بهبود کارایی در انجام وظایف
کارایی ۱۰٪ بهره‌وری است. کارایی به معنای انجام سریع و صحیح کارهاست. از طرفی، برای بهره‌وری لازم است که به طور مداوم از کارهای مهم خود مراقبت کنید. بنابراین، به نوعی کارآمد بودن بخش حیاتی از بهره‌وری شماست.
شما می‌توانید بهبود کارایی در انجام وظایف را یاد بگیرید. در این مقاله می‌خوانید:
- کارآمد بودن در کار یعنی چه؛
- چگونه تمرکز کنیم و کار را انجام دهیم،
- چگونه در انجام کارها کارآمدتر و موثرتر باشیم.
فهرست مطالب
کارآمد بودن در کار به چه معناست؟
کارایی در محل کار به این معنی است که کارمندان بدون اتلاف وقت و انرژی زیاد، وظایف درست را به روشی مناسب انجام می‌دهند. به این ترتیب، آنها با ارائه محصولات/خدمات با کیفیت بیشتر به مشتریان خود کمک کرده و باعث پیشرفت کسب و کار خود می‌شوند. علاوه بر این، کارمندان کارآمد بهره‌وری بالاتری دارند، زیرا می‌دانند چگونه وظایف خود را مدیریت کنند و همه وظایف را به درستی و به موقع به پایان برسانند.
چگونه می‌توان تمرکز کرد و کار را به انجام رساند؟
بیایید به کارهایی که می‌توانید انجام دهید تا تمرکز خود را حفظ کنید و کارها را با سهولت بیشتری انجام دهید، نگاهی بیندازیم.
۱) در بازه‌های زمانی کوتاه و استراحت‌های سریعِ به دنبال آنها، کار کنید.
طبق مطالعه دانشگاه Illinois، استراحت کوتاه بین یک کار می‌تواند توانایی فرد را برای تمرکز بر آن کار برای دوره‌های طولانی بهبود ببخشد. بنابراین، هنگام شروع کار بر روی یک وظیفه، حتماً در بازه‌های زمانی کوتاه مثلا ۲۰ تا ۳۰ دقیقه بر روی آن کار کنید و سپس ۵ دقیقه استراحتی کوتاه داشته باشید.
می‌توانید تکنیک Pomodoro را به کار ببرید. تکنیک مدیریت زمان Pomodoro به شما پیشنهاد می‌دهد که ساعات کار خود را به زمان‌های کاری ۲۵ دقیقه‌ای و وقفه‌های ۵ دقیقه‌ای تجزیه کنید.
Pomodoro چگونه کار می‌کند؟
- یک تایمر ۲۵ دقیقه‌ای را در مویابل یا برنامه ردیابی زمان خود استارت بزنید.
- به مدت ۲۵ دقیقه آینده کاملاً روی کار خود تمرکز کنید.
- با صدای آلارم تایمر توقف کنید.
- ۵ دقیقه استراحت کنید.
- برای ۲۵ دقیقه دیگر کار کنید و ۵ دقیقه هم استراحت کنید.
- پس از ۴ تکرار این روند برای ۴ بار، ۲۰ دقیقه استراحت کنید.
- این روند را تا زمانی که پروژه یا روز کاری خود را به پایان برسانید، تکرار کنید.
۲) ریتم شبانه‌روزی خود را دنبال کنید.
ریتم شبانه‌روزی یک چرخه ۲۴ ساعته است که نام خود را از عبارت لاتین circa diem گرفته است، که به معنی حدود یک روز است. ریتم شبانه‌روزی سیستم ذهنی و جسمی شما را تنظیم می‌کند. علاوه بر این، توانایی تمرکز شما به ریتم شبانه‌روزیتان بستگی دارد. برخی از افراد صبح‌ها هوشیارتر هستند، در حالی که برخی دیگر بعد از ظهر یا غروب.
برای بهبود کارایی در انجام وظایف روزمره، باید روز خود را با توجه به ریتم شبانه‌روزی خود تنظیم کنید. اگر می‌خواهید در مورد ریتم شبانه‌روزی خود بیشتر بدانید، حداقل دو هفته سطح تمرکز خود را ردیابی کنید. به عنوان مثال، می‌توانید سطح انرژی خود را با مقیاس ۱ تا ۱۰ در طول روز یادداشت کنید. سپس مهمترین وظایف خود را در بالاترین هوشیاری انجام دهید. کارهای کم اهمیت را برای دوره‌هایی که سطح انرژی شما پایین‌تر است، بگذارید.
با دانلود این فایل اکسل سطح انرژی خود را بررسی کنید.
درباره ساعت زیستی بدن بیشتر بخوانید.
برای بهبود کارایی و بهره‌وری در انجام وظایف چه می‌توانید بکنید؟
همانطور که قبلا ذکر شد، بین کارایی و بهره‌وری تفاوت وجود دارد. وقتی کارآمد باشید، کارهای خود را به روشی سریع و سازمان یافته به پایان می‌رسانید. از طرف دیگر، وقتی بهره‌وری داشته باشید، نتایج دلخواه را به دست می‌آورید. وقتی صحبت از وظایف شغلی شما می‌شود، باید در هر دو زمینه موفق باشید. در ادامه به عملی‌ترین نکات برای بهبود کارایی و بهره‌وری در کار نگاهی می‌اندازیم.
۱) برای بهبود کارایی ابتدا توجه خود را به مهمترین کارها معطوف کنید.
در ابتدای هر روز، به مهمترین وظایف آن روز فکر کنید. سعی کنید واقع‌بین باشید و حداکثر سه وظیفه را بنویسید که باید تا پایان روز به پایان برسانید.
داشتن هدف مشخص در ذهن کمک می‌کند تا در مسیر درست قرار بگیرید و کارایی و بهره‌وری خود را بهبود ببخشید.
۲) روش ماتریس آیزنهاور را امتحان کنید.
یکی از مفیدترین راه‌ها برای یادگیری اولویت‌بندی، روش ماتریس آیزنهاور است. این روش مدیریت زمان به شما کمک می‌کند کارهای مهم را از غیر مهم جدا کنید.
روش ماتریس آیزنهاور شامل چهار ربع زمانی است:
- کارهای مهم و فوری،
- کارهای مهم اما غیر فوری،
- کارهای غیر مهم، اما فوری،
- کارهای غیر مهم و غیر فوری.
بنابراین، وظایف مربوط به ربع اول اولویت شما است. پس از اتمام آنها به سراغ ربع دوم بروید. می‌توانید کارهای ربع سوم را به همکاران خود محول کنید. در آخر وظایف ربع چهارم باید حذف شوند.
از آنجا که این روش به شما کمک می‌کند تا نمای واضحتری از روز کاری خود داشته باشید، مدیریت زمان شما را نیز بهبود می‌بخشد. بنابراین، موجب بهبود کارایی و بهره‌وری شما می‌شود.
درباره راهکارهای مدیریت زمان بیشتر بخوانید.
۳) برای بهبود کارایی زمانی را به کارهای عمیق اختصاص دهید.
کار عمیق نوعی از کار است که عملکرد شما را بهینه می‌سازد.
این کارها در بهبود موقعیت شغلی شما نقش اساسی ایفا می‌کنند. در صورت نیاز به انجام این کارها، باید تمرکز کنید و به هر قیمتی از حواس‌پرتی جلوگیری کنید.
اگر برای حفظ توجه خود و انجام کارهای عمیق به مشکل خورده‌اید، راهکارهای زیر را در نظر بگیرید:
• محل کار و مدت زمانی را که می‌خواهید کار کنید، انتخاب کنید.
برای انجام کارهای عمیق خود باید مکانی آرام پیدا کنید. علاوه بر این، در صورت امکان، قسمت خاصی از دفتر (خانه) خود را تنها به انجام کارهای عمیق اختصاص دهید: به عنوان مثال، یک اتاق کنفرانس، یک کتابخانه آرام، یا اگر از خانه کار می‌کنید یک صندلی راحت. قبل از شروع کار، به این فکر کنید که چه مدت باید در این منطقه بمانید تا بتوانید کار را انجام دهید.
• درباره نحوه کار خود تصمیم بگیرید.
اهداف مشخصی را برای دوره کار عمیق خود تعیین کنید. به عنوان مثال، اگر در حال نوشتن مقاله هستید، می‌توانید تعداد کلمات یا تعداد زیرعنوان‌هایی را که باید طی یک دوره کار عمیق به پایان برسانید، تنظیم کنید. علاوه بر این، می‌توانید برای جلوگیری از حواس‌پرتی با رسانه‌های اجتماعی یا اخبار، از یک مسدود کننده وب سایت استفاده کنید.
۵ مسدود کننده وب سایت برای افزایش بهره‌وری و تمرکز
- StayFocusd
- Limit
- WasteNoTime
- LeechBlock
- Pause
• انتخاب کنید که چگونه می‌خواهید از کار خود پشتیبانی کنید.
باید تمام موارد ضروری را که هنگام کار به آنها نیاز دارید، در نظر بگیرید. به عنوان مثال، یک فنجان چای یا یک میان وعده در صورت گرسنگی. به علاوه، نور مناسب و یک صندلی راحت انتخاب کنید.
اینها فقط چند راهکار برای راحتتر و موثرتر ساختن کارهای عمیق شماست. می‌توانید این راهکارها را تغییر دهید تا مناسب شما و وظایف شما باشند.
۴) برای بهبود کارایی از انجام چند وظیفه طور همزمان (multitasking) خودداری کنید.
هنگامی که همزمان دو کار را انجام می‌دهید، در واقع تمرکز خود را بین این کارها جابجا می‌کنید. به این مساله context switching (تعویض متن) گفته می‌شود و چون به سرعت از یک وظیفه به وظیفه دیگر می‌پرید، به نظر می‌رسد که همزمان دو کار انجام می‌دهید.
اما multitasking به اندازه‌ای که به نظر می‌رسد موثر نیست. وقتی توجه خود را به یک وظیفه معطوف می‌کنید و سپس به سرعت سراغ وظیفه دیگری می‌روید، مغز شما به زمان و انرژی بیشتری برای بازیابی اطلاعات مربوط به هر وظیفه نیاز دارد. به همین دلیل است که باید از انجام چند وظیفه به طور همزمان اجتناب کنید. تمرکز همزمان روی یک کار باعث بهبود کارایی شما می‌شود.
۵) کارهای بزرگ خود را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید.
باید بپذیریم که معمولا انگیزه چندانی برای شروع یک کار پیچیده که به زمان و انرژی زیادی نیاز دارد، در خود احساس نمی‌کنیم. بنابراین، به جای اینکه یک وظیفه بزرگتر برای کل روز داشته باشید، آن را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید.
به عنوان مثال، شما باید برای وبلاگ خود یک پست جدید بنویسید. با شکست این کار نسبتا بزرگ، به کارهای کوچکتری که دست یافتنی‌تر هستند، دست خواهید یافت:
- انجام تحقیقات لازم و انتخاب کلمه کلیدی متناسب با فعالیت شما،
- مطالعه و تحقیق پیرامون کلمه کلیدی انتخابی،
- شروع به نوشتن پیش‌نویس اولیه،
- بررسی پیش‌نویس و انجام تغییرات لازم،
- انتخاب عکس متناسب برای مقاله،
- انتشار مقاله در وبلاگ،
- بهینه‌سازی مقاله برای سئو.
پس از اتمام اولین کار، برای ادامه کار انگیزه پیدا خواهید کرد. به این ترتیب، مدیریت یک کار بزرگ آسان‌تر خواهد شد.
می‌توانید از بهتایم برای شکستن پروژه خود به کارهای کوچکتر استفاده کنید. به کمک بهتایم می‌توانید پروژه‌های خود را با to-do-list سازماندهی کنید و به محض اتمام کارها را تیک کامل شده را برای آنها بزنید. به علاوه، داشتن چنین برنامه‌ای به شما کمک می‌کند تا پیشرفت پروژه‌ها و وظایف را به اطلاع مشتریان هم برسانید.
۶) برای بهبود کارایی زمانی را که برای ایمیل صرف می‌کنید، محدود کنید.
ثبت نام رایگان در نرم افزار مدیریت وظایف آنلاین بهتایم
طبق بررسی‌های صورت گرفته دلیل اصلی تا دیروقت کار کردن کارکنان، پاسخ به ایمیل‌ها و پیام‌های تمام نشدنی است. معمولا زمانی که نوتیفیکیشن دریافت پیام یا ایمیل را می‌بینیم تمایل به بررسی آن داریم، اما باید بدانیم که به دست آوردن تمرکز دوباره اصلا کار آسانی نیست.
جز در حالتی که شغل شما ایجاب می‌کند که در اسرع وقت به پیام‌ها پاسخ دهید، سعی کنید مدت زمانی را که برای ایمیل صرف می‌کنید، محدود کنید. به عنوان مثال، می‌توانید ایمیل‌های خود را در ابتدا و انتهای روز کاری بررسی کنید.
مهم است که ایمیل‌ها را واضح و مشخص بنویسید. با این کار، ارتباط با همکاران یا شرکای شما دقیق‌تر خواهد شد، و از ایمیل‌های رفت و برگشتی خودداری خواهید کرد. بنابراین، ایمیل‌ها کمتر حواس شما را پرت می‌کنند، این امر به بهبود کارایی و بهره‌وری شما کمک می‌کند.
برای مدیریت ایمیل‌ها همچنین می‌توانید از قابلیت برچسب‌گذاری برای دسته‌بندی آنها استفاده کنید. برچسب‌ها نوعی پوشه در صندوق ورودی شما هستند. به عنوان مثال، می‌توانید برچسب ایمیل‌های کاری را اضافه کنید تا هر زمانی که خواستید بتوانید به راحتی به این پوشه دسترسی پیدا کنید و پیام‌های دیگر را نادیده بگیرید.
۷) کارهای تکراری را خودکار کنید.
وظایف تکراری وظایفی هستند که بطور منظم اتفاق می‌افتند، مثلاً هر روز، یک بار در هفته یا یک بار در ماه. فعالیت‌هایی مانند پاسخ به ایمیل‌ها یا پرداخت قبوض.
برای حفظ زمانی که صرف انجام کارهای تکراری می‌کنید، باید با استفاده از یک برنامه ردیابی آنها را کنترل کنید. تا بدانید دقیقاً چند ساعت در روز را به کارهای تکراری اختصاص می‌دهید و بتوانید برخی از این کارها را خودکار کنید.
به عنوان مثال، می‌توانید از بهتایم استفاده کنید تا پروژه‌های تکراری را به جای تعریف مجدد، کپی کنید. اگر شما و تیمتان با پروژه‌هایی سروکار دارید که معمولاً مجموعه وظایف یکسانی دارند، این امکان بهتایم کاملا عملی است.
۸) به سلامتی خود و تجدید انرژی فکر کنید.
وقتی گرسنه یا خواب‌آلود هستید، نمی‌توانید خوب فکر کنید و مفید باشید. بنابراین، هرگز اهمیت یک خواب خوب یا صبحانه مقوی را دست کم نگیرید.
علاوه بر اینها حتماً مرتب ورزش کنید. حداقل می‌توانید هر روز بعد از کار پیاده‌روی کنید. این کار به شما کمک می کند تا بعد از کار تجدید انرژی داشته باشید.