چرا از سیستم حضور و غیاب استفاده کنیم؟
کارمندان شما بزرگترین دارایی شما هستند، اما می‌توانند بزرگترین هزینه شما هم باشند. از آنجایی که درصد بالایی از کسب و کارهای کوچک در سال اول شکست می‌خورند، مهم است که از فناوری برای حفظ سوابق دقیق و قابل اعتماد کار استفاده کنید. جدول‌های زمانی سنتی با محیط کار امروز همخوانی ندارند. در عوض، این روزها کسب‌وکارها به نرم‌افزار ردیابی زمان و سیستم حضور و غیاب مانند بهتایم تکیه می‌کنند تا بتوانند سالانه مبلغ زیادی را صرفه‌جویی کنند. بهتایم را رایگان امتحان کنید.
برخی از مزایای سیستم حضور و غیاب
۱) افزایش دقت داده‌های منابع انسانی
جدول زمانی دستی در معرض خطای انسانی قرار دارد. دست خط ناخوانا می‌تواند منجر به ثبت دستمزد نادرست شود. اگر بعد از پرداخت‌ها بر سر حقوق و دستمزد اختلاف پیش بیاید، باید زمانی برای تنظیم مجدد لیست حقوق و دستمزد اختصاص داده شود. اما با وجود سیستم حضور و غیاب اگر خطا اتفاق بیفتد، کارکنان می‌توانند درخواستی برای رفع آن مطرح کنند تا به مدیر اطلاع داده شود و با بررسی خطا مدیر اجازه تغییر آن را صادر کند. از طرفی برخی از کارکنان ممکن است از سیستم دستی با ثبت ساعت‌های نادرست سوء استفاده کنند. نرم‌افزار حضور و غیاب با تکیه بر داده‌های الکترونیکی که هنگام ورود و خروج کارکنان از طریق یک مرورگر امن یا از طریق یک برنامه تلفن همراه جمع‌آوری می‌شوند، سرقت زمان را از بین می‌برد و خطای انسانی را کاهش می‌دهد.
درباره مزایای ردیابی زمان با نرم افزار بهتایم بیشتر بخوانید.
۲) افزایش بهره‌وری
مدیریت داده‌های حضور و غیاب به صورت دستی بسیار زمان‌بر است. اگر شرکت شما ۱۰ کارمند داشته باشد، ممکن است مشکلی ایجاد نشود. اما برای کسانی که افراد بیشتری دارند، واقعاً یک مشکل بزرگ است. تیم منابع انسانی باید فایل اکسلی را با هزاران ردیف پردازش کند. با یک برنامه حضور و غیاب آنلاین، تیم منابع انسانی می‌تواند به راحتی بر حضور و غیاب کارکنان نظارت کند. این برنامه‌ها باعث می‌شود تیم منابع انسانی کارآمدتر کار کند.
از طرفی بخش منابع انسانی دیگر نیازی به صرف زمان برای جمع‌آوری کارت‌های زمان و وارد کردن داده‌ها در برنامه‌های حسابداری نخواهد داشت. نرم افزار ردیابی زمان و حضور و غیاب می‌تواند همان کار را در عرض چند دقیقه انجام دهد. این برنامه‌ها معمولا علاوه بر ثبت زمان حضور، با ردیابی زمان هر یک از افراد در پرداخت حقوق و دستمزد هم منابع انسانی را یاری می‌کنند.
۳) تشویق مسئولیت‌پذیری در میان کارکنان
کارکنان می‌توانند در هر زمان به سوابق زمانی خود دسترسی داشته باشند. این کار، کارکنان را تشویق می‌کند تا عملکرد خود را ارزیابی کرده و در عین حال زمینه‌هایی را که می‌توانند آنها را بهبود ببخشند، شناسایی کنند.
۴) امکان ثبت ورود از مکان مشخص
در برخی از سیستم‌های حضور و غیاب هنگامی که کارکنان شما روی دکمه حضور و غیاب کلیک می‌کنند، سیستم موقعیت دستگاه آنها را ردیابی می‌کند و تنها در صورتی که با مکانی که شما مشخص کردید همخوانی داشته باشد؛ به آنها اجازه ورود می‌دهد.
تماشای ویدئوی معرفی سیستم حضور و غیاب بهتایم
۵) ایجاد یک پایگاه داده مرکزی که همه جا در دسترس است.
اگر شرکت شما چندین دفتر دارد، محاسبه حقوق و دستمزد از طریق سیستمی که برای همه کارکنان در دسترس باشد، بسیار آسان‌تر است. این سیستم‌ها یک پایگاه داده مرکزی ایجاد می‌کنند که می‌تواند از هر نقطه، قابل دسترسی باشد. معایب تکیه بر روش‌های وقت گیر و قدیمی ردیابی زمان کارکنان بسیار زیاد است، هزینه و زمان زیادی نیاز دارد و می‌تواند منجر به بیماری‌های مرتبط با استرس برای کسانی شود که مجبورند هر هفته ساعت‌ها را صرف جمع آوری، تصحیح و محاسبه جداول زمانی کنند. این کار کارکنان را از انجام وظایفی که برای انجام آنها استخدام شده بودند، منحرف می‌کند.
با استفاده از سیستم حضور و غیاب از مزایای ردیابی دقیق زمان بهره‌مند شوید و به کارکنان خود این امکان را بدهید که از هر کجا که هستند از طریق وب یا برنامه تلفن همراه، حضور خود را ثبت کنند. این موضوع با ثبت IP قابل قبول و همینطور محدودیت‌های جغرافیایی در این سیستم‌ها امکان‌پذیر است.
۶) گزارش‌های کامل و کاربردی
گزارشی از وضعیت حضور و غیاب در سازمان خود دریافت کنید. این گزارش‌ها به شما یک دید تحلیلی از حضور و غیاب ثبت شده و ساعات کار ارائه می‌دهد. همچنین برخی از این سیستم‌ها (مانند بهتایم) زمان حضور کارکنان را در گزارشی با زمانی که صرف فعالیت‌های مختلف کرده‌اند مقایسه می‌کند و به ارزیابی عملکرد کارکنان کمک می‌کند. از طرفی با گرفتن هزینه هر نفرساعت به کمک گزارش‌های مختلف، به محاسبات حقوق و دستمزد و همچنین محاسبه هزینه تمام شده پروژه‌ها کمک می‌کند.
سیستم حضور و غیاب در نرم افزار بهتایم
به کمک نرم افزار مدیریت پروژه و تایم شیت آنلاین بهتایم با برگه‌های اکسل خسته کننده خداحافظی کنید و به روشی کارآمدتر برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان سلام کنید. با سیستم مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر ابر ما، گزارش‌های شفاف ایجاد کنید، حضور و غیاب را منظم کنید و به کارکنان در محل و از راه دور خود امکان دهید تا از هر کجا وارد شوند و علاوه بر ثبت زمان حضور خود، گزارش کارشان را هم رد کنند.
سیستم حضور و غیاب بهتایم:
- در مورد روند حضور و غیاب شفافیت ایجاد می‌کند.
- به ردیابی ساعات کاری کمک می‌کند.
- محاسبه حقوق و دستمزد را آسان‌تر می‌کند.
- زمان صرف شده بر روی فعالیت‌ها و پروژه‌ها توسط افراد مختلف را نمایش می‌دهد.
- به محاسبات هزینه تمام شده پروژه‌ها کمک می‌کند.
سیستم حضور و غیاب بهتایم در مورد روند حضور و غیاب شفافیت ایجاد می‌کند.
ابتدا با مراجعه به تنظیمات سیستم، IP و یا مختصات جغرافیایی مجاز برای ثبت حضور و غیاب کارکنان را مشخص کنید. سپس از کارکنان خود بخواهید که با مراجعه به منوی بهتایم ثبت ورود را بزنند.
پس از ثبت ورود و خروج توسط کارکنان، بهتایم گزارش ورود و خروج را برای مدیران آماده می‌کند.
سیستم حضور و غیاب بهتایم به ردیابی ساعات کاری کمک می‌کند.
بهتایم به کمک تایم‌شیت یا گزارش کار خود، به ساده‌ترین شکل ممکن ساعات کاری را ردیابی می‌کند. کافیست پس از تعریف و اختصاص فعالیت‌ها، کارکنان از منو به تایم‌شیت مراجعه کنند و به کمک تایمر و یا به صورت دستی زمان واقعی صرف شده بر روی فعالیت‌ها را ثبت کنند.
سیستم حضور و غیاب بهتایم محاسبه حقوق و دستمزد را آسان‌تر می‌کند.
به کمک ماژول هزینه در بهتایم به راحتی به محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان بپردازید. کافیست در منوی مدیریت کاربران و در قسمت هزینه‌های کاربر، برای یک بازه زمانی مشخص هزینه ساعتی هر کاربر را مشخص کنید. سپس از منوی تعاریف پایه سیستم به تعریف انواع هزینه بپردازید. (Billable – Non-Billable)
بعد از این می‌توانید برای هر پروژه و فعالیت نوع هزینه را مشخص کنید تا با رد کردن گزارش کار توسط کارکنان، هزینه هر پروژه و همچنین هزینه کارکرد هر فرد در قالب گزارش‌های بهتایم برای شما آماده شود.
سیستم حضور و غیاب بهتایم زمان صرف شده بر روی فعالیت‌ها و پروژه‌ها توسط افراد مختلف را نمایش می‌دهد.
پس از تعریف پروژه‌ها و فعالیت‌ها و اختصاص آنها به اعضای تیم، اعضای تیم با رد کردن تایم‌شیت یا گزارش کار، به آماده شدن گزارش‌ها و نمودارهای بهتایم کمک می‌کنند.
سیستم حضور و غیاب بهتایم به محاسبات هزینه تمام شده پروژه‌ها کمک می‌کند.
با مشخص کردن نوع هزینه هر پروژه و سپس رد کردن گزارش کار بر روی فعالیت‌های آن پروژه توسط اعضای تیم، هزینه تمام شده پروژه‌ها برآورد می‌شود.
استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه و تایم شیت بهتایم برای ۱۴ تا ۲۸ روز رایگان است، شما هم امتحان کنید: