اشتباهات مدیریت زمان
«هیچوقت زمان کافی وجود ندارد!»
احتمالا نوح و خانواده‌اش هم در حالی که حیوانات را وارد کشتی می‌کردند، همین حرف را زدند. اما همانند همه گذشتگان و آیندگان، آن‌ها هم ۲۴ ساعت در روز زمان داشتند.
پس مزیت نوح نسبت به ما چه بود؟
تیم او یک ددلاین دقیق، عواقب روشن و دستورالعمل‌های شفاف در مورد زمان و چگونگی ادامه کار دریافت کرده بود.
مطمئناً انتخاب‌های کمتر تصمیم‌گیری را ساده‌تر می‌کند. اگر در یک فاجعه طبیعی یا حتی قطعی برق طولانی مدت زندگی کرده باشید، معنی این جمله را می‌دانید. در چنین مواقعی زمان خود را تنها به فعالیت‌های اساسی اختصاص می‌دهید. با استفاده از نور ماه، چراغ روشنایی، نور شمع یا باتری، به فعالیت‌های روزانه‌تان می‌پردازید تا زمانی که خواب بر شما غلبه کند. بعداً، ممکن است تلاش خود را به خاطر بسپارید و با غرور از آن یاد کنید، اما قطعا نمی‌خواهید آن را تکرار کنید.
درباره راهکارهای مدیریت زمان بخوانید.
اشتباهات مدیریت زمان: حواس‌پرتی‌ها، انتظارات، فوریت
چرا به نظر می‌رسد در زمان یک بحران، بهتر از روزهای معمولی می‌توانیم زمانمان را مدیریت کنیم؟ به دلیل این سه تله زمانی که سایر اشتباهات مدیریت زمان از آن‌ها ناشی می‌شوند:
1) حواس‌پرتی‌های بی‌اهمیت
۲) انتظارات زیادی
۳) غلبه فوریت وظایف بر اعتبار آن‌ها
اشتباهات مدیریت زمان ۱) چگونه حواس‌پرتی‌ها زمان ما را هدر می‌دهند؟
اگر مانند اکثر مردم، خانه، ماشین و دفتر شما با ابزارهای مدرن پر شده باشد، هر لحظه می‌توانید در جریان آخرین اخبار جهان بمانید و با سرعت در برابر هر مشکل یا فرصتی که ممکن است به وجود بیاید واکنش نشان دهید.
اما آیا لازم است؟
اتصال به اینترنت چقدر مهم است؟
چطور بود که گذشتگان ما، بدون ابزارهای پر سرعت و اتصال بیست و چهار ساعته، قادر به تحقیق، اختراع و دستیابی به شگفتی‌های بسیار بودند، از نقاشی‌های غار گرفته تا کلیساها، از تخت جمشید گرفته تا برق، از راه آهن گرفته تا رادیوم، از استخراج طلا گرفته تا جراحی، تنها در فاصله بین نور خورشید تا نور شمع، در سرزمین‌های قبل از لپ‌تاپ؟ آیا آن‌ها استعداد و هوش بیشتری نسبت به ما داشتند؟ آیا قوی‌تر یا باهوش‌تر بودند؟ یا این‌که تنها از اولین تله زمانی یعنی (حواس‌پرتی) دور بودند؟
آیا انجام همزمان چند وظیفه موجب صرفه‌جویی در زمان می‌شود و یا برعکس زمان شما را تلف می‌کند؟
حتما رانندگانی را دیده‌اید که در حال حرکت به سمت محل کارشان سعی می‌کنند با پیام دادن یا تماس تلفنی در زمان صرفه‌جویی کنند. یا در حالی‌که قهوه خود را می‌نوشند، مذاکره تلفنی می‌کنند.
آیا این کار فایده‌ای هم دارد؟ یا این‌که وقتی با راننده دیگری که به همین صورت درگیر است تصادف می‌کنند، کل زمان ذخیره شده از بین می‌رود؟
محققان هر روز بیشتر از دیروز با این عقیده که چند وظیفه‌ای موجب صرفه‌جویی در زمان می‌شود، مخالفت می‌کنند.
مغز انسان نمی‌تواند دو فکر متضاد را همزمان، بدون از دست دادن کیفیت هر دو جریان فکری پردازش کند. درعوض، وقتی وظایف ذهنی را به صورت مجزا و متوالی انجام می‌دهید، بهتر عمل می‌کنید.
حفظ تمرکز
احتمالاً متوجه شده‌اید که در لحظه‌‌‌های پایان یک کار، وقتی که ذهن شما کار را تمام شده می‌داند، بیشترین خطا را انجام می‌دهید. اگر وظایف آینده خود را به صورت مکتوب یا روی صفحه نمایش و همیشه در معرض دید خود قرار دهیم، با سرعت بیشتری برای انجام وظایف بعدی آماده می‌شویم. در عین حال، ما باید به هر وظیفه‌ای حداکثر تمرکز خود را اختصاص دهیم، نه این‌که توجه را تقسیم کنیم تا در زمان صرفه‌جویی کنیم.
چگونه می‌توانید از زمانی که ذخیره می‌کنید استفاده کنید؟
در سمینارهای مدیریت زمان، اغلب از حاضران پرسیده می‌شود که از هدیه جادویی یک ساعت بیشتر در روز چگونه استفاده می‌کنند. اکثر پاسخ دهندگان می‌گویند:
خواب! پاسخ شما چیست؟
دوری از تله زمانی حواس‌پرتی: زمان خود را بر روی یک هدف متمرکز کنید.
اگر آن یک ساعت هدیه در زمان انتخابی خودتان به شما داده شود، نه هنگام خستگی، بلکه در یک زمانی که پر انرژی هستید، ممکن است پاسخ متفاوتی دهید.
چگونه ساعت بیست و پنجم خود را استفاده می‌کنید؟
- روی آخرین اختراع خود کار می‌کنید؟
- ورزش می‌کنید؟
- با دوستانتان دیدار می‌کنید؟
- با بچه‌های خود توپ بازی می‌کنید؟
- اتاقتان را تمیز می‌کنید؟
- استراحت می‌کنید؟
- مطالعه می‌کنید؟
- دعا می‌کنید؟
- نقاشی می‌کشید؟
- از یک گالری بازدید می‌کنید؟
- گیتار یاد می‌گیرید؟
- غذا می‌پزید؟
- تغییر دکور می‌دهید؟
نظر خودتان را اضافه کنید.
هرچه انتخاب کردید، باید آن هدیه را دقیقا برای همان هدف نگه دارید. اجازه هیچ گونه حواس‌پرتی را ندهید. بر روی هدف انتخابی خود متمرکز باشید.
روی هدف شخصی مهمی متمرکز شوید که در حال حاضر دور از دسترس است. در این صورت برای فرار از تله‌های زمانی (اشتباهات مدیریت زمان) انگیزه‌ی قدرتمندی خواهید داشت. بنابراین قبل از ادامه مقاله، آن هدف ارزشمند را تصویر کنید. این هدف همان چیزی است که باعث می‌شود احساس افتخار و یا آرامش کنید.
درباره یک ساعت اضافی در سر کار چه نظری دارید؟
فرض کنید به شما همان یک ساعت را سر کار بدهند، نه برای این‌که اولویت‌های کاری سایرین را انجام دهید بلکه برای خودتان. چه وظیفه‌ی با ارزشی دارید که برای شما یا حرفه شما مهم است و اکنون به دلیل تقاضای مشتریان، همکاران یا کارفرمایان شما قابل انجام نیست؟ آن‌هایی که با خودتان می‌گویید: «وقتی همه چیز مرتب شد به آن می‌رسم.»
این مرتب شدن همه چیز، هرگز در ساعات کاری به وجود نمی‌آید. می‌توانید آن کار را به لیست اهدافتان اضافه کنید.
اشتباهات مدیریت زمان ۲) انتظارات: در محل کار چه باید بکنیم؟
انتخاب کنید که در محل کار چه کاری انجام دهید؟ ممکن است بگویید:
«چه کسی آزاد است که این چنین فکر کند؟» شما!
بله، شما نه تنها این آزادی را دارید بلکه وظیفه دارید کاری را که می‌خواهید در محل کار انجام دهید، انتخاب کنید. هر کسی باید دیر یا زود برای کارش معیارهایی داشته باشد که هشت تا ده ساعت کار هر روزه‌اش را ارزشمند کند.
معیارهای زیر را برای پذیرش یک کار جدید در نظر بگیرید. شاید این معیارها برای شما موفقیت مد نظرتان را به ارمغان بیاورد.
این موقعیت را تصور کنید: وقتی برنامه کاری شما پر است، یک درخواست غیرمعمول پیش می‌آید. باید سوالات زیر را در نظر بگیرید:
• اعتبار این تقاضای جدید چیست؟ (تأثیر یا اهمیت آن؟)
• حساسیت آن چقدر است؟ (آیا دستور از بالاست؟)
• پیچیدگی تقاضا چقدر است؟ (آیا چندین المان درگیر هستند؟)
• هزینه‌ها، ریسک و فرصت‌های آن چیست؟
• فوریت نسبی آن در مقایسه با وظایف با اولویت بالاتر چقدر است؟
کاری که در اینجا انجام می‌دهید تصمیم‌گیری است:
آیا باید به این وظیفه اجازه دهید زمان سایر کارهایی که قبلاً رزرو شده بودند را مصرف کند؟
وقتی درخواستی برای شما ارسال می‌شود و شما هم به این دلیل که متخصص آن موضوع هستید، به سرعت به آن پاسخ می‌دهید، به زودی، انتظار خواهند داشت که در مورد همه مباحث، حتی آن‌هایی که مرتبط با شما نیستند، به همین سرعت پاسخگو باشید. شما ناخواسته به مرحله دوم از سه تله زمانی یعنی:
انتظارات زیادی قدم گذاشته‌اید.
گریز از تله زمانی انتظارات
چگونه می‌توانید انتظارات دیگران را با واقعیت مطابقت دهید؟ لازم است این را بفهمید:
۱) چه بخشی از کل کارهای ورودی را باید اعتبارسنجی کنید؟
- برای مدیران ارشد، که عمدتا با تصمیمات بیشتر و روتین‌های بسیار کمتری روبرو هستند، مجموع کارهای ورودی که نیاز به اعتبارسنجی دارند، می‌تواند از ۸۰ درصد فراتر رود.
- مدیران و متخصصان سطح متوسط که کارهای دقیق اما تکراری دارند، اگر یک تقاضای ناگهانی بیش از ۲۰ درصد از حجم کارشان را به خطر اندازد، باید به شدنی بودن آن تقاضا شک کنند.
۲) در مرحله دوم، پاسخ دادن به سایر سؤالات
نظیر: حساسیت سیاستی، پیچیدگی، هزینه و کارکنان، اعتبارسنجی شما را کامل می‌کند.
۳) فقط پس از اعتبارسنجی وظایف ورودی، باید مسئله فوریت را مطرح کنید.
فوریت‌های کاری نباید به عنوان اولین موضوع توجه شما جلب کنند. برای جلوگیری از سومین تله زمانی، اجازه ندهید فوریت از اعتبار جلو بزند.
اشتباهات مدیریت زمان ۳) فوریت را پس از اعتبارسنجی وارد ذهنتان کنید.
فقط پس از اعتبارسنجی واقع‌بینانه انتظارات، اجازه دارید تا فوریت را وارد ذهنتان کنید.
قانون جدید: فوریت فقط زمان تصمیم‌گیری بین دو وظیفه با اعتبار برابر مطرح می‌شود.
در بیمارستان‌های صحرایی، تریاژ را این‌گونه انجام می‌دهند:
نه براساس این‌که چقدر سریع می‌توانند همه بیماران را جراحی کنند. بلکه با تعیین جدی بودن آسیب و احتمال زنده ماندن، هر عمل جراحی را انجام می‌دهند.
به عنوان مثال:
چندین مجروح به بیمارستان صحرایی منتقل می‌شوند. دو نفر صدمات خطرناکی دارند. (آن‌ها بیماران A هستند.) تعدادی دیگر نیز صدماتی با جدیت کمتر دارند. (این‌ها بیماران B هستند.) اگر تنها یک جراح وجود داشته باشد، اکنون فوریت برای تصمیم‌گیری بین دو بیمار A استفاده می‌شود: فرض کنید جراحت هر دو به یک اندازه جدی باشد، اما یکی از بیماران قوی‌تر از دیگری باشد، پس فرد شکننده‌تر زودتر جراحی می‌شود. اما بیماران B به هیچ‌وجه برای رفتن به اتاق عمل با بیماران سطح A مقایسه نمی‌شوند.
قانون تریاژ برای تجارت هم مشابه است. فوریت برای تصمیم‌گیری بین دو موضوع تجاری با جدیت برابر استفاده می‌شود.
این قانون وجود دارد:
فوریت نمی‌تواند از اعتبار پیشی بگیرد.
مطالب مرتبط: