است. سیستم‌های مدیریت پروژه، با ارائه ابزارهایی برای برنامه‌ریزی، پیگیری و مدیریت منابع، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا پروژه‌ها را به‌طور مؤثر و کارآمد به پایان برسانند. انتخاب سیستم مناسب می‌تواند تفاوت بزرگی در موفقیت پروژه‌ها ایجاد کند و کمک کند تا اهداف کسب‌وکار به بهترین نحو ممکن محقق شوند.

از این‌رو، اگر هنوز سیستم مدیریت پروژه مناسبی برای سازمان خود ندارید، همین امروز برای شروع استفاده از بهتایم اقدام کنید و به تیم‌ خود ابزاری قدرتمند برای رسیدن به موفقیت بدهید.

برای اطلاعات بیشتر و شروع تست رایگان، کلیک کنید و از تمام امکانات بهتایم استفاده کنید.

مراجع:

• Wrike.com
• Behtime.ir