مقدمه – اهمال‌کاری در سازمان
همه ما به نحوی با پدیده ویران‌گر اهمال‌کاری در خود و یا اطرافیان نزدیک روبرو بوده یا هستیم. به طور شخصی اگر بخواهم بگویم در طول عمر خود بیش از هر فرد و یا پدیده چه چیزهایی به من آسیب رسانده‌اند، بی‌شک پدیده اهمال‌کاری بوده است. پدیده‌ای که در حالت‌های حاد خود به خصوص وقتی در کنار کمال‌گرایی، افسردگی، نا اُمیدی از وضع مملکت و بی‌عدالتی‌هایی که همه می‌دانیم قرار گیرد، حتی باعث ویران شدن زندگی‌های (مشترک) بسیاری شده و می‌شود.
مهم‌ترین و عمیق‌ترین اثر منفی اهمال‌کاری بر روی شخصیت و هویت افراد است. وقتی که شخص اهمال‌کار به عنوان بی‌خیال، لااُبالی و بی‌مسئولیت و بی‌قید برچسب می‌خورد و باز تعریف او به عنوان یک فرد منسجم و متعهد نیازمند چندین برابر تلاش است. باز تعریفی که گاهی نیز اتفاق نمی‌افتد. رفتارهای عمومی جامعه به طور عمده به دنبال کشف علت‌ها و قضاوتی عادلانه در مورد رفتارهای خارج از عرف و اشتباه ما نیست. شوربختانه جامعه خیلی سریع برچسب منفی می‌زند و به کندی و به ندرت برچسب‌های منفی افراد را اصلاح می‌کند. چرا که پیش از آن‌که افراد بخواهند دلیل مثبتی برای اثبات خود ایجاد کنند، ساده است که خود را با نفی دیگران اثبات کنند و برای این نفی چه چیزی به‌تر از پیدا کردن اشکال در دیگران.
فهرست مطالب
تعریف اهمال‌کاری
اهمال‌کاری به تمایل افراد برای به تعویق انداختن کارهای جدی و سخت و جای‌گزینی آن کارها با مشغولیت‌های جذاب‌تر و یا کم‌زحمت و گذرا گفته می‌شود. گاهی از اوقات حتی ممکن است که خودمان را با انجام کاری به اصطلاح مفید به جای آن کار اصلی گول بزنیم.
به عنوان مثال، وقتی قرار است که گزارش مالیات ارزش افزوده را بررسی و به سازمان امور مالیاتی ارسال کنیم، احساس کنیم که بوی عرق می‌دهیم و به‌تر است برویم دوش بگیریم! درست است که نظافت و تمیزی چیز خوبی است، اما این فقط یک فرآیند گول‌زننده مغز ما است که چیزی را پیدا کرده که جای‌گزین آن کار تلخ و یا سخت قرار دهد.
یا اینکه به جای مطالعه کتابی که در برنامه کاری خود قرار داده بودیم به خودمان بگوییم که مدت زیادی است که گل‌ها و درخت‌‌چه‌های حیاط خانه آبیاری نشده‌اند و به‌تر است که به این زبان‌بسته‌‌ها رسیدگی شود و بعد از آن در کنار آن‌ها به مطالعه خواهیم پرداخت! خلاصه اینکه مغز افراد اهمال‌کار به شدت در به تعویق انداختن کارها خلاقیت و مهارت دارد. فضای مجازی و مشغولیت به آن هم که دیگر قوز بالای قوز. تصمیم می‌گیریم که فقط ده دقیقه توییتر و اینستاگرام و … چک کنیم و بعد به کار اصلی بپردازیم و بعد می‌بینیم که چند ساعت گذشته است و دست ما کوتاه و خرما بر نخیل.
انواع اهمال‌کاری
بحث درمورد اهمال‌کاری به یقین بحثی پیچیده و عمیق است و در مجال یک نوشته چند پاراگرافی نمی‌گنجد. با این‌حال این‌جا سعی می‌کنیم تا آن‌جا که ممکن است تصویری جامع و موجز را از این پدیده شوم! ارائه دهیم. به همین جهت بد نیست که بدانیم اهمال‌کاری انواع و دلایل و بهانه‌های مختلفی دارد.
– اهمال‌کاری هیجانی
حتمن شنیده‌اید که برخی از افراد می‌گویند که “من آدم دقیقه نودی هستم و در آخرین لحظات، تحت فشار و وقتی هیجان کافی برای اتمام یک کار دارم، آن را به به‌ترین شکل انجام می‌دهم.” این افراد دچار پدیده اهمال‌کاری هیجانی هستند. هم از آن هیجان لذت می‌برند و هم اینکه در لحظات آخر چنان ذهن و فکر منسجمی پیدا می‌کنند که انجام آن کار به تعویق افتاده به شکلی قابل قبول و با کم‌ترین اشکال صورت می‌گیرد. کاری نداریم که در فرآیند به تعویق انداختن آن کار چقدر ذهن خود و دیگران را فرسوده کرده‌اند.
– اهمال‌کاری پرهیزی
به یقین انجام خیلی از کارها در کسب و کار و زندگی تلخ و نامطبوع است و تمایلی برای انجام آن‌ها وجود ندارد. ارسال فهرست بیمه و مالیات و گزارش به مدیر و یا نوشتن یک لایحه برای فلان اداره و بهمان موضوع حقوقی از این دست هستند. صحبت با همکار خاطی و یا شروع یک بحث در مورد اختلاف مالی با شرکا، همه می‌توانند از این دست باشند. طبیعی است که دوست نداریم این کارها را شروع کنیم.
– اهمال‌کاری ناشی از بی‌تصمیمی
گاهی برای انجام یک کار مهم ناگزیر هستیم یک تصمیم سخت را اتخاذ کنیم. بارها از اهمال‌کاران بلاتکلیف و بی‌تصمیم شنیده‌ایم که می‌گویند “درست است، من باید این‌کار را انجام دهم. اما من این روش را قبول ندارم. من روش خاص خود را دارم. باید بیش‌تر تحقیق و مطالعه کنم.” این‌ها نشانه‌های از اهمال‌کاری ناشی از بی‌تصمیمی در مورد شروع کارهای بزرگ است.
این موارد برای‌مان آشنا است؟ به یقین! واقعیت این است که اهمال‌کاری در مورد بسیاری از افراد به صورت ترکیبی از موارد گفته شده اتفاق می‌افتد و زندگی آن‌ها و اطرافیان‌شان را تحت تاثیر قرار می‌دهد.
طریقه مقابله با اهمال‌کاری
اگر به خاطر عادت بد اهمال‌کاری در حال سرزنش خود و یک جنگ داخلی با خود هستید می‌خواهم شما را خوشحال کنم و بگویم که این همه تقصیر شما نیست. شما به هیچ وجه یک آدم تنبل نیستید. از نظر فیزیولوژیکی، مغز شما در حال جنگ با خودش در مورد به تعویق انداختن کارها است. مغز ما طوری طراحی شده است که لذت را بر درد ترجیح دهد و فرآیندی مبتکرانه ایجاد کرده است که در این جنگ ما را ترغیب به تسلیم می‌کند. این نبرد از لحظه تولد شروع می‌شود. اینکه بدانیم این موضوع یک فرآیند طبیعی و زیست-فیزیکی و زیست-شیمیایی در مغز ما است، به ما کمک می‌کند تا بتوانیم بر آن برتری پیدا کرده و آن را مغلوب کنیم.
قانون ده دقیقه و مقابله با اهمال‌کاری
برای این‌کار قاعده‌ای وجود دارد که قانون ده دقیقه نامیده شده است. این قانون بسیار ساده است. فقط برای ده دقیقه خود را متعهد به انجام کار بدان و آن را انجام بده. هدف از این قانون این است که یک موفقیت کوچک فردی بسازد و بتواند بر مبنای آن، راه انجام کارهای سخت و ناخوشایند را هموار سازد.
به عنوان نمونه، اگر قصد دارید در یک روز تعطیل خانه را تمیز و مرتب کنید، لازم نیست که از ابتدا کار را با هدف مرتب کردن خانه شروع کنید. به یقین حجم کار به حدی ترس‌ناک است که از شروع آن منصرف می‌شوید. کافی است که خود را متقاعد کنید که فقط ده دقیقه زمان اختصاص می‌دهید و در این مدت تخت خود را مرتب می‌کنید. بعد از مرتب کردن تخت، چون جاروبرقی در کنار تخت قرار دارد، بد نیست یک ده دقیقه دیگر اتاق خواب را هم جارو بزنم و بر مبنای آن، حالا که اتاق خواب را جارو زده‌ام، اتاق نشیمن را هم جارو خواهم کرد. به همین سادگی کل خانه تمیز و مرتب می‌شود.
البته همان‌گونه که گفتم، مغز خلاقیت زیادی برای اهمال‌کاری دارد. اگر مغز شما بداند که قرار است از این فرآیند ده دقیقه برای گول زدنش استفاده کنید، از اول زیر بار همان هم نمی‌رود. پس به‌تر است صادق باشید و به خود بگویید فقط همین ده دقیقه اول است؛ شاید ادامه پیدا نکند!
حتی اگر پس از ده دقیقه اول، احساس کردید که آقای مغز دوباره در مورد شروع کار بعدی مقاومت می‌کند، می‌توانید با او آشتی کنید و چند دقیقه یک کار فیزیکی مثل قدم زدن و یا نرمش را شروع کنید و به او فرصت استراحت بدهید. اما باید حواستان باشد که کارهای موازی و بی‌فایده همیشگی را جای‌گزین نکنید.
به نظر می‌رسد که اگر بتوانیم ذهن خودآگاه خود را از مرحله هولناک اولیه مقابله با شروع یک کار عبور دهیم، ناخودآگاهِ ما، کار را به دست می‌گیرد و راه‌هایی ابداع می‌کند که به ما کمک کنند تا روی رسیدن به هدف متمرکز بمانیم.
قدم‌های کوچک می‌تواند بسیار مهم باشد. بعد از اینکه هدف اصلی خود را مشخص کردیم، می‌توانیم یاد بگیریم که ترس شدیدی را که ما را فلج می‌کند، آن حس عمیق ناامنی را که زمزمه می‌کند «تو به اندازه کافی خوب نیستی، تو نمی‌توانی این کار را انجام بدهی. کار خیلی بزرگی است.»، کنار بگذاریم. به همین دلیل است که شکستن کار به مجموعه‌ای از وظایف کوچکتر و تکمیل تک تک آن‌ها، به ما اعتماد به نفس می‌دهد تا به حرکت رو به جلو ادامه دهیم. به زودی طرز فکر ما به این تغییر می‌کند: «این خیلی سخت نیست. ببین چقدر جلو آمده‌ای! تو این را داری!»
بهتایم، مدیریت پروژه و مقابله با اهمال‌کاری در سازمان و پروژه‌ها
هر چند که فکر کنید که خب، این بنده خدا این همه نوشت تا همه چیز را به بهتایم ربط دهد و آخرش هم بگوید بیایید بهتایم بخرید تا دیگر اهمال‌کار نباشید و با بهتایم اهمال‌کاری را در سازمان خود کاهش دهید و قس‌علی‌هذا! واقعیت این است که چه خوشتان بیاید و نیاید بهتایم می‌تواند اهمال‌کاری را در سازمان و در مدیریت پروژه‌های شما، به حداقل برساند. با استفاده از تجربیات خود در بهساد که برایش دعوا و جنگ و بحث هم کرده‌ایم و به طور واقعی آن را صیقل داده‌ایم، یک فرآیند ساده و کاربردی طراحی کرده و آن را در بهتایم هم پیاده‌سازی کرده‌ایم:
– برای هر کار یک سر رسید تعیین کنید.
افراد سازمان موظف هستند که آن کار را در سر رسید تعیین شده انجام دهند. مدیران می‌توانند سر رسید کارها را بررسی کرده و در صورت عدم انجام کار در سر رسید مربوطه، عوامل و چرایی آن را بررسی کرده و در محاسبات حقوقی و تشویقی‌ها لحاظ کنند.
خب این کار به شدت بی‌فایده و غیرکاربردی است. چرا؟
- این کار فرآیند انگیزه و اصلاح درون ذهنی افراد را با ترس از تنبیه و یا کم‌شدن تشویق جای‌گزین می‌کند.
- همیشه دلایل کافی برای تاخیر داشتن و دیر انجام دادن یک کار وجود دارد.
- وقتی که مدیران خودشان دچار اهمال‌کاری باشند، در بررسی سر رسید کارها هم اهمال می‌کنند و موضوع به تدریج فراموش می‌شود.
- باعث ایجاد تنش و بی‌اعتمادی در سازمان می‌شود.
اگر با موارد بر شمرده مشکلی ندارید و می‌توانید از پس آن‌ها بر بیایید، تا همین‌جا هم بهتایم مفید بوده است. اما اگر با من موافق هستید و این تجربه تکراری سررسید تعیین کردن برای کارها و به تعویق افتادن آن‌ها را دارید، پس خوب است که بدانید فرآیند دیگری در بهتایم برای انجام کارها در تقابل جدی با اهمال‌کاری وجود دارد.
– همکاران خود را به برنامه‌ریزی روزانه تشویق کنید.
برای کارها سر رسید تعیین کنید و به همکاران خود اجازه دهید اول صبح برای کارهای همان روزشان برنامه‌ریزی شخصی داشته باشند یا اینکه بتوانند همان اول صبح برنامه‌ای را که برای آن روز از پیش تنظیم شده است، مرور کنند و یا تغییر دهند. این یعنی که اراده خود را برای انجام کار در بهتایم ثبت کنند. این موضوع ثبت یک برنامه نیست. ثبت یک اراده است.
– از همکاران خود بخواهید تایم‌شیت و گزارش کار ثبت کنند.
در پایان روز، از خود و همکاران خود بخواهید تایم‌شیت عملکرد آن روز را به خصوص در مقایسه با برنامه‌ریزی روزانه ثبت کنند. این یعنی ایجاد یک جریان بازخورد سریع که می‌تواند به اصلاح اهمال‌کاری در افراد منجر شود. وقتی که یک کار انجام شد و انجام آن ثبت شد، حس خوبی از اثبات خود به افراد دست می‌دهد. این حس باعث رشد و ارتقای روحی و کاری افراد و در نتیجه سازمان می‌شود. این موضوع یکی از ابزارهای ایجاد سازمان یادگیرنده است. البته هر چند که لازم است، کافی نیست.
بر اساس علاقه شخصی برای مفید بودن و ایجاد ارزش در سازمان‌ها و نه بر مبنای دست‌یابی به سود تجاری، پیشنهاد می‌کنم که از بهتایم در سازمان خود استفاده کنید. اهمال‌کاری را کاهش دهید و به همکاران خود حس به‌تری از مفید بودن ارائه دهید. شما هم با بینش بیش‌تر می‌توانید ببینید که زمان سازمان، بزرگ‌ترین دارایی شما، صرف چه کارهایی می‌شود.