شما باید کاری کنید که احساس کنند با پر کردن و ثبت تایم شیت به خودشان و شرکت کمک می‌کنند. معمولاً کارمندان برای اینکه از ثبت تایم شیت شانه خالی کنند، دو بهانه می‌آورند، ردیابی زمان و ثبت تایم شیت نقض حریم خصوصی من است. با اینکه سال‌های زیادی در این شرکت کار کرده‌ام، باز هم به من اطمینان ندارید. شما باید این دو بهانه را با مهارت از آن‌ها بگیرید. مثلا با این بیان که:
ثبت تایم شیت فقط یک راه برای بهبود کارایی شرکت و شناسایی کارکنانی است که برای شرکت بسیار ارزشمند هستند. از آنجایی که مدیران با جلسات متعدد مشغول هستند، نمی‌تواند پیگیری کنند که کارمندانشان بر روی کدام پروژه‌ها کار می‌کنند و یا چه مقدار وقت صرف پروژه‌های بی‌فایده می‌کنند.
اما قبل از اینکه مدیران سیستم‌های ردیابی زمان و ثبت تایم شیت را معرفی کنند، باید مطمئن شوند که این معرفی به هیچ عنوان رییس مآبانه به نظر نمی‌رسد.
چرا که دو راه برای معرفی سیستم ثبت تایم شیت وجود دارد که البته با یک‌دیگر تفاوت بنیادی دارند:
روش اول این است که:
به همکاران خود بگویید: «از این پس می‌خواهیم از سیستم ثبت تایم شیت استفاده کنیم تا اطمینان حاصل کنیم که شما از قوانین شرکت پیروی می‌کنید و اگر بفهمیم هر کدامتان وقت خود را هدر می‌دهید و یا بی دلیل دفتر خود را ترک می‌کنید از حقوقتان کم می‌کنیم.» (واضح و مبرهن است که نمی‌توانید انتظار همکاری داشته باشید!! اگر هم به زور دگنک آن‌ها را وادار به ثبت تایم شیت کنید شک نکنید که اطلاعات مفیدی نخواهد بود)
روش دوم اما این است که:
بگوییم: «از این پس می‌خواهیم از سیستم ثبت تایم شیت استفاده کنیم تا بتوانیم حساب و کتاب هزینه‌های پروژه‌ها را داشته باشیم تا مشتریان سر شرکت کلاه نگذارند و شرکت به سودآوری برسد و حتی به مشتریان نشان دهیم که ما برای تکمیل پروژه‌های آن‌ها چقدر سخت کار می‌کنیم. این سیستم به ما کمک خواهد کرد که سود و نقدینگی شرکت را مدیریت کنیم که البته منافع آن به همه از جمله شما همکاران عزیز می‌رسد! لطفا در بهبود کارایی شرکت با ما همکاری کنید.»
قرار نيست به همکاران خود دروغ بگوییم. اما هر دو روش گفتمان بالا بخشی از مزایای استفاده از ثبت تایم شیت برای یک مدیر است، اما روش اول نه تنها رئیس مآبانه است و به همکاران ما حس خوبی نمی‌دهد، بلکه به ایجاد مقاومت سازمانی منجر می‌شود. شک نداشته باشید حتی وقتی با روش دوم نیز با همکاران خود صحبت می‌کنید، در پس ذهن آن‌ها روش اول وجود دارد و ضمن ابراز محبت زیرزبانی به شما و بستگان شما! حرفتان را باور نمی‌کنند. پس بهتر است تا اطلاع ثانوی از ثبت تایم شیت حداقل به طور مستقیم فقط برای تشویق آن‌ها استفاده کنید و تایم‌شیت را به عنوان یک ابزار منفور جریمه کردن استفاده نکنید.
وجود تایم‌شیت شرط لازم برای محاسبه قیمت تمام شده است.
تأخیر در پایان پروژه‌ها علاوه بر اینکه از لحاظ مالی به یک شرکت آسیب می‌رساند، شهرت حرفه‌ای آن را نیز تحت تأثیر قرار می‌دهد. تکرار این قبیل اشتباهات در نهایت موجب می‌شود که شرکت بخاطر شهرتش در دیر تحویل دادن پروژه‌ها، هیچ پروژه جدیدی به دست نیاورد. پس تا دیر نشده از کارمندان خود بخواهید تایم‌شیت پر کنند. باید راه‌هایی وجود داشته باشد که همکارانتان را قانع کنید این کار را انجام دهند. نباید کارکنانتان را مجبور به این کار کنید. باید به آن‌ها بفهمانید که ثبت تایم شیت برای آن‌ها هم مفید است. هنگامی که زمان و فاکتورها را لینک می‌کنید، نه تنها می‌توانید قیمت تمام شده کارها را محاسبه کنید و حتی در شرایطی که از قبل توافق کرده‌اید به مشتریان بر اساس تایم‌شیت ثبت شده صورت حساب بدهید، بلکه می‌توانید به کارکنانی که مستلزم شناسایی و پاداش هستند، آنچه را که سزاوار آن هستند، بدهید.
وجود یک سیستم ثبت تایم شیت و متعاقب آن قیمت تمام شده بر اساس گزارش کار کارکنان:
- شما را از دفتر حضور و غیاب و حتی سیستم‌های کامپیوتری کارت ساعت که از مد افتاده و قدیمیست نجات می‌دهد.
- هیچ‌کس نمی‌تواند آخر ماه از روی دفتر حضور و غیاب بفهمد که حقوق واقعی کارمندانش در مقابل کاری که واقعا انجام داده‌اند چقدر است.
- هیچ کس دوست ندارد در این گمراهی ابدی به سر برد!
با کمک نرم افزار ثبت تایم شیت می‌توانید قیمت تمام شده پروژه‌ها و کارهای خود را محاسبه کنید، و حتی در پایان ماه به صورت خودکار یک فاکتور ایجاد کنید. این فاکتور تمام پاداش‌ها و کسرها را شامل می‌شود و همچنین به شما در ارائه صورت‌حساب به مشتریان کمک می‌کند.
بهتایم برای ثبت تایم شیت
هیچ شرکت بزرگی در جهان با استفاده از دفتر حضور و غیاب و سیستم کارت ساعت به محاسبه قیمت تمام شده در پروژه‌ها و کارهایش نمی‌پردازد. این کار سیستم حقوق به یک سیستم و سامانه نیاز دارد، این سامانه به بخش حقوق و دستمزد کمک می‌کند تا دستمزدها را بر مبنای عملکرد کارکنان به صورت عادلانه‌تری محاسبه کند. موجب صرفه‌جویی در وقت و هزینه شرکت می‌شود و در نتیجه شرکت می‌تواند بر دیگر جنبه‌های مهم کسب‌و‌کار تمرکز کند. بهتایم ابزار بسیار مفید برای ردیابی زمان کارمندان و محاسبه قیمت تمام شده کار انجام شده است. استفاده از بهتایم و ردیابی زمان با آن ساده و آسان است و برای بهبود بهره‌وری در یک سازمان بسیار مفید است.