تعریف تکنیک مدیریت زمان Time Boxing (تایم باکسینگ)
Time Boxing (تایم باکسینگ) یک تکنیک بسیار ساده برای مدیریت زمان و بهبود بهره‌وری است.
ایده اصلی تکنیک مدیریت زمان Time Boxing این است که:
مقدار مشخصی از زمان را پیش از شروع یک فعالیت به آن اختصاص دهید و سپس فعالیت را در آن محدوده زمانی تکمیل کنید.
به عنوان مثال پیش از جلسه، دستور جلسه را آماده کنید و از قبل تعیین کنید که می‌خواهید روی هر موضوع چه مدت کار کنید. در طول جلسه تایمر تنظیم کنید و زمانی که تایمر آلارم داد به موضوع بعدی بروید.
آشنایی با سایر تکنیک‌های مدیریت زمان
فهرست مطالب
- تکنیک مدیریت زمان Time Boxing استراتژی مدیریت زمان مبتنی بر هدف
- تکنیک مدیریت زمان Time Boxing تایم باکسینگ چیست؟
- ۷ مرحله تکنیک مدیریت زمان Time Boxing
- ۶ نکته برای استفاده از تکنیک مدیریت زمان Time Boxing برای کار خود
- ۳ روش برای استفاده از تکنیک مدیریت زمان Time Boxing در تیم خود
- ۳ روش برای استفاده از تکنیک مدیریت زمان Time Boxing برای جلسات
- تکنیک مدیریت زمان Time Boxing با یک برنامه عالی مانند بهتایم
تکنیک مدیریت زمان Time Boxing استراتژی مدیریت زمان مبتنی بر هدف
همه ما تجربه یک کار ۳۰ دقیقه‌ای را داشته‌ایم که از کنترلمان خارج شده و یک روز کامل را به خود اختصاص داده است. وقتی محدودیت یا مرزی برای زمان خود تعیین نمی‌کنید، کار در طول روز گسترش می‌یابد. همانطور که می‌دانید برای این موضوع نامی هم وجود دارد: قانون پارکینسون، که بیان می‌کند:
کار به گونه‌ای گسترش می‌یابد که زمان در دسترس برای تکمیل آن را پر کند.
درباره این قانون بیشتر بخوانید.
تکنیک مدیریت زمان Time Boxing (تایم باکسینگ) به شما کمک می‌کند تا کنترل زمانبندی خود را به دست آورید. برخلاف بسیاری از شیوه‌های بهره‌وری که در آن یک فرد وظیفه‌ای را بر عهده می‌گیرد و تا زمان تکمیلش بر روی آن کار می‌کند، time boxing یک تکنیک مدیریت زمان است که کار را به یک زمانبندی ثابت (اما واقع‌بینانه) محدود می‌کند. این زمانبندی ممکن است بسته به پیچیدگی کار دقیقه‌ها، ساعت‌ها، روزها یا حتی هفته‌ها طول بکشد.
تکنیک مدیریت زمان Time Boxing تایم باکسینگ چیست؟
تکنیک مدیریت زمان Time Boxing یک استراتژی مدیریت زمان مبتنی بر هدف است که به شما کمک می‌کند بهره‌وری را افزایش داده و اهمال کاری را کاهش دهید. وقتی یک «جعبه زمانی» ایجاد می‌کنید، در واقع هدف تعیین می‌کنید که یک کار خاص را در یک بازه زمانی مشخص به پایان برسانید.
اگر قبل از شروع یک کار برای مدت زمانی که آن کار طول می‌کشد برنامه‌ریزی کنید، می‌توانید در مورد اینکه زمان خود را کجا می‌گذرانید و روی چه چیزی کار می‌کنید، آگاه و هدفمند باشید. این موضوع می‌تواند به کاهش کار در مورد کار کمک کند، که در حال حاضر ۶۰٪ از زمان ما را صرف خود می‌کند.
می‌توانید از تکنیک مدیریت زمان Time Boxing (تایم باکسینگ) برای:
زمانبندی هریک از وظایف، کمک به تیم خود برای سازماندهی یا مدیریت موثرتر جلسات استفاده کنید.
اولین قدم این است که تصمیم بگیرید از Time Boxing (تایم باکسینگ) «سخت» استفاده کنید و یا «نرم».
تکنیک مدیریت زمان Time Boxing سخت یا نرم؟
یک جعبه زمانی سخت به این معنی است که:
کار یا فعالیت شما باید زمانی که جعبه زمانی تمام می‌شود، متوقف شود، حتی اگر کار را کامل نکرده باشید.
- اگر مستعد کمال‌گرایی هستید و اغلب برای کارهایی که قبلاً انجام شده زمان می‌گذارید، Time Boxing سخت می‌تواند مفید باشد.
- در یک محیط تیمی، ایجاد Time Boxing سخت می‌تواند تضمین کند که به تمام وظایف موجود در بک‌لاگ رسیدگی می‌کنید.
- به طور مشابه، در طول یک جلسه، Time Boxing سخت به شما کمک می‌کند تا به همه موارد موجود در دستور کار جلسه رسیدگی کنید.
از طرف دیگر یک Time Boxing نرم انعطاف‌پذیرتر است. در یک Time Boxing نرم:
در انتهای جعبه زمانی پیشنهاد می‌شود که کاری را که انجام می‌دهید، جمع‌بندی کنید و سراغ کار بعدی بروید.
- می‌توانید از Time Boxing نرم برای کارهای پیچیده استفاده کنید، به‌خصوص اگر مطمئن نیستید که کار دقیقاً چه مدت زمانی طول می‌کشد.
- به عنوان یک تیم، ایجاد Time Boxing نرم به همکاران شما انعطاف‌پذیری بیشتری می‌دهد و در عین حال همه را در ارتباط با زمان تکمیل کار مطلع و هماهنگ نگه می‌دارد.
- در طول یک جلسه، استفاده از Time Boxing نرم می‌تواند به شما کمک کند تا بدون وقفه در مکالمه در مسیر تکمیل صورت جلسه بمانید، در حالی که در Time Boxing سخت ممکن است این اتفاق نیفتد.
تصمیم‌گیری در مورد تنظیم یک Time Boxing سخت یا نرم به اهداف کاری شما بستگی دارد.
۷ مرحله تکنیک مدیریت زمان Time Boxing
۱) تکنیک مدیریت زمان Time Boxing را با شناسایی وظایف مناسب شروع کنید.
به طور کلی، می‌توانید هر کاری را که می‌خواهید انتخاب کنید و آن را به یک جعبه زمانی اختصاص دهید. اما بهترین کار این است که برای کارهای زیر از time boxing استفاده کنید:
- کارهایی که هیچ انگیزه‌ای برای انجام آنها ندارید.
معمولاً کارهای طاقت‌فرسایی هستند که می‌دانید زمان و تلاش زیادی از شما می‌گیرند. مانند به پایان رساندن یک مقاله تحقیقاتی طولانی. می‌دانید که نمی‌توانید این وظایف را به سرعت به پایان برسانید، بنابراین مرتبا آنها را به تعویق می‌اندازید.
با تقسیم چنین کارهایی به کارهای کوچکتر و قابل مدیریت با سررسیدهای جداگانه، اساساً کار را ساده‌تر می‌کنید.
- کارهایی که نمی‌خواهید زمان زیادی را برای آنها صرف کنید.
اینها معمولاً کارهای ضروری اما ناخوشایندی هستند که نمی‌خواهید زمان زیادی را برای آنها صرف کنید. مانند تمیز کردن اتاق یا مرتب کردن ایمیل‌های خود. با تعیین سررسید دقیق برای چنین کاری، زمانی را که قصد دارید بر روی آن صرف کنید، از همان ابتدا محدود می‌کنید.
۲) در مرحله دوم تکنیک مدیریت زمان Time Boxing اهداف خود را مشخص کنید.
هنگامی که وظایف را انتخاب کردید، به این فکر کنید که می خواهید با آنها چه کاری را انجام دهید و در چه زمانی. به عنوان مثال، اگر روی نوشتن یک مقاله تحقیقاتی ۱۰۰۰۰ کلمه‌ای کار می‌کنید و ۳۰ روز فرصت دارید تا آن را به پایان برسانید، هدف بلندمدت شما مشخص است، می‌خواهید قبل از پایان ۳۰ روز، یک مقاله خوب بنویسید و برای آن نمره خوبی بگیرید.
اما، برای رسیدن به این هدف نهایی، باید برای خود هدف روزانه مشخص کنید. اینکه تعداد معینی کلمه در روز بنویسید. این تعداد از پیش تعیین شده کلمات، نقطه عطف روزانه‌ای است که باید هر روز به آن برسید.
۳) مشخص کنید که این مجموعه کار چقدر طول می‌کشد.
هنگامی که در مورد کاری که باید انجامش دهید و اهدافی که می‌خواهید با انجام آن کار به آنها برسید تصمیم گرفتید، زمان آن است که بازه زمانی به این کار اختصاص دهید.
بنابراین، تصمیم می‌گیرید که چه زمانی کار روی آن را شروع کنید و چه زمانی آن را متوقف کنید. اگر بازه زمانی اجازه می‌دهد، حتی می‌توانید این زمان را در تقویم خود علامت بزنید تا مطمئن شوید که در مسیر انجام وظایف خود قرار دارید.
همانطور که ذکر شد، احتمالاً برای سخت‌ترین وظایف خود یا کارهایی که انگیزه انجام آنها را ندارید، از تکنیک مدیریت زمان Time time boxing استفاده می‌کنید. بنابراین، به یک جعبه زمانی بهینه و کوتاه برای کمک به مدیریت این وظایف نیاز دارید.
در مثال مقاله تحقیقاتی ۱۰۰۰۰ کلمه‌ای می‌توانید جعبه زمانی خود را برای نوشتن و ویرایش مقاله پژوهشی به ۳ ساعت در روز محدود کنید، این زمان را در برنامه روزانه خود علامت بزنید و مطمئن شوید که به آن پایبند هستید.
همچنین باید تصمیم بگیرید که اولین جعبه زمانی خود را با چه کاری شروع کنید. برایان تریسی، مبتکر تکنیک مدیریت زمان « قورباغه‌ات را بخور» به شما پیشنهاد می‌کند اول صبح روی سخت‌ترین کارهای خود کار کنید. بنابراین، می‌توانید به سادگی بر روی مهم‌ترین، فوری‌ترین یا ناخوشایندترین کارتان که انگیزه انجام آن را ندارید، یک جعبه زمانی تعریف کنید.
تکنیک قورباغه‌ات را قورت بده چیست؟
۴) تصمیم بگیرید که از تکنیک مدیریت زمان Time Boxing سخت استفاده می‌کنید یا نرم.
۵) تکنیک مدیریت زمان Time Boxing را شروع کنید و نتایج را ارزیابی کنید.
آخرین مرحله ممکن است ساده‌ترین مرحله باشد. شروع به کار بر روی اولین کار زمانبندی شده خود می‌کنید و سپس به سمت پایین لیست جعبه‌های زمانی پیش می‌روید. برای اطمینان از اینکه در چارچوب زمانی باقی می‌مانید، زمانی را که برای هر کار صرف می‌کنید، پیگیری کنید:
پس از اتمام زمان در نظر گرفته شده، فوراً کار را متوقف کنید. سپس نتایج را ارزیابی کنید. اگر جعبه زمانی امروز شامل نوشتن ۴۰۰ کلمه برای مقاله بوده است، آیا موفق به انجام آن شده‌اید؟ آیا در میانه راه تسلیم نوشیدن یک فنجان قهوه شده‌اید و دیگر به کار برنگشتید؟
۶) از حواس‌پرتی در طول جعبه زمانی خودداری کنید تا تمرکز خود را روی کار در دست اجرا حفظ کنید.
۷) Time Boxing را به اتمام برسانید، سپس استراحت کنید.
می‌توانید بدون این مرحله هم پیش بروید. اما، با حفظ آن، پس از رسیدن به نقاط عطف تعیین شده و تکمیل جعبه‌های زمانی مهم، چیزی برای انتظار و خوشحالی دارید.
به عنوان مثال، پس از هر ۳ ساعت در روز که موفق به نوشتن و ویرایش ۴۰۰ کلمه برای ۱۰۰۰۰ مقاله تحقیقاتی خود شده‌اید، می‌توانید با رفتن به یک استراحت با دوستان یا تماشای یک قسمت از سریال مورد علاقه، به خودتان پاداش دهید.
جوایز در طولانی‌مدت انگیزه شما را برای تکمیل جعبه‌های زمانی حفظ می‌کند. به هر حال، دانستن اینکه اگر تمرکز خود را بر روی کار در زمان تعیین شده حفظ کنید، پاداشی در انتظار شماست، به شما انگیزه می‌دهد که به قوانین پایبند باشید. از سوی دیگر، اگر کار را به تعویق بیندازید، دچار احساس گناه خواهید شد و از پاداش صرف نظر می‌کنید و سعی می‌کنید دفعه بعد بهتر عمل کنید.
طول یک Time Boxing چقدر است؟
هیچ قانون مشخصی برای مدت زمان یک Time Boxing وجود ندارد. اما برای یک Time Boxing مؤثر، دوره‌ای از زمان را در نظر بگیرید که در آن بتوانید به کار عمیق فرو بروید. به عنوان مثال از قابلیت Do not disturb تلفن همراه خود استفاده کنید.
این بدان معنا نیست که نمی‌توانید برای کارهای بزرگتر از Time Boxing استفاده کنید. اما اگر می‌خواهید برای کاری که بیش از دو یا سه ساعت طول می‌کشد از تایم‌باکسینگ استفاده کنید، با تقسیم آن کار به اجزای کوچکتر شروع کنید.
برای مثال:
فرض کنید در حال ایجاد یک کتاب الکترونیکی هستید. کتاب الکترونیکی ۲۵ صفحه خواهد بود و چندین دور بررسی، بازنگری و طراحی نیاز دارد. این پروژه معمولا چند هفته طول می‌کشد و در این مدت احتمالاً درگیر پروژه‌ها و وظایف دیگری هم خواهید شد. با تقسیم یک پروژه بزرگ به بخش‌های قابل مدیریت، تکنیک مدیریت زمان Time Boxing نه تنها مدیریت کار را آسان‌تر می‌کند، بلکه به شما کمک می‌کند در طول آن هفته‌ها به سمت هدف خود پیشرفت کنید.
تکنیک مدیریت زمان Time Boxing برای انجام سریع‌تر کارها نیست، بلکه راهی مؤثر برای تجزیه کارها و بازاندیشی درباره وظایف است. در مورد کتاب الکترونیکی، احتمالاً باید قبل از شروع، چندین جعبه زمانی برای تحقیق ایجاد کنید. اگر این موارد را در طول چند روز انجام دهید به شما کمک می‌کند تا به تدریج به سمت هدف خود پیشرفت کنید و پایان کار برایتان دور از دسترس به نظر نرسد.
پس از اتمام مرحله تحقیق، چند جعبه زمانی برای نوشتن، بررسی و تأیید طرح خود ایجاد می‌کنید. ایجاد کتاب الکترونیکی را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید و در طول کار چند روز به خود استراحت دهید تا از فرسودگی شغلی جلوگیری کنید. با تقسیم این کار به اجزای کوچکتر، می‌توانید از اهمال‌کاری جلوگیری کنید و کار را قابل مدیریت کنید.
۶ نکته برای استفاده از تکنیک مدیریت زمان Time Boxing برای کار خود
اگر می‌خواهید از Time Boxing برای کمک به بهبود تمرکز یا کاهش اهمال کاری استفاده کنید، این ۶ نکته را برای مدیریت موثر زمان امتحان کنید.
۱. به جعبه‌های زمانی پایبند باشید.
اگر روز پرمشغله‌ای دارید، تنظیم مجدد، برنامه‌ریزی مجدد یا لغو جعبه‌های زمانی می‌تواند وسوسه‌انگیز باشد. سعی کنید تا حد امکان از این امر اجتناب کنید. پس از تنظیم، جعبه‌های زمانی را به عنوان جلساتی که با خودتان برنامه‌ریزی کرده‌اید، در نظر بگیرید. Time Boxing را یک برنامه‌ریزی ساده ندانید. آن را یک تعهد در نظر بگیرید. همانطوری که نمی‌توانید جلسه با یکی از اعضای تیم را در آخرین لحظه لغو کنید، نباید جعبه زمانی را هم لغو کنید.
۲. تایمر تنظیم کنید.
چه از تایم باکسینگ سخت استفاده می‌کنید چه نرم، تایمر تنظیم کنید تا بدانید زمان شما کِی به پایان رسیده است. به یاد داشته باشید: هنگامی که یک جعبه زمانی ایجاد می‌کنید، برای تکمیل یک کار خاص در مدت زمان معین، هدف تعیین می‌کنید. تایمر در پایان زمان مشخص شده به شما هشدار می‌دهد تا خود را به آن زمان پایبند بدانید.
همچنین تنظیم تایمر به شما کمک می‌کند به جای اینکه دائماً ساعت را چک کنید تا مطمئن شوید که برای جلسه بعدی خود دیر نکرده‌اید، زمانتان را صرف کار عمیق بر روی موضوع مورد نظر کنید.
در مورد Time Boxing سخت، برنامه‌ریزی کنید که پس از اتمام تایمر به کار بعدی بروید. برای Time Boxing نرم، از تایمر به عنوان آلارمی استفاده کنید که به شما می‌گوید باید در پنج یا ده دقیقه آینده کاری را که انجام می‌دهید جمع‌بندی کنید و به کار بعدی بروید.
۳. اعلان‌ها را خاموش کنید یا از «مزاحم نشوید» استفاده کنید.
Time Boxing موثر هستند زیرا به شما کمک می‌کنند روی کار در حال انجام تمرکز کنید. پس نباید در زمان اجرای جعبه زمانی دچار حواس‌پرتی شوید. با خاموش کردن اعلان‌ها یا استفاده از ویژگی «مزاحم نشوید» در تلفن همراه خود، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که دچار حواس‌پرتی نمی‌شوید.
۴. بین جعبه‌های زمانی استراحت کنید.
وقتی از بهره‌وری صحبت می‌کنیم، منظورمان این نیست که «تا آنجایی که می‌توانید کار کنید» و این هدف در Time Boxing هم نیست. در عوض، به استراتژی‌های مدیریت زمان به عنوان راهی برای به حداکثر رساندن اثربخشی و ایجاد بیشترین تاثیر در کار فکر کنید.
جعبه‌های زمانی راهی است که به شما کمک می‌کند در زمان خود هدفمندتر و موثرتر باشید. مطمئن شوید که بین جعبه‌های زمانی استراحت کوتاهی می‌کنید. حتی اگر این استراحت انجام حرکات کششی ساده و یا نوشیدن آب باشد.
تمرکز شدید، زمانی که با محدودیت زمانی و استراحت معنادار همراه شود، ترکیبی قدرتمند برای بهره‌وری می‌سازد.
برخی از متخصصان پیشنهاد می‌کنند که در بازه‌های زمانی ۲۵ دقیقه‌ای کار کنید و سپس یک استراحت پنج دقیقه‌ای داشته باشید. این تکنیک که تکنیک پومودورو نامیده می‌شود، نمونه‌ای از time boxing است.
۵. تمام کارهای خود را در یک ابزار مدیریت زمان ثبت کنید.
برای ایجاد یک جعبه زمانی، باید بدانید که باید روی چه چیزی کار کنید. اگر قبلاً این کار را نکرده‌اید، فهرست کارهایتان را در یک ابزار مدیریت پروژه مانند بهتایم ثبت کنید. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا بدانید چه کارهای مهمی پیش رو دارید و در هر روزِ کاری باید چه کارهایی انجام دهید.
بخوانید: چرا باید از فهرست کارهای روزانه یا to-do list استفاده کنیم؟
۶. وظایف مشابه را در جعبه‌های زمانی مجاور هم قرار دهید.
برای اینکه Time Boxing موثر باشد، باید برای اکثر کارها، جعبه‌های زمانی جداگانه ایجاد کنید. همانطور که می‌دانید جابجایی بین کارها به زمان و انرژی ذهنی زیادی نیاز دارد. برای جلوگیری از این موضوع، وظایف مشابه را در جعبه‌های زمانی مجاور هم قرار دهید. به این ترتیب، می‌توانید مغز خود را در همان «مسیر» نگه دارید. گروه‌بندی کارهای مشابه می‌تواند به شما کمک کند تا حتی زمانی که بین جعبه‌های زمانی جابجا می‌شوید، تمرکز خود را حفظ کنید.
به عنوان مثال، اگر در تیم فروش هستید، ممکن است مجبور شوید برای فرصت‌های فروش مختلف، ایمیل ایجاد کنید و یا تماس بگیرید. در حالت ایده‌آل، باید برای هر کار جعبه‌های زمانی جداگانه ایجاد کنید، اما سعی کنید وظایف یک مشتری را در جعبه‌های زمانی پشت سر هم قرار دهید. به عنوان مثال، اگر باید برای شرکت A یک ایمیل بفرستید و با آنها تماس هم بگیرید، قبل از اینکه به سراغ کار برای شرکت B بروید، هر دو کار شرکت A را در جعبه‌های زمانی پشت سر هم قرار دهید.
۳ روش برای استفاده از تکنیک مدیریت زمان Time Boxing در تیم خود
Time Boxing علاوه بر اینکه یک ابزار کارآمد برای بهره‌وری شخصی است، می‌تواند به شما در رهبری و مدیریت تیم هم کمک کند. به خاطر داشته باشید که جعبه‌های زمانی نباید یک ابزار تنبیهی باشد، بلکه باید راهی برای سازماندهی و اولویت‌بندی بهتر کارهای تیمی باشد. اما چگونه؟
۱. تصمیم بگیرید که چرا از تکنیک مدیریت زمان Time Boxing استفاده می‌کنید.
Time Boxing می‌تواند یک ابزار مدیریتی عالی باشد، اما مطمئن شوید که همه اعضای تیم شما در مورد اینکه چرا از آن استفاده می‌کنید و برای کدام یک از وظایف، توافق دارند.
آیا:
- به عنوان یک تیم سعی می‌کنید Time Boxing را انجام دهید تا ببینید آن را دوست دارید؟
- این استراتژی جدیدی است که می‌خواهید برای درک بهتر مدت زمان کار اجرا کنید؟
- مشکلاتی در رابطه با بهره‌وری وجود داشته است که می‌خواهید به آنها رسیدگی کنید؟
برای انجام این گفتگو با تیم خود وقت بگذارید. فضایی را برای طرح سوالات و دریافت بازخورد در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که استراتژی تایم‌باکسینگ برای تیم شما سازنده است.
۲. وظایف تیم را در یک ابزار مدیریت وظایف ثبت کنید.
برای اینکه به‌عنوان یک تیم به‌طور موثری Time Boxing بسازید، به بینشی در مورد آنچه که همه روی آن کار می‌کنند و زمان انجام آنها نیاز دارید. با ابزار مدیریت کار، این اطلاعات را با کل تیم خود به اشتراک بگذارید تا همکاری تیمی را افزایش دهید. وقتی می‌دانید چه کسی تا چه زمانی، چه کاری انجام می‌دهد، می‌توانید حجم کاری آنها را بهتر درک کنید و به طور موثرتری کارها را اولویت‌بندی کنید.
درباره ردیابی زمان با بهتایم بخوانید.
۳. استراحت تیمی را در Time Boxing امتحان کنید.
درست مانند Time Boxing فردی، مطمئن شوید که اعضای تیم را تشویق می‌کنید که زمانی را برای استراحت اختصاص دهند. برای اطمینان از استراحت اعضای تیم خود، جعبه‌های زمانی را برای استراحت تیم تنظیم کنید. توضیح دهید که زمان استراحت به اندازه زمان اختصاص داده شده به کار یا وظایف مهم است، تا از فرسودگی شغلی جلوگیری کنید.
۳ روش برای استفاده از تکنیک مدیریت زمان Time Boxing برای جلسات
بیشتر اوقات در جلسات افراد از عدم تمرکز و اهداف نامشخص رنج می‌برند، بنابراین اعضای تیم زمان کمتری را برای انجام کار و زمان بیشتری را صرف صحبت می‌کنند.
برای موثرتر کردن جلسات، داشتن هدف و دستور کار جلسه کمک می‌کند. Time Boxing هم می‌تواند به شما و تیمتان کمک کند در مسیر خود بمانید و همه چیزهایی را که می‌خواهید درباره آن بحث کنید پوشش دهید. چگونه :
۱. دستور جلسات را همراه با موضوع‌های جلسه و محدودیت‌های زمانی به اشتراک بگذارید.
ساده‌ترین راه برای تنظیم جعبه کاری برای جلسه، ایجاد یک دستور کار است. وقتی دستور جلسه را ارسال می‌کنید، مطمئن شوید که همه افراد، هدف جلسه را می‌دانند. با یک دستور کار، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که جلسات استفاده موثری از زمان تیم شما هستند، در واقع جایی که تصمیمات گرفته می‌شود و کار پیش می‌رود.
برای Time Boxing جلسات، مدت زمان هر مورد را به دستور جلسه اضافه کنید. روشن کردن اینکه آیا این جعبه‌های زمانی سخت یا نرم هستند هم مفید است. در نهایت، حتماً دستور کار جلسه را قبل از جلسه با تیم خود به اشتراک بگذارید. به این ترتیب، همه می‌توانند تا حد امکان آماده به جلسه بیایند. سپس به محض شروع جلسه، دوباره دستور کار را یادآوری کنید تا به هدایت بحث کمک کند.
۲. تصمیم بگیرید که از Time Boxing سخت استفاده کنید یا نرم.
مطمئن شوید که در دستور کار جلسه مشخص کرده‌اید که از Time Boxing سخت استفاده می‌کنید یا نرم و سپس دوباره در ابتدای جلسه این موضوع را یادآوری کنید. آگاهی شرکت‌کنندگان از محدودیت‌ها باعث کاهش سردرگمی در طول جلسه می‌شود.
۳. به مجریان اطلاع دهید که جعبه زمانی رو به اتمام است.
چه از Time Boxing سخت استفاده می‌کنید یا نرم، مطمئن شوید که به اعضای تیم اطلاع می‌دهید تقریباً زمان آنها رو به اتمام است. بدیهی است که تمایل ندارید بیش از حد مکالمات را قطع کنید، پس با علائم هشدار دهنده این کار را انجام دهید. برای مثال، زمانی که یک دقیقه باقی مانده است، می‌توانید از صدای زنگ استفاده کنید، یا دست خود را بالا ببرید. اگر تیم شما از کنفرانس ویدیویی برای جلسه استفاده می‌کند، نظر خود را در چت بیان کنید.
مزایای تکنیک مدیریت زمان Time Boxing (تایم باکسینگ)
راه‌های مختلفی برای استفاده از time boxing برای بهره‌وری، کمک به تیم برای هماهنگی در کار، یا تسهیل جلسات وجود دارد. سوال نهایی این است: آیا باید از time boxing استفاده کنید؟
در حالی که این تکنیک مدیریت زمان برای هر شرایطی مناسب نیست، time boxing می‌تواند به شما کمک کند:
هدفمندتر باشید.
برای ایجاد یک جعبه زمانی، ابتدا باید اولویت‌بندی کنید که روی کدام کارها باید کار کنید و تصمیم بگیرید که هر کار چقدر طول می‌کشد. فکر کردن در مورد این جزئیات برای هر کار به شما کمک می‌کند تا از نحوه صرف زمان خود آگاه‌تر باشید و هدفمندتر کار کنید.
با تمرکز بیشتر کار کنید.
با اختصاص دادن زمان به کار، به مغز خود اطلاع می‌دهید که این زمان تمرکز ارزشمند است. این موضوع می‌تواند به شما در بهبود تمرکز و در نتیجه افزایش بهره‌وری کمک کند. از آنجایی که time boxing بر انجام یک کار واحد در هر زمان متکی است، مدیران پروژه می‌توانند مطمئن باشند که تمام منابع ذهنی برای تکمیل هر وظیفه به کار می‌رود.
چندوظیفگی (multitasking) را کاهش دهید.
حقیقت این است که مغز انسان نمی‌تواند چند کار را همزمان انجام دهد. هر زمان که از یک وظیفه به وظیفه دیگر می‌رویم، مغز ما باید اطلاعات مربوط به آن کار را دوباره آپلود کند که نیازمند صرف زمان و انرژی گران‌بهایی است. با time boxing، در زمان در دسترس روی یک کار (یا گروهی از وظایف مرتبط) تمرکز می‌کنید. به این ترتیب، از پروژه‌ای به پروژه‌ی دیگر نمی‌پرید.
انگیزه خود را افزایش دهید.
وقتی یک جعبه زمانی ایجاد می‌کنید، برای خود یک هدف تعیین می‌کنید: تکمیل یک کار خاص در محدودیت‌های زمانی از پیش تعیین شده. حتی اگر همیشه هم موفق نشوید، اینکه به خود چیزی برای کار کردن می‌دهید، می‌تواند انگیزه‌بخش باشد. به‌ویژه اگر در مورد آن کار هیجان‌زده نباشید.
هیچ چیز مانند یک تایمر به شما انگیزه کافی نمی‌دهد تا روی کاری که انجام می‌دهید، تمرکز کنید. تنظیم یک چارچوب زمانی اختصاصی برای کار روی وظایف به شما کمک می‌کند تا روی وظایف گفته شده تمرکز کنید و تایمر به شما انگیزه می‌دهد که از حواس پرتی و اهمال‌کاری اجتناب کنید.
یک زمانبندی کاری قابل پیش‌بینی ایجاد کنید.
time boxing می‌تواند به شما کمک کند تا دید واضح‌تری از اینکه روزتان چگونه خواهد گذشت به دست آورید. با قرار دادن جعبه‌های زمانی خود در تقویم، به وضوح می‌توانید ببینید چه زمانی چه وظایفی را انجام می‌دهید.
کمال‌گرایی خود را کاهش دهید.
اگر دائما به کارهایی که تمام شده فکر می‌کنید، time boxing می‌تواند شما را از این کار باز دارد و به افزایش بهره‌وریتان کمک کند: هنگامی که جعبه زمانی شما تمام شد، باید از آن وظیفه بگذرید، حتی اگر کاری که روی آن کار می‌کنید کامل نشده باشد.
به عنوان مثال، زمانی که فقط ۲۵ دقیقه فرصت دارید، سخت است که دائما جزئیات غیر ضروری را در کار خود تغییر دهید. time boxing باعث می‌شود که بعد از مدت زمان معقولی، کار روی یک وظیفه را متوقف کنید و زمان خودتان را صرف تغییرات بی‌پایان نکنید.
شفافیت ایجاد کنید.
time boxing با تعیین مرزها هم بر روی خروجی‌های پروژه و هم در جدول زمانی پروژه، وضوح را فراهم می‌کند. مدیران پروژه این مزیت را دارند که بدانند تا پایان دوره زمانی X، مورد Y تکمیل خواهد شد.
روی کارهای ناخوشایند کار کنید.
گاهی اوقات، کارهایی وجود دارد که به راحتی نمی‌توانید خودتان را مجبور به انجام آنها کنید، اما اختصاص دوره‌های زمانی کوتاه به این کارهای ناخوشایند آنها را کمتر ترسناک یا خسته‌کننده می‌کند.
روی وظایفی که “خیلی کوتاه” هستند هم، کار کنید.
گاهی اوقات، کارهای کوچکی دارید که آنها را شایسته قرار دادن در دستور کار خود نمی‌دانید، مانند ایمیلی که مدام فراموش می‌کنید پاسخ دهید، اگرچه این کار بیشتر از ۲ دقیقه طول نمی‌کشد.
اما، وقتی یک جعبه زمانی اختصاصی را برای ایمیل برنامه‌ریزی می‌کنید، حتی اگر تنها ۲ دقیقه باشد، به احتمال زیاد، آن را فراموش نخواهید کرد.
روی کارهایی که “خیلی طولانی” هستند هم، کار کنید.
گاهی اوقات، باید کارهایی انجام دهید که به زمان و تلاش زیادی نیاز دارند و شما دائماً کار روی آنها را به تعویق می‌اندازید.
اما، می‌توانید با تجزیه این وظایف به جعبه‌های زمانی کوچکتر با سررسیدهای جداگانه، بر ترس خود غلبه کنید. چرا که پس از تکمیل هر جعبه زمانی، پیشرفت آهسته اما مشخصی خواهید داشت.
در زندگی خود تعادل ایجاد کنید.
گاهی اتفاق می‌افتد که زمان زیادی را برای یک سری فعالیت‌های خاص صرف می‌کنیم و تقریباً زمان برای کارهای دیگر زمان نداریم. اما time boxing به شما کمک می‌کند زمانی را که صرف فعالیت‌ها می‌کنید، محدود کنید.
آیا زمان زیادی را صرف جلسات می‌کنید؟ برای هر جلسه یک جعبه زمانی ۱۵ دقیقه‌ای تنظیم کنید و مطمئن شوید که بعد از اتمام ۱۵ دقیقه جلسه را متوقف می‌کنید.
زمان کافی با خانواده خود نمی‌گذرانید؟ یک جعبه زمانی ۱ ساعته را به گذراندن وقت با خانواده خود در هر روز اختصاص دهید و سپس از این لحظات خانوادگی نهایت استفاده را ببرید.
در پایان، جعبه زمانی به شما اطمینان می‌دهد که بین فعالیت‌های مربوط به کسب‌وکار و فعالیت‌های شخصی، و همچنین بین وظایف مهم و کارهای ضروری، اما وقت‌گیر تعادل برقرار کنید. با محدود کردن زمانی که صرف برخی از فعالیت‌ها می‌کنید، موفق می‌شوید برای فعالیت‌های دیگر هم زمان بگذارید.
راهکارهای ایجاد تعادل در کار و زندگی
معایب تکنیک مدیریت زمان Time Boxing
اگرچه مزایای زیادی برای time boxing وجود دارد، این استراتژی مدیریت زمان برای همه مناسب نیست. در ادامه رایج‌ترین اشکالات time boxing و نحوه مبارزه با آنها آورده شده است.
من بیش از حد تلاش می‌کنم تا کارم را قبل از اتمام جعبه زمانی تمام کنم.
راه حل: ممکن است در اوایل به این مساله برخورد کنید و دلیل آن این است که زمان کافی برای اتمام کار اختصاص نداده‌اید. توجه کنید که این موضوع هم بخشی از فرآیند یادگیری است. در ابتدا، time boxing نرم را امتحان کنید تا اگر مدت زمان انجام کارها را کم برآورد کردید، همچنان بتوانید کارها را به پایان برسانید. هرچه جعبه‌های زمانی بیشتری تنظیم کنید، بهتر می‌توانید تخمین بزنید که یک کار چقدر طول می‌کشد.
جعبه‌های زمانی خیلی کوتاه هستند.
راه حل: البته این موضوع در واقع یک امتیاز مثبت است. تقسیم کار به قسمت‌های کوچکتر می‌تواند به شما کمک کند تا بفهمید زمان شما واقعاً صرف چه کارهایی می‌شود. مطمئن شوید که کار را در یک سیستم مدیریت وظایف، مانند بهتایم، ردیابی می‌کنید، تا بتوانید به راحتی نه تنها کل کار، بلکه قسمت‌های کوچکتر آن را هم ردیابی کنید.
وقتی تایمر آلارم می‌دهد، تمرکز مرا بهم می‌زند.
راه‌حل: زمانی که تایمر زنگ می‌زند و مجبور می‌شوید وظایف را تغییر دهید، می‌تواند خسته‌کننده باشد. به همین دلیل است که توصیه می‌کنیم کارهای مشابه را در جعبه‌های زمانی پشت سر هم گروه‌بندی کنید.
تکنیک مدیریت زمان time boxing باعث می‌شود برای انجام کارها عجله کنم که منجر به کار با کیفیت پایین می‌شود.
راه‌حل: مطمئن شوید که هنگام تنظیم یک جعبه زمانی واقع‌بین هستید. هدف از تکنیک‌های مدیریت زمان مانند time boxing این نیست که بهره‌وری خود را پایین بیاورید. این کار منجر به فرسودگی شغلی می‌شود نه موفقیت. مطمئن شوید که در مورد مدت زمان انجام کار واقع‌بین هستید و فراموش نکنید که زمان استراحت بین کارها را برنامه‌ریزی کنید.
اگر از time boxing با تیم خود استفاده می‌کنید و احساس می‌کنید باید کارها را باعجله انجام دهید، موضوع را با مدیر تیم خود در میان بگذارید. آیا تقسیم کار به اجزای کوچکتر کمک می‌کند؟ time boxing باید به شما کمک کند تا بهتر کار کنید، نه اینکه مجبور شوید خیلی سریع کار کنید. شناسایی آنچه مانع شما می‌شود نه تنها می‌تواند مهارت‌های مدیریت زمان شما را بهبود بخشد، بلکه اثربخشی شما را در انجام کارها بالا می‌برد.
تکنیک مدیریت زمان Time Boxing با یک برنامه عالی مانند بهتایم
برنامه مناسب همه چیز را آسان‌تر می‌کنند و این شامل Time Boxing هم می‌شود.
بهتایم یک برنامه ردیاب زمان است که به شما امکان می‌دهد زمانی را که صرف انجام کارها می‌کنید ردیابی کنید و سپس در بخش گزارش‌های برنامه تحلیل کنید که آیا به اهداف خود رسیده‌اید یا خیر.
برای شروع کار، می‌توانید پروژه‌هایی ایجاد کنید و وظایفی را اضافه کنید که نشان‌دهنده جعبه‌های زمانی هستند سپس می‌توانید پروژه و وظیفه‌ای را که می‌خواهید روی آن کار کنید انتخاب کنید و همچنین آنها را با برچسب‌های مناسب مرتبط کنید تا آنالیز نتایج و مدیریت آسان‌تری داشته باشید. طول تایم باکس خود را برای اولین کار مشخص کنید، مثلاً ۱۵ دقیقه و به محض شروع کار روی وظیفه مذکور، تایمر را روشن کنید. پس از اتمام کار، به سادگی تایمر را متوقف کنید. جعبه زمانی به لیست جعبه‌های زمانی شما اضافه می‌شود و می‌توانید آنها را ویرایش، حذف و تحلیل کنید.
می‌توانید تمام جعبه‌های زمانی برنامه‌ریزی شده خود را در نمای تقویم ببینید و الگوی کارتان را تحلیل کنید، تا بهره‌وری خود را بهبود ببخشید.
ثبت نام رایگان در بهتایم برای مدیریت زمان
نتیجه‌گیری مقاله تکنیک مدیریت زمان Time Boxing
مانند بسیاری از تکنیک‌های مدیریت زمان، جعبه زمانی فقط زمانی ارزشمند است که برای شما ایجاد ارزش کند. آن را امتحان کنید، یا سایر تکنیک‌های مدیریت زمان را بررسی کنید.
آشنایی با سایر تکنیک‌های مدیریت زمان
مراجع: